摘 要：時代的發(fā)展和社會的進步，使得檔案管理工作的要求也在不斷地提升，為強化成人教育教學(xué)檔案管理工作的開展，本文就如何做好成人教育教學(xué)檔案管理工作提出了幾點淺見。

關(guān)鍵詞：成人教育教學(xué)檔案;管理工作;信息化管理

因為成人教育有著多樣化的辦學(xué)形式，而且在辦學(xué)時間上的差異又不可避免，所以成人教育教學(xué)檔案具有較強的系統(tǒng)性、復(fù)雜性，包含了招生檔案、教學(xué)檔案、學(xué)籍檔案、學(xué)位檔案、畢業(yè)檔案和教學(xué)文書檔案等，所以成人教育教學(xué)檔案的管理難度較大。為了更好地規(guī)范化的強化對其的管理，需要我們切實注重以下工作的開展。

一、 提高認識，增強素質(zhì)，健全制度

為了科學(xué)的開展成人教育教學(xué)檔案管理工作，在當前的新形勢下，作為檔案管理人員，必須提高自身對其的認識，不斷強化自身的專業(yè)素質(zhì)，通過完善的制度，確保檔案管理職責得到高效的落實。

（一） 提高認識

作為檔案管理人員，必須加強對《檔案法》的學(xué)習，強化自身的檔案意識，從內(nèi)心上意識到強化成人教育教學(xué)檔案管理的必要性，因為這不僅關(guān)乎學(xué)校檔案管理工作，而且還影響用人單位對受教育者的了解。所以需要認識到這一工作的地位與作用，在思想觀念上要積極轉(zhuǎn)變，注重自身業(yè)務(wù)素質(zhì)的提升，為成人教育教學(xué)檔案管理工作的開展奠定堅實的基礎(chǔ)。

（二） 增強素質(zhì)

鑒于檔案管理人員的素質(zhì)水平高低直接關(guān)乎到成人教育教學(xué)檔案的管理水平。所以我們必須要注重自身政治素質(zhì)與職業(yè)道德修養(yǎng)的提升，以強烈的責任感和事業(yè)心以及職業(yè)道德規(guī)范約束和提升自身專業(yè)素養(yǎng)看，主動積極地參與業(yè)務(wù)技能培養(yǎng)，提高自身在成人教育教學(xué)檔案管理方面的深度和廣度，通過不斷地完善，著力實現(xiàn)科學(xué)立卷、有序保管，我閱卷提供便利性，在日常工作中，注意經(jīng)驗教訓(xùn)的總結(jié)，加強對問題的分析和觀察，做好信息的加工、開發(fā)和利用，從而更好地促進成人教育教學(xué)檔案管理工作的開展。

（三） 健全制度

成人教育教學(xué)檔案的管理具有較強的專業(yè)性和復(fù)雜性，為確保成人教育教學(xué)檔案管理職責得到有效的落實，針對來源性較廣的成人教育教學(xué)檔案管理工作而言，為確保成人教育教學(xué)檔案的準確性和完整性，需要在成人教育教學(xué)檔案管理制度上進行不斷地完善，既要加強對檔案管理人員的約束，又要確保成人教育教學(xué)檔案管理工作得以規(guī)范的實施，在工作計劃、管理方案、檔案收集整理、檔案保管利用等方面的制度，是完善的重點所在，為科學(xué)化、規(guī)范化的管理成人教育教學(xué)檔案奠定堅實的制度基礎(chǔ)。

二、 加大投入，強化監(jiān)督，注重編研

在成人教育教學(xué)檔案管理工作中，因為其具有較強的系統(tǒng)性和復(fù)雜性，所以必須在管理工作中加大對其的投入，并對檔案管理過程進行監(jiān)督，注重檔案編研工作的開展，才能更好地強化對其的利用。具體而言，需要做好如下工作：

（一） 加大投入

為了提升成人教育教學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)代化水平，需要在檔案管理方面加大投入，注重設(shè)備的更新。尤其是在現(xiàn)代辦公設(shè)備體系不斷完善的現(xiàn)狀下，不管是檔案的傳輸還是檢索以及保管，都將朝著網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展，為檔案資源的共享奠定了堅實的基礎(chǔ)。除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案外，目前還有電子檔案、云檔案和光盤檔案等等方式。而為適應(yīng)新的檔案管理方式，就需要在檔案方面加強設(shè)備和技術(shù)的投入，切實加強檔案的現(xiàn)代化建設(shè)，在文件歸檔和電子檔案建設(shè)方面作為重點投入的對象，注重現(xiàn)代化設(shè)備的投入，才能實現(xiàn)信息資源的共享。

（二） 強化監(jiān)督

為確保成人教育教學(xué)檔案管理工作質(zhì)量的提升，在加大對其投入的同時，還要建立一套完善的監(jiān)督評估體系，只有在評估的基礎(chǔ)上才能明確發(fā)展的方向，只有在監(jiān)督中才能更好地發(fā)現(xiàn)問題。因此，需要逐步推行檔案材料監(jiān)督評估工作的開展，才能實現(xiàn)成人教育教學(xué)檔案管理工作的專業(yè)化、系統(tǒng)化和現(xiàn)代化。所以我們需要加強對成人教育教學(xué)檔案評估方案的完善，制定實施細則，明確評估標準，制定與成人教育教學(xué)檔案管理工作相符的質(zhì)量評估和監(jiān)督體系，同時還要對其執(zhí)行和落實的情況進行監(jiān)督，定期加強對成人教育教學(xué)檔案管理工作人員、材料的考核，著力提升成人教育教學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。

（三） 注重編研

加強檔案編研工作的開展，旨在更好地提供檔案服務(wù)，所以必須要從傳統(tǒng)的管理理念轉(zhuǎn)移到服務(wù)理念上來，以提供高品質(zhì)、高質(zhì)量的精品檔案為目標，切實彰顯檔案編研工作的價值所在。在具體的檔案編研工作中，首先需要嚴格控制編研選題質(zhì)量，在編研選題過程中，既要結(jié)合學(xué)校實際與需求，又要具有前瞻性的思想，將社會對學(xué)校的關(guān)注點和利用服務(wù)價值作為編研主題確定的方向。其次，致力于編研技術(shù)水平的提升，目前的檔案編研工作都已經(jīng)實現(xiàn)了信息化的辦公，所以對編研人員的專業(yè)技術(shù)水平也要不斷地提升，切實加強對其的技術(shù)培訓(xùn)和監(jiān)督考核，以信息技術(shù)為載體，強化檔案編研工作的開展，不僅具有時代氣息，而且能滿足未來發(fā)展的需要。再次，在編研形式上要逐漸的豐富和完善，緊密結(jié)合學(xué)校與社會的多元需求，在二三次文獻編制上作為重點，強化檔案信息分析研究與綜合整理，以得到深層次的加工材料，并在此基礎(chǔ)上加大檔案專題數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，才能更好地根據(jù)某個專題內(nèi)容來編制檔案數(shù)據(jù)信息，提供實效性和針對性更強的檔案信息。最后，編研的內(nèi)容需要具有多元化的特點，也就是在注重宏觀編研的同時，還要切實注重微觀編研，將二者進行有機結(jié)合的過程中，需要緊密結(jié)合自身的實際，切實加強對成人教育教學(xué)檔案規(guī)律與特點的研究，結(jié)合自身在成人教育方面的優(yōu)勢和不足，將成人教育綜合管理特色突出的同時，強化教學(xué)計劃的研究，注重學(xué)歷教育的同時還要注重非學(xué)歷教育，在注重成人面授教學(xué)的同時還要強化學(xué)生的自學(xué)管理，編研學(xué)生與社會關(guān)注的信息，從而更好地對學(xué)生在成人教育中學(xué)習、能力和品行綜合而又客觀的在檔案中體現(xiàn)出來。

三、 與時俱進，注重安全，彰顯特色

在成人教育教學(xué)檔案管理工作中，在當前的大數(shù)據(jù)時代，為了更好地強化檔案工作的開展，加強成人教育教學(xué)檔案信息化建設(shè)已成為目前的大趨勢所在。以大數(shù)據(jù)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)為載體的成人教育教學(xué)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用逐漸被我們所重視，但是目前在這個過程中，安全問題一直成為社會關(guān)注的焦點，所以在檔案信息安全方面必須做到與時俱進，切實注重對其的安全投入，才能更好地彰顯自身在檔案安全管理方面的特色。以下筆者以云計算為例，就如何確保檔案信息資源的安全提出幾點淺見。

云計算作為大數(shù)據(jù)時代下新興的一種服務(wù)模式，這一新興計算和存儲模型中，融合了大量的現(xiàn)代化技術(shù)，比如分布式技術(shù)、網(wǎng)格計算技術(shù)、虛擬化技術(shù)和并行計算技術(shù)。其是以計算為載體的前提下融入運營服務(wù)，使得其成為一種云計算商品，利用互聯(lián)網(wǎng)來傳輸和云計算能力之后，使得其具有較強的流通性，同時也可以給公眾開放，這主要是因為其具有較強的可靠性，加上價格優(yōu)勢十分明顯和便于使用，使得其在大量消費市場中占據(jù)了半壁江山。所以越來越多的高校在成人教育教學(xué)檔案管理中加強對其的應(yīng)用。所以需要在檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)方面加大投入力度。以下筆者以某高校構(gòu)建的云檔案系統(tǒng)為例展開分析。

（一） 成人教育教學(xué)檔案云管理系統(tǒng)的功能與模塊設(shè)置

1. 用戶管理

用戶管理在系統(tǒng)中屬于三大部分之一。用戶為了獲取云檔案管理系統(tǒng)的使用權(quán)限，事先必須做好注冊工作，所以新用戶登錄的第一步就是注冊，在注冊時，主要是利用Ajax技術(shù)驗證用戶名，若被占用則會提示用戶名已經(jīng)注冊的提示，需要用戶重新將用戶名輸入，同時用戶名不能為空，注冊用戶還要用密碼來確認，從而加深其對密碼的記憶，但是為避免個人隨意性的注冊，還要用戶填寫自己的郵箱號。

一般而言，用戶在瀏覽網(wǎng)頁時主要是為了查找某些信息，而云檔案管理系統(tǒng)中，主要是采取瀏覽器的方式來登陸，這樣就能契合用戶的使用習慣，有助于用戶使用體驗的提升，從而借助瀏覽器的優(yōu)勢，不用下載客服端，用戶注冊后只要牢記用戶名和密碼，就能對個人存儲主頁進行登錄和管理。而且用戶還能在系統(tǒng)中管理個人信息，比如實名認證、修改密碼、綁定設(shè)備、綁定手機等等。

2. 加密檢索模塊

這一模塊的功能旨在提升用戶敏感數(shù)據(jù)在系統(tǒng)存儲中的安全性，加密存儲用戶敏感數(shù)據(jù)。在本系統(tǒng)中，因為對稱加密算法相較于非對稱加密算法，對于大量明文數(shù)據(jù)的加密，其在速度上的優(yōu)勢較高，系統(tǒng)采取基于DES算法的明文數(shù)據(jù)加密技術(shù)，并利用MD5算法，就加密文件名的生成信息摘要，同時在信息摘要索引中保存，同時把加密數(shù)據(jù)上傳到云服務(wù)器之中，再借助信息摘要檢索加密數(shù)據(jù)，用戶利用一定的下載功能，就能將所檢索的數(shù)據(jù)往本地下載，按照信息摘要索引，就能得到文件名，當加密文件被解密之后，就能得到源數(shù)據(jù)的明文信息。

3. 文件管理

這一模塊的作用旨在對文件進行常規(guī)性的操作，比如瀏覽、上傳、下載、搜索、刪除、備份、加密等，而這些功能能滿足用戶在云存儲使用的基本功能需求。

4. 云檔案管理系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)設(shè)計

本系統(tǒng)采用的開發(fā)平臺是My Eclipse，采用的開發(fā)語言是JAVA，將JAVA與Struts2、Mybatis相結(jié)合之后實現(xiàn)，界面設(shè)計采用JSP，系統(tǒng)架構(gòu)為B/S，以HDFS為載體進行云檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計。用戶利用其不僅能注冊，而且還能對賬戶和文件和進行管理，對文件進行上傳和下載以及檢索和備份與加密和刪除等諸多功能。其中的備份功能是系統(tǒng)管理者自由設(shè)置的文件備份數(shù)量，系統(tǒng)自動地就會生成備份數(shù)，而敏感數(shù)據(jù)還能實施加密存儲。考慮到加密的數(shù)據(jù)信息在檢索時存在困難，所以在加密數(shù)據(jù)方面設(shè)置信息摘要檢索，這樣用戶就能準確的搜索加密數(shù)據(jù)，而用戶不常用的文件則能自動合并，小文件能自動地歸類和上傳。

5. 數(shù)據(jù)庫設(shè)計

為確保云檔案管理系統(tǒng)的功能得以實現(xiàn)，必須要強化數(shù)據(jù)庫設(shè)計工作的開展。在數(shù)據(jù)庫設(shè)計中，本系統(tǒng)采用My SQL，而且在數(shù)據(jù)庫設(shè)計中，需要滿足以下幾點設(shè)計規(guī)則，一是字段中要具有原子特性，不能再進行劃分;二是在滿足第一點規(guī)則的基礎(chǔ)上，表中是每列元素均需要和主鍵之間相互關(guān)聯(lián);三是在滿足前面兩個條件的前提下，表中不能包含其他的有關(guān)變非關(guān)鍵信息。

（二） 強化系統(tǒng)的維護

在做好云檔案管理系統(tǒng)設(shè)計的同時，還要在日常運行中切實加強對系統(tǒng)的維護，通過加強對其的維護，能更好地發(fā)揮其在檔案信息化建設(shè)中的作用，尤其是針對一些加密數(shù)據(jù)的保護，需要在維護中注重漏洞的預(yù)防，才能更好地為檔案管理系統(tǒng)的性能優(yōu)化奠定基礎(chǔ)，進而更好地利用系統(tǒng)加強檔案的管理，實現(xiàn)檔案信息的共享，確保檔案資料的安全，走在時代發(fā)展的前列，才能更好地適應(yīng)新形勢的檔案管理需要。因此，需要在系統(tǒng)維護中將系統(tǒng)安全作為核心，并在此基礎(chǔ)上利用系統(tǒng)強化檔案管理，能更好地實現(xiàn)檔案管理的信息化。

四、 結(jié)語

綜上所述，本文首先從常規(guī)的方面論述了如何加強成人教育教學(xué)檔案管理工作的開展。但是為了適應(yīng)未來發(fā)展的需要，本文結(jié)合某高校的實踐，就其在檔案云管理系統(tǒng)方面的建設(shè)經(jīng)驗進行了闡述和說明，同時提出需要加強系統(tǒng)維護工作的開展，才能更好地實現(xiàn)信息資源的安全，降低檔案管理成本的同時，還能提升檔案的信息化建設(shè)水平。未來我們需要將檔案系統(tǒng)功能的完善、紙質(zhì)檔案系統(tǒng)與云檔案管理系統(tǒng)的對接作為發(fā)展的主要方向，同時注重檔案資源的利用和編研方式的改進，也是未來工作的重點。

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作者簡介：

李培風，湖南省長沙市，湖南城建職業(yè)技術(shù)學(xué)院。