摘 要：為確保檔案管理工作能夠完美服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展，本文在分析當(dāng)前檔案管理模式及形式的基礎(chǔ)上，提出了將知識(shí)管理與數(shù)字檔案館相結(jié)合的管理方式，為實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化企業(yè)的高速發(fā)展提供動(dòng)力。

關(guān)鍵詞：知識(shí)管理;檔案管理;知識(shí)經(jīng)濟(jì);核心競(jìng)爭(zhēng)力

當(dāng)前，全球經(jīng)濟(jì)正處于高速發(fā)展的年代，且21世紀(jì)已經(jīng)進(jìn)入了知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代。在新形勢(shì)下，企業(yè)的發(fā)展面臨由經(jīng)濟(jì)環(huán)境和組織所帶來(lái)全新的挑戰(zhàn)。一個(gè)企業(yè)能夠穩(wěn)定、高速的發(fā)展在一定程度上取決于該企業(yè)的知識(shí)儲(chǔ)備量及質(zhì)量，高質(zhì)量的知識(shí)是為企業(yè)提高競(jìng)爭(zhēng)力的主要手段。故，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)的知識(shí)管理，包括對(duì)企業(yè)內(nèi)部知識(shí)的獲取、存儲(chǔ)、學(xué)習(xí)、共享及創(chuàng)新，提高企業(yè)內(nèi)部員工的生產(chǎn)能力，提升企業(yè)整體的競(jìng)爭(zhēng)能力。

此外，企業(yè)的發(fā)展除了自身知識(shí)的儲(chǔ)備外，還與其所掌握的信息息息相關(guān)。在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，企業(yè)可以根據(jù)其所掌握的信息資源對(duì)市場(chǎng)進(jìn)行預(yù)測(cè)，并根據(jù)自身發(fā)展現(xiàn)狀及規(guī)劃做出相應(yīng)的決定，使其符合企業(yè)的發(fā)展要求，最終達(dá)到提升其競(jìng)爭(zhēng)力的目的。

一、加強(qiáng)知識(shí)理念，創(chuàng)建知識(shí)共享的企業(yè)文化，提倡組織學(xué)習(xí)

1.全面收集知識(shí)

所謂收集知識(shí)指的是知識(shí)獲取的途徑。當(dāng)前獲取知識(shí)的途徑包括有從企業(yè)內(nèi)部和企業(yè)外部獲取。從企業(yè)內(nèi)部獲取的知識(shí)包括有：與本企業(yè)相關(guān)的技術(shù)、制度等生產(chǎn)知識(shí);從企業(yè)外部獲取的知識(shí)包括：相關(guān)行業(yè)的市場(chǎng)信息及相關(guān)行業(yè)的企業(yè)動(dòng)態(tài)。因此，獲取知識(shí)的途徑除了企業(yè)內(nèi)部自身研發(fā)外，還可以采用聯(lián)盟、并購(gòu)等手段從企業(yè)外部獲取知識(shí)。

一般的，從企業(yè)內(nèi)部所獲取的知識(shí)屬于非顯性知識(shí)，該類知識(shí)的特點(diǎn)為不宜被人分享與交流。企業(yè)內(nèi)部知識(shí)的高度個(gè)人化使得其轉(zhuǎn)移困難，高度個(gè)性化使得不易被掌握等特點(diǎn)。因此，企業(yè)內(nèi)部為加強(qiáng)隱性知識(shí)的交流與分享，應(yīng)通過(guò)技術(shù)、經(jīng)驗(yàn)交流以及人際交往等形式交流學(xué)習(xí)。

2.構(gòu)建創(chuàng)新型企業(yè)文化

知識(shí)的相互學(xué)習(xí)是企業(yè)內(nèi)部相互溝通的實(shí)現(xiàn)，且為了保證知識(shí)的高質(zhì)量傳播，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)為企業(yè)提供一個(gè)相互平等的交流與分享的平臺(tái)，以提高知識(shí)管理的有效性和實(shí)用性。為實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)，企業(yè)內(nèi)部必須先形成一股自愿交流、學(xué)習(xí)、討論的氛圍和文化，該文化氛圍能夠促使企業(yè)內(nèi)部員工積極、自愿的進(jìn)行交流與分享知識(shí)。該文化氛圍除了依靠員工的自覺(jué)實(shí)現(xiàn)外，還需企業(yè)建立相應(yīng)的考核獎(jiǎng)勵(lì)制度，加強(qiáng)對(duì)新知識(shí)產(chǎn)生的鼓勵(lì)，全面提升企業(yè)分享、交流知識(shí)的積極性。

二、提高企業(yè)檔案者素質(zhì)，隱性知識(shí)到顯性知識(shí)的轉(zhuǎn)化

1.企業(yè)檔案知識(shí)管理者的塑造

企業(yè)檔案管理人員在企業(yè)知識(shí)管理體系中扮演著重要的角色。具體表現(xiàn)為：企業(yè)檔案管理人員能夠一手獲取知識(shí)內(nèi)部的顯性知識(shí);企業(yè)檔案管理人員還可以擁有獲取企業(yè)知識(shí)的獨(dú)特手段。簡(jiǎn)單的說(shuō)，企業(yè)的檔案管理是對(duì)該企業(yè)知識(shí)進(jìn)行管理的第一步，包括對(duì)該企業(yè)技術(shù)、圖標(biāo)、商標(biāo)以及專利等資料的管理，可想而知企業(yè)檔案管理人員對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要性和獨(dú)特性。因此，需加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案管理人員的培訓(xùn)，不斷提升其專業(yè)素質(zhì)，為企業(yè)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

2.隱性知識(shí)到顯性知識(shí)的轉(zhuǎn)化

一般的，隱性知識(shí)所指的是企業(yè)員工在實(shí)際生產(chǎn)中所產(chǎn)生的靈感和所積累的經(jīng)驗(yàn)。其中，靈感是主體在外界事務(wù)的刺激下在某一瞬間所產(chǎn)生的想法，主要存在于主體的頭腦中，具有可不預(yù)知性。也就是說(shuō)，靈感一般不易被分享與交流。經(jīng)驗(yàn)也分為顯性經(jīng)驗(yàn)和隱性經(jīng)驗(yàn)。其中，顯性經(jīng)驗(yàn)指的是企業(yè)員工在實(shí)際生產(chǎn)中所積累的操作經(jīng)驗(yàn)，可進(jìn)行分享與交流。隱性經(jīng)驗(yàn)指的是在企業(yè)員工在實(shí)際生產(chǎn)中所積累的潛意識(shí)，不易分享與交流。對(duì)比隱性經(jīng)驗(yàn)與顯性經(jīng)驗(yàn)可知，隱性經(jīng)驗(yàn)具有是企業(yè)員工的個(gè)人財(cái)富，是對(duì)其多年工作的總結(jié)與升華，很難被分享與交流。

為實(shí)現(xiàn)企業(yè)隱性知識(shí)到顯性知識(shí)的轉(zhuǎn)化，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部知識(shí)的交流與分享，企業(yè)必須在一定的文化氛圍下為員工知識(shí)交流與分享提供一個(gè)平臺(tái)?；谠撈脚_(tái)企業(yè)可以出版內(nèi)部刊物、建立企業(yè)系統(tǒng)知識(shí)平臺(tái)。此外，企業(yè)員工基于該平臺(tái)積極主動(dòng)學(xué)習(xí)，并積極參與各類交流學(xué)習(xí)。

三、建立知識(shí)管理體系

建立知識(shí)管理體系，主要任務(wù)包括基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理、系統(tǒng)建設(shè)和制度完善等三方面的工作：一是圍繞提高檔案資源的利用效率開(kāi)展全面的數(shù)字化;二是開(kāi)展信息系統(tǒng)建設(shè);三是完善了管理制度流程。

1.信息資源數(shù)字化

知識(shí)管理的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)知識(shí)的有效利用，作為知識(shí)載體的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是知識(shí)管理的對(duì)象，因此知識(shí)管理體系建設(shè)的核心是數(shù)據(jù)，電子化的數(shù)據(jù)是信息化條件下實(shí)現(xiàn)知識(shí)資源高效利用的前提。企業(yè)對(duì)以檔案為核心的知識(shí)管理相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行梳理、分類，分別采用數(shù)字化加工、系統(tǒng)集成導(dǎo)入、業(yè)務(wù)過(guò)程收集等手段實(shí)現(xiàn)信息資源的數(shù)字化。

2.管理設(shè)計(jì)系統(tǒng)化建設(shè)

企業(yè)根據(jù)自身生產(chǎn)需要，經(jīng)過(guò)需求分析，逐步實(shí)現(xiàn)在管理和生產(chǎn)活動(dòng)中，建立先進(jìn)的信息管理系統(tǒng)，從各個(gè)角度記錄保存單位的科研管理活動(dòng)，通過(guò)系統(tǒng)集成自動(dòng)把其中有價(jià)值的知識(shí)資料采集到知識(shí)管理系統(tǒng)中，可極大提高資源收集的效率。企業(yè)將OA系統(tǒng)、PDM（產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理）、TDM（試驗(yàn)數(shù)據(jù)管理）系統(tǒng)完成集成。

3.管理保障制度化

所有為知識(shí)管理體系配套的管理保障措施都要圍繞保障知識(shí)基礎(chǔ)資源能夠得到源源不斷的補(bǔ)充，補(bǔ)充的過(guò)程規(guī)范、清晰、職責(zé)明確、數(shù)據(jù)全面且受控。采取的措施包括：規(guī)范流程，明確職責(zé)，確保各類數(shù)據(jù)得到持續(xù)采集。開(kāi)展針對(duì)產(chǎn)品研制數(shù)字化過(guò)程中產(chǎn)生的電子文件納入檔案管理體系的研究，針對(duì)數(shù)字化設(shè)計(jì)和制造過(guò)程中的三維模型的管理與信息化隊(duì)伍一道成立應(yīng)用研究團(tuán)隊(duì)，協(xié)同推進(jìn)檔案管理信息化與企業(yè)工程信息化共同發(fā)展。

四、從檔案收藏中心到知識(shí)創(chuàng)新中心的建立

為提升企業(yè)內(nèi)部知識(shí)管理的效果，應(yīng)根據(jù)企業(yè)的實(shí)際狀況建立相應(yīng)的知識(shí)管理體系，并將企業(yè)所屬的檔案管理中心升級(jí)為企業(yè)內(nèi)部的知識(shí)創(chuàng)新中心，并建立與知識(shí)管理相關(guān)的數(shù)字檔案中心。基于知識(shí)管理的數(shù)字檔案館除了滿足傳統(tǒng)檔案管理的功能要求外，還需滿足以下要求：

1.信息管理功能

在傳統(tǒng)檔案館辦公自動(dòng)化、檔案管理信息化的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步優(yōu)化信息管理功能，使其能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案的接收、加工、存儲(chǔ)、檢索以及保護(hù)等功能。

2.知識(shí)管理功能

根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，建立與企業(yè)相關(guān)的給類知識(shí)管理庫(kù)。該知識(shí)庫(kù)不僅包含檔案相關(guān)知識(shí)，還包含了與檔案相關(guān)的外部知識(shí)。除此之外，數(shù)字化檔案館為企業(yè)員工建立可檢索技術(shù)知識(shí)的平臺(tái)，建立相應(yīng)的知識(shí)管理系統(tǒng)。

3.知識(shí)服務(wù)功能

基于知識(shí)管理的數(shù)字檔案館不同于基于信息管理的數(shù)字檔案館，其知識(shí)服務(wù)功能由傳統(tǒng)的檔案及檔案信息提供轉(zhuǎn)變?yōu)楦鶕?jù)用戶的需求直接提供。知識(shí)服務(wù)功能從一定程度上優(yōu)化的數(shù)字檔案館的功能，確保用戶能夠得到全面、個(gè)性化的知識(shí)服務(wù)，為知識(shí)的創(chuàng)新與共享提供了平臺(tái)。

4.人本管理功能

基于知識(shí)管理的數(shù)字檔案館需從人和技術(shù)兩個(gè)方面實(shí)現(xiàn)人本管理功能。具體表現(xiàn)：以技術(shù)為基礎(chǔ)，建立相應(yīng)的知識(shí)管理系統(tǒng);以人為基礎(chǔ)，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部以人文本的管理策略，使得每位檔案管理人員均能夠在其崗位上發(fā)揮其關(guān)鍵作用。

5.系統(tǒng)無(wú)縫鏈接化

在基于信息化的數(shù)字檔案館功能的基礎(chǔ)上，豐富其功能，以實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化功能。故，基于知識(shí)管理的檔案管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)與原系統(tǒng)的完美兼容，實(shí)現(xiàn)與原系統(tǒng)功能的無(wú)縫銜接，進(jìn)而達(dá)到了相互協(xié)作的目的。此外，基于知識(shí)管理的數(shù)字檔案館并不是由基于信息化數(shù)字檔案館功能基礎(chǔ)簡(jiǎn)單疊加而成的，需要在原有數(shù)字檔案館功能的基礎(chǔ)上對(duì)其所產(chǎn)生的信息進(jìn)行處理，最終達(dá)到最檔案管理的自動(dòng)化、流程化、便捷化以及智能化，使其能夠更好的為企業(yè)發(fā)展提供動(dòng)力。

6.資源加工專深化

為確?；谥R(shí)管理的數(shù)字檔案館所具備的功能能夠服務(wù)于企業(yè)發(fā)展，因此需不斷強(qiáng)化對(duì)知識(shí)的處理力度。故，在實(shí)際生產(chǎn)中基于知識(shí)管理的數(shù)字檔案館將其工作重心放在對(duì)知識(shí)及檔案的深層次處理中，往往降低了其工作效率。故，需要檔案管理人員根據(jù)自己對(duì)知識(shí)及檔案的理解，對(duì)檔案及知識(shí)進(jìn)行管理和加工，進(jìn)而提升了信息的利用價(jià)值和利用效率。

7.搜索便捷化

為了確保企業(yè)員工能夠更快、更精確的搜索到與項(xiàng)目相關(guān)的知識(shí)和檔案，需要為基于知識(shí)管理的數(shù)字檔案館建立更便捷、細(xì)化的知識(shí)及檔案搜索引擎。該搜索引擎基于一定的知識(shí)搜索算法，實(shí)現(xiàn)對(duì)知識(shí)、檔案信息的全面搜索，并將搜索所得信息進(jìn)行深層次分析，發(fā)現(xiàn)所搜索出的信息是否包括有相關(guān)隱含知識(shí)。因此，基于知識(shí)管理的數(shù)字管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案及信息的便捷化搜索，為提升檔案及知識(shí)的內(nèi)在價(jià)值。

8.服務(wù)智能化

不斷提升基于知識(shí)管理的數(shù)字檔案館服務(wù)的智能化水平，其智能化水平主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（1）數(shù)字檔案館能夠記錄用戶平時(shí)的搜索記錄，并分析用戶的搜索記錄為用戶推薦知識(shí);

（2）系統(tǒng)為用戶提供與搜索相關(guān)的管理工具，并為用戶提供先進(jìn)的管理策略，使得用戶能夠快速的搜索到所需的知識(shí)及信息;

（3）基于知識(shí)管理的數(shù)字檔案館為用戶提供智能化服務(wù)，根據(jù)用戶的個(gè)人情況，為用戶推送其可能感興趣的版塊和更加智能化的知識(shí)單元。

9.知識(shí)交流網(wǎng)絡(luò)化

基于知識(shí)管理的數(shù)字檔案館的知識(shí)交流是依靠網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)的。而且企業(yè)知識(shí)是在不斷交流和分享的基礎(chǔ)上才能加快其創(chuàng)新速度，故檔案管理系統(tǒng)能夠全面基于網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)對(duì)知識(shí)及檔案的充分交流與分享。因此，基于知識(shí)管理的數(shù)字檔案館在知識(shí)交流網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮數(shù)字檔案管理的優(yōu)勢(shì)，使得企業(yè)的知識(shí)及檔案能夠盡快得到轉(zhuǎn)化與創(chuàng)新。

綜上所述，適用于我國(guó)企業(yè)發(fā)展的檔案管理將遵循知識(shí)管理的制度，并在此基礎(chǔ)上有傳統(tǒng)信息化檔案管理發(fā)展為數(shù)字化檔案管理。因此，為了加快我國(guó)企業(yè)的飛速、穩(wěn)定發(fā)展，應(yīng)將知識(shí)管理理念應(yīng)用于數(shù)字檔案館中，豐富檔案管理工作的功能與特征，將檔案管理從傳統(tǒng)的僅有的檔案管理功能發(fā)展為知識(shí)創(chuàng)新中心。

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作者簡(jiǎn)介：王力弘（1975-），女，籍貫：內(nèi)蒙古，學(xué)歷：大學(xué)本科，職稱：館員，單位：北京宇航系統(tǒng)工程研究所，研究方向：檔案專業(yè)。