安成蘭

摘 要：現(xiàn)代信息技術(shù)是科技發(fā)展的新動力，經(jīng)濟日益發(fā)展的同時，信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，為各個領(lǐng)域的長遠(yuǎn)發(fā)展提供了重要支持。信息技術(shù)與企業(yè)現(xiàn)階段、未來階段的發(fā)展息息相關(guān)，加強信息化建設(shè)是促進(jìn)企業(yè)整體進(jìn)步的有效方式，由此企業(yè)應(yīng)該加強各部門、各發(fā)展環(huán)節(jié)的信息化建設(shè)，滿足時代發(fā)展的實際需求。檔案管理是現(xiàn)代企業(yè)的重要工作內(nèi)容，現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用為檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展提供了新的契機，但企業(yè)發(fā)展的同時也賦予檔案管理更高的要求，由此采取可行措施優(yōu)化檔案管理，是新時期企業(yè)全面發(fā)展，進(jìn)一步提升檔案管理效率與質(zhì)量的迫切任務(wù)，本文對此展開探討。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代信息技術(shù);企業(yè);檔案管理;優(yōu)化策略

檔案管理是企業(yè)管理中的重要內(nèi)容，在企業(yè)整體管理工作中，檔案是企業(yè)發(fā)展、企業(yè)信息留存、企業(yè)資源記錄等過程中不可或缺的組成元素，其在企業(yè)運營、管理、決策過程中都有重要的支持作用，也是再現(xiàn)企業(yè)歷程的重要歷史資料。由此每一個企業(yè)都十分重視檔案管理，由于科技技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，企業(yè)檔案管理迎來新的發(fā)展機遇，現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢均可以應(yīng)用于檔案管理中，提升檔案管理的質(zhì)量和效率。現(xiàn)今，眾多企業(yè)已經(jīng)意識到現(xiàn)代信息技術(shù)對于企業(yè)管理的重要性，嘗試將信息技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理的各個層面，現(xiàn)代信息技術(shù)在企業(yè)管理中的應(yīng)用已經(jīng)初見成效，但經(jīng)濟市場瞬息萬變，社會也在不斷發(fā)展，要想時刻保持旺盛的生命力，就要不斷改革優(yōu)化，進(jìn)一步提升管理質(zhì)量。

一、企業(yè)檔案管理中現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢

1.為新式管理理念的融入創(chuàng)造了契機。企業(yè)發(fā)展是我國整體經(jīng)濟發(fā)展的要素，而企業(yè)管理是提升企業(yè)核心競爭力，保障企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展的重要內(nèi)容，我國部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者和管理者過分重視利潤，而忽視了企業(yè)管理，導(dǎo)致管理力度、管理成效都達(dá)不到現(xiàn)代發(fā)展的要求[3]?，F(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用范圍不斷擴大，企業(yè)引進(jìn)信息技術(shù)的同時，也對企業(yè)管理提出了新的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)管理形式與信息技術(shù)的應(yīng)用和管理不貼合，這就為新式管理理念的融入創(chuàng)造了契機。檔案管理作為企業(yè)管理中的重點部分，管理理念必須與時俱進(jìn)，如此才能提升檔案管理的質(zhì)量和效率，為企業(yè)的整體發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。

2.促進(jìn)檔案管理人員全面提升?，F(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)檔案管理中，對企業(yè)檔案管理工作者提出了新的要求。在此形勢下，檔案管理人員需要進(jìn)一步完善自身技能，提升自身的綜合素質(zhì)，能夠更快適應(yīng)新的管理方式、工作方式，接觸新的理念和知識，如此才能為企業(yè)發(fā)展貢獻(xiàn)自身的力量，發(fā)揮自身的最大價值。由此，現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用能夠促進(jìn)檔案管理人員全面提升，提高人力資源利用率。

3.提升檔案管理的質(zhì)量和效率?，F(xiàn)代信息技術(shù)具有多樣化的特點，例如開放性、實效性、隱匿性、便捷性特點等等，將其應(yīng)用于企業(yè)檔案管理中，不僅能夠提升檔案管理工作質(zhì)量，同時能夠通過信息系統(tǒng)直接操作，減少人工、人力，讓檔案管理工作更輕松、更便捷，從而提升檔案管理工作效率。以信息化為基礎(chǔ)的檔案管理，不受時空限制，可快速查找、利用檔案數(shù)據(jù)信息，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的資源共享，加快信息傳遞速率。

二、企業(yè)檔案管理中現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用現(xiàn)狀

1.重視度不夠?，F(xiàn)今，眾多企業(yè)已經(jīng)意識到現(xiàn)代信息技術(shù)對于企業(yè)管理的重要性，嘗試將信息技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理的各個層面，現(xiàn)代信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用已經(jīng)初見成效，大大提升了企業(yè)檔案管理的效率和質(zhì)量。但部分企業(yè)仍未重視信息技術(shù)，認(rèn)為檔案管理無非是一些企業(yè)信息資料的歸檔過程，根本不需要浪費時間、人力以及成本引入信息技術(shù)。也有部分企業(yè)應(yīng)用卻未重視，或者只是跟風(fēng)而為，只應(yīng)用了初步、最為基礎(chǔ)的信息技術(shù)，后期并未對信息系統(tǒng)進(jìn)行有效的維護(hù)和優(yōu)化，導(dǎo)致信息系統(tǒng)在應(yīng)用過程中頻頻出現(xiàn)問題，反而打亂了檔案管理工作的節(jié)奏和正常進(jìn)度，最終檔案信息混亂、檔案丟失、無法尋找等問題頻頻發(fā)生。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和管理者的重視度不夠，嚴(yán)重影響了信息技術(shù)的應(yīng)用和優(yōu)化，對檔案管理整個工作過程而言都是十分不利的。

2.信息化程度不夠。檔案管理工作是企業(yè)的特殊管理部門完成的，當(dāng)前雖然眾多企業(yè)應(yīng)在檔案管理中引進(jìn)和應(yīng)用了現(xiàn)代信息技術(shù)，但信息化程度不夠是影響檔案管理工作效率的重要問題。一般來說，企業(yè)內(nèi)部檔案管理部門是一個獨立的部門，并未構(gòu)建統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)體系，檔案管理涉及的信息技術(shù)較少，檔案信息的共享性不高，重要信息資料無法第一時間共享和傳遞，這對于檔案管理的效率有一定的影響。此外，部分企業(yè)為節(jié)約成本，在現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用的過程中，并未實施優(yōu)化和更新，導(dǎo)致檔案信息管理難以與其它信息化進(jìn)程所匹配，處于落后狀態(tài)。如此，嚴(yán)重阻礙了企業(yè)檔案的信息化建設(shè)。

三、現(xiàn)代信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的優(yōu)化策略

1.更新檔案管理理念。更新檔案管理理念，提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理以及現(xiàn)代信息技術(shù)的重視度，是檔案管理質(zhì)量優(yōu)化提升的重要手段。為確保現(xiàn)代信息技術(shù)能夠在檔案管理中有效應(yīng)用，指導(dǎo)檔案管理工作規(guī)范有序地進(jìn)行，首先要求企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和管理者了解現(xiàn)代信息技術(shù)的重要性，在管理中應(yīng)用現(xiàn)代企業(yè)管理新思想、新理念，為企業(yè)的各個運營環(huán)節(jié)做好鋪墊，在日常工作中，要重視企業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)，尤其是現(xiàn)代信息技術(shù)，應(yīng)該將其廣泛應(yīng)用于企業(yè)管理的整個環(huán)節(jié)中。加強檔案管理的現(xiàn)代信息化建設(shè)，突破傳統(tǒng)管理理念，以速率、質(zhì)量為提升目標(biāo)，以規(guī)范化開展檔案管理工作為核心，將檔案管理與企業(yè)其它管理提升到同等地位，引入先進(jìn)的信息技術(shù)、軟件，更新檔案管理方式，圍繞信息技術(shù)，利用信息技術(shù)的優(yōu)勢展開企業(yè)檔案管理工作，不斷完善新時期企業(yè)檔案管理工作，持續(xù)提升檔案管理的質(zhì)量，突出新時期檔案管理工作的特色。

2.健全企業(yè)檔案管理機制。信息化建設(shè)完成之后，需要健全檔案管理機制，檔案信息化管理是一項系統(tǒng)性的工程，是傳統(tǒng)檔案管理與現(xiàn)代化技術(shù)的融合，在此過程中，需要更新理念，改變工作方式，接觸新的技術(shù)、新的概念。由此健全企業(yè)檔案管理機制，確保檔案信息的常態(tài)化管理，快速銜接傳統(tǒng)與現(xiàn)代化的管理工作，避免工作環(huán)節(jié)脫軌，造成不必要的損失。現(xiàn)今經(jīng)濟發(fā)展迅速，企業(yè)若想在激烈的市場競爭中站穩(wěn)腳跟，必須提升企業(yè)整體管理質(zhì)量，構(gòu)建科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理機制，對信息化電子檔案使用的全過程優(yōu)化和監(jiān)控，讓信息化優(yōu)勢落到實處，能夠切實利用信息技術(shù)提升檔案管理的質(zhì)量和效率。傳統(tǒng)檔案管理更多以人工的方式完成，卷宗質(zhì)量不高，檔案信息準(zhǔn)確率較低，現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用后應(yīng)該做好前期的準(zhǔn)備工作，詳細(xì)錄入不同檔案，制定著錄細(xì)則，及時更新系統(tǒng)軟件，做好資源備份和存儲，科學(xué)劃分各功能模塊，從不同角度入手，解決傳統(tǒng)檔案管理中的突出性問題，提高各類檔案資源的利用率，達(dá)到快速錄入、管理得當(dāng)、查找快捷的管理目標(biāo)。檔案管理機制中，應(yīng)該確立檔案管理的應(yīng)用流程、工作流程，完善整個系統(tǒng)中的各個細(xì)節(jié)，包括身份、權(quán)限、瀏覽、使用、功能等等。

3.加強人才的引進(jìn)和培訓(xùn)。現(xiàn)代信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中應(yīng)用和優(yōu)化，不僅僅是企業(yè)管理者重視、投入資金就可以完成的，現(xiàn)代化技術(shù)人才的引進(jìn)和培訓(xùn)也是企業(yè)的重要任務(wù)。檔案信息系統(tǒng)的更新，軟件的使用，新技術(shù)、新方式的普及，都要求檔案管理人員全面掌握和配合，才能確保檔案信息管理系統(tǒng)正常、穩(wěn)定運行。由此在日常工作中，企業(yè)要定期培訓(xùn)，創(chuàng)造學(xué)習(xí)的平臺和機會，讓檔案管理人員全面提升，優(yōu)化已有的知識結(jié)構(gòu)體系，提升專業(yè)技能。企業(yè)應(yīng)用的新信息技術(shù)、信息系統(tǒng)，應(yīng)該第一時間對相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓其在短時間內(nèi)掌握并熟練應(yīng)用，以免因為操作不當(dāng)或?qū)α鞒滩皇煜ぐl(fā)生不可挽回的錯誤。企業(yè)可根據(jù)自身運營情況、培訓(xùn)資源等，定期對檔案管理人員集中培訓(xùn)，確保其能夠掌握新技術(shù)、新概念以及新方法。此外，在企業(yè)人才引進(jìn)的過程中，可利用多種渠道和手段，引進(jìn)檔案管理信息技術(shù)人才，提升檔案管理部門的整體實力。另外，企業(yè)應(yīng)該構(gòu)建信息聯(lián)動合作機制，將不同部門、不同管理體系相互聯(lián)系，實現(xiàn)資源信息共享，加強企業(yè)內(nèi)部的溝通和聯(lián)系，實現(xiàn)企業(yè)的整體發(fā)展目標(biāo)。

4.加強信息系統(tǒng)的維護(hù)管理力度。現(xiàn)代信息技術(shù)是一種廣泛應(yīng)用的技術(shù)，企業(yè)應(yīng)用過程中，應(yīng)該做好系統(tǒng)、硬件、軟件的優(yōu)化、維護(hù)以及管理，確保信息檔案管理系統(tǒng)能夠穩(wěn)定、安全的運行。首先，要求優(yōu)化、完善檔案工作設(shè)備，提升系統(tǒng)的硬件質(zhì)量，確保檔案文件保管、翻拍復(fù)印等基本工作能夠正常進(jìn)行，且要做好重要檔案數(shù)據(jù)的存儲工作，避免信息錄入時出現(xiàn)錯誤，以確保后續(xù)工作的正常進(jìn)行。其次，要求檔案管理人員熟悉各類檔案工作設(shè)備的操作流程，按照說明書和正確的操作規(guī)范操作，一旦技術(shù)更新或使用新的軟件設(shè)備，要預(yù)先調(diào)試，確保產(chǎn)品的穩(wěn)定性，以免因系統(tǒng)問題對檔案管理造成影響。最后，企業(yè)應(yīng)該定期請專業(yè)的信息技術(shù)人員對系統(tǒng)、硬件、軟件以及基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行維護(hù)檢修，發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中存在的潛在問題，及時處理，確保系統(tǒng)整體安全穩(wěn)定的運行。

檔案管理工作是企業(yè)整體管理中的重要工作內(nèi)容，應(yīng)用信息技術(shù)提升工作效率和質(zhì)量的同時，要結(jié)合社會市場發(fā)展規(guī)律，不斷優(yōu)化檔案管理的內(nèi)容和方法，全面提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，確保檔案管理工作可隨時高質(zhì)量進(jìn)行，提升管理水平，為企業(yè)的健康、持續(xù)發(fā)展提供重要的支持。

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