陸鵬英

【摘要】行政文秘是政府機(jī)關(guān)、私人企業(yè)、事業(yè)單位等組織不可或缺的職位。本文圍繞行政文秘工作的重要性，結(jié)合實(shí)踐中存在的問(wèn)題，對(duì)如何提升行政文秘職業(yè)素養(yǎng)進(jìn)行了思考。

【關(guān)鍵詞】行政文秘;職業(yè)要求;職業(yè)素養(yǎng)

文秘是一個(gè)古老的職業(yè)，據(jù)說(shuō)起源于4000多年前的夏朝。從記事記言、撰寫(xiě)公文，到出謀劃策的軍師，文秘隨著管理組織和文字的發(fā)展而發(fā)展，但其工作的基本性質(zhì)，即輔助性、服務(wù)性、事務(wù)性始終不變。隨著現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，文秘職業(yè)劃分越來(lái)越細(xì)，其中行政文秘就是一支龐大而且重要的分支。行政文秘具有上傳下達(dá)、下情上報(bào)的職能，是保證單位高效運(yùn)行，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和基層之間溝通的重要樞紐崗位，是一項(xiàng)綜合性很強(qiáng)的工作。在這個(gè)背景下，培養(yǎng)行政文秘人員的職業(yè)能力有著非常重要的意義。

一、行政文秘工作的重要性

行政文秘是各單位組織日常工作的重要組成部分，是實(shí)現(xiàn)單位職能的重要手段，又是承上啟下、聯(lián)系內(nèi)外、溝通左右的紐帶，因此，行政文秘的角色作用重大：第一，溝通和協(xié)調(diào)作用。行政文秘工作是單位和企業(yè)的重要樞紐，具有上傳下達(dá)、下情上報(bào)的職能，如領(lǐng)導(dǎo)的決策指令要通過(guò)辦公室傳達(dá)下去;下級(jí)的請(qǐng)示、報(bào)告，工作中的情況、動(dòng)態(tài)以及經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，要經(jīng)過(guò)辦公室反映到領(lǐng)導(dǎo)手中;內(nèi)部的計(jì)劃、部署要經(jīng)過(guò)辦公室傳達(dá)到執(zhí)行部門(mén)。第二，日常事務(wù)管理作用。行政文秘人員要做好文件、信函的日常管理工作，做好各項(xiàng)報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)、參考資料等信息的篩選和處理，領(lǐng)導(dǎo)社會(huì)活動(dòng)的安排，以保證工作有序開(kāi)展。第三，參謀輔助作用。行政文秘工作不僅僅是服務(wù)于各項(xiàng)事務(wù)和撰擬文章，同時(shí)需要為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參謀服務(wù)，比如根據(jù)會(huì)議內(nèi)容草擬出決策文件，通過(guò)書(shū)面形式表達(dá)領(lǐng)導(dǎo)決策內(nèi)容等，各項(xiàng)事務(wù)的處理能結(jié)合工作實(shí)際和政策背景，細(xì)化具體內(nèi)容，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供科學(xué)合理、專(zhuān)業(yè)的參謀服務(wù)，保證相關(guān)決策順利實(shí)施。

二、行政文秘工作中存在的問(wèn)題

經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，對(duì)行政文秘工作提出了更高要求。分析當(dāng)前行政文秘隊(duì)伍存在的問(wèn)題，有助于行政文秘工作更好發(fā)展，以適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)管理的需求。

（一）思想水平和政策水平跟不上時(shí)代發(fā)展。部分行政文秘人員對(duì)黨的路線方針和政策了解不夠深入，對(duì)本地情況掌握不夠全面，導(dǎo)致上下情況難以有效結(jié)合。由于相關(guān)政策和法規(guī)知識(shí)掌握和理解不足，向領(lǐng)導(dǎo)草擬的意見(jiàn)和方案缺乏科學(xué)性，操作性不足，處理下級(jí)報(bào)告和請(qǐng)示的處理時(shí)把握不準(zhǔn)，影響了各方面工作的開(kāi)展。

（二）文秘工作專(zhuān)業(yè)化和職業(yè)化水平較低。我國(guó)行政文秘人員教育存在滯后性。在實(shí)際的工作中，不少文秘人員缺少系統(tǒng)的培養(yǎng)，工作方式和經(jīng)驗(yàn)只能靠自行摸索。不少行業(yè)缺少專(zhuān)業(yè)文秘人員，由其他崗位人員擔(dān)任，導(dǎo)致文秘工作專(zhuān)業(yè)化水平較低。不少行政文秘人員學(xué)習(xí)和培訓(xùn)機(jī)會(huì)比較少，知識(shí)更新速度相對(duì)滯后，綜合素質(zhì)得不到有效提高，必然會(huì)影響到文秘工作的開(kāi)展。

（三）行政文秘職能難以有效發(fā)揮。行政文秘日常工作涉及的內(nèi)容較多、較雜，不少人認(rèn)為行政文秘就是打雜，按照領(lǐng)導(dǎo)意思開(kāi)展工作，在這種非常片面的認(rèn)識(shí)影響下，不少行政文秘人員缺乏工作積極性，沒(méi)有落實(shí)承上啟下和橫向聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)的職能，沒(méi)有真實(shí)發(fā)揮行政文秘職能作用。

三、行政文秘工作中職業(yè)素養(yǎng)培養(yǎng)

（一）加強(qiáng)思想政治素養(yǎng)培養(yǎng)。一是培養(yǎng)政治意識(shí)，行政文秘人員只有具有一定高度的思想政治素質(zhì)，了解國(guó)家各項(xiàng)政策的動(dòng)態(tài)變化，并主動(dòng)結(jié)合崗位實(shí)踐予以研究，才能更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參謀服務(wù)。二是培養(yǎng)大局意識(shí)，行政文秘人員必須要善于站在大局的高度認(rèn)識(shí)問(wèn)題、分析問(wèn)題，提出解決問(wèn)題的方案，并堅(jiān)持在大局下行動(dòng)，才能真正發(fā)揮聯(lián)系內(nèi)外、溝通左右的紐帶作用。三是培養(yǎng)責(zé)任擔(dān)當(dāng)，行政文秘日常事務(wù)繁雜、任務(wù)較重，必須具有強(qiáng)烈的責(zé)任感，認(rèn)真對(duì)待辦文、辦會(huì)等每項(xiàng)工作，才能確保單位工作有條不紊地開(kāi)展。

（二）加強(qiáng)職業(yè)道德素養(yǎng)培養(yǎng)。職業(yè)道德素養(yǎng)是在職業(yè)活動(dòng)中形成的一種行為規(guī)范。文秘人員必須具備良好的職業(yè)道德素質(zhì)才能保證各項(xiàng)文秘工作高效開(kāi)展。行政文秘人員在職業(yè)道德方面，需要具備遵紀(jì)守法、廉潔奉公、謙虛謹(jǐn)慎、辦事公道、兢兢業(yè)業(yè)、任勞任怨等道德素養(yǎng)。遵紀(jì)守法、廉潔奉公是文秘人員應(yīng)當(dāng)具備的思想道德品質(zhì)和行為準(zhǔn)則。它要求行政文秘人員在工作中要堅(jiān)持原則，不能利用職務(wù)之便或假借領(lǐng)導(dǎo)名義以權(quán)謀私，不為名利所動(dòng)，自覺(jué)抵制和反對(duì)不正之風(fēng)。謙虛謹(jǐn)慎、辦事公道是文秘人員應(yīng)當(dāng)具有的美德。處事要謙虛謹(jǐn)慎，行政文秘人員不能認(rèn)為在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，是領(lǐng)導(dǎo)身邊的人而自命不凡、自以為是，要平等地同各職能部門(mén)商量工作并虛心聽(tīng)取他人的意見(jiàn)，要善于協(xié)調(diào)矛盾，搞好合作，樹(shù)立踏實(shí)做人做事的態(tài)度。除此之外，由于工作的原因，行政文秘人員需要接觸各種各樣的人，不同的人有著不同的行為方式，文秘人員應(yīng)當(dāng)具有包容的心態(tài)，包容各種行為。辦事要公道正派，行政文秘人員要以本單位集體利益為重，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)同事都要一視同仁、平等相待，不能因人而異，親疏有別，更不能辦事情見(jiàn)風(fēng)使舵。兢兢業(yè)業(yè)、任勞任怨，行政文秘人員要圍繞領(lǐng)導(dǎo)的工作來(lái)展開(kāi)活動(dòng)，幫助領(lǐng)導(dǎo)撰寫(xiě)公文、下達(dá)命令、執(zhí)行監(jiān)督并做好領(lǐng)導(dǎo)日常工作行程的安排、會(huì)議安排等，要求招之即來(lái)，來(lái)之能干。這樣的工作性質(zhì)，決定了任勞任怨是行政文秘人員的必備素質(zhì)，要有著吃苦耐勞、不計(jì)個(gè)人得失、無(wú)私奉獻(xiàn)的精神。

（三）加強(qiáng)知識(shí)素養(yǎng)培養(yǎng)。文秘工作涉及面廣泛，具體工作中任務(wù)比較多，單一的知識(shí)結(jié)構(gòu)難以保證（下轉(zhuǎn)第75頁(yè)）

（上接第71頁(yè)）各項(xiàng)工作高素質(zhì)開(kāi)展。行政文秘人員除需具備文秘專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)外，還需要根據(jù)單位實(shí)際情況，掌握更多管理學(xué)知識(shí)、業(yè)務(wù)知識(shí)等各種輔助知識(shí)，才能在工作中做到無(wú)縫銜接。同時(shí)，在知識(shí)更新日新月異的現(xiàn)代社會(huì)，還要求行政文秘人員具有終身學(xué)習(xí)意識(shí)，不斷更新現(xiàn)有知識(shí)，跟上時(shí)代節(jié)奏。另外，行政文秘人員需要與不同專(zhuān)業(yè)背景和工作經(jīng)歷的各部門(mén)同事溝通聯(lián)系，具有學(xué)習(xí)他人長(zhǎng)處、彌補(bǔ)自身不足的能力，這對(duì)行政文秘人員來(lái)說(shuō)也很重要。

（四）加強(qiáng)文秘能力素養(yǎng)培養(yǎng)。文秘人員職業(yè)素養(yǎng)可以分為知識(shí)素養(yǎng)和能力素養(yǎng)兩個(gè)部分，知識(shí)結(jié)構(gòu)具有非常強(qiáng)的指導(dǎo)性，能力結(jié)構(gòu)具有立體性，注重實(shí)踐活動(dòng)。文秘人員在能力素養(yǎng)方面，需要具備一定的溝通協(xié)調(diào)能力、創(chuàng)新能力、應(yīng)變能力。溝通協(xié)調(diào)能力方面，工作中，單位的內(nèi)部和外部時(shí)常會(huì)遇到一些矛盾，行政文秘需要做好相應(yīng)的協(xié)調(diào)工作，緩解各個(gè)部門(mén)和人員之間的矛盾，為單位營(yíng)造良好的工作氛圍。創(chuàng)新能力方面，行政文秘人員不僅僅需要思想上的創(chuàng)新，還需要注重自身能力創(chuàng)新，需要從領(lǐng)導(dǎo)、員工以及客戶等多個(gè)角度思考問(wèn)題，每件事需要從多個(gè)方面思考，打破固定思維的限制，提出新的觀點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)新的問(wèn)題，采取新的解決方式，促進(jìn)各項(xiàng)工作有效開(kāi)展。應(yīng)變能力方面。面對(duì)突發(fā)情況時(shí)，行政文秘需要具備一定的隨機(jī)應(yīng)變能力，保持沉著冷靜，快速做出正確的判斷，才能妥善解決突發(fā)問(wèn)題。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和進(jìn)步，政府機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、私人企業(yè)等都對(duì)行政文秘提出更高的要求，注重行政文秘人員思想和能力的提高，借助多樣化的學(xué)習(xí)方式，提高行政文秘人員的職業(yè)能力，適應(yīng)社會(huì)環(huán)境的發(fā)展和變化。作為行政文秘人員需要不斷努力，加強(qiáng)自身職業(yè)能力培養(yǎng)，成為優(yōu)秀的行政文秘，發(fā)揮自己的價(jià)值和作用，為企業(yè)發(fā)展作出自己的貢獻(xiàn)。

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