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建筑施工企業(yè)構建財務共享服務中心的思考

2019-12-20 21:36陳艷
大眾投資指南 2019年18期
關鍵詞:服務中心建筑施工流程

陳艷

(特變電工(德陽)電纜股份有限公司,四川 德陽 618000)

前言

會計是人類生產(chǎn)中出現(xiàn)的最早的工作方式之一。我國會計的發(fā)展經(jīng)歷了手工會計和電算化會計兩個時期。隨著現(xiàn)代信息技術的不斷發(fā)展,企業(yè)對財務信息的需求不斷增多,質量要求更高,時間更短,甚至許多時候要求財務數(shù)據(jù)和業(yè)務數(shù)據(jù)同步,這就對公司的財務管理水平提出了更高的要求。近年來,為了適應公司規(guī)模的發(fā)展要求,許多企業(yè)搭建了財務共享平臺,很好的實現(xiàn)財務信息共享,控制了財務管理成本,對企業(yè)的發(fā)展起到了很好的促進作用。建筑施工企業(yè)由于有施工地點分散,財務核算零散,信息交流不暢通的特點,非常適合建立財務共享平臺,實現(xiàn)財務管理的集中化。

一、建筑施工企業(yè)構建財務共享服務中心的概念及作用

(一)財務共享服務中心的概念

財務共享服務中心(簡稱FSSC)是近年來出現(xiàn)并流行起來的會計和報告業(yè)務管理方式。它是將不同國家、地點的實體的會計業(yè)務拿到一個SSC(共享服務中心)來記賬和報告,保證了會計記錄和報告的規(guī)范、結構統(tǒng)一、節(jié)省了系統(tǒng)和人工成本。

(二)財務共享服務中心的作用

1、精簡財務核算部門,提升財務管理水平

建筑施工企業(yè)的核算一般分為三個層次:總部集團、分子公司、項目部。一般大型施工企業(yè)會按項目部單獨建立一個賬套核算一個項目,在每個項目部委派一名項目財務,一名出納進行財務核算工作和資金管理工作。大型施工企業(yè),財務部門比較臃腫,財務人員較多,大多數(shù)項目會計都做著一樣的工作,通過搭建會計共享平臺,將所有的財務核算集中到一個中心處理,可以減少財務人員的數(shù)量和管理層級,降低企業(yè)的運營費用。從減少的一部分人員中挑選出部分人員進行財務管理,成本分析,從而增強企業(yè)的財務管理能力。

2、規(guī)范會計核算和業(yè)務流程

財務共享中心可以將財務制度轉變成清晰的流程,使財務共享平臺的使用人能清晰地了解到財務流程。對于財務核算人員來講,通過財務共享平臺的建立,各項成本費用都有專門的表單,通過會計平臺審批生成的會計憑證基本上都是標準的憑證,無須再手工錄入,可以節(jié)約時間,提升效率,且核算規(guī)范。對于一般員工來講,成本費用報銷更直觀。以差旅費用報銷為例,在推行財務共享平臺以前,員工一般會將所有的差旅票據(jù)粘貼后送交審批部門進行審核,財務部門根據(jù)財務報銷制度進行核票報銷,最后支付報銷款項。而財務共享平臺上線后,員工在填列差旅費報銷單時,能清晰的填寫出差的時間、出發(fā)和到達城市,根據(jù)員工的級別,可以清晰地反饋出住宿費的標準,車費的標準,補助的標準,最后報銷后是多少錢,都能一目了然。在審批過程中,員工可以實時看到自己的費用在哪個部門負責人在簽批,在審批過程中單據(jù)若被審批領導駁貨,還可以看見被駁回的理由是什么,需要怎樣完善單據(jù)。與此同時,員工通過報銷的過程,對內控的過程也有一定的了解,對稅收知識的了解也逐步增多,票據(jù)的取得更加規(guī)范,潛移默化的效果好于財務部門的宣貫。

3、加強對資金的合理調配和管控

建筑施工企業(yè)的資金管理是財務管理的重要內容。大多數(shù)的建筑施工企業(yè)目前的資金管理辦法是工程款項收回企業(yè)集團,項目部設立臨時戶,按需由總部撥付資金,項目部往往為了使資金使用相對寬松,經(jīng)常向集團總部上浮資金下?lián)苤笜?,會造成資金閑置,而其他項目需求資金時又只有通過融資渠道取得,從而增加企業(yè)的融資成本。財務共享服務中心聚集財務的方法是有效的分配企業(yè)的資源,通過與資金管理系統(tǒng)的對接,運用相同標準,集中審核、完善支付流程,系統(tǒng)自動支付等方式將企業(yè)人為管理轉化為理性管理,靜態(tài)監(jiān)督控制轉化為動態(tài)監(jiān)督控制,提高資金的流動速度,節(jié)約財務成本。

二、建筑施工企業(yè)財務共享服務中心構建的難點

(一)管理層對搭建財務共享平臺的戰(zhàn)略認識不夠

搭建財務共享平臺需要耗費一定的人力物力資源,一些中小型施工企業(yè)剛從手工會計轉化為會計電算化,會計核算不規(guī)范,對會計信息和財務管理重視不夠,更多關心項目工程的施工,認為搭建財務共享平臺對企業(yè)的發(fā)展作用不大。

(二)財務隊伍中不少人員對搭建財務共享平臺有抵觸作用

財務共享平臺搭建后,財務共享服務中心的工作相對枯燥,主要是一成不變的財務軟件操作,容易使財務人員產(chǎn)生厭煩情緒,并時時擔心將來的某一天工作被財務機器人替代,進而降低工作效率,不利于人才培養(yǎng),造成人員流失。另外財務平臺的搭建,所有業(yè)務信息的來源均為業(yè)務前端,財務人員與業(yè)務處于脫節(jié)狀態(tài),所有的審批若都按業(yè)務部門提交

的信息審核,對業(yè)務實質不了解又會造成一定的財務風險。

(三)流程管理存在難點

財務共享服務中心的流程設置包含預算流程設置、費用報銷流程設置、審批角色流程設置、資金支付流程設置等。流程設置考慮不周全,容易造成企業(yè)日常費用結算不順暢,遺漏重要審批人員,預算不科學,產(chǎn)生較大的財務風險。出現(xiàn)財務風險后造成各部門推脫責任,扯皮現(xiàn)象。另外流程設置過程中,往往出現(xiàn)不可逆操作,也是流程設置的難點。一旦流程設置過程中出現(xiàn)不可逆操作或者不可修該操作,流程發(fā)起后只能廢棄后重新發(fā)起流程,浪費流程起草人很多的時間,反復幾次,降低流程使用人的厭煩抵觸情緒。建筑施工企業(yè)各項目有不同特點,業(yè)務種類較多,對業(yè)務流程的梳理是一項繁重的工作。

(四)信息系統(tǒng)的配置要求高

由于建筑施工企業(yè)施工地點的不確定,導致對信息系統(tǒng)的配置要求較高。在財務共享體系中,遠距離的財務共享體系中,往往存在網(wǎng)絡配置不穩(wěn)定,使用不順暢的情況。

三、建筑施工企業(yè)構建財務共享服務中心的建議

(一)獲得管理層的支持

2015年,財政部發(fā)布的《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》明確要求:“分公司、子公司數(shù)量多,分布廣的大型企業(yè)、集團應當探索利用信息技術促進會計工作的集中,逐步建立財務共享中心”。在實施財務共享之初,企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展部應當從戰(zhàn)略層面向公司管理層闡述構建財務共享平臺對企業(yè)發(fā)展的作用,并通過專業(yè)人士制定出財務共享服務中心實施的具體措施,讓管理層重視財務共享平臺對提升公司財務管理水平,控制成本,實現(xiàn)企業(yè)資源共享上的優(yōu)勢。

(二)提高財務共享理念、轉變員工思想,重視員工培訓

隨著建筑施工行業(yè)的發(fā)展,以往的財務運作模式弊端凸顯出來,企業(yè)對財務工作的要求越來越高,財務共享服務中心隨之而來。新理念和新思想的到來不是每一位員工都能欣然接受并掌握,特別是原先使用的財務軟件的某一項優(yōu)點高于財務共享服務中心的時,員工的抵觸情緒就會爆發(fā)出來。企業(yè)一旦從戰(zhàn)略層面決定搭建財務共享服務中心,就要在公司加強共享財務理念的宣傳。通過財務共享服務中心的宣傳,可以在很大程度上提高對共享財務的認識。例如宣傳費用報銷的快捷,審核的暢通等。其次,要加強人員的培訓,只有能快速熟練地掌握財務共享平臺,體會財務共享平臺對財務工作的簡易化,可操作化,獲取財務信息的快捷等方面的優(yōu)勢才能讓大家喜歡上使用財務共享服務平臺。對于從原先財務崗位上精簡下來的財務人員,要安排在合適的崗位?,F(xiàn)在的建筑施工企業(yè)正逐步地由建筑施工向建筑施工管理轉變,在這一轉變過程中需要各方面的優(yōu)秀人才,財務部員工有一定的財務專業(yè)知識,通過培訓可以將優(yōu)秀的員工輸出到其他空缺崗位,還有一部分管理能力較強的財務人員要走向更高的財務管理崗位。

(三)通過事前調研,科學設置各項財務流程

構建財務共享平臺前,財務共享平臺搭建小組應該深入到企業(yè)集團、分子公司、項目部進行全面調研,并對其深入分析。通過對基層的調研,可以對財務共享服務中心的建設指明方向。設置好各項流程后,需要反饋給使用部門,邀請使用部門提出意見,針對使用部門提出的意見再修改,使流程的操作更人性化,這對后期財務數(shù)據(jù)的獲得至關重要。

(四)搭建完善的信息系統(tǒng)

建筑施工企業(yè)財務共享服務體系信息平臺建設的應從以下幾方面入手:

首先要注意網(wǎng)絡安全。一項新技術的推廣首先是要在信息安全的情況下進行。公司的財務數(shù)據(jù)量大,內容繁雜,會計數(shù)據(jù)都是連續(xù)性的。在系統(tǒng)搭建之初,要對前期財務數(shù)據(jù)、業(yè)務數(shù)據(jù)備份,在出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失時能對數(shù)據(jù)進行修復,按數(shù)據(jù)使用者不同的目的設置權限和密碼。在使用過程中發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)有數(shù)據(jù)泄露漏同時能及時改進,以保障數(shù)據(jù)的安全性及保密性。

二要與企業(yè)實際相結合。建筑施工企業(yè)很多業(yè)務具有特殊性,財務共享服務信息平臺應結合企業(yè)的實際情況及特征“量身定做”,滿足企業(yè)各業(yè)務單元對財務信息的處理和傳遞的需要。在搭建財務共享服務平臺前要與軟件供應商充分溝通,讓其根據(jù)企業(yè)自身特點,必要時進行二次開發(fā),在使用的前期要隨時提供運維服務,大型集團企業(yè),財務共享平臺可分期上線,信息化程度高的可以先上,信息化程度低的后上,循序漸進,平穩(wěn)過渡。

三是信息平臺的建設要采取財務部門為主體, 信息管理部為輔,其他相關職能部門、項目部配合的方式推進,財務共享信息平臺是以提高財務管理水平為目的,因此財務部門要結合公司管理層和項目經(jīng)理部意見歸集出企業(yè)目前財務管理存在的短板,后期提升的方向,財務共享服務中心建成后達成的目的。在一些企業(yè)在建立財務共享服務中心時,以信息管理部門為主,造成開發(fā)出的信息平臺無法很好地滿足企業(yè)經(jīng)營管理需要的情況出現(xiàn)。

四是財務共享信息平臺的使用賬戶信息要通過企業(yè)信心部門進行設立和調整。信息部門在設置賬戶時一方面要充分考慮審批的及時性,又要考慮職位的不兼容性,避免流程審批過程中出現(xiàn)舞弊現(xiàn)象,給企業(yè)造成損失。信息部門還要在使用過程中提示用戶定期更改密碼,對于離職人員要及時注銷賬號。

五是信息平臺能夠結合財務共享中心建設和發(fā)展的需要進行模塊擴展、功能外延,滿足企業(yè)對信息的特殊需求。

四、結語

財務共享服務中心的建立對建筑施工企業(yè)提升財務管理水平至關重要,這種新的財務管理模式的實施雖然會面臨種種阻力,但能為企業(yè)集團財務管理提供更多的便利。在財務管理服務中心的搭建過程中只要有領導層的支持、員工的認同、流程的合理規(guī)范,信息系統(tǒng)的保障,搭建財務共享服務中心就能取得較好的效果。在財務共享服務中心的后續(xù)使用過程中,再結合企業(yè)實際使用效果,不斷創(chuàng)新,在原有的基礎上拓展功能,定能使其在建筑施工企業(yè)財務管理上發(fā)揮更大的作用。

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