賈曼

（西北民族大學(xué) 甘肅蘭州 730030）

大數(shù)據(jù)技術(shù)逐漸滲透到各行各業(yè)中，檔案行業(yè)也不例外。以往的檔案管理中，在管理意識(shí)、檔案利用率、信息化水平等方面存在著諸多問題?，F(xiàn)如今應(yīng)積極引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，在此基礎(chǔ)上創(chuàng)新管理思維和方式，使檔案管理朝著信息化、網(wǎng)絡(luò)化、技術(shù)化的方向?qū)崿F(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

一、大數(shù)據(jù)概述

繼云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)之后大數(shù)據(jù)誕生，在IT產(chǎn)業(yè)再次掀起一場(chǎng)技術(shù)革命。當(dāng)今時(shí)代背景下，數(shù)據(jù)信息呈現(xiàn)爆炸式增長(zhǎng)，目前主流軟件系統(tǒng)工具已經(jīng)無(wú)法滿足要求，而大數(shù)據(jù)的應(yīng)用可在較短的時(shí)間內(nèi)完成信息篩選、分析、整理等工作，為政府、企業(yè)的科學(xué)決策提供有力的技術(shù)支持。大數(shù)據(jù)的主要特征體現(xiàn)在四個(gè)方面，一是數(shù)據(jù)體量較大，從TB級(jí)別提升到PB級(jí)別；二是數(shù)據(jù)種類多樣，且格式和結(jié)構(gòu)均不盡相同；三是價(jià)值密度較低，具有較強(qiáng)的商業(yè)價(jià)值；四是信息處理速度較快，可實(shí)時(shí)獲取所需信息，有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)技術(shù)存在的弊端。目前，我國(guó)企業(yè)得到迅猛發(fā)展，內(nèi)部資料信息也飛速發(fā)展，電子文件的數(shù)量大量增加。為了滿足新需求，檔案管理應(yīng)朝著信息化、數(shù)字化的方向轉(zhuǎn)變，大數(shù)據(jù)的應(yīng)用有助于挖掘檔案價(jià)值，為使用者提供更多優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務(wù)，促進(jìn)企業(yè)和社會(huì)經(jīng)濟(jì)的共同發(fā)展；大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案資源高效共享具有促進(jìn)作用，將各類檔案資源進(jìn)行有機(jī)整合，構(gòu)建共享平臺(tái)，使資源利用率得到顯著提升；企業(yè)檔案是在企業(yè)發(fā)展過程中逐漸累積起來(lái)的重要資源，具有較大的借鑒和參考意義，檔案資源的利用不但為企業(yè)發(fā)展提供充足的信息支持，還可為社會(huì)發(fā)展提供更多服務(wù)[1]。

二、當(dāng)前檔案管理存在的問題

（一）檔案管理重視程度不足。在企業(yè)經(jīng)營(yíng)與管理中，對(duì)檔案管理重視程度不足現(xiàn)象十分普遍。從領(lǐng)導(dǎo)角度來(lái)看，部分領(lǐng)導(dǎo)十分奉行“利益至上”原則，他們將工作重心放置在與企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益息息相關(guān)的部門和工作中，由于檔案管理無(wú)法為企業(yè)帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)效益，而常常處于“放養(yǎng)”狀態(tài)，甚至一些公司的檔案管理部門成為“養(yǎng)老圣地”，一些從一線退下來(lái)的老員工基本都安置到該部門中安穩(wěn)退休，使檔案管理層次降低，老齡化嚴(yán)重，一些青年人員因無(wú)法獲得展示空間而紛紛離職，導(dǎo)致嚴(yán)重的人員流失，整體管理水平大幅降低。此外，在招聘檔案管理人員時(shí)門檻較低，人員綜合素質(zhì)不高，缺乏責(zé)任意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，傳統(tǒng)管理思想根深蒂固，影響檔案管理質(zhì)量，部分管理者不具備計(jì)算機(jī)操作技能且對(duì)新技術(shù)的學(xué)習(xí)持有抵觸態(tài)度，導(dǎo)致檔案管理逐漸落后于時(shí)代發(fā)展潮流，難以與大數(shù)據(jù)背景下的新需求充分適應(yīng)。

（二）基礎(chǔ)設(shè)備缺失。在大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)檔案管理信息化速度不斷提升。據(jù)調(diào)查，當(dāng)前部分企業(yè)在檔案管理方面存在基礎(chǔ)設(shè)施配置較差、管理方式單一等情況，大多數(shù)企業(yè)仍沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)統(tǒng)計(jì)方式，對(duì)檔案管理效率提升帶來(lái)較大阻礙。與西方發(fā)達(dá)國(guó)家相比，我國(guó)檔案管理信息化程度較低，在計(jì)算機(jī)軟件、硬件配置方面仍留有較大的上升空間，并且還存在著存儲(chǔ)受限、維修難度大、系統(tǒng)崩潰等問題，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)故障頻發(fā)，防火墻安全設(shè)施存在明顯缺陷，對(duì)檔案信息安全構(gòu)成較大威脅[2]。

（三）檔案利用率較低。檔案資源高效利用是檔案管理主要目標(biāo)之一，同時(shí)也是衡量檔案管理水平的重要指標(biāo)。從總體情況來(lái)看，與發(fā)達(dá)國(guó)家相比，我國(guó)企業(yè)在檔案利用方面存在一定差距，主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一方面，檔案資源和結(jié)構(gòu)存在問題，資源優(yōu)勢(shì)難以得到充分發(fā)揮，支撐和保障作用受到限制；另一方面，檔案人員培養(yǎng)意識(shí)淡薄，一些先進(jìn)技術(shù)的作用難以展現(xiàn)，部分檔案資料仍以紙質(zhì)形式存在，即便部分檔案資料已經(jīng)實(shí)現(xiàn)信息化，但缺乏信息共享平臺(tái)，使信息交流受阻，各類檔案形成“信息孤島”，影響檔案利用效率，無(wú)法與社會(huì)發(fā)展新需求相適應(yīng)。

三、大數(shù)據(jù)檔案管理思維方式創(chuàng)新措施

（一）積極轉(zhuǎn)變管理思維方式

大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理部門的思維方式也應(yīng)隨之轉(zhuǎn)變，積極樹立網(wǎng)絡(luò)思維、共享思維、技術(shù)性思維，以此來(lái)提高檔案管理實(shí)效性。

1.網(wǎng)絡(luò)思維。該思維是在信息技術(shù)的基礎(chǔ)上產(chǎn)生的，具有發(fā)散性、整體性、動(dòng)態(tài)性等特征。在檔案管理中樹立網(wǎng)絡(luò)思維，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)功能，可為社會(huì)和用戶提供更多優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，例如，數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析技術(shù)，可針對(duì)存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和分析，與分析結(jié)果相結(jié)合為用戶提供所需信息。這將要求管理部門靈活利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，對(duì)檔案資源進(jìn)行研究和分析，挖掘其中蘊(yùn)含的深層價(jià)值，為檔案服務(wù)提供更大助力。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案服務(wù)的寬度和廣度得以延伸，為了滿足人們的多樣化需求，為其提供更加智慧化的服務(wù)，管理者思維應(yīng)積極朝著網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)變，將更加真實(shí)、有效的信息呈現(xiàn)給用戶，滿足用戶的個(gè)性化需求[3]；

2.共享思維。大數(shù)據(jù)的主要特征之一便是資源共享，在檔案管理中，管理者應(yīng)積極樹立共享思維，對(duì)地區(qū)信息資源進(jìn)行整合，使其成為一個(gè)有機(jī)整體，促進(jìn)各個(gè)檔案室間的相互合作，使數(shù)據(jù)庫(kù)能夠得到不斷地豐富和完善。目前，信息資源種類眾多，建立共享檔案數(shù)據(jù)庫(kù)能夠有效滿足各個(gè)檔案部門的資源需求，提高服務(wù)能力，改變以往檔案資源獨(dú)立、分散的狀態(tài)，變分散為聯(lián)合，提高檔案資源開放度，以此來(lái)提高服務(wù)質(zhì)量、促進(jìn)社會(huì)發(fā)展；

3.技術(shù)性思維。該思維由西方現(xiàn)代化中衍生而來(lái)，通過對(duì)外部自然的控制，達(dá)到提高效率的目標(biāo)，從而獲得最佳物質(zhì)利益。在大數(shù)據(jù)背景下，管理者應(yīng)積極樹立技術(shù)性管理，加強(qiáng)檔案室與新技術(shù)間的聯(lián)合，根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一存儲(chǔ)，借助數(shù)據(jù)分析技術(shù)對(duì)檔案資源進(jìn)行分析，從中提取有價(jià)值的信息，并以恰當(dāng)?shù)姆绞綄⒔Y(jié)果展示給用戶。檔案部門還應(yīng)注重大數(shù)據(jù)技術(shù)的引入，依靠新技術(shù)提高信息化、技術(shù)化水平，做到雙向理想控制，不但可以對(duì)檔案資源進(jìn)行控制，還可掌控用戶的需求，例如，在檔案資源挖掘時(shí)，要想創(chuàng)新自身服務(wù)體系，則需要進(jìn)行數(shù)據(jù)分析。隨著用戶需求的日漸多元，應(yīng)從深度、廣度等多個(gè)方面進(jìn)行，挖掘潛在的資源并進(jìn)行處理，使該項(xiàng)工作成為檔案室的主要工作之一，使檔案工作做到與時(shí)俱進(jìn)。

（二）創(chuàng)新檔案管理制度

在大數(shù)據(jù)背景下，應(yīng)積極轉(zhuǎn)變檔案管理思維，在數(shù)字資源生命周期基礎(chǔ)上建立健全管理制度，才能夠?yàn)閿?shù)字檔案館建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)的資源共享基礎(chǔ)。為了打破“信息孤島”現(xiàn)象，促進(jìn)各類檔案資源之間的互聯(lián)互通，應(yīng)堅(jiān)持“互聯(lián)、開發(fā)、共享原則”，從檔案資源創(chuàng)建、組織、服務(wù)到儲(chǔ)存有機(jī)串聯(lián)起來(lái)，形成一個(gè)高效可行的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。同時(shí)，還應(yīng)與各個(gè)環(huán)節(jié)特征相結(jié)合，制定出與之相對(duì)應(yīng)的操作規(guī)范，使各個(gè)環(huán)節(jié)均可實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化、信息化轉(zhuǎn)變，加深大數(shù)據(jù)與檔案管理間的聯(lián)系。規(guī)范體系的建立可堅(jiān)持“開發(fā)、參與、互聯(lián)”等方式，促進(jìn)工作模式的順利轉(zhuǎn)型和創(chuàng)新，使服務(wù)能力得到顯著提升[4]。

（三）構(gòu)建智慧檔案云平臺(tái)

在大數(shù)據(jù)背景下，只有引入先進(jìn)的管理技術(shù)才能使檔案管理做到與時(shí)俱進(jìn)。在提高管理技術(shù)時(shí)，可通過構(gòu)建智慧檔案云平臺(tái)的方式來(lái)實(shí)現(xiàn)，該平臺(tái)主要分為四個(gè)層次：第一，底層。作為該平臺(tái)的基礎(chǔ)設(shè)施層，主要功能在于整合物理資源，該層屬于虛擬的資源池，可為智慧檔案館提供信息存儲(chǔ)、傳輸服務(wù)以及網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)資源；第二，平臺(tái)層。該層用戶無(wú)需對(duì)底層基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行管理和控制，但可對(duì)核心應(yīng)用程序進(jìn)行控制和部署；第三，應(yīng)用層。該層能夠提供綜合業(yè)務(wù)服務(wù)，主要包括檔案查詢、數(shù)字資源利用、檔案政務(wù)服務(wù)、電子檔案身份查詢等相關(guān)服務(wù)；第四，終端用戶層，該層可提供端到端的流程服務(wù)，且流程較為靈活，可與用戶實(shí)際需求相結(jié)合進(jìn)行跟蹤、修改和執(zhí)行。在智慧云平臺(tái)中，頂層設(shè)計(jì)十分關(guān)鍵，只有做好頂層設(shè)計(jì)，才可使云平臺(tái)真正為用戶提供更多高效便捷的檔案信息服務(wù)。

（四）信息化建設(shè)與服務(wù)水平提升

現(xiàn)如今，檔案管理部門對(duì)信息化建設(shè)的重視程度逐漸提升，在大數(shù)據(jù)背景下，縮短與發(fā)達(dá)國(guó)家間的距離，使其更加規(guī)范化、智慧化發(fā)展，離不開信息化建設(shè)。企業(yè)應(yīng)將該項(xiàng)工作納入到整體規(guī)劃之中，提高電子檔案與文件的管理力度，特別是對(duì)于數(shù)據(jù)資源的利用，更應(yīng)借助智慧云平臺(tái)來(lái)實(shí)現(xiàn)管理。對(duì)于紙質(zhì)檔案來(lái)說，管理部門應(yīng)對(duì)其進(jìn)行電子化備份，借助網(wǎng)絡(luò)可隨時(shí)查閱，在保障質(zhì)量的基礎(chǔ)上促進(jìn)數(shù)字化查詢服務(wù)開展。例如，設(shè)置身份認(rèn)證模式，使檔案?jìng)鬏敻影踩?，避免資料泄露等造成不必要損失，使服務(wù)質(zhì)量得到顯著提升。具體來(lái)講，在大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)紙質(zhì)檔案的載體應(yīng)進(jìn)行轉(zhuǎn)變，通過構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)的方式使全部文件均得到合理的歸檔和保存。與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案更加清楚明了，可通圖像直接將其轉(zhuǎn)變?yōu)橛杏眯畔?。?jiǎn)單來(lái)說，檔案資源從紙質(zhì)化向電子化的轉(zhuǎn)變，可使數(shù)據(jù)分析更加深入。大數(shù)據(jù)的主要特征體現(xiàn)在數(shù)據(jù)處理工具的眾多方面，在日常工作中，檔案管理者也應(yīng)具備信息化服務(wù)思維，以此思維指導(dǎo)工作，使檔案信息的內(nèi)在價(jià)值得到深入挖掘[5]。

（五）創(chuàng)新企業(yè)檔案管理服務(wù)模式

在我國(guó)檔案發(fā)展“十三五”規(guī)劃中要求，檔案工作應(yīng)樹立“創(chuàng)新、綠色、共享”的發(fā)展理念，企業(yè)檔案管理應(yīng)以該理念為指導(dǎo)思想，提高服務(wù)意識(shí)，改變以往以保管為主的工作模式，轉(zhuǎn)變?yōu)橐蚤_放共享為主的服務(wù)模式。在實(shí)際工作中，在強(qiáng)化企業(yè)紙質(zhì)檔案管理的過程中，應(yīng)不斷提高檔案管理數(shù)字化層次，通過加強(qiáng)宣傳推廣等方式，對(duì)優(yōu)秀的企業(yè)檔案文化進(jìn)行傳播，有助于增強(qiáng)企業(yè)檔案影響力，使檔案資源的作用和優(yōu)勢(shì)得到充分發(fā)揮，促進(jìn)企業(yè)的健康長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。此外，組織結(jié)構(gòu)決定功能，以往檔案管理制度采用自上而下的管理模式，忽視檔案信息在各個(gè)部門中的溝通共享。在新時(shí)期背景下，應(yīng)積極借助大數(shù)據(jù)技術(shù)構(gòu)建智慧檔案平臺(tái)，創(chuàng)建扁平化的企業(yè)組織結(jié)構(gòu)，要求檔案部門與企業(yè)中的建設(shè)部門、產(chǎn)品銷售部門、員工管理等多個(gè)環(huán)節(jié)緊密結(jié)合，通過創(chuàng)新服務(wù)模式，促進(jìn)檔案資源的交流共享。檔案管理者個(gè)人素質(zhì)對(duì)管理效果具有一定影響，企業(yè)應(yīng)定期開展培訓(xùn)教育活動(dòng)，使管理者掌握更多檔案管理知識(shí)和技能，提高計(jì)算機(jī)操作水平，深刻而清楚地認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要性，樹立責(zé)任意識(shí)，在日常工作中做好自身的本職工作，提高檔案管理效率。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)為企業(yè)檔案管理帶來(lái)了發(fā)展機(jī)遇，在日常管理中，檔案工作者應(yīng)積極轉(zhuǎn)變思維方式，樹立網(wǎng)絡(luò)思維、共享思維、服務(wù)思維，在新思維的引導(dǎo)下拓展發(fā)展空間，提高檔案管理的整體效率和水平。