何愛群 李洋

摘要：隨著高校內(nèi)部控制體系建設的逐步推進，在風險評估、完善制度、優(yōu)化流程的基礎上。依托互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代信息技術將經(jīng)濟活動業(yè)務流程及授權(quán)審批等關鍵控制環(huán)節(jié)嵌入學校管理信息系統(tǒng)，減少或消除人為操縱因素，不僅可以有效控制風險，更能提高工作效率，及時解決高校財務管理中出現(xiàn)的“報賬難”、“簽字難”、“財務工作量大”等問題。文章擬從“互聯(lián)網(wǎng)+”的角度，分析高校實行網(wǎng)上報賬審批的必要性及實施路徑，供理論與實踐探討。

關鍵詞：高校 內(nèi)部控制信息化管理網(wǎng)上報賬審批

一、研究背景

隨著高校在創(chuàng)新型國家建設中所起作用的凸顯，與教學、科研、文化傳承與創(chuàng)新、社會服務、國際交流與合作等相關的經(jīng)費投入呈逐年上升態(tài)勢。經(jīng)費的增加為高校可持續(xù)發(fā)展提供了新鮮的血液，同時也帶來了“報賬難”、“簽字難”、“財務報賬、數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作量大”等問題。為此，高校財務工作者致力于財務信息化建設，利用信息技術不斷創(chuàng)新報賬模式與財務管理手段，正逐步從手工報賬到無現(xiàn)金支付、網(wǎng)上預約+物流式報賬、投遞性報賬等報銷模式的遞進式轉(zhuǎn)換，基本保證師生“全天候”、“零等待”報賬，使師生報賬不用再跑財務處，有效解決了師生排隊報銷等難題。如某甲大學實現(xiàn)了“網(wǎng)上預約+自助投遞+無現(xiàn)金支付+微信查詢”新報賬模式，某乙大學實現(xiàn)了網(wǎng)絡報銷模式，某丙師范大學開發(fā)了無等候報銷模式等。新的報賬模式在帶來方便快捷的同時，新問題也隨之出現(xiàn)。其中最為突出的問題就是退單業(yè)務的處理。由退單引發(fā)的矛盾及重復勞動已經(jīng)嚴重困擾著財務人員與報賬經(jīng)辦人員。為此，有必要分析引發(fā)財務報賬退單的原因。在分析問題的基礎上解決問題、矛盾，減少內(nèi)耗，強化內(nèi)部控制，規(guī)避支出風險。

二、實施網(wǎng)上報賬審批的必要性

（一）未實施網(wǎng)上報賬審批問題分析

1.報賬難、簽字難。我們以部分高校使用的財務報賬系統(tǒng)——復旦天翼“網(wǎng)上預約報賬”系統(tǒng)作為分析對象。通過該系統(tǒng)，報賬經(jīng)辦人員在線填寫《★★★大學預約報銷單》，完成后由經(jīng)辦人打印成紙質(zhì)預約報銷單，根據(jù)項目管理要求及授權(quán)審批金額的多少提交預約報銷單、票據(jù)、合同協(xié)議等至相應的審批人簽字審批。超過規(guī)定限額的事項需要找相關校領導審批。此報銷方式容易帶來以下兩個問題，第一，在審計、巡視等監(jiān)管要求日益加強的情況下，對于各項財務規(guī)章制度和嚴格的報銷規(guī)定，不少經(jīng)辦人了解不深入，經(jīng)常出現(xiàn)發(fā)票不符合要求或簽字手續(xù)缺漏或無預算超預算支出等情況而被退單的情況，影響了報賬效率。第二，經(jīng)費審批人如果經(jīng)常出差在外，經(jīng)辦人找審批人當面簽字很不便捷，反之，審批人出差回來后。面對堆積下來需要簽字的事項，無法有充足的時間和精力來審核報銷事項，有可能出現(xiàn)被簽字現(xiàn)象。

2.內(nèi)耗大，矛盾多。財務人員在審核過程中對于支出審批程序不完善的報銷申請進行退單處理，經(jīng)辦人根據(jù)退單意見完善審批流程后重新預約報銷，這樣做極易產(chǎn)生內(nèi)耗和矛盾。面對大量的報銷預約單，財務審核人員的工作強度大，容易產(chǎn)生疲倦感。對于審核有問題的預約單。財務人員為了節(jié)約時間，對退單問題的診斷沒有做到全面徹底，對問題的描述不完整。給報賬經(jīng)辦人帶來了諸多煩擾。如經(jīng)辦人需要重新上網(wǎng)填制預約單。打印后重新找審批人面簽，如果同一個退單出現(xiàn)多個問題卻被分次發(fā)現(xiàn)，經(jīng)辦人員將被迫多次往返辦理預約及審批，勢必引發(fā)經(jīng)辦人及所在單位與財務部門之間的矛盾。針對退單業(yè)務，財務部門需要編制相關網(wǎng)上預約單補充資料通知書或通過電話、手機短信通知。如果為多校區(qū)辦學，學校既使實現(xiàn)了自助式投遞報賬。也需要將退單在校區(qū)間進行傳遞，由此浪費了大量的人力和物力。

3.內(nèi)控弱。風險大。統(tǒng)計預約報銷單退單情況可以發(fā)現(xiàn)，造成退單的原因主要有以下幾個方面的原因：第一，財政專項經(jīng)費的使用未經(jīng)經(jīng)費歸口管理部門審批；第二，預約報銷單審批人未簽字審核；第三，項目負責人自行審批自己經(jīng)手的事項；第四，支出事項與科研項目無關聯(lián)性；第五，無預算的支出申請；第六，超預算支出申請。歸納這些退單原因可以發(fā)現(xiàn).如果不通過系統(tǒng)來設置權(quán)限、固化流程.通過系統(tǒng)進行提示或預警，上述問題仍會大量存在。上述問題的出現(xiàn)，不僅增加了財務人員最后一道關口的工作量和審核壓力，也容易導致支出失控，引發(fā)風險。

（二）實施網(wǎng)上報賬審批的意義

基于以上分析，為解決報銷難、簽字難，減少退單率及重復勞動，實現(xiàn)內(nèi)部控制的信息化，提升工作效率，有必要通過技術手段實現(xiàn)網(wǎng)上報賬審批，以更好地方便廣大師生，提升工作效率。

1.有效解決報銷難、簽字難問題。實施網(wǎng)上報賬審批，將預約單填制、分級授權(quán)審批、預約單投遞、財務審核制單、報銷支付、報賬查詢等全流程實現(xiàn)網(wǎng)上操作?？梢杂行Ы鉀Q經(jīng)辦人找領導簽字的來回奔波之苦，經(jīng)費審批人也可以不受時間及地點的限制，通過手機APP或網(wǎng)頁系統(tǒng)進行審簽，經(jīng)辦人將審批通過的報銷單不受時間限制提交到自助投遞機中，財務部門通過無現(xiàn)金支付系統(tǒng)將報銷款項匯到個人銀行卡上或相應的供應商賬戶中，經(jīng)辦人通過手機短信或微信公眾號查閱報賬信息，從而有效解決了報銷難、簽字難的問題。

2.有利于促進內(nèi)部控制體系的日趨完善。內(nèi)部控制的最高目標是實現(xiàn)業(yè)務流、資金流、信息流的同步有序流轉(zhuǎn)。由于網(wǎng)上審簽具有保留審批意見痕跡、信息相對公開等特點，將督促審批人根據(jù)崗位職責及權(quán)限內(nèi)容認真研究經(jīng)濟事項的真實性與合理性，有利于進一步規(guī)范學校經(jīng)濟行為。將財務數(shù)據(jù)進行痕跡化管理，便于事后跟蹤、查詢和統(tǒng)計。

3.減輕工作壓力，提升報賬效率。據(jù)不完全統(tǒng)計，一份退單的處理至少會導致正常業(yè)務處理4至5倍的重復工作量，如果全年退單率為10%左右，則意味著全年至少有一個月的時間是無效勞動。如果實施網(wǎng)上報賬審批，則可以避免前期審批流于形式，無疑會減少退單發(fā)生率，無效勞動會大大降低，同時能化解不必要的誤解與矛盾。實施網(wǎng)上報賬審批。還可以大大節(jié)約會計檔案查詢的工作量，原來需要復印的記賬憑證及原始票據(jù)、合同協(xié)議等只要上網(wǎng)就可以直接打印出來。

三、實施網(wǎng)上報賬審批的路徑選擇

1.指導思想。實施網(wǎng)上報賬審批的出發(fā)點和落腳點是為了方便廣大師生員工.通過師生自助服務和自我管理來提升管理和服務效率。在此基礎上進一步規(guī)范學校經(jīng)濟行為，實現(xiàn)內(nèi)部控制的信息化。因此，實用、便捷、相互牽制是實施網(wǎng)上報賬審批的指導思想。

2.技術準備。利用或優(yōu)化學?，F(xiàn)有的信息平臺，使網(wǎng)上預約報賬系統(tǒng)與網(wǎng)上簽約系統(tǒng)無縫對接，借助手機、PC機、自助投遞機以及超大容量服務器等介質(zhì)實現(xiàn)報賬業(yè)務從中請、審批、投遞、審核制單、款項支付到查詢業(yè)務流程線上流轉(zhuǎn)、控制，打破傳統(tǒng)報賬模式在時間、地點上的限制。

做好系統(tǒng)的初始化工作。將學校各類經(jīng)費使用及管理流程進行梳理，對需要分級授權(quán)審簽的重大專項、采購審批、合同審批、公務接待審批、公務出國審批等特殊管理項目進行分類，整理總結(jié)成文檔。并將流程固化到審簽系統(tǒng)中，系統(tǒng)自動提示應提交的下一級審批部門及審批人、自動控制各項預算額度。

3.實施路徑。從調(diào)研已實施網(wǎng)上報賬審批的部分高校來看，目前主要存在以下兩種實施路徑。一是利用學校已有的信息管理系統(tǒng)如oA流程軟件平臺、教師信息服務平臺等進行二次開發(fā)，將審批權(quán)限嵌入審批流程中。審批單打印出來后作為報銷憑證的一種附件處理：二是在現(xiàn)有的網(wǎng)上預約報賬系統(tǒng)的基礎上，引進同一軟件開發(fā)商的網(wǎng)上簽批系統(tǒng).網(wǎng)上預約報賬系統(tǒng)與網(wǎng)上簽約系統(tǒng)實時對接，報賬經(jīng)辦人在預約報賬系統(tǒng)中填制預約報銷單后，可以通過點擊預約審簽系統(tǒng)將預約報銷單及相關票據(jù)、合同協(xié)議等附件影像上傳給審批人進行審核，審批人簽署意見后再提交給經(jīng)辦人，經(jīng)辦人就可以將帶有電子簽名的報銷單打印出來，提交財務處進行賬務處理。前一種路徑比較容易實現(xiàn)，但還沒有和財務報賬系統(tǒng)實現(xiàn)真正意義上的對接，后者則需要做大量的前期準備工作，同時要配備相應的硬件設施如超大容量的服務器等。各高校可以根據(jù)實際情況，因地制宜實施網(wǎng)上報賬審批。

四、需要注意的問題

報銷模式的改變必然會給報賬經(jīng)辦人、審批人、財務人員帶來諸多不適應。系統(tǒng)運行過程中也難免會產(chǎn)生各種各樣的問題。從事前的宣傳發(fā)動、各類經(jīng)費項目的梳理分類、系統(tǒng)初始化到業(yè)務管控流程的設計、業(yè)務培訓、溝通與協(xié)調(diào)，這一切都需要學校管理層的高度重視和精心組織領導，需要各單位、各業(yè)務環(huán)節(jié)、各工作崗位打破壁壘、密切配合、強化橫向協(xié)同、認真落實到位。

五、結(jié)語

實施網(wǎng)上報賬審批，將使高校財務信息化水平提升到更高層次，財務管理的觸角延深將更廣更深。在解決“簽字難”、“報賬難”，提升報賬效率的同時，也能促使高校信息化管理系統(tǒng)建設更加符合內(nèi)部控制的要求，使高校內(nèi)部控制信息化建設更趨完善。