摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)不斷完善和創(chuàng)新，數(shù)字化管理成為各個(gè)行業(yè)發(fā)展必然趨勢(shì)。而高校檔案是記錄高校開展教育教學(xué)活動(dòng)的原始記錄，記載著高校的發(fā)展歷史和文化傳承，其重要性不言而喻。高校檔案紛繁復(fù)雜、類別眾多，傳統(tǒng)管理方法已經(jīng)無法滿足時(shí)代進(jìn)步所需，因此采用數(shù)字化管理是高校發(fā)展所需。但是高校檔案采用數(shù)字化管理，其優(yōu)勢(shì)與弊端體現(xiàn)在什么地方？是相關(guān)人士探究的重要課題。本文闡述了高校檔案數(shù)字化管理的意義，對(duì)數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)及弊端進(jìn)行探討，以期為相關(guān)人士提供借鑒與啟示。

關(guān)鍵詞：高校檔案;數(shù)字化管理;優(yōu)勢(shì)及弊端

隨著信息化進(jìn)程不斷深入，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)等各種現(xiàn)代化手段運(yùn)用越來越廣泛，逐漸成為檔案管理的重要手段和工具。在高校數(shù)字化建設(shè)中，檔案數(shù)字化管理是重要的組成部分，更是提高檔案管理的重要手段。

一、高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)的意義

1.傳統(tǒng)管理極難適應(yīng)社會(huì)發(fā)展。由于高校檔案的種類繁多，復(fù)雜多樣，在以往的管理中一般都是以紙為檔案的載體，對(duì)信息的歸納與搜集都是分階段的進(jìn)行，通過人工操作對(duì)檔案材料進(jìn)行整理、加工，需要標(biāo)準(zhǔn)化的空間或場地對(duì)其進(jìn)行存放，才能實(shí)現(xiàn)在工作需要是提供最大的便利。然而，隨著高等教育呈業(yè)的快速發(fā)展，學(xué)校的檔案材料越來越多樣化，種類與數(shù)量都大幅增長，純手工操作模式已嚴(yán)重的影響檔案調(diào)度、查閱、利用和效率。需要存放的空間也越來越大，造成了極大的資源浪費(fèi)，信息的單獨(dú)存放對(duì)平常工作的開展，帶來諸多困擾。由此可見，傳統(tǒng)的管理方法已經(jīng)無法滿足社會(huì)發(fā)展所需，現(xiàn)階段我國高校的信息化建設(shè)，不能適應(yīng)無紙化的辦公需求。

2.能滿足高校檔案海量數(shù)據(jù)管理。高等院校是科技文化的研發(fā)者和傳播者，一直走在學(xué)術(shù)的前沿。現(xiàn)階段信息技術(shù)在各高等院校中，無論是在教學(xué)還是學(xué)校管理都得到廣泛應(yīng)用。比如，教務(wù)處運(yùn)用信息管理系統(tǒng)對(duì)師生的教學(xué)檔案及活動(dòng)實(shí)施了自動(dòng)化管理。在總的系統(tǒng)中分別設(shè)置了教師管理子系統(tǒng)、學(xué)生管理子系統(tǒng)、教學(xué)評(píng)估子系統(tǒng)、課程管理子系統(tǒng)、學(xué)習(xí)信息管理子系統(tǒng)、教學(xué)資源子系統(tǒng)等;在學(xué)生處也建立專屬學(xué)生管理的系統(tǒng)：其中包括了招生管理、學(xué)生日常、獎(jiǎng)罰管理、畢業(yè)走向等信息;行政人事處也建立了教職員工的信息系統(tǒng)，主要分為教職員工檔案信息和業(yè)務(wù)信息兩個(gè)方面;財(cái)務(wù)部建立了財(cái)務(wù)管理體系，其中包括財(cái)務(wù)計(jì)劃管理、財(cái)務(wù)預(yù)算管理、工資結(jié)算以及會(huì)計(jì)核算等子系統(tǒng)。建立這些信息系統(tǒng)之后，學(xué)校對(duì)各部門信息進(jìn)行登錄、查詢、使用、更新以及存貯將更加快捷和方便。大量系統(tǒng)的建立，就會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)字文件，對(duì)處于海量數(shù)據(jù)狀態(tài)的高校檔案采用數(shù)字化管理，運(yùn)用現(xiàn)代多媒體技術(shù)和計(jì)算機(jī)，才能確保高校各方面工作正常開展，更好的服務(wù)于各部門，確保教學(xué)體系的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

3.數(shù)字化檔案優(yōu)勢(shì)非常明顯。數(shù)字檔案的建立與運(yùn)用與傳統(tǒng)的檔案管理儲(chǔ)存相比，數(shù)字化檔案是運(yùn)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)對(duì)紙質(zhì)檔案信息，通過數(shù)字化的處理與存儲(chǔ)，改變了存儲(chǔ)的方式和閱讀方式，不僅僅是有效減少存儲(chǔ)空間，節(jié)約保管的費(fèi)用，同時(shí)還大量的節(jié)約了人力成本。運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)等先進(jìn)技術(shù)，推廣數(shù)字化檔案建設(shè)，大大的突破了檔案使用的區(qū)域化限制，實(shí)現(xiàn)了信息多元化的結(jié)構(gòu)與使用，不僅把檔案資料有效的整合，同時(shí)還實(shí)現(xiàn)了資源共享。同時(shí)不僅實(shí)現(xiàn)了信息的匯總和價(jià)值，還能使信息更加完整，進(jìn)而提高其利用價(jià)值。以計(jì)算機(jī)終端檢索的數(shù)字化檔案，沒有時(shí)間與空間限制，推動(dòng)了檔案檢索的智能化發(fā)展。在使用的過程中，通過網(wǎng)絡(luò)搜查，能夠迅速定位所需信息，節(jié)約查找時(shí)間，提高檢索效率，同時(shí)也節(jié)約了信息查找成本，有效的提高辦公效率。

二、檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)

1.利于高校立卷制度的落實(shí)。現(xiàn)階段，關(guān)于各高等院校的立卷問題，一直與檔案管理相結(jié)合，許多高校把立卷工作歸屬于檔案室管理工作的一部份，自然高校方案管理就必須要朝著立卷管理方向發(fā)展，進(jìn)而代替了立卷單位的工作。但是檔案管理人員并未跟上發(fā)展所需，專業(yè)知識(shí)不高，對(duì)檔案的立卷管理了解不足，對(duì)檔案的完整性不能確認(rèn)，導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量不高。但是，通過檔案管理的數(shù)字化應(yīng)用，當(dāng)把檔案錄入網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)之后，管理人員就能夠?qū)ο嚓P(guān)信息進(jìn)行管理及保存，這樣就能全面了解檔案的情況，增加了管理范圍，確保其完整性和使用性。

2.數(shù)字化管理不受時(shí)間、空間限制。傳統(tǒng)的紙制檔案有一定的時(shí)間性、地域性，同時(shí)還有空間限制，導(dǎo)致檔案管理、使用、查詢等諸多不便。然而數(shù)字化檔案模式的出現(xiàn)，有效打破時(shí)間、地域等各方面限制。在以往的檔案得理過程中，如需調(diào)閱資料就必須到檔案室，通過學(xué)校相關(guān)部門的流程審批，檔案員親自查找才能進(jìn)行使用。然而，檔案采用數(shù)字化管理后，通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)就能夠?qū)?shù)據(jù)庫中的資料進(jìn)行管理和查閱，同時(shí)有效的節(jié)約了查找時(shí)間，查找對(duì)象更加精準(zhǔn)。減少檔案管理工作者的工作量，有效的降低了工作難度。采用數(shù)字化管理模式能夠?qū)n案信息進(jìn)行分類、排序等整理，然后再保存到相應(yīng)的載體上，使檔案更方便保存與查找。通過數(shù)字化管理高校檔案，使檔案管理更具保密性，查找更便利，更具精準(zhǔn)性。數(shù)字化的檔案管理，可使檔案分類更明確，排列更有序，保存更完整。在這種環(huán)境中，需要相關(guān)數(shù)據(jù)信息者只要獲取身份驗(yàn)證，就可通過網(wǎng)絡(luò)從中非?？旖莶樵兂鰴n案信息，使用非常方便，而且還省時(shí)省力，極大提高利用效率;檔案資料的更新更具有效性，檔案管理工作者只需要通過電腦對(duì)管理系統(tǒng)進(jìn)行完善，而且操作時(shí)節(jié)省許多人力、物力及財(cái)力，操作流程更加簡捷，工作效率有效的提高，推動(dòng)各高校檔案管理事業(yè)的迅猛發(fā)展。

3.有利于檔案內(nèi)容信息的開發(fā)。通過紙制介質(zhì)的檔案管理，確保了檔案資源的完整性和原始性，占用了大量的空間。因而所有高校檔案室的要求都比較高，不僅空間要大，而且還要防潮，查找費(fèi)力費(fèi)時(shí)。運(yùn)用數(shù)字化的檔案管理之后，所有的檔案通過局域網(wǎng)都能進(jìn)行有效的、統(tǒng)一的管理，使分類更加精細(xì)化，保存不受空間限制，檔案變得更具及時(shí)性，查找更加精準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的完整性、適用性、便捷性。通過一條線，可以查找出所有相關(guān)的檔案內(nèi)容，這樣有效提高了檔案信息的使用率，同時(shí)對(duì)檔案在各個(gè)時(shí)期的不同狀況一目了然，有利于滿足檔案信息的多層次需求。

三、檔案數(shù)字化管理存在的弊端

1.數(shù)字化管理人員選擇受限?，F(xiàn)階段信息化的快速發(fā)展，有效改變?nèi)藗兊纳罘绞健８咝n案在開展數(shù)字化管理時(shí)，必然為管理提供許多便利。但是作為高檔檔案管理的工作人員對(duì)信息網(wǎng)絡(luò)知識(shí)嚴(yán)重缺乏，專業(yè)技術(shù)水平不高，適合檔案數(shù)字化的管理人員不多?，F(xiàn)階段，我國高校的檔案管理人員必須提高對(duì)信息網(wǎng)絡(luò)的認(rèn)識(shí)，熟練的掌所致數(shù)字化檔案管理的專業(yè)知識(shí)，只有具備了這兩種專業(yè)能力，才能實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理需求。要做好檔案管理，管理人員自身必須要熟悉管理相關(guān)的政策法規(guī)，要具有極高的理解力及敏感性，同時(shí)還要具備數(shù)字化管理的專業(yè)技能。所以，管理人員就要提高自身的管理能力，提高操作網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力，才能適應(yīng)現(xiàn)階段高校檔案的數(shù)字化發(fā)展需求。因目前我國許多管理人員身兼多職，管理過程還必須要投入大量的精力及時(shí)間，缺乏專業(yè)精神和素養(yǎng)，導(dǎo)致高校檔案管理缺乏穩(wěn)定性、持續(xù)性，工作的疏忽使得檔案分類不夠精準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案資料的整理及收集不夠完整，使得檔案管理的數(shù)字信息化發(fā)展滯后。

要發(fā)展數(shù)字化信息自然對(duì)管理人員提出高要求。針對(duì)這種局勢(shì)，我國高校檔案管理者必須對(duì)網(wǎng)絡(luò)操控能力強(qiáng)，檔案專業(yè)知識(shí)、學(xué)術(shù)理論水平更高才能擔(dān)當(dāng)起高校檔案管理的數(shù)字化發(fā)展。

2.數(shù)字化管理存在安全隱患。隨著網(wǎng)絡(luò)信息的快速發(fā)展，推動(dòng)檔案管理發(fā)展和提高，同時(shí)也存在許多不安全因素，在檔案的管理過程中，信息安全得不到保證。首先，查找使用過程存在很大的風(fēng)險(xiǎn);其次，一些不法分子可以利用網(wǎng)絡(luò)盜取檔案資料，使檔案信息存在很大的安全隱患。在數(shù)字檔案中，一項(xiàng)重要環(huán)節(jié)就是使用信息，在查找的過程中，使用權(quán)限的設(shè)置非常關(guān)鍵，信息的公開化不是所有人都可以對(duì)其查詢，使用查詢必須符合完整的審批流程?？偠灾?，檔案管理流程必須嚴(yán)格把關(guān)，必須要重視檔案保密性，建立完善的管理制度，并將制度落到實(shí)處，嚴(yán)禁不相干人員隨意登錄查詢。最后，檔案儲(chǔ)存鑒定非常關(guān)鍵。檔案管理原則，就是從檔案相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行鑒定和分析，確保信息真實(shí)性，按照檔案價(jià)值為分類基礎(chǔ)，對(duì)檔案進(jìn)行分類，方便今后查詢使用。同時(shí)還要根據(jù)檔案的重要性設(shè)置保密等級(jí)，分類管理，將機(jī)密檔案文件進(jìn)行加密管理，保密級(jí)別的設(shè)置是根據(jù)國家安全、學(xué)校利益、社會(huì)影響力等因素進(jìn)行介定，才能受到國家法律保護(hù)。

3.數(shù)字化檔案利用率不高。雖然數(shù)字化管理是檔案管理的必然趨勢(shì)，但是從我國高校檔案管理現(xiàn)狀來看，其利用率并不高，許多高校依然采用傳統(tǒng)管理模式，缺數(shù)對(duì)數(shù)字化檔案管理認(rèn)識(shí)，缺乏對(duì)數(shù)字化管理的科學(xué)性認(rèn)識(shí)，未能深入分析在物力、人力、財(cái)力方面的節(jié)省，不能對(duì)其帶來的便捷性進(jìn)行分析，也未能好好的利用網(wǎng)格資源?？偠灾怯^念的缺乏，思想落后，不能接受新的事物，保守的思想觀念阻礙了檔案管理的發(fā)展與創(chuàng)新。陳舊的觀念認(rèn)為，作為具有保密性質(zhì)的檔案資料只有通過人工操作，才能確保其安全性，忽視了網(wǎng)絡(luò)的便捷性、時(shí)效性、地域性。導(dǎo)致數(shù)字化的檔案管理在高校的利用率不高，人為的制約高檔案管理發(fā)展及進(jìn)步。檔案資料得不到共享，造成人力、財(cái)力、物力的浪費(fèi)，最終造成網(wǎng)絡(luò)資料的浪費(fèi)。

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展，高校檔案管理必然要不斷創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)，才能讓檔案信息為高校發(fā)展提供啟示和借鑒。作為高校檔案管理者，必須要徹底認(rèn)清數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)及弊端，要針對(duì)高校檔案實(shí)際情況采取優(yōu)化措施，防范弊端。采用科學(xué)便捷的措施促進(jìn)檔案管理，解決管理過程暴露的各種問題，總結(jié)數(shù)字化管理經(jīng)驗(yàn)，讓檔案管理過程更安全和便捷;同時(shí)需要管理人員不斷深入研究，充分利用現(xiàn)代科技手段實(shí)科學(xué)化檔案管理，提高高校檔案管理水平。

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作者簡介：安娜，女，山西運(yùn)城人，晉中師范高等?？茖W(xué)校職員，檔案館員，大學(xué)本科學(xué)歷。