摘?要：在社會發(fā)展中，無論是企業(yè)還是政府部門，都會有很多重要信息，必須進行合理的檔案管理。對此，文章將簡要介紹文件管理的重要地位，同時，從不同角度提出加強文件管理的幾種方法，以便為相關人員提供參考。

關鍵詞：檔案管理;管理方法;信息化;檔案管理系統(tǒng)

一、 引言

目前，檔案管理仍然存在很多問題，例如，傳統(tǒng)的檔案管理手段落后，效率低下和缺乏安全性，這些都是阻礙檔案管理進一步發(fā)展的障礙。因此，有必要深入分析當前文件管理中存在的問題，探索加強文件管理的可行方法，為個人文件數據的安全性提供必要的保證。

二、 檔案管理的重要地位

（一）反映單位發(fā)展實際

根據檔案的定義，可以發(fā)現信息是檔案管理的重點，檔案信息具有明顯的動態(tài)特征。對于企事業(yè)單位來說，要實現穩(wěn)定發(fā)展，不斷提高綜合能力，就必須重視檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案的價值。在企事業(yè)單位檔案館中，檔案館可以顯示自己的發(fā)展情況，例如開放時間，業(yè)務發(fā)展，戰(zhàn)略調整，階段目標，會議記錄，系統(tǒng)制訂，人力資源等。由此可見，檔案管理與單位的發(fā)展有著密切的關系，無論何種工作內容，都可以在檔案中獲得依據或答案。因此，企業(yè)可以記錄文件信息并反映實際單位的發(fā)展。

（二）幫助人員做出決策

結合以上分析，可以發(fā)現文件管理可以反映實際單位的發(fā)展，其信息起著重要的作用，可以為決策者提供有價值的參考。例如：在單位的業(yè)務發(fā)展中，決策者希望對當前的業(yè)務策略進行合理的調整，以適應市場變化的趨勢。在這一環(huán)節(jié)中，決不能盲目做出決定，而應對檔案的相關內容進行詳細分析，掌握過去戰(zhàn)略調整的內容，意義，并總結本單位的現狀，從而做出更合理的決定。實際上，合理的文件管理可以保證信息的完整性，并使決策者可以隨時使用文件信息，以保證決策科學合理，促進企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

三、 當前檔案管理存在的問題

（一）檔案管理手段落后，信息化建設不足

在信息時代的背景下，計算機技術和電子信息技術逐漸融入各行各業(yè)，大大提高了行業(yè)的生產效率。盡管文件管理工作看起來很簡單，但是其工作內容卻相對復雜，隨著時間的流逝，要保存的文件數量將逐日增加，這無疑增加了文件管理器的工作壓力。但是目前，大多數檔案管理組織仍然使用傳統(tǒng)的人工管理方法來完成檔案的分類，歸檔和咨詢工作流程，不僅效率低下，而且費時且容易遺漏工作，不利于檔案的管理。安全管理檔案。盡管一些檔案管理組織已經引入了信息管理系統(tǒng)，但基礎設施建設不完善，信息化程度還不完善，難以真正發(fā)揮優(yōu)化管理的作用。

（二）缺乏專業(yè)技能培訓，工作積極性不高

檔案管理質量的提高，不僅取決于硬件設備的創(chuàng)新和增強，還需要管理人員不斷提高管理能力和專業(yè)技術，以確保檔案管理的“軟件支持”能夠及時跟進。但是，從檔案管理的現狀來看，許多檔案管理部門很少重視對員工的在職培訓，甚至一些部門領導也認為檔案管理是“閑事”，不需要專業(yè)技能。在這種單方面的理解中，歸檔員的專業(yè)技能不能長期接受培訓和更新，隨著時間的流逝，工作質量將繼續(xù)下降。同時，由于缺乏高級管理人員的關注，工作人員的積極性也受到影響，檔案管理效率難以提高。

四、 加強檔案管理的方法

（一）推進信息化建設

在檔案管理工作中，傳統(tǒng)的管理模式主要是紙質檔案，需要特殊的檔案，這不僅會影響信息檢索的效率，而且會增加管理成本。針對這種現象，有關單位和部門要積極推進檔案管理信息建設，即先進的計算機技術在檔案管理中的應用。特別是以互聯(lián)網，計算機為基礎，建立檔案數據庫，并在單位或部門內部網絡中建立，易于實現檔案的輸入，使用。在此基礎上，技術人員應設計相應的基于信息的文件管理索引，并建立相應的管理人員。通過這種管理，我們可以打破傳統(tǒng)的基于紙張的文件管理，節(jié)省文件管理成本，并為使用文件信息提供便利。因此，為了加強文件管理，必須積極推進文件管理信息化進程，發(fā)揮先進技術的價值。

（二）健全檔案管理系統(tǒng)

前者的管理系統(tǒng)在實現檔案管理的信息化建設后，不能保證檔案的安全性，因此必須及時完善以滿足企業(yè)發(fā)展的需要。原因是基于信息的文件管理經常會導致諸如信息盜竊，病毒入侵，系統(tǒng)崩潰和黑客入侵等問題，這些問題對文件管理有不良影響。因此，在文件管理過程中，應采用遠程存儲，冷備份和熱備份的方式來備份文件信息，在管理工作中應采用更多的網絡安全技術，如將內網與外網進行隔離、多子網網關技術、客戶端IP與防火墻MAC地址綁定等。這樣可以在一定程度上提高文件管理的安全性，避免黑客入侵，信息丟失等問題。

（三）提高人員綜合能力

為了達到加強檔案管理的目的，有必要提高員工的綜合能力，以適應檔案管理的需要。例如：檔案管理人員進行定期的教育，培訓，使他們在掌握傳統(tǒng)管理方法，經驗的基礎上，掌握更多基于信息的檔案管理技術，技能。在此前提下，可以有效提高管理人員的綜合能力，促進檔案管理的信息化建設，執(zhí)行檔案管理系統(tǒng)的相關要求，促進企業(yè)更加穩(wěn)定的發(fā)展。因此，企業(yè)應結合自身的實際情況，檔案管理的需要，重視人員培訓，確保其滿足檔案管理要求的能力?？偟膩碚f，如果要加強文件管理方式，就必須提高人員的綜合能力，為保證信息文件管理打下基礎，以充分發(fā)揮文件管理的價值。

五、 結語

綜上所述，檔案管理在企業(yè)、機構和國家的發(fā)展中起著重要作用，可以為決策者制訂發(fā)展計劃提供依據。在此基礎上，管理人員必須重視檔案管理工作，完善和優(yōu)化管理方法，充分發(fā)揮先進技術的作用和價值，確保檔案管理的效果能夠達到預期目標，充分發(fā)揮檔案管理的效力。

作者簡介：趙書金，山東唐口煤業(yè)有限公司。