鄭琪寧

（中國(guó)石化企業(yè)改革管理部，北京 100728）

在科技發(fā)展的今天，信息技術(shù)已成為支持企業(yè)制度管理的工具，大型企業(yè)幾乎都建設(shè)了多種信息系統(tǒng)，保證指令的上傳下達(dá)，保證物流、資金流、信息流的暢通，保證中國(guó)石化合規(guī)高效經(jīng)營(yíng)。為適應(yīng)依法依規(guī)治企的新要求，如何在制度管理中更好地利用多種信息技術(shù)，打通信息壁壘，讓企業(yè)更加方便靈活地實(shí)現(xiàn)“按照制度管人管事”，產(chǎn)生更多的附加價(jià)值，是企業(yè)制度管理者在開發(fā)利用信息技術(shù)時(shí)需要認(rèn)真思考的問題。本文通過對(duì)比國(guó)內(nèi)外企業(yè)制度管理信息技術(shù)運(yùn)用情況，分析制度管理信息系統(tǒng)建設(shè)的現(xiàn)狀和存在問題，提出了提升制度管理運(yùn)用信息技術(shù)水平的建議。

1 國(guó)內(nèi)外企業(yè)制度管理信息技術(shù)運(yùn)用情況

企業(yè)制度是員工在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中需要遵守的規(guī)定和準(zhǔn)則，是企業(yè)賴以生存的體制基礎(chǔ)，是企業(yè)員工的行為規(guī)范，是企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的體制保障。企業(yè)制度管理發(fā)展經(jīng)歷了以下三個(gè)階段：

單體制度管理——初級(jí)階段。根據(jù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理出現(xiàn)的各類實(shí)際問題，引入或制定出各類規(guī)章制度，如推行崗位責(zé)任制，各業(yè)務(wù)或職能管理部門逐步制定相關(guān)管理制度。

單體系管理——中級(jí)階段。為了實(shí)現(xiàn)某一個(gè)或某些管理目標(biāo)與經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，提高企業(yè)專業(yè)化管理水平與運(yùn)營(yíng)能力，開展HSE、ISO9000、內(nèi)部控制、風(fēng)險(xiǎn)管理等體系認(rèn)證。體系管理是制度管理的形式，也是單體制度管理的規(guī)范化、集約化階段。

一體化管理——高級(jí)階段。運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)化原理，整合現(xiàn)有體系、合規(guī)、制度、風(fēng)險(xiǎn)、內(nèi)控、標(biāo)準(zhǔn)、表單等有效的管理方式，建立多體系融合的保障企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的制度體系，形成執(zhí)行企業(yè)管理理念、管理方法、戰(zhàn)略結(jié)構(gòu)的載體，推動(dòng)企業(yè)管理創(chuàng)新，解決企業(yè)管理復(fù)雜性，尤其是大企業(yè)管理復(fù)雜性與綜合性問題，構(gòu)建與企業(yè)自身產(chǎn)業(yè)、規(guī)模相匹配的現(xiàn)代企業(yè)制度，讓依法依規(guī)治企成為企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力，支撐企業(yè)進(jìn)一步的發(fā)展。

國(guó)外企業(yè)制度管理現(xiàn)狀總體上處于第二或第三階段，尤其是跨國(guó)企業(yè)，基本已建立了符合自身需要的制度管理體系。它們利用信息技術(shù)，保證了制度管理中最為重要的信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、一致性和及時(shí)性，同時(shí)，也將信息技術(shù)視為保證制度健全與生命周期管理持續(xù)優(yōu)化的關(guān)鍵手段。圖1是國(guó)外某咨詢公司對(duì)信息技術(shù)在促進(jìn)企業(yè)提升制度執(zhí)行力和風(fēng)險(xiǎn)管控力方面的調(diào)查結(jié)果。從圖中可以看出，信息技術(shù)的應(yīng)用可有效提升信息可用性、時(shí)效性、一致性、準(zhǔn)確性和流程一致性、流程效率、風(fēng)險(xiǎn)控制能力、競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)等，其中，對(duì)于信息可用性和流程一致性方面的提升作用最明顯，達(dá)到了30%—35%。

另外，國(guó)外很多企業(yè)都將制度管理信息系統(tǒng)與內(nèi)部其他信息系統(tǒng)相互集成，包含ERP、BPM、BI等。從圖2可以看出，制度管理信息技術(shù)通過與其他信息系統(tǒng)相結(jié)合，可以促進(jìn)制度的真正落地，對(duì)內(nèi)部流程及業(yè)務(wù)操作進(jìn)行規(guī)范與控制。

很多能源化工行業(yè)的跨國(guó)集團(tuán)，如埃克森美孚、BP、殼牌等，在多年的經(jīng)營(yíng)管理實(shí)踐中積累了許多制度建設(shè)管理方面的寶貴經(jīng)驗(yàn)，它們利用信息技術(shù)對(duì)制度進(jìn)行信息化改造，優(yōu)化了企業(yè)整體運(yùn)營(yíng)平臺(tái)。

圖1 國(guó)外制度管理信息系統(tǒng)對(duì)企業(yè)不同層面的提升（根據(jù)META咨詢公司數(shù)據(jù)）

圖2 制度管理信息系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的融合（根據(jù)META咨詢公司數(shù)據(jù)）

目前國(guó)內(nèi)中小企業(yè)普遍處于制度管理的初級(jí)階段，大型企業(yè)大多處于中級(jí)階段，極少數(shù)國(guó)內(nèi)大型企業(yè)正處于從中級(jí)階段向高級(jí)階段發(fā)展的過程中，尤其是新興企業(yè)，例如華為，其公司的制度、流程、信息化高度融合。國(guó)內(nèi)外企業(yè)制度管理的共同特點(diǎn)是持續(xù)優(yōu)化制度管控體系。在體系標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化運(yùn)行的同時(shí)，強(qiáng)調(diào)與業(yè)務(wù)流程的高度融合，與其他管理體系的深度結(jié)合，實(shí)現(xiàn)制度體系與經(jīng)營(yíng)管理，以及其他管理體系之間的聯(lián)動(dòng)，同時(shí)利用信息手段打造制度管控平臺(tái)，增強(qiáng)企業(yè)制度執(zhí)行力。

隨著經(jīng)濟(jì)全球化的深入，聯(lián)合國(guó)等國(guó)際組織強(qiáng)化企業(yè)合規(guī)經(jīng)營(yíng)，參與經(jīng)濟(jì)全球化的任何國(guó)家和企業(yè)，都將被卷入強(qiáng)化合規(guī)經(jīng)營(yíng)的浪潮。黨的十九大強(qiáng)調(diào)要深化依法治國(guó)的實(shí)踐，全面依法治國(guó)，而國(guó)有企業(yè)作為黨領(lǐng)導(dǎo)下的國(guó)家治理體系的重要組成部分，必須貫徹落實(shí)全面依法治國(guó)基本方略，把全面依法依規(guī)治企擺在更加突出的位置，推動(dòng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)改革全面納入法治化軌道，為企業(yè)發(fā)展提供根本性、全局性、長(zhǎng)期性的法規(guī)制度保障。石化企業(yè)利用信息技術(shù)進(jìn)行制度管理，已成為時(shí)代的必然。

2 中國(guó)石化制度管理信息系統(tǒng)應(yīng)用現(xiàn)狀

以中國(guó)石化為例，其制度管理信息系統(tǒng)建設(shè)經(jīng)歷了兩個(gè)階段。

第一階段，依據(jù)中國(guó)石化2011年版的制度管理辦法，建設(shè)制度管理信息系統(tǒng)，主要目的是用技術(shù)手段解決全系統(tǒng)規(guī)范制度管理的問題,保證制度管理辦法規(guī)范執(zhí)行。一是將制度與中國(guó)石化其他公文管理區(qū)別開來，建立標(biāo)準(zhǔn)化制度體系，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理全系統(tǒng)制度，逐步建成上下聯(lián)動(dòng)的制度體系，保證整個(gè)中國(guó)石化制度體系相對(duì)標(biāo)準(zhǔn)、穩(wěn)定、完整；二是將制度編制流程用信息系統(tǒng)進(jìn)行固化，保證制度編制流程程序規(guī)范，提高制度制發(fā)的嚴(yán)肅性；三是方便員工在線查詢制度、了解制度，保證企業(yè)員工更好地執(zhí)行制度。系統(tǒng)于2011年建設(shè)，2013年通過系統(tǒng)驗(yàn)收,到2016年年底制度系統(tǒng)用戶數(shù)量接近7萬人，初步統(tǒng)計(jì)2016年8月至2017年4月，用戶查看制度達(dá)38萬多人次。

第二階段，2017年至今，全系統(tǒng)初步構(gòu)建起較完整標(biāo)準(zhǔn)的制度體系。為進(jìn)一步把制度規(guī)矩立起來、落實(shí)到位，中國(guó)石化黨組要求制度建設(shè)“清晰明了、務(wù)實(shí)管用”，加強(qiáng)制度建設(shè)，提高制度的“含金量”，強(qiáng)化制度的執(zhí)行力?；谥袊?guó)石化提出的新要求，著力解決新問題，中國(guó)石化修訂印發(fā)了2017年版制度管理辦法，制度管理信息系統(tǒng)同步進(jìn)行了提升，本次提升主要是運(yùn)用“互聯(lián)網(wǎng)+”新思維，實(shí)現(xiàn)制度管理“全流程、全覆蓋、結(jié)構(gòu)化、人本化、共享化”。全流程，即橫向上實(shí)現(xiàn)制度全生命周期管理流程貫通，縱向上實(shí)現(xiàn)總部到企業(yè)直至基層單位的管理流程貫通；全覆蓋，即實(shí)現(xiàn)對(duì)所有單位及人員的全覆蓋；結(jié)構(gòu)化，即制度管理的每個(gè)環(huán)節(jié)均有標(biāo)準(zhǔn)、有規(guī)范，表單化操作；人本化，即性能穩(wěn)定、界面友好、操作便捷；共享化，即將系統(tǒng)打造成開放共享的業(yè)務(wù)管理平臺(tái)，與相關(guān)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)相集成，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。系統(tǒng)已于2018年年底全面上線。本次提升，將端處理的平均時(shí)間縮短至2秒,截至2019年2月，全部用戶累計(jì)10萬余人，其中關(guān)鍵用戶超過1800人，用戶點(diǎn)擊使用量已達(dá)100多萬次,部分用戶同時(shí)可以在移動(dòng)端使用。

3 制度管理信息系統(tǒng)存在的問題

3.1 運(yùn)用廣度不夠

廣度包含了用戶數(shù)量和制度范圍。以中國(guó)石化為例，雖然系統(tǒng)二次提升后，總用戶數(shù)量達(dá)到10萬多人，但相對(duì)于中國(guó)石化60多萬人的員工總數(shù)來說，只占1/6。此外，制度管理范圍缺少國(guó)家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，究其原因，一是制度本身精準(zhǔn)度不夠，不能與員工崗位進(jìn)行精準(zhǔn)對(duì)接。制度需要各級(jí)各類員工遵守執(zhí)行，但員工需要執(zhí)行的制度只是規(guī)范本專業(yè)本崗位的制度，系統(tǒng)目前對(duì)制度規(guī)范的業(yè)務(wù)范圍、適用范圍只有寬泛的劃分，無法與崗位進(jìn)行精準(zhǔn)匹配。同時(shí)，雖然大部分企業(yè)編制了員工崗位說明書，但各企業(yè)之間發(fā)展情況差異較大，員工所履行的職責(zé)也處于變化中，因此，目前主要仍是通過人工對(duì)接本項(xiàng)工作，沒有實(shí)現(xiàn)在制度管理系統(tǒng)平臺(tái)上的自動(dòng)對(duì)應(yīng)。二是企業(yè)制度管理只局限于中國(guó)石化內(nèi)部，缺少對(duì)國(guó)家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的采集和管理。員工需要自已上網(wǎng)查找相關(guān)制度，亦無法及時(shí)了解制度的變化或更新。三是制度系統(tǒng)移動(dòng)端覆蓋不全面。資料顯示，全球55億成年人中，將近40億人擁有智能手機(jī)。目前中國(guó)石化內(nèi)部正在推廣移動(dòng)辦公，智能手機(jī)也基本實(shí)現(xiàn)全覆蓋，在這樣的環(huán)境下，對(duì)于需要員工知曉并執(zhí)行的制度，應(yīng)及時(shí)將制度審批、查詢，按崗位推送到個(gè)人手機(jī)上。但目前制度系統(tǒng)的移動(dòng)應(yīng)用僅覆蓋到總部部分員工，若想真正通過移動(dòng)應(yīng)用來方便遍布世界各地的員工查詢和執(zhí)行制度，還任重道遠(yuǎn)。

3.2 功能開發(fā)深度不夠

制度管理信息系統(tǒng)目前覆蓋中國(guó)石化全部的制度，實(shí)現(xiàn)制度全生命周期10個(gè)環(huán)節(jié)的在線管理。系統(tǒng)功能最成熟、運(yùn)用最頻繁的是制度編制和制度查詢，對(duì)制度宣貫、執(zhí)行、檢查、評(píng)估、優(yōu)化等環(huán)節(jié)功能的開發(fā)還比較薄弱。制度宣貫?zāi)K，規(guī)范宣貫的要求和上下流轉(zhuǎn)的環(huán)節(jié)節(jié)點(diǎn)，但受制于系統(tǒng)受眾有限、支持宣貫方式的功能開發(fā)有限等，雖然宣貫有一定的效果，但離需求還有較大的差距；制度承接模塊，目前使用較多的是上級(jí)單位發(fā)布承接要求，而下級(jí)單位承接制度的制定情況反饋較少，與制度查詢模塊之間的聯(lián)動(dòng)還有待加強(qiáng)；制度執(zhí)行檢查模塊，目前還在探索階段，只有小部分下屬單位在少數(shù)幾個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域探索建立，離形成標(biāo)準(zhǔn)化的模塊、在線跟蹤制度執(zhí)行檢查情況的要求還有很大距離。

3.3 系統(tǒng)間集成不夠，多元化應(yīng)用缺乏

制度是企業(yè)行為的規(guī)范，每個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)都必須遵守業(yè)務(wù)領(lǐng)域制度，有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)甚至是業(yè)務(wù)領(lǐng)域人員執(zhí)行制度的硬約束手段，因此制度和系統(tǒng)是不可分割的整體。按照“管理制度化、制度流程化、流程信息化”的工作要求，面對(duì)支持企業(yè)正常運(yùn)行的ERP、智能工廠、智能油氣田等，作為管理著中國(guó)石化所有制度的制度管理信息系統(tǒng)目前只與總部OA系統(tǒng)、業(yè)務(wù)公開系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了集成，但集成系統(tǒng)較少，更加多元化的運(yùn)用還有待開發(fā)。例如：制度和條款標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)在各個(gè)系統(tǒng)應(yīng)用執(zhí)行、掌握各系統(tǒng)制度執(zhí)行情況、制度修訂結(jié)果及時(shí)反饋給各系統(tǒng)，使各系統(tǒng)及時(shí)有效地按章辦事等，制度信息化建設(shè)還有很多工作可做。

4 提升制度管理信息技術(shù)水平的建議和展望

國(guó)資委《中央企業(yè)合規(guī)管理指引》中明確規(guī)定“合規(guī)，是指中央企業(yè)及其員工的經(jīng)營(yíng)管理行為符合法律法規(guī)、監(jiān)管規(guī)定、行業(yè)準(zhǔn)則和企業(yè)章程、規(guī)章制度以及國(guó)際條約、規(guī)則等要求”。為更好地發(fā)揮信息技術(shù)作用，滿足企業(yè)合規(guī)管理的要求，制度管理者需進(jìn)一步提升制度管理信息系統(tǒng)的功能，拓展運(yùn)用多種信息技術(shù)工具。

4.1 提升制度一體化管理，加快移動(dòng)應(yīng)用集成與部署

制度管理信息系統(tǒng)逐步將企業(yè)業(yè)務(wù)管理規(guī)范所依據(jù)的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范集中管理，運(yùn)用制度管理理念將標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范條款化并與崗位映射，利用制度系統(tǒng)的宣貫功能向相關(guān)崗位推送制度與規(guī)范，提升一體化管理水平。同時(shí)，將制度管理系統(tǒng)中功能成熟、應(yīng)用頻次高的模塊設(shè)計(jì)到移動(dòng)端，支持全系統(tǒng)員工使用，一是支持企業(yè)關(guān)鍵用戶移動(dòng)辦公，實(shí)現(xiàn)制度移動(dòng)端的辦理功能；二是按照崗位設(shè)置，開通制度查詢功能和制度宣貫功能，便于員工移動(dòng)查詢所在崗位需要知悉的制度，方便管理者將相關(guān)制度推送至員工。

4.2 加快開發(fā)深度應(yīng)用

制度管理實(shí)現(xiàn)在線閉環(huán)管理，做實(shí)制度宣貫、制度承接、制度評(píng)估功能，探索建設(shè)制度檢查功能。分析宣貫資源利用率，將宣貫資源分享與共享，提升宣貫的整體效果。規(guī)范制度執(zhí)行檢查流程，定期開展制度檢查（包括制度編制評(píng)估與制度執(zhí)行效果），通過業(yè)務(wù)執(zhí)行樣本證明制度應(yīng)用效果，支持上傳各種檢查文本及影像數(shù)據(jù)。建立制度檢查模塊，支持業(yè)務(wù)制度檢查，按系統(tǒng)內(nèi)上下游不同的板塊特點(diǎn)，形成分層分級(jí)分類的制度檢查方案，最后探索出標(biāo)準(zhǔn)化的制度檢查模塊，推廣運(yùn)用。

制度管理信息系統(tǒng)擴(kuò)展外延，不僅可以支持制度體系管理，同時(shí)以制度體系為基礎(chǔ)，拓展支持多類型管理體系文件的管理。

4.3 加快系統(tǒng)間銜接集成

OA系統(tǒng)升級(jí)后，制度管理信息系統(tǒng)與OA系統(tǒng)可以進(jìn)一步銜接融合，為操作者提供更人性化的操作服務(wù)。拓展與其他應(yīng)用系統(tǒng)的集成，初步先從與內(nèi)控系統(tǒng)開始融合，在制度編制環(huán)節(jié)接入內(nèi)控系統(tǒng)，關(guān)聯(lián)內(nèi)控點(diǎn)的控制要求，讓制度體系與內(nèi)控體系形成統(tǒng)一的企業(yè)制度體系，在內(nèi)控系統(tǒng)內(nèi)控檢查環(huán)節(jié)關(guān)聯(lián)制度要求，讓內(nèi)控檢查與制度檢查一體化，促進(jìn)實(shí)現(xiàn)制度規(guī)范、檢查規(guī)則、業(yè)務(wù)規(guī)范的集中統(tǒng)一。在此基礎(chǔ)上，拓展與其它應(yīng)用系統(tǒng)的集成，如作為審計(jì)和業(yè)務(wù)公開問題檢查與定性的制度基礎(chǔ)、合同系統(tǒng)簽署時(shí)制度體系的依據(jù)等，讓制度規(guī)定在系統(tǒng)應(yīng)用中切實(shí)落地，規(guī)范業(yè)務(wù)執(zhí)行，提升企業(yè)操作的合規(guī)性。

4.4 建設(shè)制度管控平臺(tái)

在制度管理信息系統(tǒng)與不同的信息系統(tǒng)不斷地集成和融合的過程中，建設(shè)制度管控?cái)?shù)據(jù)庫，將制度條款數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化，建立崗位執(zhí)行手冊(cè)，形成管控標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范與規(guī)則，為企業(yè)業(yè)務(wù)執(zhí)行與信息化建設(shè)提供了制度標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范應(yīng)用平臺(tái)。該平臺(tái)支撐了企業(yè)業(yè)務(wù)執(zhí)行和信息化建設(shè)，具有制度規(guī)范修訂發(fā)布提醒、精準(zhǔn)查詢與引用、提供檢查方法與結(jié)果著錄的功能。利用標(biāo)準(zhǔn)化的制度條款數(shù)據(jù)，對(duì)業(yè)務(wù)關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行管控，促使制度規(guī)定與關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)實(shí)現(xiàn)機(jī)控，切實(shí)助推從“人控”到“機(jī)控”轉(zhuǎn)變。發(fā)展到一定程度后,以提高管理效率為目的，集成相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，刪除不必要的流程、精簡(jiǎn)冗余的審批環(huán)節(jié)，簡(jiǎn)化操作，實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵環(huán)節(jié)可控，通過合規(guī)性檢查標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)平臺(tái)業(yè)務(wù)流程監(jiān)控，提升整個(gè)業(yè)務(wù)流程線條的辦事效率，從而使企業(yè)整體業(yè)務(wù)流程在合規(guī)的框架中運(yùn)轉(zhuǎn)，保證平臺(tái)上操作行為的合規(guī)、方便與快捷。