楊亮

【摘要】：隨著國家對中職教育的重視，各地教育部門都在大力推廣數(shù)字化校園建設，乘著這股技術改革的東風，將學校檔案利用與數(shù)字化校園建設融合，提高教職工工作效率，把檔案室建設成現(xiàn)代化的管理平臺，為中職學校發(fā)展提供幫助。

【關鍵詞】：中職 檔案利用 數(shù)字化校園 融合

引言

隨著信息時代的來臨，無紙化辦公已經(jīng)由概念逐漸應用到多個行業(yè)領域中，全國各個中等職業(yè)學校紛紛建立自己的數(shù)字化校園平臺，在數(shù)字化校園平臺的條件下，如何做好檔案的管理與利用是一項新的課題。中職學校檔案數(shù)字化利用是完善數(shù)字化平臺的重要一個環(huán)節(jié)，提升和完善檔案數(shù)字化利用就能有效提高校園數(shù)字化平臺的開發(fā)和使用，兩者融合才能使教學工作更便捷，教師工作效率更高。

一、中職檔案利用管理現(xiàn)狀

1、檔案利用申請程序繁瑣，以我校為例，教職工為了不走申請程序，寧可上網(wǎng)找資料，也不愿意到檔案室借閱文件。

2、檔案知曉率低，網(wǎng)絡化水平不高。教職工對檔案的數(shù)量、結構、種類等無從知曉，檔案部門也沒有主動公示有關內(nèi)容和條目，導致教職工查尋檔案無從下手。

3、檔案管理員負擔重，很多學校的檔案員肩負著上課、帶班等任務，當遇上職稱評定或上級評估時，檔案利用工作壓力瞬間提升，找目錄、找文件、審批等工作使檔案員應接不暇。使用舊式的檔案利用方式不僅不能提高工作效率，而且加重了檔案員的工作量。

4、中職學校檔案室儲存空間有限，為節(jié)省空間，一些綜合性的文件材料臨時存放在相關科室，導致學校檔案散落在各部門，給利用工作帶來不便。

5、檔案利用者借閱檔案，需要填寫紙質(zhì)申請表、復印相關文件、填寫檔案交還記錄等，各環(huán)節(jié)需要消耗一定的科室經(jīng)費，不能實現(xiàn)無紙化辦公的要求。

6、隨著時間流逝，一些舊文件紙質(zhì)已發(fā)生變化，長期的原件利用給檔案帶來不同程度的損壞。

7、檔案利用只能在學校檔案室進行，在校外、假期、周末就不可進行相關檔案的利用工作，極大的降低了學校工作效率。

二、中職檔案利用與數(shù)字化校園建設融合的必要性

1、提高檔案利用率

校園平臺數(shù)字化目錄的建設能有效提高檔案利用率，定期更新校園平臺檔案目錄，方便教職工根據(jù)目錄查找檔案，黨政、人事、設備、教務、科研等相關資料均可以通過電子目錄查詢，教職工不必自己上網(wǎng)到處搜索浪費時間，只用在檔案模塊內(nèi)通過目錄查找即可。

2、減少檔案管理人員工作量

若將學校各類文件電子化，并上傳數(shù)字化校園平臺檔案室專用模塊內(nèi)，不僅釋放實物文件存放空間，更重要的是通過站內(nèi)搜索引擎，可以瞬間找到想要尋找的文件，檔案員可以不需要找到實物去復印，只需通過網(wǎng)絡流程審批后，就可以直接在校園平臺內(nèi)下載了。當然，保密文件、機要文件、不可復印文件還需手動申請。

3、節(jié)省儲存空間

目前，教育廳等上級單位下發(fā)的文件均是電子版，若我們再將電子版打印儲存，那會占用大量的空間，有價值的原件才是我們首要儲存對象，對于此類電子文件，完全可以通過數(shù)字化平臺檔案管理模塊將其存儲。

4、有效融合能節(jié)約經(jīng)費，達到無紙化辦公要求

各科室到檔案室查詢資料，各類申請表、文件、資料，只要不是原件，都是不必要打印的，一些借閱者查詢文件只為一兩個數(shù)據(jù)，往往需要檔案室復印整套文件，這造成了浪費，要實現(xiàn)無紙化辦公就要與數(shù)字化校園平臺融合，既能節(jié)約經(jīng)費，又便捷。

5、保證檔案的完整性

檔案原件長時間多次借閱、復印，有可能造成文件的損壞，通過掃描建立目錄，可以在數(shù)字化校園內(nèi)申請查閱文件，省去了查找原件去復印和翻閱環(huán)節(jié)，對文件原件起到了極大地保護作用。

6、改進了中職學校檔案利用工作地點的單一性

檔案利用與數(shù)字化校園融合使教職工借閱檔案不再限于學校，通過網(wǎng)絡可以在家、在外地出差、各類假期中都能進行檔案的利用，這一概念極大的方便了教職工的工作，若能實行，學校的工作效率將會得到質(zhì)的飛躍。

三、中職檔案利用與數(shù)字化校園建設融合策略

首先，要有學校領導班子參與，分管領導進行總體規(guī)劃、拍板和協(xié)調(diào)。融合必須在現(xiàn)有的設備、網(wǎng)絡資源背景下進行，所用資金不能超過科室預算 抓好時機，最好在數(shù)字化校園建設初期，提交方案，及時將各類有價值的文件、圖片、影音等檔案轉(zhuǎn)換成電子數(shù)據(jù) 與各科室溝通協(xié)調(diào)，轉(zhuǎn)變教職工工作思維，接受新科技、新方法，處理好各部門在融合中的矛盾。

其次，融合要體現(xiàn)學校的特色，能讓廣大教職工接受和滿意，體現(xiàn)校園文化傳統(tǒng)的同時突出服務功能。融合過程中要多聽各部門意見，如何便于檔案利用最重要，結合學校實際情況滿足各部門要求。

在教學方面，突出檔案利用的便捷服務性特點，前期收集好各專業(yè)科每門課程的教學資料，收集每位教師的課程標準、教學計劃、教案、授課PPT等，按目錄分門別類上傳至數(shù)字化校園平臺檔案管理模塊中，形成大數(shù)據(jù)，保證隨時查閱、隨時下載，這樣有利于學校教學發(fā)展建設，隨時為教師授課提供有利的資料參考。

在科研方面，要利用數(shù)字化平臺促進教科研的資源共享，教職工的專著、專利、經(jīng)驗、學術成果等通過網(wǎng)絡，開放利用，隨時為教職工提供參考，促進學?？蒲心芰Πl(fā)展，提高教職工科研水平。

在學校行政管理方面，融合能有效提高各部門之間檔案交流，獲取數(shù)據(jù)快速便捷，教師評職稱也不用到處查找文件，每位教師的資格證、出版物、教學資料等均在檔案利用模塊內(nèi)，隨時提供查詢。評估時相關資料也均可在檔案利用模塊內(nèi)下載，實現(xiàn)不同部門之間的數(shù)據(jù)共享，提高工作效率。

最后，提高網(wǎng)絡安全，保證檔案資料利用的規(guī)范性和安全性。根據(jù)《檔案法》檔案利用申請要有流程，需經(jīng)過網(wǎng)絡檔案利用審批，相關負責人批準，才可下載相關文件，因此網(wǎng)絡檔案利用審批表要結合學校實際情況，精簡設計，符合規(guī)范。數(shù)字化校園網(wǎng)絡安全需與網(wǎng)絡建設單位溝通，按合同要求，保證學校數(shù)據(jù)不外泄、不丟失、不亂傳。

四、結語

綜上所述，檔案利用與數(shù)字化校園建設融合符合現(xiàn)代化管理需要，是提高工作效率、節(jié)省勞動力的有效措施，但實行起來需要我們共同努力，結合科學管理，乘坐科技的順風車，將其發(fā)展起來！

【參考文獻】：

【1】王春生.淺談數(shù)字化校園建設困境及解決方法[J].咸寧學院學報.2011（8）.