范袁華

摘 要：企業(yè)合同管理是現(xiàn)代企業(yè)管理的核心工作， 其業(yè)務(wù)流程主要涉及合同的訂立、履行和后評價三個方面，合同管理職能包括合同審查、爭議解決及合同監(jiān)督，企業(yè)合同管理的目標(biāo)就是要加強事前的風(fēng)險防范， 發(fā)揮監(jiān)測和管控作用， 提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，助力企業(yè)實現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略。本文在分析企業(yè)合同管理的重要性基礎(chǔ)上，深入探討了企業(yè)合同管理存在的關(guān)鍵風(fēng)險點及其識別方法，并針對性地提出了企業(yè)合同管理風(fēng)險防范措施。

關(guān)鍵詞：合同管理;風(fēng)險防范;內(nèi)部控制

一、引言

企業(yè)合同管理是企業(yè)在進(jìn)行經(jīng)營活動時利用規(guī)范來約束合同中所涉及的事項，從法律的角度對企業(yè)合同進(jìn)行管理，起到領(lǐng)導(dǎo)與組織企業(yè)各項活動的作用。合同管理屬于企業(yè)內(nèi)控管理環(huán)節(jié)之一，是企業(yè)經(jīng)營管理的重要組成部分，也是企業(yè)實現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)的保障之一。合同管理是企業(yè)管理的重要環(huán)節(jié)，在企業(yè)內(nèi)控管理和外部交易中起到了銜接作用，在某種程度上，合同管理的成敗與企業(yè)的發(fā)展息息相關(guān)，而很多企業(yè)正是由于在法律風(fēng)險防范方面缺乏制度約束和人員素質(zhì)低， 最終導(dǎo)致企業(yè)面臨較大的風(fēng)險。

企業(yè)合同管理體現(xiàn)企業(yè)對市場的承諾， 使企業(yè)在激烈的市場競爭中立于不敗之地， 通過持續(xù)經(jīng)營，樹立企業(yè)核心品牌， 助力企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的實施。企業(yè)合同管理是現(xiàn)代企業(yè)管理的核心，合同管理的職能包括合同審查、爭議解決和合同監(jiān)督，企業(yè)合同管理的目標(biāo)就是要事前加強風(fēng)險防范，發(fā)揮風(fēng)險監(jiān)測和管控作用，減少因合同風(fēng)險而造成的企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失。

二、企業(yè)合同管理風(fēng)險的成因

（1）企業(yè)法律意識淡薄。企業(yè)負(fù)責(zé)人重視法律工作，可以提高公司各部門的法律意識和合法經(jīng)營的工作態(tài)度，有些企業(yè)在不聘請外部法律顧問或設(shè)立相應(yīng)的法務(wù)部門的情況下盲目追求經(jīng)濟(jì)利益，企業(yè)管理者的法律意識薄弱， 當(dāng)風(fēng)險轉(zhuǎn)化為法律糾紛時，將導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失，嚴(yán)重的有可能使企業(yè)陷入生存危機。部分企業(yè)的合同管理制度不健全， 實施不到位，有的企業(yè)甚至簽訂“陰陽合同”，法務(wù)部門未能有效地監(jiān)控合同執(zhí)行情況， 導(dǎo)致合同風(fēng)險防控存在漏洞，如合同糾紛處理不當(dāng)，嚴(yán)重的將損害企業(yè)信譽和造成經(jīng)濟(jì)利益受損。

（2）合同管理人員素質(zhì)偏低。合同管理部門是公司與其他合同主體交易的紐帶， 此環(huán)節(jié)存在很多風(fēng)險，法務(wù)人員隊伍建設(shè)直接影響合同管理的效果，部分企業(yè)合同管理人員素質(zhì)參差不齊，例如合同蓋章隨意性大，合同管理流程執(zhí)行不到位，安全保密意識不強，合同隨意存放，電子資料未加密保存，合同信息可能外泄，導(dǎo)致合同在訂立時就存在風(fēng)險。

（3）合同主體資格審查不嚴(yán)格，合同條款缺失不完整。合同主體資質(zhì)審查是合同訂立前的首要工作， 合同主體選擇不當(dāng)會直接影響企業(yè)的經(jīng)營效益。合同條款內(nèi)容包括締約雙方的名稱住所、合同標(biāo)的價款、結(jié)算方式、履約期限、履約地點、違約責(zé)任、爭議解決方式等方面。對于未訂立合同、未經(jīng)授權(quán)對外訂立合同、合同主體資格未達(dá)要求、合同內(nèi)容存在重大疏漏和欺詐、合同條款缺失不全，合同標(biāo)的物品種、規(guī)格、工程項目交工條件等約定不明，都是產(chǎn)生合同爭議的法律風(fēng)險點，合同履行期限是約束合同雙方的條款，如果合同未明確履約期限，則有可能造成合同無效或訴訟時效過期的風(fēng)險;在簽訂合同時，合同條款應(yīng)明確不可抗力的范圍，合同雙方應(yīng)采取措施防止損失擴(kuò)大，以降低相應(yīng)的法律風(fēng)險。如果涉及合同糾紛，合同當(dāng)事人對合同糾紛處理不當(dāng)，不僅造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失，還會形成損害企業(yè)信譽和形象的風(fēng)險。

（4）企業(yè)合同管理制度不健全。某些企業(yè)合同管理混亂，從合同審核、訂立、履約、后評價等具體業(yè)務(wù)無相關(guān)的規(guī)范流程約束，各企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身實際情況制訂業(yè)務(wù)流程，提高效率、優(yōu)化管理效果是企業(yè)合同管理制度追求的目標(biāo)。

三、企業(yè)合同管理風(fēng)險防范對策措施

（1）加強企業(yè)的法律意識。企業(yè)在經(jīng)營過程中對外發(fā)生經(jīng)濟(jì)行為，根據(jù)合同管理制度規(guī)定的重要性原則和交易金額限額以上的經(jīng)濟(jì)活動應(yīng)當(dāng)訂立書面協(xié)議，企業(yè)合同只有在符合法律規(guī)定的基礎(chǔ)之上才能夠維護(hù)合同雙方的利益，這點應(yīng)當(dāng)引起企業(yè)的高度重視。在簽訂合同的時候要本著守法的基本原則，對于“陰陽合同”等違法合同堅決杜絕，企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極提高自身的法律意識， 對于合同的內(nèi)容和條款從法律的角度進(jìn)行審查， 形成依法維護(hù)自身利益的意識， 提高合同管理的認(rèn)知。

（2）提高合同管理人員素質(zhì)。企業(yè)應(yīng)安排專業(yè)法律人員、業(yè)務(wù)人員組成合同管理部門，定期組織部門人員進(jìn)行外部、內(nèi)部的業(yè)務(wù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，經(jīng)常進(jìn)行風(fēng)險防范教育和培訓(xùn)，提高專業(yè)素質(zhì);嚴(yán)格執(zhí)行合同管理制度中的關(guān)于合同專用章的保管及用章規(guī)定，合同專用章由專人保管，嚴(yán)禁個人或部門私刻公章或合同章，由用章人、用章部門負(fù)責(zé)人、專用章保管理部門負(fù)責(zé)人、分管經(jīng)理、企業(yè)總經(jīng)理簽字同意后方可蓋章，避免用章隨意性給企業(yè)帶來風(fēng)險和造成經(jīng)濟(jì)損失。加強合同信息安全保密工作，特別是招投標(biāo)合同的標(biāo)的金額是相當(dāng)敏感的，無論企業(yè)是甲方或乙方，合同信息一旦泄露，都會給企業(yè)造成影響和損失，這就要求業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、合同管理部門的相關(guān)工作人員嚴(yán)守職業(yè)操守，遵守公司合同管理制度，對于違規(guī)員工要按制度做出相應(yīng)處罰，違反法律的要移送司法機關(guān)。

（3）加強合同主體資格及各條款審查。企業(yè)應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，對合同主體的信用評價、履約能力、資信狀況、營運狀況等資格審查嚴(yán)格把關(guān)，對主體資格不符，提供虛假資料，有合同欺詐行為的供應(yīng)商堅決摒棄，對于合作良好的誠信企業(yè)納入合格供應(yīng)商名錄，并定期對名錄內(nèi)的合同主體進(jìn)行再評估。并且，集團(tuán)企業(yè)，集團(tuán)內(nèi)分、子公司可以共享合格供應(yīng)商名錄，從而在源頭上可杜絕部分風(fēng)險。對合同條款進(jìn)行嚴(yán)格審核，企業(yè)的業(yè)務(wù)部門應(yīng)會同法務(wù)部門根據(jù)企業(yè)的主要業(yè)務(wù)類型，在法律框架內(nèi)擬定規(guī)范合同范本，但由于范本合同并不能涵蓋所有業(yè)務(wù)類型，所以還需根據(jù)協(xié)商、談判等的結(jié)果，修訂規(guī)范合同范本的部分細(xì)則。

合同初稿確定后，要按合同管理制度走審批流程，業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、管理層，最后到總經(jīng)理簽批，都要簽署意見，如有不同意見應(yīng)書面記錄，并返回修正或做出合理解釋，同時審批流程單的簽字也為日后合同出現(xiàn)糾紛時分清責(zé)任提供依據(jù)，使企業(yè)的每一份合同都有法可依，有據(jù)可查。對合同的履行情況進(jìn)行監(jiān)督管理，如發(fā)現(xiàn)合同有不公平、條款有誤或有欺詐行為等情況，應(yīng)按制度辦理合同變更或解除，涉及嚴(yán)重違法事件的人和企業(yè)應(yīng)移送司法機關(guān)處理。

加強合同糾紛管理，業(yè)務(wù)部門和法務(wù)部門針對合同糾紛有相應(yīng)的應(yīng)急機制，及時處理小的糾紛，避免形成更大的糾紛，給企業(yè)造成更大的損失，特別是某些合同主體由于資金或其他問題無法繼續(xù)履行合同，那么業(yè)務(wù)部門和法務(wù)部門就應(yīng)該啟動應(yīng)急機制進(jìn)行合同評估，并將分析結(jié)果和建議及時匯報管理層，以便管理層研究決定是否需要中止合同，并給對方出具相關(guān)函件，以便日后索賠，避免企業(yè)遭受更大的經(jīng)濟(jì)損失、損害企業(yè)信譽和形象。

加強合同資金結(jié)算管理，企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動涉及合同的部分，最終會落地到財務(wù)部門進(jìn)行資金結(jié)算，從而財務(wù)部門必不可少地成為合同管理環(huán)節(jié)上重要的一環(huán)，財務(wù)部門審核合同條款及財務(wù)所需附件資料后，才能辦理結(jié)算業(yè)務(wù)，對合同條款未履行或者無書面合同的，財務(wù)部門有權(quán)拒絕支付并及時向上級部門匯報，這同時也是對資金風(fēng)險控制的重要環(huán)節(jié)，也是合同管理的重要組成部分。

加強合同管理信息化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用到合同管理中，更好地防控合同風(fēng)險。不斷規(guī)范合同管理流程，盡量降低企業(yè)合同風(fēng)險，企業(yè)合同信息化管理一是可以在企業(yè)內(nèi)各部門之間或集團(tuán)企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)可共享信息資源，對于不誠信供應(yīng)商及合作單位建立黑名單;二是可以規(guī)避因人工管理出現(xiàn)的各方面的疏漏，對合同進(jìn)行有序高效的管理，從而有效降低合同管理的風(fēng)險。

（4）建立合同管理制度。企業(yè)在經(jīng)營管理過程中，應(yīng)該做好合同管理的法律風(fēng)險防控工作，這就要求企業(yè)對于合同管理要制定相關(guān)的管理制度，并以此作為合同管理的工作流程指引。根據(jù)企業(yè)實際情況，由法律人員、業(yè)務(wù)人員組成法務(wù)部，或在相關(guān)業(yè)務(wù)部門或管理部門中引進(jìn)專業(yè)法律人員，對企業(yè)的法律事務(wù)進(jìn)行協(xié)調(diào)與指導(dǎo)，對企業(yè)有可能發(fā)生的法律風(fēng)險進(jìn)行識別和判斷，在業(yè)務(wù)的前端規(guī)避風(fēng)險，對于企業(yè)已發(fā)生的合同糾紛，對個案進(jìn)行評估與記錄，為以后的風(fēng)險防控工作積累經(jīng)驗。

制度執(zhí)行過程中應(yīng)注意以下兩點：一是按制度規(guī)范完成合同準(zhǔn)備環(huán)節(jié)、合同簽訂環(huán)節(jié)及合同履行環(huán)節(jié)的各項流程;二是重視合同履行情況評價制度的執(zhí)行情況，合同后評價環(huán)節(jié)是合同管理的總結(jié)，一般不被企業(yè)重視，企業(yè)應(yīng)至少在每年年底分析和評估重大合同履行的總體情況，特別是重大合同履行的具體情況，及時改進(jìn)現(xiàn)有的不足之處。其實合同后評價管理是一項很重要的工作，對已經(jīng)完成的合同進(jìn)行履約、管理的得失評價，為下一個合同提供可借鑒的經(jīng)驗教訓(xùn)，對好的經(jīng)驗加以推廣總結(jié)， 對不符合現(xiàn)行法律法規(guī)， 以及不嚴(yán)謹(jǐn)、容易被對方索賠的條款要加以修正;對不可預(yù)見、不確定因素在合同中加以明示或制定相應(yīng)的預(yù)防措施以防范和降低風(fēng)險。

總之，只有嚴(yán)格遵守法律法規(guī)，嚴(yán)格加強合同管理，注意識別法律風(fēng)險并采取有效地解決措施，才能有效地防控和規(guī)范合同管理中出現(xiàn)的各種問題，從而達(dá)到合同管理信息化、標(biāo)準(zhǔn)化，提升企業(yè)的管理水平，減少合同的法律糾紛，保障企業(yè)的合法權(quán)益，規(guī)避企業(yè)不必要的損失，促進(jìn)現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步。

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