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淺談行政事業(yè)單位內部控制管理

2019-09-18 01:40岳瑞萍
行政事業(yè)資產與財務 2019年15期
關鍵詞:行政事業(yè)單位內部控制策略

岳瑞萍

摘 要:本文通過分析我國行政事業(yè)單位內部控制管理目前所存在的問題,希望能夠探索出適合行政事業(yè)單位構建更加完善的內部控制體系、提高內部控制管理水平的策略,為更好地服務社會大眾。

關鍵詞:行政事業(yè)單位;內部控制;策略

為了更好地貫徹和落實國家政策方針、提高社會公共服務質量,行政事業(yè)單位內部控制問題成為國家和社會關注的重點。行政事業(yè)單位作為非營利性的社會組織,在內部控制管理方面還存在著一些不足之處,導致預算管理水平低下、財政資金使用效率不高。隨著新時期改革的不斷深入,完善行政事業(yè)單位內部控制管理已成為改革工作順利推行的必由之路。

一、 行政事業(yè)單位內部控制概述

內部控制主要是指組織在遵守各種法律法規(guī)制度的前提下,用來提升經營效率、保障資產安全、實現組織目標所使用的一系列方法和程序。區(qū)別于一般企業(yè),行政事業(yè)單位的內部控制與營利性企業(yè)的內部控制存在著較大的差異,行政事業(yè)單位內部控制是通過制定一系列的管理制度、標準化的實施措施及執(zhí)行程序,對單位的經濟活動所產生的相關風險進行防范和管控,以實現單位控制目標的過程。實施好內部控制對提高行政事業(yè)單位管理水平,提升公共服務的質量和效率,規(guī)范公共權力的運行,建設服務型政府都具有重要意義。

基于我國行政事業(yè)單位的職能特點,其進行內部控制管理的目標在于確保單位的經濟活動合乎法律法規(guī)、財務信息真實可信,提高社會公共服務效率和效果,保證財政資金、資產和公共資源安全性和使用的有效性,加強對權力運行的制約和監(jiān)督,以防范腐敗和舞弊現象的發(fā)生。

行政事業(yè)單位在進行內部控制管理時應該遵循以下原則:首先,行政事業(yè)單位內部控制管理的范圍是針對單位經濟活動的全面控制,覆蓋到經濟活動的所有決策、實施以及事后監(jiān)督的全過程。其次,在此過程中所投入的相關的人力物力的重點在于重點業(yè)務和風險更高的領域,以盡可能小的成本獲得更有效的內部控制。此外,在進行設計和管控的過程中要注意結合行政事業(yè)單位目前的現實情況,平衡多個方面的工作,形成自我監(jiān)督與制衡。

二、 行政事業(yè)單位內部控制要素特征

一般來說內部控制包含五大要素,其中涉及內容較多的首先為控制環(huán)境,包括組織經營的理念和風格、組織的價值觀、組織結構構成,以及相關的人力資源政策等等,形成了組織進行內部控制的環(huán)境。其次為風險評估,組織進行內部控制首先要對組織內存在的風險進行有效識別和評估,分析風險形成的因素,才能采取適當的措施對風險進行控制,使得組織的相關業(yè)務活動能夠正常有序地進行。然后是控制活動,根據風險評估的結果,為了使組織的目標能夠按計劃進行,管理層需要制定一系列的政策和制度保證所有的業(yè)務能夠順利執(zhí)行。在所有的環(huán)節(jié)在進行中時,還需要其進行監(jiān)督,通過監(jiān)督能夠幫助管理人員識別組織在內部控制中的不足之處,針對不同的情況采取相應的措施,衡量組織的內部控制是否真正發(fā)揮了其應有的作用。以上幾個要素都離不開信息溝通,作為內部控制的重要因素之一,在內部控制的過程中需要有效的交流和溝通,才能使組織內的人員了解內部控制的要求、執(zhí)行過程以及結果,使得內部控制可以有效開展。

行政事業(yè)單位內部控制與一般企業(yè)存在著較大的差異,其內部控制要素從以下幾個方面來說獨有的特點。

首先,從控制環(huán)境來說,部分行政事業(yè)單位沿用以前的管理模式,管理流程不夠規(guī)范,人員參與內控建設的積極性不高,還沒有形成人人參與內控的良好氛圍。

其次,從控制目標來說,一般企業(yè)的控制目標在于降低成本,為市場提供優(yōu)質的產品和服務,以期獲得盡可能多的利潤,而行政事業(yè)單位的目標主要是在于為社會提供公共服務,這種目標不是以營利為目的,也無須考慮到市場競爭的激烈程度,只需要最大限度滿足社會大眾的公共服務需求即可。

再次,從控制制度的設計來說,基于行政事業(yè)單位非營利性的特點,其更注重對于社會資產的安全性以及資源使用的合法性,行政事業(yè)單位在進行控制制度設計時收付實現制作為基礎,更注重預算管理內部控制中的作用,通過預算管理以及制定的相關的資金管控制度的執(zhí)行,實現行政事業(yè)單位進行資金管控、保護資產安全的目的。

最后,從受到法律約束的嚴格程度來看,一般企業(yè)與行政事業(yè)單位的內部控制均受到法律法規(guī)的約束,但是相比起來,行政事業(yè)單位所受到的約束更加嚴格。企業(yè)在內部的責任權利劃分上,主要是受到企業(yè)的經濟利益約束,而行政事業(yè)單位無論是內部的權責分配還是外部的經營業(yè)務,都會有嚴格的相關法律法規(guī)對其進行規(guī)范和約束。

三、 行政事業(yè)單位加強內部控制的策略

目前,部分行政事業(yè)單位內部控制管理水平普遍不高,可以發(fā)現在進行內部控制過程中,部分單位內部控制意識不強,單位內部控制組織架構設置并不合理,內控相關制度體系不合理,相關工作人員并沒有對內部控制引起重視,再加上內外部監(jiān)督不到位,使得單位運行存在各種風險。針對目前行政事業(yè)單位內部控制管理存在的問題,主要從以下幾個方面提出相應的策略。

1.改善內部控制環(huán)境

首先,單位的負責人要明確內部控制的重要性,明確自身在控制管理中的責任,認真監(jiān)督單位在各個環(huán)節(jié)內部控制的實施情況,并引導單位其他人員學習和使用內部控制管理相關制度和程序,形成組織內部全面的內部控制管理文化。

其次,根據內部控制管理的要求對單位組織架構進行調整和完善,對于不同的崗位合理劃分職責和權利,從組織結構設置上形成崗位之間的相互制約的機制,還可以設置專門的內部監(jiān)督部門,對企業(yè)的內部控制管理出具獨立的意見。

最后,在人力資源政策方面,對引入的每一個人才進行全方位考察,尤其是職業(yè)道德方面,對于人員的晉升要形成完善的職業(yè)發(fā)展通道,根據人員自身的素質和績效對員工進行科學的考核,注重對員工知識、技能等各方面素質的培養(yǎng)。

2.建立風險評估體系

風險評估是單位進行內部控制的依據,對于行政事業(yè)單位來說,其管理者和執(zhí)行者首先要形成風險意識,如果缺乏風險意識,那么對于內部控制過程中出現的缺陷和漏洞會阻礙單位業(yè)務的正常進行,或者嚴重偏離單位運營的目標。

單位可以建立專門的風險評估小組,由熟悉單位情況且具備風險評估專業(yè)技能的人組成,對產生的風險進行識別和評估。經過對風險的分析,找出風險產生的原因,包括組織決策不合理、預算執(zhí)行不到位、信息溝通不順暢等等,組織有關人員對企業(yè)的各項業(yè)務或流程制度進行完善或改進,幫助行政事業(yè)單位降低內部控制風險。

3.構建內部控制體系

構建內部控制體系首先需要建立完善的內部控制制度,對于可能存在的各項風險編制專門的內部控制辦法,并制定具體的內部控制操作流程,對于內部控制的具體的要求、原則以及過程進行明晰,明確各個崗位以及環(huán)節(jié)的責任與權限,進行合理的分工。

對于內部控制的執(zhí)行情況,內控領導小組要進行定期審查,各部門要定期對內部控制情況進行報告,使得單位管理者能夠了解單位整體內部控制管理落實的情況,對于表現良好的部門或個人進行表揚,對于出現的一些內控風險要追究相關人的責任,并針對此找到合適的整改措施。完善單位資產管理辦法,配置相關責任人,定期進行盤點。此外,要加強預算控制管理,從預算的編制、審批、執(zhí)行和評價等各個環(huán)節(jié)進行控制。

4.加大資金支出控制力度

行政事業(yè)單位應結合自身特點,建立并加強對資金支出的控制力度。行政事業(yè)單位作為非營利性公共服務機構,其財務狀況是否健康、資金能否使用到位,直接關系到是否能充分發(fā)揮其服務社會的職能,所以行政事業(yè)單位應進一步加強資金管理以及支出控制力度。

其一,嚴格控制各類款項支出,如采購費用、項目支出等。在資金使用的過程中應嚴格遵守財務規(guī)章制度,加強資金使用的審核及統計,并強化全面預算管理,使得每一筆錢都花在實處。

其二,加強行政事業(yè)單位的內部財務審計工作,審計工作不僅能有效提高行政事業(yè)單位的工作效率,也能進一步保護單位財產安全及審查財務信息是否真實可靠。將審計工作與行政事業(yè)單位日常管理有效結合在一起,對各項財務信息建立明確的審計標準,及時跟蹤、監(jiān)督、統計、反饋,形成審計工作能有效維護行政事業(yè)單位資金良好使用、運轉的局面。

5.建立全面監(jiān)督機制

全面的內外部監(jiān)督是行政事業(yè)單位內部控制管理有效性的保證。從內部監(jiān)督來看,行政事業(yè)單位可以建立內部控制監(jiān)督小組,對單位所有管理及業(yè)務環(huán)節(jié)進行監(jiān)督,對不同環(huán)節(jié)設置相關責任人,將內部控制落實的情況納入個人績效考核指標,與個人的獎勵、晉升或者懲處直接掛鉤。

從外部監(jiān)督來看,行政事業(yè)單位要自覺接受來自外部的各個機構、社會團體以及廣大人民群眾的監(jiān)督,加強單位網站的信息化建設,及時發(fā)布單位有關信息,對于其提出的質詢和意見要及時進行回應和處理,對于查處后發(fā)現不合理、不規(guī)范的地方進行整改,使得單位的內部控制可以接收到全方位的監(jiān)督。

四、結語

在意識到內部控制管理的重要性之后,針對行政事業(yè)單位內部控制存在的一系列問題,希望通過建立完善的內部控制環(huán)境、風險評估機制、內部控制制度、信息溝通渠道以及全面的監(jiān)督體系之后,能夠幫助行政事業(yè)單位擁有高質量的內部控制管理水平,為居民提供更優(yōu)質的社會公共服務。

參考文獻

1.王娟.新形勢下加強行政事業(yè)單位內控管理的必要性與對策分析.中國國際財經(中英文),2018(9).

2.薛秀芳. 對行政事業(yè)單位內部控制評價工作影響因素與實踐探討.財會學習,2018(6).

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