尤貞

摘 要：不論是事業(yè)單位還是高校，財務檔案管理都是其中非常重要的內(nèi)容，其不僅僅是財務工作重要的組成部分，并且還是事業(yè)單位各項活動順利開展的保障，由此可見其重要性?；诖?，本文主要針對關(guān)于做好財務檔案管理的若干思考進行了詳細的分析，希望能夠?qū)ω攧諜n案管理質(zhì)量的提升有所幫助。

關(guān)鍵詞：做好;財務檔案管理;若干思考

由于事業(yè)單位存在著公共服務職能這一特點，并且其財務活動還表現(xiàn)出多元化的特點，財務交流也非常的頻繁，所以必定會產(chǎn)生大量的會計檔案信息，而這些信息對于財務決策有著非常重要的意義。在傳統(tǒng)模式下，會計檔案基本都是以紙質(zhì)的形式存在，然爾管理模式主要就是手工管理，效率非常的低。同時其不僅僅會占用很多空間，并且儲存起來也非常的復雜。針對這一問題，我們必須得加強注重財務檔案管理工作，合理的應用信息化技術(shù)，促使會計檔案信息化的實現(xiàn)，以此來有效的提升檔案管理效率，從而更好的滿足事業(yè)單位持續(xù)發(fā)展的需求。

一、財務檔案管理基本分類

一般情況下，財務檔案是會計人員或者是會計部門在開展工作時所產(chǎn)生的核算材料，財務檔案管理主要就是對賬簿、會計報表等進行規(guī)范且科學的管理。財務檔案具備著穩(wěn)定性、專業(yè)性以及嚴密性等特點。財務檔案有很多種類，例如紙質(zhì)檔案和電子檔案，而根據(jù)檔案來源又能夠分成自制檔案和外來檔案;根據(jù)存檔的時間就可以分成永久性檔案和定期檔案。在當前信息化時代背景下，為了促使財務檔案管理工作更加高效的開展，實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化非常的有必要，具體通過數(shù)字成像、掃描以及數(shù)據(jù)庫等先進技術(shù)來進行財務檔案信息管理，其本質(zhì)就是將圖像以及紙質(zhì)檔案資源通過數(shù)字化平臺進行合理的轉(zhuǎn)換，最終促使財務檔案的儲存和聯(lián)結(jié)都實現(xiàn)數(shù)字化。通過數(shù)字化平臺能夠?qū)⒇攧招畔?shù)據(jù)轉(zhuǎn)變成為電子數(shù)據(jù)，這樣儲存起來便會更加的容易方便，并且會計檔案信息的利用和共享也能夠更好的實現(xiàn)。財務檔案管理信息化的實現(xiàn)不僅僅能夠很好的節(jié)省檔案儲存空間，并且還能夠在很大程度上減少檔案管理所耗費的成本，檔案歸檔速度、儲存安全性等都能夠得到極大的提升。

二、財務檔案管理現(xiàn)狀

1.專業(yè)性人才不足

就當前情況來看，財務檔案管理工作中還存在著一系列難以避免的問題，例如部分財務在崗人員的知識結(jié)構(gòu)比較陳舊，很難有效的滿足崗位需求。同時還有一些會計人員屬于半路出家，在知識結(jié)構(gòu)上存在著很多缺陷，從而在財務檔案管理工作中有著很大的盲區(qū)。除此之外，在當前信息化時代背景下，電算化已經(jīng)變成財務管理最為主要的一種趨勢，其必定會給財務檔案管理工作帶來更為嚴峻的挑戰(zhàn)。而那些工作懈怠、不重視檔案管理工作的會計人員，顯然很難有效的滿足財務檔案管理信息化的要求。

2.管理規(guī)范性差

就當前情況來看，事業(yè)單位在職工工作實效性方面的考慮上存在著很大的問題，不論工作做得怎樣待遇都是一樣的，并且其中的考核機制也不夠完善，這樣將會嚴重的影響到財會檔案管理工作順利的開展。財會檔案管理工作的開展過程非常的嚴謹，所以需要從客觀的角度出發(fā)，全面的了解賬目實際情況。如果管理制度不夠完善，則就需要會計人員從自身實際情況和工作方向來開展各項工作。在檔案創(chuàng)建過程中，相關(guān)人員未深入分析和考慮檔案查找的便利性，其主要原因就是沒能合理的完善檔案管理制度。

3.財務檔案內(nèi)容缺乏真實合理性

當前單位財務檔案存在著很多虛假編造的情況，很多都是為了應付檢查，甚至還有很多單位沒有設(shè)置真正的財務檔案管理部門。同時建立檔案歸檔管理的賬本、憑證等也不夠規(guī)范，電子檔案儲存工作也沒能做到位。有的單位雖然比較注重財務檔案立卷工作，不過對其日常管理卻比較忽視，從而導致檔案時常出現(xiàn)丟失的情況，并且對于歸還的檔案也沒能及時的整理。這些情況的存在使得財務檔案信息的安全性和保密性非常的差，很有可能會造成嚴重的經(jīng)濟損失。

4.檔案管理技術(shù)比較落后

由于辦公室各方面條件的局限性，使得很多單位在實際財務檔案管理中沒能合理的應用現(xiàn)代化技術(shù)，還有部分單位的電腦已經(jīng)老化，系統(tǒng)沒能及時的升級，從而使得很多現(xiàn)代化軟件不能夠正常的使用。當前單位在財政方面控制的比較嚴格，雖然引進了很多現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)，不過這些都需要經(jīng)過非常繁瑣的審核過程。這些問題的存在使得財會檔案管理技術(shù)非常的落后，很難滿足實際需求。

三、做好財務檔案管理的作用

1.有助于財政工作效率的提升

隨著社會經(jīng)濟不斷的發(fā)展，傳統(tǒng)簡明化的財務檔案顯然很難滿足當前越來越復雜化和系統(tǒng)化的財務信息需求，再加上資金賬目明細表現(xiàn)出多元化的特點，這更是加大了對財務檔案管理工作的要求[3]。我國當前依舊處于發(fā)展階段，從整體角度來看，人們的生活水平和經(jīng)濟水平都有著很大的提升，而在這種背景下，事業(yè)單位的財務檔案工作得到了廣泛且高度的重視。所以加強做好財務檔案管理工作不僅僅能夠為單位更好的發(fā)展提供有力的數(shù)據(jù)支持，并且還能夠在很大程度上提升財政工作的效率。

2.能夠很好的避免資金亂象情況的發(fā)展

對于事業(yè)單位而言，很大一部分的財政撥款都是用在履行公共職能和國家職能上，所以必須得嚴格的掌控好資金的進出流程。不過就我國當前事業(yè)單位的財務管理情況來看，浪費資金和挪用資金的情況時有發(fā)生，從而使得國家財政資源沒能用到實處。這主要還是因為沒能科學管理的資金，所以合理的進行財務檔案管理非常的有必要，這樣能夠有效的防止浪費和挪用資金的情況出現(xiàn)，避免國家財政資源浪費。

四、做好財務檔案管理的有效措施

1.強化相關(guān)人員財務檔案管理意識，加強財務檔案管理團隊建設(shè)

要想更好的提升財務檔案管理水平，那首先就得讓相關(guān)人員清楚的認識到這項工作的重要性，提升他們的管理意識。財務檔案管理不僅僅對單位的發(fā)展戰(zhàn)略和文化建設(shè)有著非常重要的作用，并且對單位核心凝聚力的形成也有著很大的影響?？梢赃@樣說，財務檔案管理對于單位的各項活動都有著很大的作用，所以單位領(lǐng)導必須得加強對這方面的重視，只有這樣才能夠從上至下的提升整體檔案管理意識。然后就是財務檔案管理工作人員需要與時俱進，不斷的提升自身財務檔案管理能力，這樣不僅僅能夠保證檔案管理工作順利的進行，并且還能夠起到一定的監(jiān)督作用。

此外，為了更好的保證財務檔案管理工作高效的開展，我們還需要注重管理團隊的建設(shè)，具體需要從數(shù)字化學歷的角度進行財會人員的聘用，這是數(shù)字化檔案管理工作推行的重要基礎(chǔ)。然后就是需要加強內(nèi)部管理人員的培訓工作，并且在人才評定和考核的過程中，還需要根據(jù)實際工作內(nèi)容來進行，鼓勵財務檔案管理人員積極的學習有關(guān)于數(shù)字化和信息化的技術(shù)，只有這樣才能夠保證他們更好的滿足新時代財務檔案管理工作的需求，切實提升檔案管理工作的質(zhì)量。

2.注重檔案硬件管理

硬件是財會檔案管理工作開展的重要前提和基礎(chǔ)，為了更好的順應時代發(fā)展的需求，必須加強對數(shù)字化技術(shù)的應用，以此來有效的提升財會檔案管理的效率。而這一目標的實現(xiàn)需要以硬件作為基礎(chǔ)。除此之外，單位還需要合理的設(shè)置專門的財務檔案室，然后在硬件上提升防潮、防塵等相關(guān)功能。其次就是需要創(chuàng)建完善的授權(quán)機制和檔案批準機制，對檔案數(shù)據(jù)進行科學的查詢和歸檔，深入的分析計算機病毒、防火墻等防御技術(shù)，以此來有效的保證計算機數(shù)據(jù)準確性和安全性，同時還能夠很好的避免檔案數(shù)據(jù)外泄和丟失的情況發(fā)生。最后，要加強計算機系統(tǒng)的監(jiān)管，計算機軟件應該由系統(tǒng)員統(tǒng)一安裝，這樣能夠最大程度上避免病毒滋生。

3.建立完善的財務檔案管理制度

由于事業(yè)單位財務檔案管理工作的特征性，所以為了更好的提升其管理水平，建立相應的檔案管理制度非常的有必要，這樣能夠很好的管理和約束工作人員，從而有效的提升檔案管理的規(guī)范性和高效性。在新時期背景下，財務檔案管理工作的進行必須得充分的考慮到各種規(guī)范標準，然后在此基礎(chǔ)上進行管理制度的優(yōu)化和完善。其次就是需要建立財務檔案數(shù)字化管理方法，要求各個部門相互協(xié)調(diào)，同時準確的定位各個人員以及部門的職責。最后就是需要從制度和政策的角度出發(fā)，加強重視財務檔案的建設(shè)、管理以及應用，這樣可以為當前財務檔案信息的規(guī)范化和標準化提供重要的基礎(chǔ)，便于檔案數(shù)據(jù)真實度以及共享性的進一步強化。

4.積極的創(chuàng)新財務檔案管理方式

在當前經(jīng)濟時代背景下，事業(yè)單位的財務檔案管理工作也需要做出相應的改變，以便更好的適應社會經(jīng)濟發(fā)展的需求。信息技術(shù)的飛速發(fā)展代表著時代科技的一大進步，因此，財務檔案管理工作需要加強信息化建設(shè)，以便更好的擺脫傳統(tǒng)檢索和錄入的方式。與時俱進、順應信息化和網(wǎng)絡(luò)化是當前財務檔案管理工作的必然趨勢。這不僅僅能夠很好的提升財務檔案管理工作效率，還能增強其簡便化以及透明度，這對于我國戰(zhàn)略發(fā)展和文化建設(shè)有著非常重要的作用。

總而言之，會計檔案信息對于任何一家事業(yè)單位來說非常的重要和關(guān)鍵，其實提升財務管理水平的重要基礎(chǔ)和前提。在當前信息化時代背景下，要想更好的實現(xiàn)會計檔案管理的高效性，那就必須得加強重視信息化技術(shù)的應用，并在此基礎(chǔ)上合理的構(gòu)建會計檔案信息化管理平臺，以此來將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成為數(shù)字化檔。同時還需要構(gòu)建信息化檔案管理機制，切實落實檔案管理責任，并且通過信息化管理平臺來實現(xiàn)會計檔案資料的快速查詢、檢索以及整理等，這樣必定能夠在很大程度上提升會計檔案管理水平，從而實現(xiàn)事業(yè)單位長遠穩(wěn)定的發(fā)展。

參考文獻：

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