隨著我國經(jīng)濟社會的不斷發(fā)展，教育水平也在逐漸提高，高校辦公室所擔負的職責也在日益增加?，F(xiàn)階段高校辦公室工作發(fā)揮著統(tǒng)籌兼顧、溝通橋梁、內(nèi)外連接、協(xié)調各方等作用，是高校正常工作的控制調度中心。因此辦公室的效能高低對高校的管理及教學等各方面都存在著較大的影響。合理提高高校辦公室工作效能，幫助其更好地為高校發(fā)展服務，成為高校管理人所要研究的重要課題。

一、效能與效率的區(qū)別

在人們的日常思維里，習慣地認為效能等同于效率，然而這兩者之間存在較大的差異。效能是伴隨時代的變革和創(chuàng)新產(chǎn)生的一種新型語言，若要提高辦公室的工作效能，需要先明確效能的定義。

效力，才能的貢獻。效能的出現(xiàn)最早可以追溯到古代文學《尹文子·大道上》一文中，主要講述的是：對貢獻進行獎賞，對錯誤進行懲罰，是君主的責任；而為國家效力，貢獻自己的才能，是臣子的職業(yè)。在這里“效能”一詞被理解為效力。

功效，事物的作用。在許多文學著作中，認為效能、功效、效果以及作用當做同義詞進行使用。譬如說胡適先生所講的法律的效能，就是將“效能”一詞當做“事物的作用”而進行使用的。

辦事效率及工作能力。一般認為效能是用來衡量人們工作結果的首要工具。一些管理人員認為，效能最主要的體現(xiàn)方式就是工作人員的工作積極主動性，通過一定的科學手段，促使工作人員更有效地完成工作，為高校提供更優(yōu)質的服務。

效率與目標的結合。效率的追求，不是一個人或組織的片面要求，高效率不是成功的標準和途徑，還要有明確的目標，效率與目標的結合才是成功的關鍵。制定正確的目標，在高效率的同時才能獲得高效能。

效率與功能的整合。效能是辦公室依照本身自有的目標，在追求高效率的同時也完成功能的完美呈現(xiàn)，是對辦公室整體的定義和評價。

“效能”被廣泛引用于社會工作的評價中，但是在不同的環(huán)境以及行業(yè)中，所表達的含義是不同的。譬如說，在石油行業(yè)效能可以被理解為石油產(chǎn)量以及原油的提煉程度等。對于高校辦公室效能，則屬于管理領域的效能，是指辦公室發(fā)揮其本質作用時，工作人員使用的能力、工作時的效率以及對人員的績效考核。

二、影響和制約高校辦公室工作效能的主要因素

高校辦公室，是連接校內(nèi)校外、教師學生之間的橋梁機構。高校在其組成結構上可以看作是社會中的一個小型社會。俗話說麻雀雖小五臟俱全，高校的正常運作，與各機構之間的有效溝通交流有著緊密的聯(lián)系。高校辦公室提高效能、優(yōu)化制度，為高校提供一個高水平、高質量的服務是辦公室發(fā)展所必須面對的嚴峻考驗?，F(xiàn)階段，影響高校辦公室效能提高的主要因素有：

（一）職能因素。辦公室所承擔的職責，使其服務工作范圍涉及較廣，工作量無形中增大。工作人員面對各種繁雜的事物，工作疲憊應付了事，辦公室作用不能得到有效的體現(xiàn)。現(xiàn)在辦公室人員職務分工不明確，個人定位不明確，極大影響了工作效能。高校設置辦公室，但對其職責沒有明確的規(guī)定，工作范圍模糊，部門之間的界限不明，一度使工作陷入混亂拖沓的狀態(tài)，大大降低了高校辦公室效能。

（二）制度因素。在高校辦公室工作中，工作制度不夠完善，工作人員開展工作時往往受個人意愿所影響，對工作狀態(tài)較為隨意，因此辦公室的工作效能也是層次不齊。現(xiàn)階段，高校辦公室效能的差異主要體現(xiàn)在制度的差異方面，制度完善合理的高校，工作的開展也是較為順利高效的，其辦公室效能相對較高。

（三）人員因素。工作人員作為高校辦公室不可或缺的一部分，對高校辦公室的效能起到?jīng)Q定性作用。人才是行業(yè)發(fā)展最不可或缺的部分，工作人員對工作的計劃、實施、開展是辦公室發(fā)揮有效作用的重要途徑，因此人員的能力及個人素養(yǎng)對辦公室效能有著直接影響。工作人員的主要影響來自領導力以及團隊整體的凝聚力兩方面。

（四）管理因素。辦公室是一個完整獨立的機構，對其進行管理能促進其更好的服務校園，管理水平的高低也是影響辦公室效能的因素之一。高校辦公室每日面對較多的事物，若沒有一個完整的管理體系對人員進行合理的分配協(xié)調，容易造成事件的堆積，不利于辦公室效能的提高。一般而言，復雜多樣的工作，對管理的要求更高，對管理人員的個人能力提出較高的要求?，F(xiàn)階段，部分高校辦公室依然沒有認識到管理水平對工作效能影響的重要性。

（五）技術因素?？萍嫉陌l(fā)展，為辦公室工作帶來了便捷，但是工作人員的能力是否符合工作要求也是制約效能提高的因素。辦公室采用人員技術水平不足，對于新事物的接受能力較低，不能適應新技術等問題在一定程度上不利于辦公室的發(fā)展。

制約辦公室效能提高的因素不僅包括辦公室內(nèi)部的欠缺和不足，也包括服務對象對其產(chǎn)生的不良影響。師生的素質、績效的考核、學校獎勵懲罰制度的實施、相關指導和研究進度等因素，都會對高校辦公室效能產(chǎn)生影響。

三、高校辦公室工作效能優(yōu)化策略

（一）改變高校管理理念。思想的正確與否，是辦公室效能提高的前提。幫助工作人員建立正確的工作理念，提高工作積極性和責任心，防止辦公室不作為等現(xiàn)象的發(fā)生。對于高校辦公室存在的管理問題，要在日常工作中進行觀察，找出問題并解決問題。首先要做的是，對管理層思想的提升，管理層需要了解工作人員的特點，和工作人員建立較好的交流溝通，把握每一位人員在工作中所擔任的角色。管理人員應當注重對技術型人才的培養(yǎng)，但也要同時發(fā)現(xiàn)其他人員的特點，做到取長補短，合理調度安排工作，實現(xiàn)每一位工作人員的價值。其次要健全高校管理制度，進而解決辦公室人員管理問題。高校應改變以往的用人理念，聘用高水平管理人員，可以有效提高辦公室管理制度，解決現(xiàn)存管理問題。同時高校也要吸收新型人才，在實踐工作中逐漸改變傳統(tǒng)管理理念。

（二）建立科學的人才選拔和培養(yǎng)制度。高效辦公室工作范圍較大，事物復雜多樣，出現(xiàn)的變化和問題也較多，對突發(fā)現(xiàn)象的處理和應對，要求工作人員具有較高的個人能力，因此建立科學的人才選拔和培養(yǎng)制度是高校辦公室效能提高的有效途徑。首先，管理人員要明確高校管理發(fā)展目標，對其進行研究和分析，根據(jù)實際情況進行人員數(shù)量和崗位的分配。其次，管理人員要對工作人員近況進行了解，對員工進行合理的表揚和鼓勵，樹立工作榜樣，督促和監(jiān)督工作人員的工作。對于人員的選拔和培訓，管理人員應制定相關制度。大量吸引人才，采用新理念管理模式，提高工作人員整體素質。對于辦公室老員工，對其進行技能培訓，時期更好地適應新環(huán)境帶來的便捷高效。在人員管理上還可以采用輪崗制度，幫助工作人員熟悉各個崗位的工作，提高其面對突發(fā)狀況的能力。

（三）健全管理體系。管理體系的健全，首先要管理人員明確辦公室職能，熟練辦公室個工作崗位。其次依據(jù)辦公室實際情況進行一定的調整。高校對工作人員需要進行合理的培訓規(guī)劃，以工作人員崗位的需要以及高校發(fā)展所需人才為依據(jù)，制定合理的培訓機制，幫助工作人員建立良好的學習平臺，為以后高校辦公室管理體系的完善做好人員準備。高校可以引進大公司人員管理制度模式，制定明確的獎勵和懲罰措施，避免“大鍋飯”現(xiàn)象的出現(xiàn)。對于表現(xiàn)突出的員工進行嘉獎，使其體會到工作效能與薪資的聯(lián)系；對于出現(xiàn)錯誤及消極怠工的員工，視情節(jié)嚴重程度，進行懲罰；不管是嘉獎還是懲罰要做到公開透明。高校辦公室不是一個封閉的機構，需要和其他機構進行聯(lián)系，建立良好的交流溝通關系，為辦公室橋梁功能打下基礎。

四、結束語

在認識了解“效能”的含義之后，對影響高校辦公室效能的因素進行分析，可以得出，管理層水平及理念、制度的完善及人員的分配、個人能力與辦公環(huán)境等因素都是制約高校辦公室效能提高所必須要面對的問題。制定合理的解決方案，加強辦公室制度建設和工作人員能力的提升，為高校辦公室高效能工作做好基礎建設。