宋云矯

【摘要】人事檔案中包含著工作人員的工作年限、主要經(jīng)歷、主要業(yè)績以及獎(jiǎng)罰等信息，是事業(yè)單位的人力資源基礎(chǔ)，只有保證人事檔案長久、有效保存才能夠保證事業(yè)單位人才梯隊(duì)建設(shè)得當(dāng)，為管理層進(jìn)行人才的使用提供重要依據(jù)。隨著中國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和社會的不斷進(jìn)步，相關(guān)的機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人員也有很大的變動(dòng)，若想保證人事檔案的完整，就要求相關(guān)的機(jī)關(guān)事業(yè)單位做好檔案的信息化管理工作。但是，目前我國在檔案管理中還存在著很多問題，導(dǎo)致信息化管理沒有辦法順利地進(jìn)行，所以，我們要找出其中所存在的問題，并且對此制定出相應(yīng)的解決措施，以此來使檔案管理的信息化建設(shè)可以順利地進(jìn)行。

【關(guān)鍵詞】新時(shí)期? 機(jī)關(guān)事業(yè)單位? 人事檔案管理? 信息化

一、加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性

事業(yè)單位人事檔案管理工作是依照國家法律法規(guī)所履行的社會管理職能，它具有一定的社會價(jià)值。我國公民的檔案大多數(shù)都交由事業(yè)單位相關(guān)人事檔案管理部門進(jìn)行保存和備案，以便在需要時(shí)可以更方便地找到檔案所在地。同時(shí)，事業(yè)單位對于人事檔案的管理也可以看作是對社會人力資源的整合。對于國家而言，人才戰(zhàn)略的實(shí)現(xiàn)是推動(dòng)國家發(fā)展的關(guān)鍵所在，事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理的過程也是對人力資源進(jìn)行整合的過程，可以幫助和其他單位為今后的人力資源管理提供一定的便捷，這樣一來就會大大提升整合人力資源的效率，幫助事業(yè)單位高效發(fā)展。

二、人事檔案信息化管理中所存在的問題

（一）管理方式落后、認(rèn)知不足

因?yàn)椴糠謾C(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案信息化建設(shè)方面的意識不強(qiáng)，因此導(dǎo)致其檔案管理工作過程中仍然是手工或者半手工的狀態(tài)，造成檔案管理工作的效率十分低。不僅僅是這樣，因?yàn)橐恍n案的記錄和整理是非常細(xì)膩的，而對其進(jìn)行手工操作就很容易發(fā)生錯(cuò)誤，并且這些錯(cuò)誤不容易被發(fā)現(xiàn)，即便是在日后被發(fā)現(xiàn)也很難對其進(jìn)行修復(fù)，這樣一來就導(dǎo)致了錯(cuò)誤的檔案信息被積壓，從而對正常的人事調(diào)動(dòng)和安排產(chǎn)生影響。除此之外，利用手工修改雖然可以挽回由于工作的失誤而導(dǎo)致的損失，但是在進(jìn)行修改的時(shí)候要花費(fèi)大量的時(shí)間，這樣就會對檔案管理的日常安排產(chǎn)生影響。在進(jìn)行檔案整理的過程中，手工整理還存在著一些問題，比如說會消耗大量的時(shí)間、工作量很大并且很繁瑣，還會使工作失誤的發(fā)生概率增加，然而一旦發(fā)生失誤就會給后續(xù)整理檔案的工作帶來麻煩，從而阻礙了機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人員調(diào)動(dòng)。

（二）信息化建設(shè)地區(qū)差異

人事檔案的信息化建設(shè)進(jìn)度之所以不盡相同，是因?yàn)槠涔ぷ鲉挝徊煌?，?shí)質(zhì)上就是省會城市或者經(jīng)濟(jì)水平高的城市在信息化建設(shè)的程度上遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于其他周邊地區(qū)，導(dǎo)致兩地之間沒有辦法進(jìn)行有效的溝通，對人事檔案的流動(dòng)和變遷產(chǎn)生阻礙，這幾種特點(diǎn)表現(xiàn)在硬件的設(shè)備上。在實(shí)際中，很多地區(qū)的人事檔案信息化管理都存在著很大的問題，其中包括硬件設(shè)備不齊全和設(shè)備落后等等，這樣一來就會對檔案信息化建設(shè)的推動(dòng)產(chǎn)生嚴(yán)重的影響。在很多事業(yè)機(jī)關(guān)單位中，都存在著硬件差異的問題，這樣不僅對人事檔案的工作規(guī)劃帶來限制，還會對崗位的變動(dòng)和人事變遷產(chǎn)生影響。

三、加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化管理策略

（一）完善人事檔案信息化建設(shè)制度

人事檔案進(jìn)行信息化建設(shè)與管理的制度與傳統(tǒng)人事檔案管理有較大不同，事業(yè)單位管理層要正視這一點(diǎn)，針對信息化檔案管理平臺的建設(shè)和運(yùn)維建立相應(yīng)的工作制度，對人事檔案的日常維護(hù)、關(guān)鍵事件添加管理、信息平臺運(yùn)維、數(shù)據(jù)交流共享等人事檔案信息化管理方面進(jìn)行統(tǒng)一要求，防止人事檔案在管理過程中因新運(yùn)營方式出現(xiàn)問題、影響檔案管理效率。在人事檔案信息化管理過程中，要落實(shí)管理制度，對數(shù)據(jù)進(jìn)行必要的保存和維護(hù)，防范不法分子入侵，降低資料泄露和丟失的可能性。

（二）提升信息化檔案管理系統(tǒng)水平

實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化建設(shè)，自然少不了相配套的信息化管理系統(tǒng)的支持。完善的信息化管理系統(tǒng)可以幫助從業(yè)人員快速整理和調(diào)取相關(guān)人事檔案信息，并能在最短的時(shí)間內(nèi)完成信息整合。首先，要完善系統(tǒng)的基礎(chǔ)性配置，全面完善相關(guān)系統(tǒng)的硬件和軟件，促進(jìn)電子信息化，同時(shí)規(guī)范化操作模式，全面實(shí)現(xiàn)模式整合化，最大限度地提升從業(yè)人員的工作質(zhì)量和效率。對于紙質(zhì)的人事檔案而言，也要盡快將其轉(zhuǎn)成電子版妥善保存。借助系統(tǒng)最終實(shí)現(xiàn)錄入、儲存、調(diào)取、查閱一體化。另外，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，要盡量減少紙質(zhì)檔案，可以通過電子掃描儀將紙質(zhì)檔案直接轉(zhuǎn)換成電子版，并放在信息管理庫中以便查閱。對于部分涉及個(gè)人隱私的信息應(yīng)當(dāng)加以權(quán)限設(shè)置，其他的內(nèi)容可以在不損害他人利益的前提下公開查閱。

（三）促進(jìn)檔案信息的資源共享

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的最終目標(biāo)是使人事檔案更好地服務(wù)于單位發(fā)展，因此，有效利用人事檔案至關(guān)重要。第一，事業(yè)單位應(yīng)建立信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)各部門互相連接、共享信息服務(wù)，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行數(shù)據(jù)共享。第二，建立一個(gè)全面的數(shù)據(jù)管理信息化服務(wù)網(wǎng)站，圍繞有效的綜合平臺，積極拓展人事檔案管理信息化網(wǎng)站建設(shè)，進(jìn)一步提高人事檔案信息化建設(shè)的服務(wù)水平。管理人員可以引入存儲大量數(shù)據(jù)的云計(jì)算，使用集中存儲，克服設(shè)備和平臺限制，有效提高數(shù)據(jù)資源利用效率。無論是硬件支持還是軟件支持，都需要根據(jù)單位的實(shí)際情況進(jìn)行相應(yīng)管理。因此，在構(gòu)建系統(tǒng)、開發(fā)和利用系統(tǒng)功能以及設(shè)置權(quán)限的過程中，工作人員必須遵循單位自身的實(shí)際情況，提高系統(tǒng)軟件操作之間的兼容性。

四、結(jié)語

目前，隨著我國事業(yè)單位改革進(jìn)程的推進(jìn)，事業(yè)單位人事檔案管理面臨著新的挑戰(zhàn)。人事信息快速增加，信息數(shù)據(jù)復(fù)雜程度前所未有，事業(yè)單位要想從容面對這些情況，必須進(jìn)行人事檔案管理信息化建設(shè)。各事業(yè)單位都要認(rèn)識到檔案信息化對于本單位的意義，注重提高管理人員的素質(zhì)，完善人事檔案信息化管理制度，不斷完善硬件設(shè)施，促進(jìn)檔案信息資源共享，做好人事檔案管理信息化的數(shù)據(jù)庫建設(shè)與安全防護(hù)，推進(jìn)本單位工作快速跟上時(shí)代發(fā)展的步伐。

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