陳超 甄煒

[摘 要]人事檔案具有非常重要的作用，是重要的人事資料和依據(jù)。人事檔案材料電子化，顯著提升了人事檔案管理水平，打破傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的局限性，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的優(yōu)化及共享，提高了管理效率，節(jié)省了人力物力，同時(shí)檔案電子化也是對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的一種保護(hù)。文章對(duì)人事檔案電子化進(jìn)行分析和相關(guān)研究，希望對(duì)提高我國(guó)人事檔案電子化管理的有效性具有一定的指導(dǎo)作用，以滿足組織人事管理的后續(xù)發(fā)展要求，服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]人事檔案 電子化 缺點(diǎn) 優(yōu)勢(shì)

中圖分類號(hào)：F275.9 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

人事檔案是記載一個(gè)人一生活動(dòng)軌跡的重要依據(jù)，是人事管理制度中的重要環(huán)節(jié)。人事檔案能客觀真實(shí)地反映一個(gè)人的學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、思想品德、政治信仰、獎(jiǎng)懲任免、工資績(jī)效等方面的情況，是組織人事部門選人用人的憑證和依據(jù)。人事檔案具有全面性、真實(shí)性、權(quán)威性、動(dòng)態(tài)性、流動(dòng)性、機(jī)密性等屬性[1]。目前，按照人事檔案中材料的內(nèi)容可以分為履歷材料、自傳材料、考核鑒定材料、學(xué)歷學(xué)位專業(yè)技術(shù)職稱材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)懲材料、招錄聘用工資審批任免材料和其他材料等。做好人事檔案的管理工作意義重大，從單位層面講其直接影響到人事政策的制定和實(shí)施，干部的選拔任用管理及對(duì)職工進(jìn)行有效管理；對(duì)于個(gè)人而言，人事檔案與當(dāng)事人個(gè)人的權(quán)益息息相關(guān)[2]。

目前，人事檔案還是以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的形式保存和管理，紙質(zhì)檔案的保存和管理過(guò)程經(jīng)常出現(xiàn)一些問(wèn)題，例如：紙質(zhì)檔案在材料歸檔過(guò)程中，由于單位管理疏漏，檔案管理工作人員把關(guān)不嚴(yán)、檔案材料錯(cuò)裝，檔案信息與材料不一致、材料審核不規(guī)范、漏章少頁(yè)現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。另外，部分單位裝檔材料積壓、入檔時(shí)間滯后，也是比較容易發(fā)生的常見(jiàn)問(wèn)題。與此同時(shí)，單位相關(guān)部門在人員選拔和組織調(diào)查需要對(duì)當(dāng)事人的紙質(zhì)檔案進(jìn)行查閱時(shí)，不僅需要層層簽字審批還需要檔案管理人員配合查找將檔案從庫(kù)房調(diào)出，流程復(fù)雜且浪費(fèi)時(shí)間。在當(dāng)今信息和網(wǎng)絡(luò)高速發(fā)展的今天，傳統(tǒng)人事檔案的保存和管理不足和弊端日益顯現(xiàn)出來(lái)，嚴(yán)重制約著人事檔案保存質(zhì)量和管理效率。將人事檔案材料電子化，不僅能充分適應(yīng)當(dāng)今信息時(shí)代的發(fā)展潮流，也是提高人事檔案管理效率的一種趨勢(shì)[3]。

一、傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的一些缺點(diǎn)

（一）存放整理費(fèi)時(shí)費(fèi)力

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案因其本身材質(zhì)的問(wèn)題，容易受到外界溫度、濕度等因素的影響，隨著時(shí)間的增長(zhǎng)，紙質(zhì)材料容易出現(xiàn)泛黃、變脆等問(wèn)題。一旦紙質(zhì)材料發(fā)生損毀，其上面記載的信息將不復(fù)存在，因此檔案存放有專門的庫(kù)房，對(duì)存放條件有嚴(yán)格的要求。

（二）檔案信息查閱不便

當(dāng)組織或者部門因工作需要調(diào)閱查詢某人的人事檔案時(shí)，需經(jīng)過(guò)審批登記程序后，在檔案管理人員的配合下從檔案庫(kù)房將檔案調(diào)出，在指定的檔案閱檔室進(jìn)行閱檔，當(dāng)需要復(fù)印檔案中某些材料時(shí)，需要對(duì)檔案進(jìn)行拆分，復(fù)印后裝訂。借閱過(guò)程繁瑣，手續(xù)復(fù)雜，時(shí)間消耗比較長(zhǎng)，不利于人事檔案信息與其他部門交流，容易造成信息資源的浪費(fèi)[4]。

（三）消耗大量人力資源

對(duì)人事檔案材料進(jìn)行收集整理時(shí)，要根據(jù)《干部人事檔案工作條例》的內(nèi)容要求，對(duì)人事檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、排序、制作目錄、裝訂等程序，對(duì)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)能力要求比較高。這一系列過(guò)程都需要檔案管理人員手工操作完成，為了使裝訂后的檔案整齊規(guī)范，需要對(duì)個(gè)別檔案材料進(jìn)行裁剪、裱糊、折疊等工序處理，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且容易出錯(cuò)。

二、人事檔案電子化的優(yōu)勢(shì)

（一）提高人事檔案的管理效率

人事檔案電子化后可以大幅度提升人事檔案管理的工作效率，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作相比，電子化的人事檔案管理簡(jiǎn)便，管理人員不懂得專業(yè)的檔案分類編號(hào)也能將所要查閱的人事檔案調(diào)出來(lái)，跳過(guò)傳統(tǒng)的調(diào)檔、查閱、歸檔的步驟，既節(jié)省人力物力，更提高了檔案管理工作的準(zhǔn)確性。打破了傳統(tǒng)檔案的管理模式，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，突破了時(shí)間和地域的限制，減少紙質(zhì)檔案在查閱、復(fù)印、取放過(guò)程中造成的檔案損壞，極大地提高了檔案的管理效率。

（二）實(shí)現(xiàn)信息共享

共享性可以說(shuō)是檔案電子化的最為突出的特點(diǎn)。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案難以實(shí)檔案的共享，檔案的電子化就完美地滿足這一需求，通過(guò)檔案的電子化，利用加密的網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)就可以實(shí)現(xiàn)檔案的異地查閱，突破了時(shí)間和空間的限制，只需要利用社交工具進(jìn)行檔案的傳輸工作，通過(guò)設(shè)置檔案加密程序來(lái)保障檔案的保密性。并且電子檔案還可以直接利用計(jì)算機(jī)辦公軟件實(shí)現(xiàn)在線查閱，加快實(shí)現(xiàn)檔案共享工作，將檔案電子化的成果服務(wù)于單位其他部門和機(jī)構(gòu)，同時(shí)有利于獲取各部門和機(jī)構(gòu)的及時(shí)信息反饋，有利提高檔案的準(zhǔn)確性[5]。

（三）節(jié)約人力、物力

人事檔案經(jīng)過(guò)掃描整理后形成電子檔案，在很大程度上節(jié)約了空間，減少了檔案庫(kù)房存儲(chǔ)的壓力，同時(shí)檔案經(jīng)過(guò)電子化后也減少了對(duì)檔案原件的查閱和使用，避免了因頻繁查閱紙質(zhì)檔案對(duì)原始紙質(zhì)材料造成的破壞，使檔案原件能得到更妥善的保存。另外，經(jīng)過(guò)電子化的人事檔案在查閱相關(guān)信息時(shí)更為便捷，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行電子檔案查閱相比于紙質(zhì)檔案更加精準(zhǔn)快捷。檔案查閱人者只需要在計(jì)算機(jī)上調(diào)出需要閱檔人員的電子檔案即可，既省去了人工調(diào)出紙質(zhì)檔案的時(shí)間又節(jié)約了人力、物力成本，降低了檔案管理人員的工作量，提升了服務(wù)質(zhì)量。

（四）保護(hù)紙質(zhì)檔案

人事檔案電子化后，促進(jìn)了紙質(zhì)檔案的實(shí)體保護(hù)。由于紙質(zhì)檔案形成的時(shí)間年代較久，形成的材料材質(zhì)因時(shí)間的關(guān)系不斷老化，紙張泛黃變脆，經(jīng)常翻閱很容易造成紙張檔案的破損，一些重要的證明性材料一旦造成損毀是無(wú)法彌補(bǔ)的。通過(guò)人事檔案的電子化，有效地保護(hù)了紙質(zhì)檔案實(shí)體，對(duì)檔案的資源也是一種重要的保護(hù)措施，對(duì)于人事檔案的長(zhǎng)久利用和保護(hù)起到了至關(guān)重要的作用。

三、人事檔案電子化應(yīng)該注意的一些問(wèn)題

人事檔案電子化過(guò)程中需要對(duì)檔案電子化數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范化處理，因此需要建立一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范和流程，使所有的電子化的信息能夠成功錄入，構(gòu)建一個(gè)電子化的人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，便于數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和信息的查詢，使人事檔案資源使用起來(lái)更為方便，更好地為單位各部門服務(wù)。

人事檔案電子化的核心內(nèi)容是人事檔案信息的安全。要保證檔案信息內(nèi)容的安全，首先要保證電子化人事檔案信息的存儲(chǔ)、使用的安全性，同時(shí)又要保證電子化的檔案信息與檔案原件的內(nèi)容一致，沒(méi)有篡改相關(guān)內(nèi)容，電子化的人事檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。

在當(dāng)今信息化時(shí)代，檔案電子化對(duì)人事檔案管理人員提出新的要求，管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》和《干部人事檔案工作條例》等法律法規(guī)，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行人事檔案的保存和管理。管理人員不僅要有認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度和責(zé)任心，還要具備全面的專業(yè)技術(shù)知識(shí)和業(yè)務(wù)管理能力，同時(shí)掌握計(jì)算機(jī)及信息網(wǎng)絡(luò)的相關(guān)知識(shí)，才能適應(yīng)人事檔案電子化管理建設(shè)的需求，讓人事檔案管理工作邁上一個(gè)新臺(tái)階。

四、結(jié)語(yǔ)

信息化時(shí)代背景下人事檔案管理工作模式也發(fā)生著巨大變化，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案電子化后可以大大提高人事檔案管理的工作效率。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有自身的特點(diǎn)和缺陷，將紙質(zhì)檔案電子化后二者之間可以進(jìn)行優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。人事檔案管理工作人員需要清楚地了解檔案電子化的特點(diǎn)，在管理好電子檔案的同時(shí)，妥善保存紙質(zhì)檔案，既要重視電子檔案的發(fā)展也要正確地對(duì)待紙質(zhì)的檔案，這樣才能推動(dòng)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙軍.高校人事檔案電子化的研究與開(kāi)發(fā)[D].河北：河北工業(yè)大學(xué)，2010.

[2]鄒紅云.電子化——人事檔案信息的未來(lái)[J].蘭臺(tái)世界， 2007（22）：49- 50.

[3]徐桐.人事檔案電子化管理探討[J].卷宗，2018（11）：45.

[4]羅艷麗.人事檔案電子化管理研究[J].嶺南師范學(xué)院學(xué)報(bào)， 2017，38（6）：168- 172.

[5]張九玲.高校人事檔案電子化的問(wèn)題和對(duì)策[J].科學(xué)管理研究，2002，20（6）：73- 74.