潘源源
(溫州職業(yè)技術(shù)學(xué)院 計(jì)財(cái)處,浙江 溫州 325025)
2012年12月,財(cái)政部印發(fā)《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》(財(cái)會【2012】21號)(以下簡稱《規(guī)范》),強(qiáng)調(diào)各單位要重點(diǎn)關(guān)注預(yù)算管理、收支管理和政府采購管理等六個(gè)業(yè)務(wù)管理。而作為管理內(nèi)容重要組成部分,匯集了人力資源管理和財(cái)務(wù)管理并涉及全校職工的切身利益的薪資管理卻不在該規(guī)范重點(diǎn)關(guān)注之列。正如當(dāng)前高校薪資工作主要側(cè)重于薪資的計(jì)算和核算,而忽略了其內(nèi)部控制的情況[1]。薪資管理指制定合理的工資發(fā)放制度及系統(tǒng),包括設(shè)計(jì)薪資酬勞的標(biāo)準(zhǔn)、薪資的組成部分、薪資的發(fā)放政策、發(fā)放辦法和原則,也包括工資薪金的核算[2]。若對薪資缺乏內(nèi)部控制,則可能出現(xiàn)人事、財(cái)務(wù)人員的舞弊?;谀壳案咝V衅毡榇嬖诘闹睾怂?、輕內(nèi)控的事實(shí),文章結(jié)合筆者薪資核算工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),通過COSO理論分析WZ學(xué)院目前存在的薪資內(nèi)控問題,提出建立有效的內(nèi)控環(huán)境,設(shè)立薪資目標(biāo)風(fēng)險(xiǎn),并利用信息化優(yōu)化薪資核算工作流程和加強(qiáng)內(nèi)部控制來提升薪資管理工作,避免人為薪資過程中的錯(cuò)誤和舞弊,以期推動薪資內(nèi)控管理工作邁上新的臺階。
COSO(Committee of Sponsoring Organization)委員會,又稱“內(nèi)部控制委員會”,其在1992年發(fā)布的《內(nèi)部控制整合框架》,被公認(rèn)為是目前最為權(quán)威的內(nèi)部控制概念[3]。財(cái)政部最新發(fā)布的《規(guī)范》在很大程度上也是受到COSO的影響[4]。根據(jù)該COSO的定義,內(nèi)部控制包括控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評估、控制活動、信息的溝通與交流、對環(huán)境的監(jiān)控五個(gè)要素。文章基于這五要素來分析WZ學(xué)院薪資內(nèi)控管理工作中的困境。
控制環(huán)境指高層管理者重視內(nèi)控建設(shè),它是實(shí)施一系列內(nèi)控制度的基礎(chǔ)。薪資內(nèi)控管理的控制環(huán)境包括薪資內(nèi)控制度是否健全,薪資崗位設(shè)置及權(quán)責(zé)分配是否合理,崗位人員是否具備準(zhǔn)入機(jī)制且有接受后續(xù)培訓(xùn)[5]。學(xué)校的管理層和治理層對薪資內(nèi)部控制的不重視,內(nèi)控制度執(zhí)行意識的淡薄,責(zé)任分配與授權(quán)的不到位和職工素質(zhì)良莠不齊等都會使得控制環(huán)境相對弱化。如WZ學(xué)院通過落實(shí)《規(guī)范》來防范校園管理中的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),但該文件中提及的重點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)評估點(diǎn)并未包括薪資管理,從一定程度上導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)層面未著重關(guān)注薪資方面的內(nèi)控工作。
目前,該學(xué)校相關(guān)內(nèi)部薪資管理制度和辦法還不夠完善,存在薪資工作內(nèi)部控制制度不健全風(fēng)險(xiǎn)。由于缺乏健全的薪資崗位責(zé)任制還使得該校在組織機(jī)構(gòu)和崗位設(shè)置方面存在風(fēng)險(xiǎn)。健全的薪資崗位責(zé)任制應(yīng)包括崗位職責(zé)、任職資格、獎(jiǎng)懲條例等,這些有利于薪資崗位員工明確工作責(zé)任,有效執(zhí)行本職工作。目前WZ學(xué)院采用二級學(xué)院管理結(jié)構(gòu),每月由各個(gè)系部負(fù)責(zé)薪資造冊,人事部門負(fù)責(zé)行政部門造冊。所涉及薪資崗位的人員較多,而對于該崗位的設(shè)置和責(zé)權(quán)的分配所設(shè)置的崗位責(zé)任制文件規(guī)定的并不盡詳細(xì)。由于工作內(nèi)容不確定、獎(jiǎng)懲條例不明確等易造成內(nèi)部控制機(jī)制的漏洞。此外,部分薪資崗位人員已在相關(guān)崗位工作數(shù)年甚至十多年,從未進(jìn)行崗位輪換,且關(guān)鍵薪資崗位人員在諸如新系統(tǒng)軟件的培訓(xùn)、Excel軟件的學(xué)習(xí)、國家新頒布的薪資相關(guān)政策的學(xué)習(xí)等后續(xù)培訓(xùn)方面尚不夠積極。
風(fēng)險(xiǎn)評估指“管理層應(yīng)考慮各種可能會阻礙其目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的外部環(huán)境及內(nèi)部管理模式的變化;通過動態(tài)和反復(fù)的過程來識別和評估風(fēng)險(xiǎn),為決策提供基礎(chǔ)?!盵4]薪資內(nèi)控工作的風(fēng)險(xiǎn)評估應(yīng)通過設(shè)立薪資工作中的目標(biāo)風(fēng)險(xiǎn),進(jìn)行及時(shí)的風(fēng)險(xiǎn)識別與科學(xué)分析,并迅速采取應(yīng)對策略。在傳統(tǒng)的管理思維方式和最新的內(nèi)控文件指導(dǎo)下,現(xiàn)有且不被重視的薪資工作缺乏科學(xué)有效的目標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)。該校管理層在對薪資業(yè)務(wù)以及與其相關(guān)崗位上,暫未明確設(shè)立相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)管理目標(biāo),因此也未建立薪資內(nèi)控的風(fēng)險(xiǎn)識別、評估和應(yīng)對機(jī)制。
該校未建立風(fēng)險(xiǎn)評估機(jī)制易造成薪資管理過程中出現(xiàn)如下風(fēng)險(xiǎn)問題:造冊時(shí),可能出現(xiàn)漏造、多造或者錯(cuò)造;薪資核算時(shí),可能出現(xiàn)核算錯(cuò)誤,經(jīng)費(fèi)歸口出錯(cuò);薪資發(fā)放時(shí),可能出現(xiàn)出納修改發(fā)放金額等風(fēng)險(xiǎn)。薪資問題關(guān)系到職工的切身利益,缺乏對薪資內(nèi)控的風(fēng)險(xiǎn)評估會導(dǎo)致對薪資內(nèi)部控制活動的缺失,從而影響職工切身利益。
控制活動指管理者結(jié)合風(fēng)險(xiǎn)評估的結(jié)果,通過制定和實(shí)施一系列的內(nèi)部政策來降低風(fēng)險(xiǎn),將風(fēng)險(xiǎn)控制在可承受的范圍之內(nèi)[4]。由于該校尚未建立起科學(xué)的薪資風(fēng)險(xiǎn)評估結(jié)果機(jī)制,造成缺乏強(qiáng)有力的控制活動,內(nèi)控管理方面存在的問題得不到有效解決。
人事部門在薪資造冊執(zhí)行過程和財(cái)務(wù)部門的薪資發(fā)放執(zhí)行過程,相互間缺乏監(jiān)控易導(dǎo)致造冊和發(fā)放過程中出現(xiàn)舞弊情況??记诘刃劫Y政策是否執(zhí)行到位也未受到監(jiān)督。有關(guān)部門每月未提供工資扣款的附件內(nèi)容,導(dǎo)致財(cái)務(wù)部門無法知悉并核實(shí)扣款的具體內(nèi)容。經(jīng)費(fèi)歸口管理方面,系部返聘教師的薪資支出由學(xué)院承擔(dān)導(dǎo)致系部可以在不考慮本系人員經(jīng)費(fèi)預(yù)算的前提下,隨意返聘退休教師為本系服務(wù)而不加重本系人員經(jīng)費(fèi)負(fù)擔(dān)。
除以上提及的幾個(gè)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)外,該校曾出現(xiàn)某系部外籍教師離職后,人事部門仍給其造冊發(fā)放了四個(gè)月的工資,直到因工資卡被注銷,工資發(fā)放失敗,財(cái)務(wù)部門反映工資卡問題時(shí)才發(fā)現(xiàn)該外籍教師已經(jīng)離職的事實(shí)。正是由于缺乏強(qiáng)有力的控制活動導(dǎo)致該事件的發(fā)生。
信息與溝通指及時(shí)準(zhǔn)確地獲取薪資相關(guān)的信息,繼而生產(chǎn)和使用該信息來為薪資內(nèi)部控制提供運(yùn)行支持,同時(shí)加強(qiáng)內(nèi)外部之間的信息傳遞,使有效的信息在內(nèi)外部之間得到應(yīng)用[4]。當(dāng)前高校普遍存在信息不公開,各部門間缺乏信息交流,“信息孤島”現(xiàn)象明顯的情況。部門間的信息不暢,亦會帶來薪資內(nèi)控盲點(diǎn)。以文章所舉的學(xué)院為例,薪資造冊時(shí)所涉及的崗位薪金標(biāo)準(zhǔn)、薪資的發(fā)放政策等相關(guān)政策,除經(jīng)辦部門外其他部門無從查詢。此外,工資的核算方法、年終獎(jiǎng)的計(jì)算方法、五險(xiǎn)一金的扣除標(biāo)準(zhǔn)等均不為財(cái)務(wù)部門和其他部門所了解,由此易造成金額的誤造和紕漏不易被發(fā)現(xiàn),造冊過程中的漏洞不易被監(jiān)控。
該校目前缺乏數(shù)據(jù)共享的基礎(chǔ),使用的薪資軟件無法實(shí)現(xiàn)人事部門、財(cái)務(wù)部門和其他相關(guān)部門之間的數(shù)據(jù)共享。若人事部門修改入職、離職人員信息或員工薪資數(shù)據(jù)時(shí),財(cái)務(wù)部門無法及時(shí)掌握變動情況。且財(cái)務(wù)部門以及其他相關(guān)部門很難通過系統(tǒng)軟件直接獲取人事信息和薪資信息。自2019年新個(gè)稅法全面執(zhí)行之后,該校無法通過稅務(wù)APP獲取職工的附加扣除信息,導(dǎo)致當(dāng)月個(gè)稅需在下月工資中補(bǔ)扣。這一流程使每月薪資核算過程更加繁瑣,給各相關(guān)部門增加了工作量,而部門間對扣款金額的溝通又存在諸多不暢,增加了潛在的薪資錯(cuò)誤風(fēng)險(xiǎn)。
監(jiān)督活動指通過選擇和實(shí)施對內(nèi)部控制的健全性、合理性和有效性進(jìn)行監(jiān)督檢查與評估,確認(rèn)內(nèi)部控制的各要素存在且運(yùn)行[4]。一般的監(jiān)督活動分為內(nèi)部監(jiān)督和外部監(jiān)督兩部分。薪資工作的內(nèi)部監(jiān)督指單位內(nèi)部的部門間的監(jiān)督,如人事部門對系部的監(jiān)督、財(cái)務(wù)監(jiān)督和紀(jì)檢督察等。外部監(jiān)督指來自外部的財(cái)政部門、審計(jì)部門和紀(jì)檢督察部門等或是社會公民的監(jiān)督活動。
在該校的薪資和核算過程中,系部造冊的工資冊由人事部門負(fù)責(zé)校對審核,而人事部門造冊的工資冊則由人事部門內(nèi)部校對審核,且這一審核過程缺乏財(cái)務(wù)部門的監(jiān)督,未實(shí)現(xiàn)有效的內(nèi)部監(jiān)督[6]。
隨著校園信息化建設(shè)的進(jìn)行,紙質(zhì)工資條已被網(wǎng)絡(luò)工資查詢系統(tǒng)所替代。但當(dāng)前該校網(wǎng)絡(luò)工資查詢系統(tǒng)更新滯后,學(xué)校職工無法及時(shí)查詢到自己當(dāng)月收到的薪資明細(xì),校內(nèi)臨聘人員更是無法查詢到自己的薪資明細(xì),導(dǎo)致薪資的外部監(jiān)督無法有效實(shí)現(xiàn)。
文章基于COSO理論對高校的薪資內(nèi)控體系從內(nèi)控環(huán)境、目標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)、控制活動、信息與溝通和監(jiān)督活動五個(gè)方面進(jìn)行構(gòu)建。構(gòu)建思路見圖1。
圖1 化解路徑的構(gòu)建思路
有效的內(nèi)控環(huán)境,是建立薪資內(nèi)控管理工作的基礎(chǔ)。首先,應(yīng)在《規(guī)范》指導(dǎo)下,參照COSO理論并結(jié)合該校的自身實(shí)際,制定內(nèi)部薪資管理制度和辦法,建立起有效的內(nèi)控機(jī)制體系,有效保障薪資管理的高校運(yùn)作??梢詮囊韵聝煞矫嫒胧郑阂环矫媸莾?yōu)化現(xiàn)有的管理制度,規(guī)范科學(xué)落實(shí);另一方面是各系部間建立起有效的協(xié)作監(jiān)督機(jī)制,促成新的內(nèi)控體系落地生根。內(nèi)部薪資管理制度和辦法應(yīng)包括薪資的管理體系、薪酬的標(biāo)準(zhǔn)、發(fā)放政策和辦法以及經(jīng)費(fèi)歸口等。此外,每月工資的構(gòu)成及計(jì)算方法、月度年度獎(jiǎng)金考核辦法及計(jì)算方法、每月工資的固定發(fā)放日期和通過銀行發(fā)放的規(guī)則等需要明確,且有文件可待查。
其次,該校應(yīng)合理規(guī)劃人事部門、財(cái)務(wù)部門和二級學(xué)院部門的薪資崗位權(quán)限職責(zé),通過修改薪資工作崗位職責(zé),明確薪資崗位人員的職位要求、崗位責(zé)任、考核方法和獎(jiǎng)懲條例等,健全薪資崗位責(zé)任制。薪資崗位人員必須具備一定的薪資知識、財(cái)務(wù)知識和計(jì)算機(jī)操作能力。薪資人員還需要在平時(shí)加強(qiáng)相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)、拓展和職業(yè)道德教育。一方面,財(cái)務(wù)部門的薪資核算人員應(yīng)該通過參與預(yù)算、核算和決算的財(cái)務(wù)管理過程,提升薪資管理方面的業(yè)務(wù)水平;另一方面,人事部門和二級學(xué)院的薪資人員需要吸收和借鑒國內(nèi)外薪酬管理經(jīng)驗(yàn),并利用數(shù)據(jù)分析,通過對崗位性質(zhì)薪金和職稱類別薪金等的分析,為學(xué)校決策層對薪酬體系優(yōu)化整合,滿足職工的薪酬期望提供數(shù)據(jù)支持[7]。
再者,學(xué)校需要依據(jù)崗位職責(zé)等文件對薪資崗位人員的工作要進(jìn)行年度評價(jià)考核,并實(shí)現(xiàn)該崗位3—5年的換崗管理制度。
根據(jù)COSO理論中對風(fēng)險(xiǎn)評估的定義,文章認(rèn)為應(yīng)該通過薪資造冊、核算、發(fā)放的薪資流程,設(shè)立薪資內(nèi)控管理的目標(biāo)風(fēng)險(xiǎn),并在此基礎(chǔ)上建立應(yīng)對機(jī)制。
首先,在薪資造冊時(shí),目標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)聚焦在人事變動和考勤。人事變動是薪資造冊的基礎(chǔ),人員的變動直接影響當(dāng)月該校薪資的總金額。保證每月人事變動及時(shí)更新可以杜絕人員虛增發(fā)放工資、人員離職后仍給其發(fā)放工資,以及隨意變更他人工資的情況。為此,薪資核算系統(tǒng)應(yīng)錄入全院所有在工資薪金核算流程中的人員,各部門需要保持人事變動線上線下一致,人事部門對每月的人事信息變動負(fù)責(zé)。人事部門每月提交附件供財(cái)務(wù)部門復(fù)核,財(cái)務(wù)部門薪資核算人員校對每月人事變動信息,確保人事信息變動準(zhǔn)確一致??记谟涗浭敲吭滦劫Y核算的基礎(chǔ),須確保其準(zhǔn)確無誤,以保證系統(tǒng)通過當(dāng)月考勤自動計(jì)算當(dāng)月的基礎(chǔ)工資。因此,全院要執(zhí)行嚴(yán)格的考勤制度,部門負(fù)責(zé)人對部門職工的每月考勤情況負(fù)責(zé),人事部門需要保證考勤信息校對及時(shí)無誤,財(cái)務(wù)核算人員每月核對假單與系統(tǒng)報(bào)表是否一致,防止出現(xiàn)考勤漏洞。
其次,在薪資核算時(shí),目標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)在于核算項(xiàng)目、經(jīng)費(fèi)歸口以及核算準(zhǔn)確性。核算時(shí),要明確項(xiàng)目歸類標(biāo)準(zhǔn),以達(dá)成年度內(nèi)的薪資核算項(xiàng)目一致的目標(biāo),如此既方便財(cái)務(wù)部門核算人員每期的薪資復(fù)核,又方便職工的工資查詢[8]。此外,所有額外的津補(bǔ)貼和零星扣款項(xiàng)目都應(yīng)提交附件以便財(cái)務(wù)部門核算人員校對,防止出現(xiàn)亂發(fā)放和亂扣費(fèi)現(xiàn)象。另外,基于目前的情況,核算過程大多還需要依賴手工操作,因此操作過程中出現(xiàn)錯(cuò)誤的可能性較高,如經(jīng)費(fèi)歸口錯(cuò)誤以及核算準(zhǔn)確性的問題。面對手工操作帶來的風(fēng)險(xiǎn),一方面,可利用信息化和云財(cái)務(wù)技術(shù)的發(fā)展,實(shí)現(xiàn)核算自動化,經(jīng)費(fèi)歸口自動化;另一方面,有必要加強(qiáng)核算的復(fù)核工作,使核算失誤能夠被及時(shí)發(fā)現(xiàn)。
最后,在薪資發(fā)放時(shí),目標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)是發(fā)放信息錯(cuò)誤。發(fā)放的信息提取有誤,或者信息在轉(zhuǎn)發(fā)至銀行時(shí)被變更都會造成發(fā)放結(jié)果有誤。如果發(fā)放信息出錯(cuò),而后續(xù)缺乏發(fā)放復(fù)核,且職工無從查詢工資明細(xì)時(shí),那么存在的錯(cuò)誤和舞弊就不會被發(fā)現(xiàn),職工的利益就會受到損害。因此,在薪資發(fā)放名單制作時(shí),應(yīng)采用信息化技術(shù)提取發(fā)放信息,減少手工操作中的錯(cuò)誤。此外,在銀行發(fā)放完成后,人事部門要及時(shí)對財(cái)務(wù)部門進(jìn)行薪資審核,防止財(cái)務(wù)部門更改個(gè)人實(shí)際發(fā)放金額,謀取私利的舞弊行為。
在信息化技術(shù)發(fā)展的前提下,學(xué)校可以通過對技術(shù)的利用實(shí)現(xiàn)COSO理論中控制活動、信息與溝通和監(jiān)督活動三個(gè)因素在薪資內(nèi)控管理工作中的應(yīng)用。學(xué)校應(yīng)將完成修訂后的薪資管理制度和辦法在校園網(wǎng)絡(luò)辦公OA系統(tǒng)中公布,以供職工查閱。發(fā)布的政策應(yīng)包括薪資構(gòu)成政策、崗位薪金政策、工資的發(fā)放政策和發(fā)放辦法等。此外,當(dāng)政府頒布新的人事政策和薪資政策時(shí),人事部門也應(yīng)積極修改相關(guān)的政策,并及時(shí)通過網(wǎng)絡(luò)宣傳和解讀,讓職工了解并學(xué)習(xí)。通過相關(guān)薪資政策的公布,讓財(cái)務(wù)部門了解工資、獎(jiǎng)金的計(jì)算方法,幫助財(cái)務(wù)部門實(shí)現(xiàn)對薪資造冊環(huán)節(jié)的監(jiān)督,為實(shí)現(xiàn)該校內(nèi)部監(jiān)督提供有利條件。此外,人事部門、財(cái)務(wù)部門及相關(guān)系部實(shí)現(xiàn)信息共享,職工查詢工資信息便捷等也是加強(qiáng)了薪資活動的外部監(jiān)督。
圖2 薪資核算系統(tǒng)架構(gòu)思路
信息化的發(fā)展可以在技術(shù)上支持學(xué)校開發(fā)并應(yīng)用新的薪資核算體系[9]。新的核算體系應(yīng)該實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)考勤異常提示和校園各部門間的數(shù)字資源共享等。文章認(rèn)為,該院校可以開發(fā)集人事管理和薪資核算一體的軟件系統(tǒng)。每月的考勤異常,如遲到、早退或者未打卡等,系統(tǒng)均可于報(bào)表中顯示,供各相關(guān)部門查詢及處理。此外,人事部門和各相關(guān)部門都能通過統(tǒng)一的系統(tǒng)軟件進(jìn)行工資薪金方面的信息錄入,財(cái)務(wù)部門可使用該軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)匯總核算和報(bào)表生成。人事部門主要負(fù)責(zé)全院所有人事信息的錄入和修改,以及每月院部薪資數(shù)據(jù)的錄入。各相關(guān)部門負(fù)責(zé)本系部的薪資數(shù)據(jù)錄入。個(gè)稅信息收集系統(tǒng)可與該軟件系統(tǒng)對接,全院職工的六項(xiàng)附加扣除信息可在此系統(tǒng)中共享。通過系統(tǒng)考勤和全院薪資數(shù)據(jù)的共享,自動計(jì)算全院人員薪資,實(shí)現(xiàn)個(gè)稅當(dāng)月發(fā)生當(dāng)月扣除,簡化各部門薪資崗位人員的工作壓力,且優(yōu)化軟件功能,使軟件可以在根據(jù)薪資數(shù)據(jù)錄入部門的不同,自動歸結(jié)經(jīng)費(fèi)來源,減少核算人員手動計(jì)算的差錯(cuò),當(dāng)經(jīng)費(fèi)超出部門預(yù)算時(shí),系統(tǒng)自動提示錯(cuò)誤。再者,財(cái)務(wù)部門通過薪資核算軟件可直接獲取全院人員的基本信息和每月薪資數(shù)據(jù),通過軟件的報(bào)表選項(xiàng),選取所需要的薪資信息,直接導(dǎo)出統(tǒng)計(jì)表格[10]。如此可改變財(cái)務(wù)部門核算人員每月手動合成來自各個(gè)部門的Excel表格的現(xiàn)狀,簡化流程,規(guī)避手工操作過程中的遺漏和失誤。該軟件還可與校園辦公系統(tǒng)對接,共享每月的職工薪資明細(xì),供職工在辦公系統(tǒng)中查詢。
通過上述分析,新的薪資核算系統(tǒng)架構(gòu)思路如圖2所示。
文章期望利用信息化優(yōu)化薪資核算工作流程和加強(qiáng)內(nèi)部控制來提升薪資管理工作,以此來避免人為薪資核算過程中的可能出現(xiàn)的錯(cuò)誤和舞弊情況,以期推動該學(xué)校的薪資內(nèi)控管理工作得到進(jìn)一步優(yōu)化。