王軍

摘 要：在所有企業(yè)中，辦公室的行政事務(wù)管理工作有著非常重要的作用。他們主要進(jìn)行處理行政辦公室內(nèi)的日常工作以及整個(gè)公司的行政策劃及落實(shí)管理的工作，并協(xié)助公司負(fù)責(zé)人做好各部門的協(xié)調(diào)工作，編寫公司規(guī)章制度，在整個(gè)公司內(nèi)部形成一個(gè)完整的職能網(wǎng)絡(luò)鏈貫穿于公司的每個(gè)部門，在保證公司政策傳達(dá)落實(shí)的同時(shí)與各部門做好溝通，保證公司的精神與各項(xiàng)規(guī)章制度能夠及時(shí)有效的傳達(dá)到公司各個(gè)部門，為了保障企業(yè)的整體運(yùn)營(yíng)和各部門的對(duì)公司規(guī)定和政策的窒息規(guī)律，也為了公司可以在一個(gè)又只有的良好氛圍中得到更好的發(fā)展，就需要不斷完善辦公室行政管理部門。

關(guān)鍵詞：職能網(wǎng)絡(luò)鏈；行政事務(wù)；管理；認(rèn)識(shí)

辦公室行政人員的工作在整個(gè)公司機(jī)構(gòu)中起著承上啟下的重要作用，是組織連接公司內(nèi)部整體的協(xié)調(diào)工作和對(duì)外銜接宣傳的特殊部門。一個(gè)完整的公司形態(tài)離不開行政辦的協(xié)助。在日常工作中，行政辦工作人員要擬定、執(zhí)行公司的行政文件，下達(dá)公司的政策和發(fā)展方針，需要處理各分、子公司以及部室招、投標(biāo)文件的審核并向公司總負(fù)責(zé)人任傳達(dá)請(qǐng)示；負(fù)責(zé)公司內(nèi)部所有部門的日常辦公用品、辦公設(shè)備以及其他消耗品的申請(qǐng)和發(fā)放工作，除此之外也要對(duì)公司資產(chǎn)進(jìn)行管理與維修。對(duì)于一個(gè)部門來(lái)說(shuō)這是一項(xiàng)重要而又繁瑣的工作，但是對(duì)整個(gè)公司的生產(chǎn)效率和發(fā)展來(lái)說(shuō)是非常重要的，是不可或缺的。

一、辦公室行政事務(wù)管理工作的主要特征

在各大企業(yè)實(shí)際辦公實(shí)踐中，辦公室行政管理工作需要有較強(qiáng)的應(yīng)變能力，職責(zé)范圍也比較廣泛，主要表現(xiàn)在服務(wù)性、雜亂性和困難性特點(diǎn)等方面。

（一）服務(wù)性特點(diǎn)：辦公室行政管理崗位主要是服務(wù)性質(zhì)的工作，具有比較基礎(chǔ)的服務(wù)工作，如服務(wù)企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)，企業(yè)的高管甚至于公司的每一個(gè)部門都要服務(wù)，所以辦公室行政管理工作具有服務(wù)性的特點(diǎn)。這份工作對(duì)他們來(lái)說(shuō)，他們每天都需要跑遍公司的各個(gè)層級(jí)和部門，處理的事情比較多，也比較繁瑣，協(xié)調(diào)好每個(gè)部門之間的聯(lián)系，并處理之間的問(wèn)題，為整個(gè)公司的正常運(yùn)營(yíng)而做著不可磨滅的貢獻(xiàn)，提升了企業(yè)的綜合工作效率。

（二）雜亂性特點(diǎn)：行政管理工作本身就具有工作量大，工作種類繁雜的特點(diǎn)，在日常繁瑣的工裝狀態(tài)中，想要把公司的政策更好的貫徹執(zhí)行到每個(gè)部門，不僅要制定和下達(dá)各項(xiàng)規(guī)章制度，并且要處理公司各部門的訴求及其他問(wèn)題，并傳達(dá)給公司負(fù)責(zé)人?？梢哉f(shuō)工作任務(wù)比較重。在這情況下想要提高辦公室行政人員的整體素質(zhì)就要培養(yǎng)其業(yè)務(wù)素質(zhì)和心理素質(zhì)，并吸收專業(yè)能力較高的外部人才進(jìn)來(lái)以提高辦公室的整體素質(zhì)水平，使日常的行政工作能夠有條不紊的進(jìn)行下去，為公司各部門更好的開展工作。

（三）困難性特點(diǎn)：辦公室行政管理崗位工作困難，任務(wù)多，涉及各個(gè)部門各個(gè)領(lǐng)域，所以辦公室行政管理工作有著困難性的特點(diǎn)。工作千頭萬(wàn)緒，如果遺漏或做錯(cuò)任何一項(xiàng)工作，都會(huì)造成全局的工作動(dòng)蕩。

（四）職責(zé)范圍廣泛：辦公室行政崗位是整個(gè)企業(yè)的中心，工作綜合性強(qiáng)，需要天文地理，雞毛蒜皮都了解一些，所以辦公室行政管理工作職責(zé)范圍廣泛。辦公室內(nèi)的行政人員組織安排公司的各種會(huì)議，做好會(huì)議室的預(yù)定和清潔工作，并且要將會(huì)議內(nèi)容整理編向公司領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示簽字，并把會(huì)議內(nèi)容向各分公司、部室進(jìn)行傳，甚至于購(gòu)發(fā)辦公室用品的基礎(chǔ)性工作都是辦公室行政的工作內(nèi)容。企業(yè)辦公室行政管理工作職責(zé)范圍廣泛，為了不影響企業(yè)的工作效率，辦公室行政人員任何細(xì)節(jié)都不能疏忽。

（五）較強(qiáng)的應(yīng)變能力：企業(yè)辦公室行政管理工作時(shí)間緊迫，工作內(nèi)容繁瑣，甚至有很多突發(fā)的工作任務(wù)，所以要求辦公室行政管理人員要有較強(qiáng)的應(yīng)變能力。在工作內(nèi)容較多或工作內(nèi)容較困難的時(shí)候，為了增強(qiáng)工作效率，工作人員要善于合理安排工作內(nèi)容，分清主次，有條理、有建設(shè)性的開展本職工作。

二、如何完善、提高辦公室行政事務(wù)的工作質(zhì)量

（一）提高辦公室工作人員的整體素質(zhì)

辦公室性質(zhì)人員直屬公司負(fù)責(zé)人并作為公司的行政鏈機(jī)構(gòu)貫穿于整個(gè)公司。其特殊性和重要性是有目共睹的。辦公室行政人員的整體素質(zhì)直接決定著公司的發(fā)展和生產(chǎn)效率。公司在注重效益的同時(shí)要注重員工素質(zhì)的培養(yǎng)，在日常的工作中以老員工帶動(dòng)新員工的工作方法來(lái)提高新員工的工作經(jīng)驗(yàn)。除此之外對(duì)行政辦公室人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，以提高員工的專業(yè)素質(zhì)和工作效率，提升員工的工作態(tài)度，使其更好的為公司的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

（一）提高辦公室工作人員的工作積極性

繁雜且高強(qiáng)度工作量長(zhǎng)期下來(lái)會(huì)打消一部分工作人員的積極性，要想使全體員工把精力更好的投入到工作中去，就要制定一定的獎(jiǎng)賞制度來(lái)帶動(dòng)員工整體積極性，合理優(yōu)化各個(gè)崗位的等級(jí)制度，及時(shí)調(diào)整工作人員的等級(jí)，激發(fā)他們最大的工作潛能。

公司領(lǐng)導(dǎo)和全體員工要充分認(rèn)識(shí)行政管理工作的重要地位。作為辦公室行政管理人員，其工作水平影響著整個(gè)企業(yè)的形象和發(fā)展必須認(rèn)清形勢(shì)，作為直接服務(wù)企業(yè)、服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的辦事機(jī)構(gòu)，要充分認(rèn)清自己的重要地位。所以要把握大局，要有責(zé)任感和使命感，切實(shí)履行自己的工作職能，積極參加公司組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并且在日常工作中加強(qiáng)自身的工作意識(shí)，積極進(jìn)取，從工作不斷的汲取經(jīng)驗(yàn)，完善自己的業(yè)務(wù)技能，力求自身工作素質(zhì)得到整體的發(fā)展和提升。

結(jié)語(yǔ)：

綜上所述，辦公室行政崗位是企業(yè)不可或缺的組成部分。企業(yè)是通過(guò)行政管理崗位把企業(yè)的各個(gè)環(huán)節(jié)，各個(gè)部門和各個(gè)層級(jí)有序健康的聯(lián)合在一起，通過(guò)行政管理手段組織企業(yè)正常運(yùn)營(yíng)，來(lái)保證企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展。所以，企業(yè)要重視辦公室行政管理人員，加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，重點(diǎn)培養(yǎng)，激發(fā)每個(gè)管理人員的最大潛能。辦公室行政管理人員要意識(shí)到自己的崗位對(duì)于公司的重要性，要有全面樹立整體意識(shí)與責(zé)任感，在日常工作中要時(shí)刻以公司大局出發(fā)，不斷地汲取工作經(jīng)驗(yàn)，學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)，提高專業(yè)水平，增強(qiáng)工作效率，企業(yè)才能健康可持續(xù)發(fā)展。

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