董鵬志 李勇 李志宏 陳維紅 吳巧生 張愛平

摘 要 目的：為促進(jìn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)藥品采購工作中“兩票制”的管理實(shí)施提供參考。方法：通過在SPD（Supply processing distribution）系統(tǒng)的相關(guān)模塊中增加藥品采購訂單“兩票制”確認(rèn)、查詢、統(tǒng)計(jì)等功能，以實(shí)現(xiàn)采用信息化手段對“兩票制”資料的管理工作；通過分析2017 年8月-2018 年6月山西大醫(yī)院（簡稱我院）“兩票制”相關(guān)數(shù)據(jù)，描述SPD系統(tǒng)應(yīng)用后對我院藥品采購“兩票制”工作的影響，從提高工作效率、準(zhǔn)確率、節(jié)約資源等方面評價(jià)SPD系統(tǒng)的應(yīng)用效果。結(jié)果：我院將SPD系統(tǒng)用于“兩票制”管理工作后，實(shí)現(xiàn)了發(fā)票的信息化管理，核對“兩票制”資料的時(shí)間由原來的1.5 min/張縮短至0.1 min/張，資料準(zhǔn)確率由原來的95%提高至100%，每年可節(jié)約紙張約4萬張。結(jié)論：我院在藥品采購“兩票制”工作中應(yīng)用SPD系統(tǒng)后提高了工作效率，降低了勞動成本，減少了資源浪費(fèi)，有效提高了管理水平。

關(guān)鍵詞 SPD系統(tǒng)；藥品采購；“兩票制”；信息化管理

Improvement Effects of SPD System on the Implementation of “Two-invoice System”in Drug Procurement in Our Hospital

DONG Pengzhi1，2，LI Yong2，LI Zhihong2，CHEN Weihong2，WU Qiaosheng2，ZHANG Aiping1（1.School of Pharmacy， Shanxi Medical University， Taiyuan 030001， China；2.Dept. of Pharmacy， Shanxi Dayi Hospital， Taiyuan 030032， China）

ABSTRACT OBJECTIVE： To provide reference for promoting the implementation of “two-invoice system” for drug purchase in medical institutions. METHODS： The function of confirmation， enquiry， statistics for “two-invoice system” of drug purchase order were added into relevant module of SPD （supply processing distribution） system to realize the management of “two-invoice system” data by means of information technology. By analyzing the data of the “two-invoice system” of Shanxi dayi hospital （our hospital） from Aug. 2017 to Jun. 2018， the effects of SPD system on “two-invoice system” of drug purchase in our hospital were introduced after the application of SPD system. The effects of SPD system were evaluated in respects of work efficiency， accuracy rate and resource saving， etc. RESULTS： SPD system was used for the management of “two-invoice system” to realize the information management of invoices. The time for checking “two-invoice system” information was shortened from 1.5 min/sheet to 0.1 min/sheet； the accuracy rate was increased from 95% to 100%， and about 40 000 sheets of paper were saved each year. CONCLUSIONS： The application of SPD system in “two-invoice system” of drug purchase can improve the work efficiency， reduce the labor cost and reduce the waste of resources， it effectively improves the level of management in our hospital.

KEYWORDS SPD system； Drug purchase； “Two-invoice system”； Information management

“兩票制”主要是指藥品在流通使用過程中，藥品生產(chǎn)企業(yè)到流通企業(yè)開一次發(fā)票，流通企業(yè)到醫(yī)療機(jī)構(gòu)開一次發(fā)票[1]的一種管理方式的簡稱。2017年1月11日，在國務(wù)院醫(yī)改辦等八部委發(fā)布的國醫(yī)改辦發(fā)〔2016〕4號文件《關(guān)于在公立醫(yī)療機(jī)構(gòu)藥品采購中推行“兩票制”的實(shí)施意見（試行）》中指出[1]：公立醫(yī)療機(jī)構(gòu)在藥品驗(yàn)收入庫時(shí)，必須驗(yàn)明票、貨、賬三者一致方可入庫、使用，不僅要向配送藥品的流通企業(yè)索要、驗(yàn)證發(fā)票，還應(yīng)當(dāng)要求該流通企業(yè)出具加蓋本企業(yè)的“兩票制”證明專用章的、由生產(chǎn)企業(yè)提供的進(jìn)貨發(fā)票復(fù)印件，兩張發(fā)票的藥品流通企業(yè)名稱、藥品批號等相關(guān)內(nèi)容互相印證，且作為公立醫(yī)療機(jī)構(gòu)支付藥品貨款憑證，納入財(cái)務(wù)檔案管理。鼓勵有條件的企業(yè)使用電子發(fā)票，通過信息化手段驗(yàn)證“兩票制”。

自2017 年5 月山西省衛(wèi)生和計(jì)劃生育委員會發(fā)布《山西省推行公立醫(yī)療機(jī)構(gòu)藥品采購“兩票制”實(shí)施方案（試行）》文件[2]起，山西省醫(yī)療機(jī)構(gòu)開始實(shí)施“兩票制”管理工作。但經(jīng)過1年多的實(shí)行，據(jù)筆者初步調(diào)查，山西省大多數(shù)醫(yī)療機(jī)構(gòu)“兩票制”的管理模式仍比較單一，普遍采取打印紙質(zhì)發(fā)票的模式。該模式工作效率低，浪費(fèi)人力物力資源，使用大量紙張而致資源浪費(fèi)。

SPD（Supply processing distribution）系統(tǒng)是一種第三方物流系統(tǒng)，可與醫(yī)院信息系統(tǒng)（Hospital information system，HIS）以及多個(gè)供應(yīng)商的ERP （Enterprise resource planning）供貨系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無縫對接，對接后可用于對醫(yī)院藥品的統(tǒng)一管理，提高工作效率[3-7]。因此，在“兩票制”工作中，SPD系統(tǒng)可作為橋梁，將供應(yīng)商與醫(yī)療機(jī)構(gòu)的信息系統(tǒng)進(jìn)行連接，通過在SPD系統(tǒng)增加藥品采購入庫“兩票制”確認(rèn)、查詢、統(tǒng)計(jì)等功能模塊，即通過信息化手段可實(shí)現(xiàn)對“兩票制”資料的驗(yàn)證工作。隨著山西省各醫(yī)療機(jī)構(gòu)信息化建設(shè)的推進(jìn)，在2015年底，山西省已有60%左右的“三甲”醫(yī)院開始使用SPD系統(tǒng)進(jìn)行藥品管理工作[8]，但使用該系統(tǒng)進(jìn)行“兩票制”管理的模式目前鮮見報(bào)道。本文擬通過比較在藥品采購“兩票制”工作中使用SPD系統(tǒng)前后的變化，探討實(shí)施“兩票制”的一種管理模式，為山西省醫(yī)療機(jī)構(gòu)藥品采購中“兩票制”的管理工作提供參考。

1 SPD系統(tǒng)的組成及優(yōu)化

1.1 SPD系統(tǒng)基礎(chǔ)功能

SPD系統(tǒng)目前包括請領(lǐng)管理、入庫管理、出庫管理、基礎(chǔ)資料維護(hù)、查詢報(bào)表五大模塊，其中與本研究相關(guān)的模塊有請領(lǐng)管理、入庫管理、查詢報(bào)表。（1）請領(lǐng)管理模塊中包括自動補(bǔ)貨、自動補(bǔ)貨確認(rèn)、采購計(jì)劃、訂單審核、庫存計(jì)劃功能，采購計(jì)劃一般可通過3種計(jì)劃方式制訂，其中2種是按照“自動補(bǔ)貨”和“庫存計(jì)劃”方式制訂采購計(jì)劃后經(jīng)自動補(bǔ)貨確認(rèn)，由相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行訂單審核；第3種是按照“采購計(jì)劃”方式制訂采購計(jì)劃后，由相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行訂單審核。（2）入庫管理模塊中包括收貨單審核、入庫兩票查詢、兩票入庫統(tǒng)計(jì)功能，此模塊能夠?qū)⒐?yīng)商隨貨通行單信息進(jìn)行一鍵審核入庫。（3）查詢報(bào)表模塊中的入庫查詢功能包括入庫開票單查詢、采購訂單明細(xì)查詢、收貨單查詢、采購訂單查詢、訂單狀態(tài)跟蹤、采購配送分析、藥品采購數(shù)量控制查詢。在此模塊功能下，可通過各種查詢方式能夠迅速、準(zhǔn)確地了解到采購計(jì)劃的配送等情況。請領(lǐng)管理、入庫管理、查詢報(bào)表各模塊的具體功能分別見圖1、圖2、圖3。

1.2 SPD系統(tǒng)新增功能

通過在SPD系統(tǒng)入庫管理模塊中增加采購訂單“兩票制”確認(rèn)、查詢、統(tǒng)計(jì)學(xué)模塊，可實(shí)現(xiàn)“兩票制”的信息化管理。其中，“兩票制”的確認(rèn)功能在收貨單審核界面體現(xiàn)，藥品驗(yàn)收完成后，按照供應(yīng)商隨貨通行單進(jìn)行藥品入庫，在SPD系統(tǒng)中收貨單審核界面，根據(jù)供應(yīng)商的票據(jù)編號查找相同票據(jù)，核對藥品信息，查看藥品“兩票制”資料。在“兩票制”的查詢、統(tǒng)計(jì)模塊中，可通過檢索藥品名稱、日期等信息，完成“兩票制”相關(guān)資料、數(shù)據(jù)的查詢。

2 應(yīng)用SPD系統(tǒng)后對我院藥品采購工作“兩票制”實(shí)施的促進(jìn)作用

2.1 優(yōu)化了“兩票制”工作的流程

2.1.1 使用SPD系統(tǒng)前 我院一般采用人工方式制訂藥品采購計(jì)劃。首先，醫(yī)院相關(guān)工作人員通過電話、微信等方式向供應(yīng)商發(fā)送藥品采購計(jì)劃，供應(yīng)商業(yè)務(wù)員通知本公司客服人員按照采購計(jì)劃開具隨貨通行單，同時(shí)打印生產(chǎn)企業(yè)提供的藥品隨貨通行單及進(jìn)貨發(fā)票復(fù)印件，并加蓋“兩票制”專用章。之后，在供應(yīng)商向醫(yī)療機(jī)構(gòu)配送藥品時(shí)，供應(yīng)商的業(yè)務(wù)員按照隨貨通行單上藥品順序整理“兩票制”資料，核對藥品批號、生產(chǎn)企業(yè)等信息，整理完成后按照醫(yī)院入庫單進(jìn)行編號排序，按月整理存檔，整個(gè)過程由人工完成，并通過打印紙質(zhì)發(fā)票驗(yàn)證“兩票制”的流程，但這種方式易造成錯(cuò)漏[9-10]。使用SPD系統(tǒng)前“兩票制”的工作流程見圖4。

2.1.2 使用SPD系統(tǒng)后 醫(yī)院在使用SPD系統(tǒng)制訂藥品采購計(jì)劃時(shí)，系統(tǒng)會根據(jù)藥品消耗及庫存，按照工作人員設(shè)定的補(bǔ)貨規(guī)則，自動生成藥品采購計(jì)劃[11-12]，該計(jì)劃經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審核后，發(fā)送至藥品供應(yīng)商，供應(yīng)商ERP 系統(tǒng)自動接收采購計(jì)劃信息[13]，根據(jù)藥品隨貨通行單上的藥品信息上傳“兩票制”資料，醫(yī)院通過SPD系統(tǒng)核對藥品“兩票制”電子發(fā)票相關(guān)信息，藥品驗(yàn)收完畢后，工作人員一鍵審核，準(zhǔn)確、迅速地完成藥品入、出庫入賬工作[5，11-13]。使用SPD系統(tǒng)后“兩票制”的工作流程見圖5。

2.2 實(shí)現(xiàn)了“兩票制”電子發(fā)票管理

在“兩票制”的文件中提到鼓勵有條件的企業(yè)使用電子發(fā)票，通過信息化手段驗(yàn)證“兩票制”[1，4]。在SPD系統(tǒng)藥品入庫管理模塊中增加“兩票制”確認(rèn)、查詢、統(tǒng)計(jì)等子模塊后，可將票據(jù)原件掃描上傳進(jìn)行電子化傳遞，全流程無紙化查驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)了“兩票制”電子發(fā)票的管理，相比傳統(tǒng)模式下使用的票據(jù)打印版、復(fù)印版，更為清晰可靠?！皟善敝啤贝_認(rèn)、查詢模塊中“圖片數(shù)量”可反映藥品的“兩票制”資料提交情況：比如數(shù)量為2，表明該藥品隨貨通行單及發(fā)票齊全；若數(shù)量為1，表明缺少隨貨通行單或發(fā)票；若數(shù)量為0，表明該藥品無任何“兩票制”資料?！皟善敝啤贝_認(rèn)界面具體情況見圖6；通過點(diǎn)擊“圖片數(shù)量”中的數(shù)字可以迅速查看電子發(fā)票，并且能夠?qū)D片進(jìn)行放大、旋轉(zhuǎn)、保存到本地、打印。查看電子發(fā)票內(nèi)容示例見圖7。

2.3 提高了藥庫工作效率

在藥品入庫過程中，通過SPD系統(tǒng)核對“兩票制”，工作人員可迅速查看“兩票制”資料，不需要花費(fèi)大量時(shí)間去完成“兩票制”資料的打印、整理、核對、排序等工作。SPD系統(tǒng)按照供應(yīng)商隨貨通行單藥品順序自動匹配，一一對應(yīng)。當(dāng)藥品隨貨單中“兩票制”資料短缺時(shí)，系統(tǒng)會自動提示，進(jìn)行入庫攔截，這在很大程度上縮短了工作人員核對、整理“兩票制”資料的時(shí)間，提高了工作效率。筆者統(tǒng)計(jì)了2017年10月使用SPD系統(tǒng)管理“兩票制”1個(gè)月內(nèi)的資料核對時(shí)間及資料準(zhǔn)確率，并與同期人工紙質(zhì)管理“兩票制”工作情況進(jìn)行比較，結(jié)果詳見表1。

2.4 節(jié)約人力物力資源

SPD系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了“兩票制”電子發(fā)票的管理，通過計(jì)算機(jī)存儲電子發(fā)票。若需要紙質(zhì)版資料時(shí)，可隨時(shí)下載打印。一般情況下，向醫(yī)院配送的藥品數(shù)量大、品種多，配送比較頻繁，打印紙質(zhì)發(fā)票需要工作人員花費(fèi)大量的時(shí)間，使用大量的紙張，造成資源浪費(fèi)、環(huán)境污染，同時(shí)占用很大的存儲空間。我院從2017 年8 月1 日-2018 年6 月30 日，合計(jì)購進(jìn)藥品21 588批，每批藥品購進(jìn)記錄均需提交“兩票制”資料包括藥品隨貨通行單和藥品發(fā)票。如果全部通過SPD系統(tǒng)進(jìn)行電子發(fā)票管理，將節(jié)約紙張43 176（21 588×2）張，不但節(jié)約了人力物力資源，也更利于環(huán)保。

2.5 有利于“兩票制”資料的回查

2.5.1 紙質(zhì)發(fā)票的回查 在我院采購工作中，紙質(zhì)發(fā)票的“兩票制”資料一般按照藥品配送日期及藥品入庫單據(jù)號進(jìn)行排序，按月裝訂存檔，提交至醫(yī)院計(jì)財(cái)處存檔，作為醫(yī)院付款依據(jù)?；夭橘Y料時(shí)，需查閱已排序整理的紙質(zhì)版發(fā)票，通過核對醫(yī)院HIS中藥品入庫日期、單據(jù)號、藥品明細(xì)等信息，才能夠找到相關(guān)藥品的“兩票制”資料，查找過程費(fèi)時(shí)費(fèi)力。

2.5.2 電子發(fā)票的回查 使用SPD系統(tǒng)后，“兩票制”資料存放于醫(yī)院系統(tǒng)端口，通過醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)進(jìn)行管理。電子發(fā)票在存檔過程中不占用資料室，能夠長期保存。醫(yī)院計(jì)財(cái)處安裝SPD系統(tǒng)，對“兩票制”資料進(jìn)行存檔，可作為醫(yī)院付款依據(jù)。由于上級部門檢查工作等原因需回查“兩票制”資料時(shí)，醫(yī)院工作人員可通過檢索入庫日期、藥房名稱、藥品名稱、供應(yīng)商名稱、藥品助記碼等信息，迅速查找到相關(guān)藥品的“兩票制”資料。在入庫兩票查詢界面可查看藥品“兩票制”資料的提交情況，核對隨貨通行單、發(fā)票是否齊全，點(diǎn)擊“兩票數(shù)量”中的數(shù)字，可迅速查看、下載、打印相關(guān)藥品的電子發(fā)票。入庫查詢功能的具體情況見圖8。

2.6 實(shí)現(xiàn)“兩票制”數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)

通過SPD系統(tǒng)的入庫統(tǒng)計(jì)模塊，可實(shí)現(xiàn)對“兩票制”數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)，按照日期進(jìn)行檢索，可迅速了解各供應(yīng)商在某個(gè)時(shí)間段的“兩票制”資料上傳情況。例如，可查詢醫(yī)院2018 年10 月各供應(yīng)商“兩票制”提交情況，包括SPD系統(tǒng)中入庫總數(shù)、“兩票制”資料滿足率、隨貨通行單數(shù)量、發(fā)票數(shù)量及所占比例等內(nèi)容。而對紙質(zhì)發(fā)票進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)時(shí)，需要通過提交紙質(zhì)發(fā)票的藥品明細(xì)與紙質(zhì)發(fā)票數(shù)量進(jìn)行對比，手工登記“兩票制”資料的短缺情況，不易進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。SPD系統(tǒng)中入庫的兩票統(tǒng)計(jì)界面見圖9。

3 SPD系統(tǒng)在我院的優(yōu)化與應(yīng)用

隨著藥品采購“兩票制”管理過程中信息化工作的不斷推進(jìn)，我院SPD系統(tǒng)不斷被優(yōu)化，電子發(fā)票的比例也逐漸提高，比如在系統(tǒng)中增加了手工票據(jù)的導(dǎo)入功能，手工訂單可通過SPD系統(tǒng)審核入庫，上傳“兩票制”資料，實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票的管理。同時(shí)逐步完成醫(yī)院全部藥品供應(yīng)商的相關(guān)系統(tǒng)與SPD系統(tǒng)的對接工作，所有供應(yīng)商的“兩票制”資料實(shí)現(xiàn)了信息化管理。對我院2017 年8 月-2018 年6 月期間購進(jìn)的所有藥品的“兩票制”資料數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，可知，通過SPD系統(tǒng)上傳的電子化“兩票制”資料比例逐漸增大，呈上升趨勢，詳見表2。

表2 我院2017 年8 月-2018 年6 月“兩票制”資料組成情況

Tab 2 Data composition of “two-invoice system” in our hospital from Aug. 2017 to Jun. 2018

[時(shí)間＼&“兩票制”藥品數(shù)量＼&電子發(fā)票數(shù)（占比，%）＼&紙質(zhì)發(fā)票數(shù)（占比，%）＼&2017年8月＼&2 077＼&989（47.6）＼&1 088（52.4）＼&2017年9月＼&2 428＼&1 097（45.2）＼&1 331（54.8）＼&2017年10月＼&1 607＼&800（49.8）＼&807（50.2）＼&2017年11月＼&2 083＼&946（45.4）＼&1 137（54.6）＼&2017年12月＼&1 655＼&930（56.2）＼&725（43.8）＼&2018年1月＼&1 973＼&1 171（59.4）＼&802（40.6）＼&2018年2月＼&1 625＼&961（59.1）＼&664（40.9）＼&2018年3月＼&1 960＼&1 144（58.4）＼&816（41.6）＼&2018年4月＼&2 418＼&1 671（69.1）＼&747（30.9）＼&2018年5月＼&1 766＼&1 077（61.0）＼&689（39.0）＼&2018年6月＼&1 996＼&1 437（72.0）＼&559（28.0）＼&]

4 對SPD系統(tǒng)的改進(jìn)建議及發(fā)展趨勢預(yù)測

通過分析并評價(jià)我院近一年來“兩票制”管理工作及SPD系統(tǒng)對“兩票制”管理工作的促進(jìn)作用，可知使用SPD系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了信息化手段驗(yàn)證“兩票制”的資料，發(fā)揮了信息系統(tǒng)的優(yōu)勢。筆者建議各醫(yī)療機(jī)構(gòu)在實(shí)施“兩票制”工作時(shí)可采取以SPD系統(tǒng)為主、紙質(zhì)資料為輔的“兩票制”管理模式。但同時(shí)認(rèn)為SPD系統(tǒng)仍需要工作人員在實(shí)際工作中不斷地改進(jìn)和優(yōu)化，才能更好地使用，解決更多的問題。

4.1 將藥品檢驗(yàn)報(bào)告等資料納入信息化管理

目前我院一般通過供應(yīng)商網(wǎng)站或紙質(zhì)化管理藥品檢驗(yàn)報(bào)告、藥品資質(zhì)檔案等資料，隨著SPD系統(tǒng)的進(jìn)一步優(yōu)化，還可實(shí)現(xiàn)藥品檢驗(yàn)報(bào)告、藥品資質(zhì)檔案等資料的上傳工作，便于工作人員進(jìn)行資料審核、存檔、查詢、更新等工作，實(shí)現(xiàn)藥品相關(guān)資料的信息化管理，將進(jìn)一步提高藥庫人員的工作效率。

4.2 與陽光采購平臺數(shù)據(jù)對接

按照藥品采購相關(guān)規(guī)定，我院采購除麻醉、一類精神藥品外的藥品必須通過陽光采購平臺進(jìn)行采購。通過陽光采購平臺采購藥品時(shí)，需要完成藥品計(jì)劃的錄入、供應(yīng)商配送信息的錄入、醫(yī)院驗(yàn)收藥品信息的錄入等工作。目前該工作需要工作人員手工錄入每條藥品計(jì)劃信息，工作量非常大，效率很低[14]，今后必將通過信息化手段來解決。故筆者認(rèn)為將SPD系統(tǒng)與陽光采購平臺對接后，將在很大程度上改善上述情況，提高工作效率，避免手工錄入信息帶來的錯(cuò)誤。

4.3 有利于主管部門進(jìn)行相關(guān)的監(jiān)管工作

當(dāng)SPD系統(tǒng)與陽光采購平臺實(shí)現(xiàn)對接后，藥品采購數(shù)據(jù)將準(zhǔn)確上傳至陽光采購平臺，而主管部門可通過陽光采購平臺對各醫(yī)院數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總分析，了解藥品配送情況及短缺藥品品種，“兩票制”資料提交情況，及時(shí)采取有效的措施，更好地實(shí)現(xiàn)對藥品流通行業(yè)的監(jiān)管[15]。

5 結(jié)語

通過我院的實(shí)踐，表明SPD系統(tǒng)在我院藥品采購工作“兩票制”實(shí)施過程中優(yōu)化了醫(yī)院驗(yàn)證“兩票制”資料的流程，實(shí)現(xiàn)了“兩票制”電子發(fā)票管理，提高了藥庫工作效率，節(jié)約了人力物力資源，實(shí)現(xiàn)了“兩票制”資料的回查以及“兩票制”數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)。同時(shí)，SPD系統(tǒng)還有很大的開發(fā)空間，需要我院工作人員與SPD系統(tǒng)工作人員不斷進(jìn)行溝通、磨合、改進(jìn)，不斷地優(yōu)化系統(tǒng)，以發(fā)揮其更大的作用。

參考文獻(xiàn)

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（收稿日期：2018-11-07 修回日期：2018-12-24）

（編輯：劉 萍）