文/于艷莉

一、概述

我國的檔案管理工作的歷史可以追溯到幾千年前，檔案管理工作從雜亂無章到當(dāng)代社會(huì)的系統(tǒng)化管理，由簡單逐步走向復(fù)雜，從純?nèi)斯す芾戆l(fā)展到現(xiàn)在的計(jì)算機(jī)管理。在當(dāng)代社會(huì)，檔案管理已經(jīng)慢慢融入到人們的日常工作和生活中，在企業(yè)的發(fā)展中起著重要的作用。目前，隨著我國經(jīng)濟(jì)的逐漸發(fā)展，社會(huì)大眾對(duì)檔案管理工作的要求逐漸嚴(yán)格，不斷推動(dòng)檔案管理工作朝向多層次管理方向發(fā)展。

為此，要根據(jù)集團(tuán)企業(yè)的特點(diǎn)和實(shí)際管理?xiàng)l件，不斷對(duì)現(xiàn)有的檔案管理模式進(jìn)行調(diào)整，在管理形態(tài)加強(qiáng)探索，這樣才能適應(yīng)市場發(fā)展需求。伴隨著國有企業(yè)轉(zhuǎn)型創(chuàng)新，在管理機(jī)制與運(yùn)行制度同步發(fā)展的情況下，這是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的一次洗禮，探索適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)體制下國有企業(yè)集團(tuán)公司檔案管理工作的新舉措。

二、國有企業(yè)集團(tuán)公司檔案管理的特點(diǎn)

國有企業(yè)集團(tuán)公司往往采取多元化經(jīng)營，擁有許多二級(jí)企業(yè)，規(guī)模巨大，因而其上述性質(zhì)決定了其檔案管理工作具有以下主要特點(diǎn)：

（一）由于集團(tuán)公司擁有一定數(shù)量的成員單位，一方面這些單位都是獨(dú)立法人主體，法律上的獨(dú)立地位和經(jīng)濟(jì)上的獨(dú)立核算、自負(fù)盈虧，使其在機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員任免上具有獨(dú)立自主權(quán)，并有權(quán)進(jìn)行獨(dú)立的檔案管理；另一方面由于集團(tuán)是各成員單位又因自身產(chǎn)權(quán)的聯(lián)系而導(dǎo)致控制和被控制的關(guān)系，這樣集團(tuán)又分別對(duì)被其控（參）股成員單位的檔案管理負(fù)有監(jiān)督責(zé)任。

（二）集團(tuán)及其成員單位檔案管理軟硬件條件配備不一。集團(tuán)本部檔案工作一般較得領(lǐng)導(dǎo)重視，明確分管領(lǐng)導(dǎo)、設(shè)置管理機(jī)構(gòu)、配備專職人員、有統(tǒng)一的管理制度、獨(dú)立的檔案庫房、齊全的各類設(shè)施、檔案納入集團(tuán)信息化管理，納入個(gè)人和部門的考核體系，這一切為檔案人員開展工作創(chuàng)造了良好條件；而成員單位有些就沒有這么好的條件，有的甚至沒有獨(dú)立的庫房，沒有專人管理，帶來檔案的安全問題。

（三）集團(tuán)及其成員單位文件材料的歸檔范圍不一。一般企業(yè)檔案根據(jù)企業(yè)檔案的十大類分類原則收集整理歸檔。但由于集團(tuán)及其成員單位眾多，且生產(chǎn)經(jīng)營管理、技術(shù)活動(dòng)不盡相同，相應(yīng)產(chǎn)生的歸檔材料重點(diǎn)不一樣、類別不一樣，造成管理上頭緒多。

（四）集團(tuán)及其成員單位辦公地點(diǎn)分散，檔案管理人員分散，給日常指導(dǎo)工作和查檔帶來方便。

三、當(dāng)下國有企業(yè)集團(tuán)檔案管理存在的問題

當(dāng)下相當(dāng)數(shù)量國有企業(yè)集團(tuán)的檔案工作是按照“兩級(jí)檔案室”管理體制運(yùn)轉(zhuǎn)的：即集團(tuán)和所屬企業(yè)、單位的辦公室或其他相關(guān)部門均設(shè)立檔案室，分別管理集團(tuán)和所屬單位形成的檔案。這樣的管理體制有利于發(fā)揮集團(tuán)和所屬單位兩級(jí)的積極性，有利于企業(yè)集團(tuán)初創(chuàng)時(shí)期檔案工作的發(fā)展，但是隨著改革的深入和經(jīng)濟(jì)、社會(huì)的發(fā)展，也慢慢暴露出了兩級(jí)管理體制帶來的問題：

（一）監(jiān)督指導(dǎo)不暢。檔案室主要職責(zé)是服務(wù)于內(nèi)部的工作需要，以集團(tuán)內(nèi)部的二級(jí)機(jī)構(gòu)檔案室對(duì)所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，無論從職能上還是人員配備上，都有名不正言不順和力不從心之感。而所屬單位注重的是直觀的經(jīng)濟(jì)效益，看重的是與生產(chǎn)經(jīng)營直接相關(guān)的部門的工作，對(duì)短期不能帶來顯著經(jīng)濟(jì)效益的檔案工作基本處于“說起來重要，忙起來不要”的狀態(tài)。

（二）資源建設(shè)無序。兩級(jí)檔案室各管各的檔案，缺乏統(tǒng)一的檔案資源建設(shè)規(guī)劃，集團(tuán)檔案室對(duì)所屬單位各門類檔案的收集、歸檔和保管、利用難以形成有力的監(jiān)管，所屬單位重要的和有價(jià)值的檔案也很難有序地集中到集團(tuán)檔案室，企業(yè)集團(tuán)內(nèi)各門類檔案資源的整合基本無從談起。同時(shí)，在檔案門類建設(shè)上，集團(tuán)和下屬單位檔案室都存在著偏重人事檔案、文書檔案等管理性門類，忽視生產(chǎn)管理、產(chǎn)品、科技等檔案門類的現(xiàn)象。

（三）檔案人員不能滿足工作需要。企業(yè)檔案工作的發(fā)展，需要檔案人員具備必要的檔案理論和工作技能，必須了解本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營方面的知識(shí)，具有較廣博的知識(shí)面。而所屬單位的檔案人員多數(shù)是兼職，客觀上學(xué)習(xí)檔案知識(shí)的時(shí)間、機(jī)會(huì)都較少，業(yè)務(wù)素質(zhì)不能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的需要。

四、集團(tuán)檔案管理模式探究

集團(tuán)型的企業(yè)進(jìn)行檔案信息管理的過程中，需要以技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)集中管控、分級(jí)管理的管理模式，在整個(gè)集團(tuán)內(nèi)部建立了統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)規(guī)范、制度、視圖、類別、流程等的統(tǒng)一管控，各分、子公司在此基礎(chǔ)上，可進(jìn)行個(gè)性化定制，以滿足本公司不同業(yè)務(wù)形態(tài)下的檔案管理需求。在集中管控的前提條件下，對(duì)檔案資源采用分布式存儲(chǔ)架構(gòu)，利用分布在各企業(yè)分公司本地的獨(dú)立服務(wù)器分散存儲(chǔ)負(fù)荷，不但解決了傳統(tǒng)集中式存儲(chǔ)中單純存儲(chǔ)設(shè)備的瓶頸問題，且規(guī)避企業(yè)與總部之間的網(wǎng)絡(luò)條件的制約。

基于統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)，可實(shí)現(xiàn)集團(tuán)內(nèi)部檔案資源共享平臺(tái)，在權(quán)限允許的條件下，以安全的模式最大限度的滿足各分公司之間檔案資源的共享，充分挖掘利用檔案資源的價(jià)值。各企業(yè)的電子原文保存在企業(yè)本地平臺(tái)中，目錄等數(shù)據(jù)保存在企業(yè)本地緩存數(shù)據(jù)庫中，所有歸檔數(shù)據(jù)集中同步至總部，在總部核心系統(tǒng)內(nèi)對(duì)機(jī)構(gòu)、用戶等進(jìn)行統(tǒng)一管理。各企業(yè)利用時(shí)不依賴總部至企業(yè)的骨干網(wǎng)。

檔案管理系統(tǒng)在總部分生產(chǎn)、支持兩個(gè)環(huán)境。其中生產(chǎn)環(huán)境滿足檔案管理系統(tǒng)的部署及運(yùn)行，支持環(huán)境用于系統(tǒng)的開發(fā)、測試、項(xiàng)目管理、業(yè)務(wù)培訓(xùn)。企業(yè)生產(chǎn)環(huán)境為企業(yè)檔案業(yè)務(wù)實(shí)際操作環(huán)境，確保企業(yè)日常檔案操作的真實(shí)、有效、可靠。

五、集團(tuán)檔案管理的具體措施

（一）建立科學(xué)規(guī)范的集團(tuán)檔案管理體系

要根據(jù)檔案法和地方檔案法律法規(guī)的相關(guān)規(guī)定，依法管理本企業(yè)檔案。集團(tuán)及各成員企業(yè)應(yīng)遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的原則，由集團(tuán)總部檔案部門，作為企業(yè)集團(tuán)內(nèi)檔案工作的主管部門，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)全集團(tuán)的檔案管理工作，依法進(jìn)行監(jiān)督、檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。各成員企業(yè)必須接受集團(tuán)總部檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)，負(fù)責(zé)本企業(yè)的檔案管理。明確檔案管理的部門和人員及相應(yīng)職責(zé)，制定相應(yīng)的檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，采用合適的手段、加大集團(tuán)總部對(duì)各成員企業(yè)的檔案工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、管理、監(jiān)督、協(xié)調(diào)的力度。統(tǒng)籌制定企業(yè)集團(tuán)的檔案工作發(fā)展目標(biāo)及工作計(jì)劃，協(xié)調(diào)處理好集團(tuán)總部與成員企業(yè)、成員企業(yè)與成員企業(yè)的管理接口。采用有效手段，確保企業(yè)集團(tuán)檔案資源利用和安全，發(fā)揮檔案作用。

（二）建立集團(tuán)公司檔案管委會(huì)，確認(rèn)集團(tuán)檔案管理運(yùn)行機(jī)制

建立檔案管委會(huì)，其工作主要就是從事集團(tuán)業(yè)務(wù)的研究、業(yè)務(wù)建設(shè)、發(fā)展規(guī)劃等。檔案具體業(yè)務(wù)并不涉及，就是指不從事實(shí)際的管理工作、信息管理與知識(shí)管理。檔案系統(tǒng)管理在籌建了管委會(huì)，作為一個(gè)協(xié)調(diào)性的組織，工作聽從主管部門領(lǐng)導(dǎo)的部署，但是不受主管部門人員編制，機(jī)構(gòu)對(duì)其的限制較少。不同級(jí)別的檔案管理機(jī)構(gòu)間是相互平等的，并且受館藏?cái)?shù)量的影響小，不同部門在集團(tuán)檔案主管部門下開展獨(dú)立自主的監(jiān)督、依然展開特色化的檔案管理工作。

（三）建立健全企業(yè)集團(tuán)檔案管理制度與標(biāo)準(zhǔn)

集團(tuán)公司在確定了合適的檔案管理模式后，制定一套與之相適應(yīng)的、能保證集團(tuán)本部及其成員單位的檔案收集、整理和利用工作規(guī)范有序的檔案管理制度是很重要的。檔案規(guī)章制度可以包括：《檔案分類歸檔范圍》《檔案工作管理制度》《會(huì)計(jì)檔案管理制度》《文件整理要求》《檔號(hào)編制原則》《竣工圖編制要求》《檔案接收移交制度》《庫房管理制度》《檔案借閱制度》等。此外，為促進(jìn)企業(yè)集團(tuán)檔案管理工作得到有效開展，集團(tuán)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)也應(yīng)該健全完善，以此確保企業(yè)集團(tuán)長遠(yuǎn)發(fā)展。要根據(jù)檔案法和地方檔案法律法規(guī)的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本企業(yè)集團(tuán)實(shí)際運(yùn)營情況，及時(shí)更新檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。制定標(biāo)準(zhǔn)時(shí)也要注意：體現(xiàn)本集團(tuán)的行業(yè)特點(diǎn)，且考慮成員企業(yè)的特殊性，制定的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該具有兼容性、適度的靈活性及前瞻性，各成員企業(yè)應(yīng)根據(jù)實(shí)際編寫相應(yīng)的操作細(xì)則，配合檔案管理制度的貫徹執(zhí)行。制訂完善的檔案管理制度，保障檔案管理工作有章可循、有法可依。

（四）建立分級(jí)的管理模式

合適的檔案管理模式是做好集團(tuán)公司檔案管理工作的基礎(chǔ)。集團(tuán)公司適用的檔案管理模式分為一級(jí)管理、二級(jí)管理兩種。一級(jí)管理模式是指集團(tuán)直接指導(dǎo)的檔案集中管理，適用于檔案重要性比較高的企業(yè)，所有檔案由集團(tuán)統(tǒng)一接收保管和提供利用。二級(jí)管理模式是指集團(tuán)對(duì)成員單位檔案部門人員進(jìn)行指導(dǎo)，由其再對(duì)本單位各部門的歸檔工作指導(dǎo)。檔案原件由各自單位的檔案部門自行保管和提供利用。這種模式對(duì)成員單位檔案部門人員有一定要求，主要是對(duì)其在指導(dǎo)監(jiān)督上的能力要求較高。在必要的情況下參與對(duì)其部門歸檔工作的監(jiān)督。

（五）建立先進(jìn)的檔案管理手段

借助先進(jìn)的管理手段，使集團(tuán)公司檔案管理插上羽翼。檔案管理系統(tǒng)、數(shù)字檔案館等先進(jìn)的工具現(xiàn)在都已被普遍使用于集團(tuán)公司的檔案管理，發(fā)揮著越來越大的功能：

1. 提升檔案管理工作水平的功能。對(duì)集團(tuán)公司各單位檔案預(yù)立卷進(jìn)行遠(yuǎn)程跟蹤、指導(dǎo)及審核、遠(yuǎn)程檔案借閱審批、提供電子文件使用；發(fā)布各單位檔案工作最新動(dòng)態(tài)，開展業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)征稿活動(dòng)，起到交流、鼓勵(lì)和促進(jìn)作用；上掛具體的檔案整理編制實(shí)例的聲像片，使業(yè)務(wù)指導(dǎo)形象生動(dòng)而且日?；?。通過以上工作對(duì)分散的人、分散的檔案集中管理，使集團(tuán)對(duì)成員單位檔案管理的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)落到實(shí)處，以提升集團(tuán)整體檔案管理工作水平。

2. 提升集團(tuán)整體管理水平的功能。功能強(qiáng)大的檔案管理系統(tǒng)使集團(tuán)文檔一體化，檔案管理從“后端”走向“前端”變?yōu)榭赡?。如通過將各類項(xiàng)目（科研、基建、設(shè)備采購等合同號(hào)納入文件編號(hào)中，大量的、雜亂的日常項(xiàng)目文檔有序化，不僅項(xiàng)目資料日后歸檔的齊全性、系統(tǒng)性有保障，而且在項(xiàng)目執(zhí)行中可以很方便快捷地檢索出該項(xiàng)目所有文檔，發(fā)揮檔案前端管理在項(xiàng)目管理中的輔助作用，滿足集團(tuán)公司現(xiàn)代化管理的需求。

3. 創(chuàng)建良好的企業(yè)文化服務(wù)的功能。根據(jù)對(duì)集團(tuán)用戶需求和館藏狀況的分析，利用檔案管理系統(tǒng)合理規(guī)劃檔案的開發(fā)利用工作。如通過匯編“企業(yè)發(fā)展經(jīng)營管理狀況”、“歷年先進(jìn)人物”、“重大科技管理成果”“歷年捐贈(zèng)情況”等專題文獻(xiàn)，將檔案工作由被動(dòng)變主動(dòng)、 由封閉變開放、由單純的保管到信息和知識(shí)的服務(wù)，在“死”檔案變“活”檔案的過程中，弘揚(yáng)了集團(tuán)企業(yè)文化，架設(shè)起創(chuàng)建知識(shí)型、學(xué)習(xí)型企業(yè)的橋梁。

4. 建立高素質(zhì)的檔案人才隊(duì)伍

檔案人才是企業(yè)的知識(shí)管理者，在企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)和發(fā)展中發(fā)揮著重要的知識(shí)傳播和推動(dòng)作用，因此抓好檔案人力資源建設(shè)，不斷提高檔案人員的素質(zhì)，這是企業(yè)集團(tuán)應(yīng)該統(tǒng)籌考慮的。整個(gè)集團(tuán)檔案人員的人力資源建設(shè)工作，一是建立各成員企業(yè)骨干員工的由集團(tuán)檔案管理部門統(tǒng)一培訓(xùn)、指導(dǎo)機(jī)制。二是定期或者不定期開展多種形式、多種渠道、多種層次的檔案業(yè)務(wù)和專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)。三是培訓(xùn)材料要根據(jù)各成員企業(yè)實(shí)際情況編制，具有實(shí)際指導(dǎo)作用。四是培訓(xùn)過程中要因材施教，分級(jí)培訓(xùn)，充分發(fā)揮各級(jí)檔案工作人員的作用。

六、結(jié)論

總之，集團(tuán)公司的檔案管理工作是一項(xiàng)極具挑戰(zhàn)性的工作，它對(duì)管理者的組織協(xié)調(diào)能力、溝通理解能力、學(xué)習(xí)研究能力和知識(shí)體系都提出了更高的要求。自我完善、與時(shí)俱進(jìn)、不斷提高，是每一個(gè)集團(tuán)公司檔案人的任務(wù)和目標(biāo)。集團(tuán)公司檔案管理工作模式要結(jié)合集團(tuán)公司的具體業(yè)務(wù)與經(jīng)營情況而定，一個(gè)良好的檔案管理工作模式不僅會(huì)使工作效率提升，還能夠減少集團(tuán)公司與子公司間的工作矛盾，對(duì)集團(tuán)公司穩(wěn)定、持續(xù)發(fā)展起到了重要作用。做好企業(yè)集團(tuán)檔案管理工作就是要通過統(tǒng)一 領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，合理規(guī)劃檔案工作，盡快建立專業(yè)化、科學(xué)化、現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化的檔案管理機(jī)制，保證企業(yè)集團(tuán)各類檔案資源完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，確保檔案資源得到最大程度的開發(fā)和利用，為企業(yè)發(fā)展提供更好的服務(wù)。