張建華

（華僑大學(xué)審計(jì)處 福建廈門 361021）

現(xiàn)階段，信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展推動著我國進(jìn)入信息化時(shí)代。在這樣的背景下，高校檔案管理項(xiàng)目涉及的范圍愈加廣泛。為了實(shí)現(xiàn)管理效率的提升，高校對數(shù)字化檔案管理項(xiàng)目有了更多關(guān)注。想要最大程度地發(fā)揮出高校數(shù)字化檔案管理項(xiàng)目的優(yōu)勢，需要結(jié)合成本管理理論，實(shí)現(xiàn)管理效率的提升。

一、成本管理的簡述

（一）成本管理理論

在作業(yè)成本管理的指導(dǎo)下，成本管理的重點(diǎn)被融入到各個(gè)生產(chǎn)環(huán)節(jié)中，主要以成本優(yōu)化為主旨，完成作業(yè)環(huán)節(jié)的改進(jìn)和流程的重組。此時(shí)，需要對各個(gè)生產(chǎn)環(huán)節(jié)中不同的作業(yè)成本效益進(jìn)行分析，完成關(guān)鍵作業(yè)點(diǎn)的確定與重點(diǎn)控制。通過這樣的方式，能夠讓項(xiàng)目成本信息更加明確，幫助相關(guān)人員做出決策。對于全面成本管理來說，主要完成了對項(xiàng)目生產(chǎn)全過程中的生產(chǎn)總成本、人員總成本等的控制。在全面成本管理理論中，主要包含著三項(xiàng)內(nèi)容，即全部成本控制、全過程成本控制以及全員成本控制。

（二）成本管理方法

1.成本預(yù)算的方法。就當(dāng)前的研究來看，成本預(yù)算方法較多，本次研究中主要使用WBS法完成。WBS法主要是在工作結(jié)構(gòu)分解的條件下，完成項(xiàng)目成本費(fèi)用的全面性預(yù)算。由此能夠看出，該方法需要相關(guān)人員在前期展開項(xiàng)目任務(wù)的分解，必須要具體到可操作的程度，例如某設(shè)備或材料、某一活動單元等等。由于劃分的細(xì)致性，雖然其工作量與計(jì)算量相對較大，但是準(zhǔn)確性更高。

2.成本控制的方法。與成本預(yù)算方法相同，成本控制的方法也相對較多，在本次研究中主要使用了責(zé)任成本控制法。對于責(zé)任成本控制法來說，需要建立起責(zé)任成本中心，并將成本責(zé)任歸集作為指導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)成本信息的歸集、控制以及考核。通過這樣的方式，能夠?qū)⒊杀矩?zé)任細(xì)化落實(shí)到各個(gè)部門或是執(zhí)行人。

二、高校數(shù)字化檔案管理項(xiàng)目的成本管理分析

（一）項(xiàng)目成本規(guī)劃。就當(dāng)前高校檔案管理情況來看，由于檔案利用率不斷提升，因此推行數(shù)字化檔案管理極為迫切。在高校數(shù)字化檔案管理項(xiàng)目的成本管控中，成本規(guī)劃工作占據(jù)著基礎(chǔ)性地位，主要需要相關(guān)人員完成管理項(xiàng)目成本的確定以及成本計(jì)劃表的編制。其中，項(xiàng)目成本的決策管理中，需要重點(diǎn)保證其可行性，實(shí)現(xiàn)合理的降低成本。此時(shí)，應(yīng)當(dāng)在成本規(guī)劃的指導(dǎo)下，將成本目標(biāo)細(xì)分至各個(gè)階段，通過達(dá)成不同階段的成本目標(biāo)而實(shí)現(xiàn)最終的項(xiàng)目成本控制總目標(biāo)。在成本規(guī)劃的編制中，主要需要實(shí)現(xiàn)高校資料的收集與整理、檔案數(shù)字化項(xiàng)目計(jì)劃成本的確定、成本控制規(guī)劃（草案）的編制以及成本控制規(guī)劃（正式方案）的編制。

（二）項(xiàng)目成本預(yù)算。在制定項(xiàng)目成本控制標(biāo)準(zhǔn)中，項(xiàng)目成本預(yù)算是一項(xiàng)管理性工作，主要實(shí)現(xiàn)了成本控制基準(zhǔn)的合理性確定。在這一過程中，相關(guān)人員需要重點(diǎn)完成以下幾項(xiàng)工作：在項(xiàng)目成本預(yù)算的支持下，完成高校數(shù)字化檔案管理項(xiàng)目中各個(gè)子項(xiàng)目的成本定額確定；依托項(xiàng)目時(shí)間進(jìn)度計(jì)劃、項(xiàng)目工作結(jié)構(gòu)分解以及成本預(yù)算相關(guān)文件完成高校數(shù)字化檔案管理項(xiàng)目總體預(yù)算的確定。在本次研究中，主要將高校數(shù)字化檔案管理項(xiàng)目分解成如下結(jié)構(gòu)：項(xiàng)目籌備、項(xiàng)目啟動、項(xiàng)目計(jì)劃、系統(tǒng)開發(fā)設(shè)計(jì)、系統(tǒng)測試、系統(tǒng)驗(yàn)收、用戶培訓(xùn)、系統(tǒng)運(yùn)行與維護(hù)。同時(shí)，以模擬預(yù)算法以及預(yù)留時(shí)間法為指導(dǎo)，完成項(xiàng)目活動時(shí)間預(yù)算的制定。最終，結(jié)合項(xiàng)目成本科目，即人工成本、物料成本、顧問成本、設(shè)備成本、質(zhì)量成本以及其它費(fèi)用（保險(xiǎn)、分包商利潤等）完成項(xiàng)目成本的確定。

三、高校數(shù)字化檔案管理項(xiàng)目成本管理的影響因素分析

（一）時(shí)間因素。在高校數(shù)字化檔案管理項(xiàng)目中，高校普遍會使用多種手段實(shí)現(xiàn)時(shí)間控制，需要注意的是，過分壓縮、拖延項(xiàng)目時(shí)間，均會導(dǎo)致項(xiàng)目總成本的增加，不利于高校數(shù)字化檔案管理項(xiàng)目成本管理工作的展開。高校數(shù)字化檔案管理以及展開時(shí)間存在著的一定的函數(shù)關(guān)系，只有最為合理的項(xiàng)目時(shí)間條件下，項(xiàng)目成本才會達(dá)到最低，超過或低于該時(shí)間，均會導(dǎo)致項(xiàng)目成本的上升。此時(shí)，若是高校數(shù)字化檔案管理項(xiàng)目的時(shí)間延長，會使得管理費(fèi)用、人工成本等費(fèi)用增加，最終造成項(xiàng)目總成本的增加；若是高校數(shù)字化檔案管理項(xiàng)目的時(shí)間被過分壓縮，則不得不在項(xiàng)目中落實(shí)的大量搶工措施，使得管理費(fèi)用、搶工費(fèi)用等明顯增加，也會造成項(xiàng)目總成本的增加。因此，必須將項(xiàng)目展開時(shí)間控制在計(jì)劃范圍內(nèi)，盡可能地縮小項(xiàng)目總成本。

（二）質(zhì)量因素。高校數(shù)字化檔案管理項(xiàng)目的質(zhì)量與成本管理有著極為密切的關(guān)聯(lián)?？傮w上來說，若是過分強(qiáng)調(diào)質(zhì)量，則會導(dǎo)致項(xiàng)目成本的增加；而若是忽視成本控制，則會造成返工等操作，造成人資、物資、財(cái)資的浪費(fèi)，加重項(xiàng)目成本。為了更好地實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目成本管理，需要在確定預(yù)算的過程中融入預(yù)防成本、鑒定成本以及故障成本，并結(jié)合項(xiàng)目質(zhì)量管理的適應(yīng)區(qū)間完成最佳點(diǎn)的確定[3]。其中，對于預(yù)防成本來說，其主要為用于預(yù)防項(xiàng)目不合格、故障等所產(chǎn)生的費(fèi)用，具體包括人員培費(fèi)用、質(zhì)量管理費(fèi)用、設(shè)計(jì)優(yōu)化費(fèi)用；對于鑒定成本來說，其主要為項(xiàng)目交接、驗(yàn)收過程中檢測項(xiàng)目質(zhì)量所產(chǎn)生的費(fèi)用；對于故障成本來說，主要為由不合格項(xiàng)目生成的費(fèi)用，具體包括維修費(fèi)用、返工費(fèi)用等等。

在高校數(shù)字化檔案管理項(xiàng)目中，若是出現(xiàn)質(zhì)量未達(dá)標(biāo)的情況，則為了使項(xiàng)目質(zhì)量達(dá)到規(guī)定要求，勢必會出現(xiàn)大量的故障成本，致使項(xiàng)目成本增加；若是過分要求項(xiàng)目質(zhì)量，則會使得人工費(fèi)用、材料費(fèi)用、管理費(fèi)用等提升，出現(xiàn)大量預(yù)防成本，致使項(xiàng)目成本增加。因此，為了在落實(shí)設(shè)計(jì)質(zhì)量要求的同時(shí)更好地完成項(xiàng)目成本管理，必須要讓項(xiàng)目質(zhì)量維持在適應(yīng)區(qū)的范圍內(nèi)。

（三）技術(shù)因素。高校數(shù)字化檔案管理項(xiàng)目的技術(shù)方案也是影響項(xiàng)目成本的重要因素，需要重點(diǎn)控制。對于一個(gè)項(xiàng)目來說，可以使用的技術(shù)方案有多種，而方案優(yōu)劣、合理性直接影響著項(xiàng)目的周期、進(jìn)度、質(zhì)量等，對項(xiàng)目成本產(chǎn)生影響。

四、高校數(shù)字化檔案管理項(xiàng)目成本管理的具體策略探究

（一）完善并落實(shí)項(xiàng)目成本的管理體系

為了確保高校數(shù)字化檔案管理項(xiàng)目成本管理“有章可依”，必須制定、落實(shí)項(xiàng)目成本管理體系。在這一過程中，需要將涉及該項(xiàng)目的所有部門、人員等展開工作范圍的確定。在WBS法以及責(zé)任成本控制法的指導(dǎo)下，細(xì)化人員的工作范圍，并將其體現(xiàn)在成本管理體系中。同時(shí)，要建立起配套的獎懲制度，使績效與獎懲直接掛鉤。通過這樣的方式，不僅能夠讓相關(guān)人員更加明確自己的權(quán)利與責(zé)任，還提升了其參與成本管理的積極性，確保成本管理體系的落實(shí)程度?？傮w來說，在高校數(shù)字化檔案管理項(xiàng)目成本管理中，需要建立、落實(shí)權(quán)責(zé)結(jié)合的管理體系，引導(dǎo)所有人員為項(xiàng)目成本管理“出謀劃策”。

（二）制定并落實(shí)項(xiàng)目成本管理計(jì)劃

項(xiàng)目成本管理計(jì)劃要具備周期性與長期性，能夠保證管理措施貫穿于高校數(shù)字化檔案管理項(xiàng)目的始終。在制定的過程中，需要以高校的發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)為基礎(chǔ)，綜合考量不同部門的管理措施。此時(shí)，要制定出不同部門的成本指標(biāo)，并以管理制度的落實(shí)保證所有人員均嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)計(jì)劃。同時(shí)，在項(xiàng)目成本計(jì)劃中，還應(yīng)當(dāng)明確執(zhí)行人員、計(jì)劃的實(shí)施日期、展開期限、項(xiàng)目成本控制的總計(jì)劃、不同部門的子計(jì)劃等等。

（三）組建項(xiàng)目成本管理的專項(xiàng)部門

現(xiàn)階段，由于高校功能升級，規(guī)模、人員等進(jìn)一步提升，內(nèi)部關(guān)系也相對復(fù)雜。因此，在展開高校數(shù)字化檔案管理項(xiàng)目成本管理時(shí)，需要組建專項(xiàng)管理部門，將工作的開展情況、管理成果等單獨(dú)向?qū)W院匯報(bào)。對于專項(xiàng)管理部門來說，主要需完成采購安裝、項(xiàng)目測試、項(xiàng)目技術(shù)開發(fā)、綜合服務(wù)等，因此要在形成管理決策層的基礎(chǔ)上，將上述環(huán)節(jié)的參與者納入管理部門中，實(shí)現(xiàn)高校數(shù)字化檔案管理項(xiàng)目成本的統(tǒng)一、全面管理，并確保管理策略的更好落實(shí)。

（四）提供技術(shù)方面的有效保障

結(jié)合上文的分析能夠了解到，對于高校數(shù)字化檔案管理項(xiàng)目來說，技術(shù)方案的優(yōu)劣會影響項(xiàng)目成本。因此，在進(jìn)行項(xiàng)目成本管理中，需要提供技術(shù)方面的有效保障。在這一過程中，要充分調(diào)動、利用技術(shù)人員的主觀能動性，完成技術(shù)方案的經(jīng)濟(jì)論證，達(dá)到降低項(xiàng)目成本的目的。

該過程的具體操作如下：第一，確定技術(shù)方案。此時(shí)，要重點(diǎn)保證技術(shù)方案的經(jīng)濟(jì)合理性與先進(jìn)性，并在項(xiàng)目展開中嚴(yán)格依照技術(shù)方案中的內(nèi)容完成操作，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目周期、成本的降低。第二，積極引入新技術(shù)。在高校數(shù)字化檔案管理項(xiàng)目中，相關(guān)人員要積極引入新方法、新技術(shù)，盡可能地降低能耗，實(shí)現(xiàn)節(jié)能高效以及成本控制。通常情況下，在高校數(shù)字化檔案管理項(xiàng)目中，材料費(fèi)用在總成本中占據(jù)著一半及以上的比例，對項(xiàng)目總成本的影響更高。因此，在新技術(shù)與新方法的支持下，能夠避免材料浪費(fèi)，并提升其使用效率，實(shí)現(xiàn)成本控制。第三，嚴(yán)格控制項(xiàng)目質(zhì)量。其中，要將項(xiàng)目質(zhì)量維持在適應(yīng)區(qū)間內(nèi)，盡可能避免返工等情況的發(fā)生，最終實(shí)現(xiàn)成本控制。

（五）以經(jīng)濟(jì)措施控制項(xiàng)目成本

高校數(shù)字化檔案管理項(xiàng)目成本控制的經(jīng)濟(jì)措施主要從兩個(gè)方面展開，即人工成本的控制與物料成本的控制。其中，在人工成本的控制中，需要從項(xiàng)目分包單價(jià)方面完成。在制定單價(jià)的過程中，要落實(shí)招議標(biāo)程序、單價(jià)分析，同時(shí)，還要結(jié)合同地區(qū)市場價(jià)格的調(diào)查完成最終確定。在進(jìn)行物料成本的控制中，要重點(diǎn)引入、落實(shí)依量以及價(jià)分離的原則，完成材料采購價(jià)格及實(shí)際用量的控制。在進(jìn)行材料采購價(jià)格的控制中，可以依照材料的使用量、重要程度等完成登記劃分，并重點(diǎn)控制項(xiàng)目主材料的采購價(jià)格。同時(shí)，相關(guān)人員還要在互聯(lián)網(wǎng)、市場調(diào)查等支持下，了解材料的市場價(jià)格，并在保證質(zhì)量等級的條件下確定供應(yīng)商，完成物料采購。在這一過程中，要重點(diǎn)將采購價(jià)格維持在合理范圍內(nèi)。另外，相關(guān)人員還要確定運(yùn)輸成本，盡可能展開就近采購，并權(quán)衡所有運(yùn)輸方式的經(jīng)濟(jì)性，實(shí)現(xiàn)全方位的成本控制。

在確定材料用量的過程中，要重點(diǎn)落實(shí)限額領(lǐng)取的制度，并通過優(yōu)化技術(shù)措施，完成材料的節(jié)約。同時(shí)，還要積極利用低價(jià)、環(huán)保的新型材料代替?zhèn)鹘y(tǒng)材料，結(jié)合材料分類保存管理，在保證項(xiàng)目質(zhì)量的同時(shí)最大程度降低材料消耗，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目成本管理與控制。

五、結(jié)語

為了實(shí)現(xiàn)高校數(shù)字化檔案管理項(xiàng)目成本的管理與控制，需要在WBS法以及責(zé)任成本控制法的指導(dǎo)下，完善并落實(shí)項(xiàng)目成本的管理體系、制定并落實(shí)項(xiàng)目成本管理計(jì)劃、組建項(xiàng)目成本管理的專項(xiàng)部門、提供技術(shù)方面的有效保障、以經(jīng)濟(jì)措施控制項(xiàng)目成本。通過這樣的方式，既能保證項(xiàng)目的質(zhì)量，又能完成數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)，而且能夠降低項(xiàng)目的總成本。