董鵬飛

(山東省五蓮縣人力資源和社會(huì)保障局，山東日照 262300)

加強(qiáng)和改進(jìn)人社系統(tǒng)的民生檔案管理， 需要針對人社系統(tǒng)的實(shí)際，并且調(diào)整人社系統(tǒng)中各種硬件、軟件的配套， 實(shí)現(xiàn)人社系統(tǒng)民生檔案管理的有效化與信息化。對于人社部門而言，如何進(jìn)一步優(yōu)化民生檔案的管理， 將影響人社系統(tǒng)是否能夠提供更加優(yōu)質(zhì)的民生服務(wù)， 這一點(diǎn)也對于人社系統(tǒng)的優(yōu)化與改善有著積極的意義。 人社系統(tǒng)的民生檔案的管理應(yīng)該針對管理中存在的漏洞，也就是采取更加科學(xué)化與有效的方式，提升人社系統(tǒng)的檔案管理規(guī)范性。

1 當(dāng)前人社系統(tǒng)民生檔案管理的問題

當(dāng)前人社系統(tǒng)在民生檔案的管理過程中， 存在著人員硬件配套不到位以及信息化程度不夠高等現(xiàn)象，這些問題都需要在管理的過程當(dāng)中加以解決。 通過優(yōu)化管理的方式， 能夠進(jìn)一步加強(qiáng)人社系統(tǒng)民生檔案的管理模式，并且強(qiáng)化人社系統(tǒng)在管理過程中的高效化，因此為了提升人社系統(tǒng)民生檔案管理的有效性， 必須要正視當(dāng)前人社系統(tǒng)民生檔案管理過程當(dāng)中的主要問題。 下面將圍繞當(dāng)前人社系統(tǒng)在管理過程中所存在的一系列現(xiàn)狀， 對人社系統(tǒng)民生檔案管理的主要問題進(jìn)行分析。

1.1 人社系統(tǒng)民生檔案管理缺乏系統(tǒng)性

由于很多人社系統(tǒng)的民生檔案主要還是以紙質(zhì)檔案為主，是由服務(wù)對象所填寫的各種類型的報(bào)表，這些報(bào)表都有相關(guān)業(yè)務(wù)部門加以蓋印和證實(shí)， 然而由于人社系統(tǒng)每天接收的各種民生檔案比較多， 這些相關(guān)的民生檔案是不是能夠及時(shí)地歸檔到相對應(yīng)的文件夾內(nèi)，也就是管理是否規(guī)范化，則是對人社系統(tǒng)提出來的考驗(yàn)。事實(shí)上，人社系統(tǒng)應(yīng)該針對民生檔案所存在的各種管理現(xiàn)狀， 組織專業(yè)的人力與物力進(jìn)行配套的資源管理，這些相關(guān)的資源與檔案，通過一定的排列方式，按部就班進(jìn)行整理，能夠提高人社系統(tǒng)管理效率，但是人社系統(tǒng)上沒有形成一些規(guī)范的規(guī)章制度， 對于這些民生檔案的管理實(shí)際上還沒有形成科學(xué)的管理方式，這些都是影響當(dāng)前人社系統(tǒng)民生檔案規(guī)范化管理的主要成因。

1.2 人社系統(tǒng)民生檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

當(dāng)前人社系統(tǒng)在民生檔案管理的過程中， 往往需要依賴一些專業(yè)人員進(jìn)行管理， 但事實(shí)上很多人社系統(tǒng)的民生檔案管理人員都是兼職的管理人員， 這些管理人員對于日常的檔案管理， 只是其繁重工作的一部分，由于需要抽出一定的時(shí)間對檔案進(jìn)行管理，一旦這些檔案管理需要耗費(fèi)大量的時(shí)間， 則大量的民生檔案在歸檔的過程中呈現(xiàn)出隨意性。 且民生檔案在管理的過程中，還需要有一定的檔案管理知識(shí)，這些檔案管理知識(shí)并不是人社系統(tǒng)的人員就能夠完全掌握的， 大部分的人社系統(tǒng)配備的工作人員對檔案管理還沒有形成成熟的概念， 這些都影響了當(dāng)前人社系統(tǒng)相關(guān)資源的管理。因此缺乏專業(yè)人員的有效管理，是當(dāng)前人社系統(tǒng)檔案管理過程中所突出表現(xiàn)出的一個(gè)重要問題， 而且這個(gè)問題一旦沒有解決， 人社系統(tǒng)的相關(guān)民生檔案的管理將進(jìn)一步處在于失管的過程中。 如何進(jìn)一步的解決這些問題， 當(dāng)前有一部分的人社系統(tǒng)也進(jìn)行了進(jìn)一步的探索，包括邀請專業(yè)的檔案管理人員，對于相關(guān)民生檔案的管理人員進(jìn)行培訓(xùn)， 這些培訓(xùn)雖然能夠在一定程度上解決民生檔案管理的現(xiàn)實(shí)問題， 但是對于專業(yè)人員的培養(yǎng)還是需要有持續(xù)性的規(guī)章制度。又比如，當(dāng)前的人社系統(tǒng)， 在檔案管理人員方面也有嘗試以專業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行介入管理， 但是這樣又會(huì)占用一定的人員資源，在編制上也存在不可行的狀況。在這樣的一種問題與癥結(jié)的情況下， 如何解決人社系統(tǒng)的民生檔案管理問題， 也是當(dāng)前需要進(jìn)行解決的一個(gè)重點(diǎn)難點(diǎn)。

1.3 人社系統(tǒng)的民生檔案管理信息化程度不夠高

當(dāng)前人社系統(tǒng)的民生檔案管理還存在信息化程度相對比較低的現(xiàn)象， 也就是當(dāng)前大部分的人社系統(tǒng)所存檔的民生檔案， 其主要的管理還是采取紙質(zhì)檔案管理的方式， 紙質(zhì)檔案的管理雖然能夠追溯到一些源頭上的問題，但是不利于查找。一旦服務(wù)的對象因?yàn)榻鉀Q一些民生問題需要查閱檔案的時(shí)候， 或者是人社系統(tǒng)中對于相關(guān)的對象進(jìn)行調(diào)查時(shí)， 則需要翻閱大量的紙質(zhì)文檔，在工作效率上面則相對較低。如果通過大量的翻閱紙質(zhì)文檔， 則不可能在高效的前提下解決一些民生問題， 但是如果將大量的紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化為信息化的管理模式， 這需要一些配套的專業(yè)人員進(jìn)行針對性的查找，并且對相關(guān)的信息進(jìn)行重新編排，這也需要一定的資金和物力進(jìn)行投入。信息化程度低，也制約了當(dāng)前人社系統(tǒng)進(jìn)行高效化的工作， 尤其是人社系統(tǒng)沒有形成信息化的管理思維，在管理上處在被動(dòng)的狀況，這些也都會(huì)影響人社系統(tǒng)在民生服務(wù)方面的高效運(yùn)作。

1.4 人社系統(tǒng)的民生檔案管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)化規(guī)章基礎(chǔ)還沒形成

從當(dāng)前各個(gè)地區(qū)的人社系統(tǒng)民生檔案的管理看，實(shí)際上很多人社系統(tǒng)的管理人員并沒有形成統(tǒng)一的規(guī)章制度， 也就是在民生檔案沒有進(jìn)行信息化的處理情況下， 還存在很多區(qū)域的人社系統(tǒng)的民生檔案管理業(yè)務(wù)缺乏有針對性的規(guī)章。缺乏系統(tǒng)化的規(guī)章基礎(chǔ)，也將影響到民生檔案管理的科學(xué)化。從本質(zhì)上看，任何一項(xiàng)工作都需要系統(tǒng)化的基礎(chǔ)， 作為引導(dǎo)人社系統(tǒng)的民生檔案，將關(guān)系到民生工作的實(shí)際，如果沒有系統(tǒng)化的管理思維， 則不可能真正意義上解決人社系統(tǒng)的民生檔案管理問題， 但是人社系統(tǒng)的民生檔案管理問題又需要一定的規(guī)章制度進(jìn)行支持， 這是需要人社系統(tǒng)的相關(guān)行政主管人員，對于這些問題進(jìn)行集中反映，由地方的政府針對人社系統(tǒng)的民生檔案管理， 制定相對應(yīng)的規(guī)章制度， 這些規(guī)章制度也必須要符合人社系統(tǒng)的管理實(shí)際。

2 從基礎(chǔ)支持的角度上， 推動(dòng)人社系統(tǒng)民生檔案管理的科學(xué)化

從上述的分析可以看出， 當(dāng)前人社系統(tǒng)的民生檔案管理科學(xué)化，需要有扎實(shí)的基礎(chǔ)進(jìn)行支持，這種基礎(chǔ)包括制度基礎(chǔ)，也包括硬件基礎(chǔ)，必須要投入一定的人力物力以及相關(guān)的財(cái)力， 推動(dòng)人社系統(tǒng)民生檔案管理的科學(xué)化。 針對當(dāng)前人社系統(tǒng)民生檔案管理的主要問題， 圍繞當(dāng)前人社系統(tǒng)在管理過程中所出現(xiàn)的一些突出的現(xiàn)狀，從基礎(chǔ)的角度上看，人社系統(tǒng)的民生檔案管理主要從以下方面進(jìn)行強(qiáng)化。

首先是夯實(shí)制度基礎(chǔ)。 人社系統(tǒng)的民生檔案管理將關(guān)系到民生服務(wù)的方方面面， 因此人社系統(tǒng)的民生檔案管理應(yīng)該有一定的制度支持， 地方政府在制定相關(guān)的規(guī)章制度時(shí)要根據(jù)人社系統(tǒng)管理實(shí)際， 對人社系統(tǒng)的民生檔案管理進(jìn)行進(jìn)一步的細(xì)化， 包括對人社系統(tǒng)民生檔案管理責(zé)任的界定， 以及對人社系統(tǒng)民生檔案管理的各個(gè)細(xì)節(jié)， 包括規(guī)范的操作模式都有一定的制度支持。規(guī)范的操作模式，包括民生檔案在進(jìn)入到人社系統(tǒng)的時(shí)候出現(xiàn)的一系列的流程， 這些流程包括對民生檔案的記錄以及對民生檔案的存檔等， 這些都需要有一系列的規(guī)范流程， 以此來保障民生檔案在進(jìn)入到人社系統(tǒng)的過程中，能夠得到妥善的保管。

其次是夯實(shí)人才基礎(chǔ)。 人才基礎(chǔ)是當(dāng)前人社系統(tǒng)在民生檔案管理過程中的重點(diǎn)也是難點(diǎn)， 因?yàn)楹芏嗳松缦到y(tǒng)之所以沒有對民生檔案進(jìn)行科學(xué)的管理， 其最為突出的問題就是人社系統(tǒng)缺乏專業(yè)化的民生檔案管理人才。 所以人社系統(tǒng)一定要為民生檔案的管理奠定良好的基礎(chǔ)，包括提供優(yōu)秀的人才，配合當(dāng)前民生檔案的管理。民生檔案缺乏相對應(yīng)的人才去管理，其實(shí)也需要人社系統(tǒng)對當(dāng)前民生檔案的管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。 通過專業(yè)化的培訓(xùn)以及定期對民生檔案進(jìn)行檢查， 人社系統(tǒng)可以督促專業(yè)的管理人員對于民生檔案進(jìn)行規(guī)范化的管理，避免民生檔案出現(xiàn)管理盲區(qū)與無效化。

3 從硬件支持的基礎(chǔ)上， 推動(dòng)人社系統(tǒng)民生檔案管理的高效化

人社系統(tǒng)民生檔案管理的高效化， 需要從信息化支持以及相關(guān)硬件的支持基礎(chǔ)上， 才能夠?qū)崿F(xiàn)人社系統(tǒng)民生檔案管理的高效發(fā)展。 民生檔案和管理實(shí)際上是離不開信息化的一些管理模式， 而這些管理模式需要人社系統(tǒng)投入一些相關(guān)的人力與物力， 特別是幫助人社系統(tǒng)民生檔案轉(zhuǎn)化成為可供快速查閱的內(nèi)部信息化檔案，幫助人社系統(tǒng)搭建起高效行政的基礎(chǔ)。

第一方面， 人社系統(tǒng)應(yīng)該積極地推動(dòng)信息化管理的硬件配套， 幫助當(dāng)前人社系統(tǒng)民生檔案轉(zhuǎn)為信息化的數(shù)據(jù)。 因?yàn)槿松缦到y(tǒng)的信息化管理是需要一些相關(guān)的資源，這些資源需要根據(jù)當(dāng)前數(shù)字化管理的實(shí)際，把民生檔案轉(zhuǎn)變成為可供查閱的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)， 這些網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)通過人社系統(tǒng)的內(nèi)部網(wǎng)頁可以進(jìn)行查詢， 這是需要通過一系列的信息化硬件的支持， 幫助人社系統(tǒng)形成這種科學(xué)化的管理模式。因此這種硬件的投入，是需要一定的資金的支持，人社系統(tǒng)可以根據(jù)其自身的實(shí)際，由專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)公司搭建起這種內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，進(jìn)一步強(qiáng)化人社系統(tǒng)的民生檔案管理信息化。

第二方面，當(dāng)前人社系統(tǒng)的民生檔案管理，需要有具體的管理儲(chǔ)存場所， 也就是必須要有定點(diǎn)的管理模式。以往之所以出現(xiàn)民生檔案不易查閱及主要問題，還是因?yàn)榇蟛糠值娜松缦到y(tǒng)的民生檔案， 沒有專門的儲(chǔ)藏空間，導(dǎo)致在管理的過程中出現(xiàn)查閱不便的現(xiàn)象。因此，在人社系統(tǒng)的民生管理科學(xué)化發(fā)展的過程里，應(yīng)該根據(jù)民生檔案的數(shù)量情況，形成專門的檔案管理室，配備恒溫恒濕的控制系統(tǒng)。 對紙質(zhì)檔案容易出現(xiàn)毀壞等現(xiàn)象，要避免用容易產(chǎn)生腐蝕性的檔案管理盒，同時(shí)對原來民生檔案所使用的金屬釘書釘以及金屬夾等，要全部去除，避免這些金屬構(gòu)件對于紙質(zhì)檔案的腐蝕。同時(shí)對于一些已經(jīng)失去效力的檔案要及時(shí)清理， 進(jìn)行無害化處理。

4 結(jié)語

人社系統(tǒng)的民生檔案管理涉及人社系統(tǒng)民生服務(wù)的方方面面，對人社系統(tǒng)而言，只有管理的科學(xué)化與有效化才能夠真正意義上解決當(dāng)前民生檔案管理無效化的問題。如何進(jìn)一步提升人社系統(tǒng)的民生檔案管理，實(shí)際上就需要根據(jù)人社系統(tǒng)民生檔案管理過程中所遇到的主要難題，從基礎(chǔ)建設(shè)以及硬件配套等入手，從人才配備和制度建設(shè)的方面加以輔助， 進(jìn)一步強(qiáng)化當(dāng)前人社系統(tǒng)民生檔案的管理。在未來，人社系統(tǒng)的民生檔案管理必然是需要信息化的知識(shí)， 因此加強(qiáng)對人社系統(tǒng)民生檔案的管理優(yōu)化， 將提升人社系統(tǒng)管理服務(wù)的有效性。