林素瓊

摘 要：基于社會(huì)發(fā)展建設(shè)的不斷深入，我國(guó)交通事業(yè)其數(shù)量、規(guī)模呈現(xiàn)出日漸增多的趨勢(shì)，這就使得交通工程檔案管理工作的開展變得越發(fā)困難和復(fù)雜。作為交通工程信息記錄的主要載體，交通工程檔案不僅是工程建設(shè)過程中主要參考，更是后期工程管理與運(yùn)行的重要依據(jù)。但是縱觀現(xiàn)階段交通工程檔案管理工作的開展，仍尚存些許問題導(dǎo)致交通工程檔案資料無法進(jìn)行作用和價(jià)值的發(fā)揮?；诖?，本文針對(duì)交通工程檔案管理存在問題及其對(duì)策進(jìn)行分析研究。

關(guān)鍵詞：交通工程;存在問題;檔案管理;對(duì)策

交通工程檔案匯總了包括項(xiàng)目立項(xiàng)、施工、運(yùn)用、設(shè)計(jì)以及維護(hù)等環(huán)節(jié)的資料，可以為施工單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、運(yùn)營(yíng)單位相關(guān)工作的開展提供重要的參考依據(jù)。而交通工程檔案管理工作的開展直接影響到檔案資料的管理、存儲(chǔ)有效性。但是縱觀現(xiàn)階段檔案管理工作開展，尚存的些許問題使得交通工程檔案的應(yīng)用受到較大限制，需要通過對(duì)問題的深入探析，采取合理對(duì)策來進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理效果，最大化發(fā)揮出交通工程檔案的作用和價(jià)值。

1 交通工程檔案管理存在問題分析

1.1 檔案資料失真

交通工程建設(shè)過程中，大部分施工單位只側(cè)重對(duì)實(shí)際工程的管理，而針對(duì)檔案資料的管理缺乏重視度，使得檔案資料的編制與錄入過于形式化，其實(shí)際信息資料與檔案信息之間不相符，例如施工數(shù)據(jù)與測(cè)量數(shù)據(jù)在編制過程中造假，導(dǎo)致檔案資料失真，無法發(fā)揮出交通工程檔案應(yīng)有的作用和價(jià)值。與此同時(shí)，部分建設(shè)單位雖然設(shè)置相應(yīng)的檔案管理崗位，但是在檔案管理人員配置方面，大多選用施工人員，或者是具備信息管理能力的人員，但是缺乏綜合性管理人員，這就導(dǎo)致交通工程檔案在具體管理過程中存在分類不明確、數(shù)據(jù)錄入不規(guī)范等現(xiàn)象，檔案資料作用與價(jià)值相對(duì)較低[1]。

1.2 檔案建設(shè)過于滯后

部分建設(shè)單位針對(duì)檔案的建設(shè)僅是為了應(yīng)付檢查和審查，只是在工程建設(shè)竣工階段進(jìn)行檔案資料的統(tǒng)一建設(shè)，導(dǎo)致交通工程檔案資料的錄入缺乏應(yīng)有的實(shí)時(shí)性和準(zhǔn)確性。例如在通常情況下，針對(duì)路基灌注樁施工開展，需要將放樣數(shù)據(jù)、檢測(cè)數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)錄入[2]。而在實(shí)際工程建設(shè)中，其管理人員僅是在后期階段按照經(jīng)驗(yàn)或者是借鑒其他工程數(shù)據(jù)進(jìn)行填寫，這就導(dǎo)致交通工程檔案數(shù)據(jù)與實(shí)際數(shù)據(jù)之間存在差異，致使檔案管理工作開展的作用和價(jià)值被大幅度降低。

1.3 檔案管理不完善

縱觀當(dāng)前交通工程檔案管理工作開展，主要是依據(jù)《項(xiàng)目檔案管理辦法》來開展檔案管理工作，但是處于個(gè)人、外界、企業(yè)等因素的影響，使得檔案分類、歸檔等工作的開展存在較大差異。例如在管理橋梁工程數(shù)據(jù)資料過程中，針對(duì)數(shù)據(jù)資料的錄入，部分管理人員會(huì)采取縱向歸檔的形式，將歸檔單位設(shè)置為每個(gè)橋墩，而每個(gè)歸檔單位中具體包括立柱、承臺(tái)、蓋梁以及其它基礎(chǔ)等資料。部分管理人員則習(xí)慣于采用橫向歸檔方式，將歸檔單位設(shè)置成橋墩的立柱、蓋梁等，這就導(dǎo)致檔案管理工作的開展不完善[3]。

2 交通工程檔案管理問題產(chǎn)生因素分析

2.1 檔案管理意識(shí)匱乏

在交通工程建設(shè)初期階段，建筑單位會(huì)結(jié)合具體情況進(jìn)行《項(xiàng)目檔案管理辦法》、《竣工檔案編制細(xì)則》等規(guī)定制度的完善構(gòu)建。但是在具體管理過程中，因管理人員素質(zhì)能力的匱乏，對(duì)檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)知，再加上管理期間未接受相應(yīng)的培訓(xùn)和教育，導(dǎo)致人員未對(duì)交通法律有正確認(rèn)知，無法進(jìn)行項(xiàng)目檔案的合理設(shè)計(jì)與規(guī)范，導(dǎo)致交通工程檔案管理工作產(chǎn)生諸多問題[4]。

2.2 工程建設(shè)程序未嚴(yán)格執(zhí)行

交通工程項(xiàng)目準(zhǔn)備階段，會(huì)結(jié)合具體情況進(jìn)行管理制度機(jī)制的構(gòu)建，并通過對(duì)合理獎(jiǎng)懲措施的實(shí)施來進(jìn)行檔案管理工作的規(guī)范和完善，達(dá)到落實(shí)檔案管理工作的目的。但是建設(shè)單位在具體建設(shè)過程中未進(jìn)行工程進(jìn)度的有效控制，選擇對(duì)檔案管理進(jìn)行忽視，這就導(dǎo)致交通工程檔案管理工作開展受到限制。

2.3 管理方式不統(tǒng)一

管理人員之間所施行的檔案管理方式存在差異，再加上在具體檔案管理過程中因某些因素而出現(xiàn)管理人員更換的現(xiàn)象，若管理人員管理方式存在差異，意味著不同管理人員所建設(shè)的交通工程檔案存在較大差異，使得檔案管理工作難度加大，極易在檔案管理過程中發(fā)生問題和漏洞。

3 交通工程檔案管理問題解決對(duì)策

要想進(jìn)一步提升檔案管理有效性，確保檔案管理工作全面化、及時(shí)性、系統(tǒng)性的開展，需要采取與項(xiàng)目建設(shè)統(tǒng)一開展的方式，進(jìn)行職責(zé)的明確劃分，結(jié)合責(zé)任追究到個(gè)人的形式來大幅度提升檔案管理效果。與此同時(shí)，采取以下對(duì)策來確保交通工程檔案管理工作的高質(zhì)量、高效率開展。

3.1 構(gòu)建完善檔案管理責(zé)任制

針對(duì)交通工程的施工的開展，需要在前期準(zhǔn)備階段由業(yè)主單位牽頭，聯(lián)合施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位共同構(gòu)建完善且科學(xué)的檔案管理責(zé)任制度，并組建專門文檔編制項(xiàng)目部，或者是委托專業(yè)部門機(jī)構(gòu)進(jìn)行文檔編制項(xiàng)目部的構(gòu)建，而項(xiàng)目部的主要職能體現(xiàn)為對(duì)檔案編制的指導(dǎo)和監(jiān)督。明確建設(shè)單位是否建立檔案室，倘若單位未建立相應(yīng)檔案室，則需結(jié)合具體情況構(gòu)建專門的檔案室。并配置專業(yè)管理人員來負(fù)責(zé)日常的檔案管理工作[5]。并要求其檔案管理責(zé)任制的嚴(yán)格落實(shí)與實(shí)施，促使交通工程建設(shè)涉及到的各個(gè)部門都主動(dòng)積極參與到檔案編制與管理工作中。與此同時(shí)，需側(cè)重對(duì)檔案人員素質(zhì)能力的提升，采取定期培訓(xùn)、進(jìn)修學(xué)習(xí)等方式來強(qiáng)化人員檔案管理能力，促使人員在工作期間養(yǎng)成良好的檔案管理素養(yǎng)。在具體檔案管理工作中，需注重對(duì)文件檔案收集、編制、整理、歸檔等環(huán)節(jié)的高質(zhì)量開展，避免因其中某個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題而對(duì)整體檔案管理工作產(chǎn)生影響。

3.2 工程建設(shè)與項(xiàng)目檔案管理保持同步

在檔案管理工作具體開展過程中，管理人員需嚴(yán)格按照相應(yīng)程序規(guī)定，對(duì)分項(xiàng)列表、整理工作的高質(zhì)量開展，結(jié)合具體情況進(jìn)行檔案卷號(hào)的科學(xué)標(biāo)記，構(gòu)建完善的預(yù)立案卷目錄。與此同時(shí)，要求檔案人員對(duì)交通工程項(xiàng)目有一定的掌握和了解，做到交通工程建設(shè)施工過程中每完成一個(gè)環(huán)節(jié)，就在第一時(shí)間進(jìn)行數(shù)據(jù)、信息的收集和整理，并對(duì)檔案進(jìn)行分類和歸檔。與此同時(shí)，在檔案管理過程中管理人員需始終秉持著隨時(shí)收集、隨時(shí)歸檔的原則進(jìn)行交通工程設(shè)備、材料以及人員檔案的歸檔，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料真實(shí)性和完整性的保障，為后續(xù)檔案管理工作的開展奠定良好基礎(chǔ)[6]。此外，需要求監(jiān)理單位、建設(shè)單位在驗(yàn)收階段，必須先進(jìn)行檔案資料的會(huì)審，只有確保其檔案資料與實(shí)際情況保持一致后方可進(jìn)行交工證書的簽發(fā)。

3.3 強(qiáng)化檔案編制檢查管理力度

在實(shí)際檔案管理工程中，可以結(jié)合具體情況，對(duì)交通工程不同建設(shè)階段采取動(dòng)態(tài)化管理模式，要求相關(guān)人員需對(duì)相應(yīng)的檔案資料進(jìn)行定期檢查，具體檢查內(nèi)容包括：對(duì)電子文件、檔案資料的編制情況、整理情況進(jìn)行嚴(yán)格檢查;對(duì)資料真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性進(jìn)行檢查審核;對(duì)竣工文件收集、編制效果進(jìn)行檢查等。與此同時(shí)，在交通工程項(xiàng)目管理?xiàng)l例中納入檔案管理工作，要求其檔案的移交數(shù)量必須與檔案編制數(shù)量保持一致，以便于后續(xù)交通工程運(yùn)營(yíng)管理工作的開展。需要注意，檔案移交過程中應(yīng)盡可能減少移交拖延的現(xiàn)象。而在工程交接后，必須結(jié)合具體情況與交通工程施工中涉及到的其它單位共同進(jìn)行檔案匯編工作，進(jìn)一步提升檔案管理效果[7]。

3.4 進(jìn)行檔案管理信息化的建設(shè)

基于我國(guó)信息、網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)等技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理領(lǐng)域逐漸朝著信息化、智能化、科技化以及自動(dòng)化的方向不斷發(fā)展，在縮減檔案管理人力、物力成本的同時(shí)，大幅度提升交通工程檔案管理有效性。鑒于此，需要側(cè)重對(duì)檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)，通過構(gòu)建完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來進(jìn)一步提升檔案管理有效性[8]。例如某建設(shè)單位依據(jù)自身具體情況，借助信息、網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)等技術(shù)構(gòu)建HDS公路工程竣工文檔管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案有效分類處理以及集中處理。并且該管理系統(tǒng)依據(jù)《交通工程竣工文件歸檔管理辦法》等依據(jù)，在系統(tǒng)中開設(shè)相應(yīng)的7個(gè)模塊，以此實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的動(dòng)態(tài)化收集和管理。與此同時(shí)，該系統(tǒng)可以按照相關(guān)規(guī)定要求進(jìn)行電子檔案記錄的篩查，嚴(yán)格審核檔案資料的真實(shí)性，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料真實(shí)性的保障。通過對(duì)此管理系統(tǒng)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件與交通工程檔案資料的同步管理，促使交通工程檔案管理工作信息化方向不斷邁進(jìn)。

3.5 強(qiáng)化管理人員素質(zhì)能力

無論是文件資料收集工作的開展，還是檔案管理工作，都需依托于專業(yè)管理人員的支撐，若在具體管理過程中缺失應(yīng)有的專業(yè)檔案管理人員，會(huì)直接導(dǎo)致檔案管理工作陷入癱瘓。鑒于此，建設(shè)單位在保障其管理人員數(shù)量的同時(shí)，必須進(jìn)行管理人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)的提升，除上文提及的定期組織培訓(xùn)學(xué)習(xí)方式之外，單位可以定期邀請(qǐng)領(lǐng)域?qū)＜业狡髽I(yè)開展知識(shí)、技能講座，以此強(qiáng)化管理人員對(duì)管理知識(shí)、技能的掌握，確保管理人員可以充分勝任檔案管理工作，最大化發(fā)揮出交通工程檔案管理工作的價(jià)值與作用[9]。

3.6 強(qiáng)化跟蹤技術(shù)咨詢服務(wù)

相較于其他工程項(xiàng)目，交通工程具有參建單位多、周期長(zhǎng)以及規(guī)模大等特點(diǎn)，工程施工過程中涉及到的參建單位具體包括建設(shè)、業(yè)主、設(shè)計(jì)以及監(jiān)理等單位。隨著交通工程檔案管理工作的開展存在較大難度，而在具體檔案管理過程中，管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)能力參差不齊，有的管理人員具備豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，但是卻缺乏交通工程建設(shè)方面的知識(shí)掌握，而有的管理人員交通工程知識(shí)掌握扎實(shí)，但是缺乏應(yīng)具備的檔案管理能力。并且交通工程施工過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)資料并非所有的都可以編織成檔案，所以需要管理人員按照《歸檔文件整理規(guī)劃》等規(guī)定，進(jìn)行分類、裝訂、編目、歸檔、編號(hào)等工作的強(qiáng)化。在此基礎(chǔ)上，需要相關(guān)部門注重對(duì)跟蹤技術(shù)咨詢服務(wù)的強(qiáng)化開展，結(jié)合具體情況構(gòu)建完善的指導(dǎo)、監(jiān)督服務(wù)機(jī)制，確保在整體交通工程建設(shè)過程中其檔案管理監(jiān)督檢查工作的貫穿與滲透，以期其檔案管理水平的提升，消除當(dāng)前交通工程檔案管理工作中存在的問題和漏洞。

4 結(jié)束語

綜上所述，交通工程建設(shè)事業(yè)的迅猛發(fā)展促使檔案管理工作面臨著更為嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)與要求。而縱觀當(dāng)前交通工程檔案管理工作開展，因其限制性問題的存在，導(dǎo)致檔案管理作用與價(jià)值無法體現(xiàn)，并對(duì)后續(xù)工程運(yùn)營(yíng)管理產(chǎn)生影響。鑒于此，要想實(shí)現(xiàn)對(duì)交通工程檔案管理水平提升，必須深入探究當(dāng)前檔案管理工作開展尚存問題，明細(xì)其問題的具體產(chǎn)生原因，以此為依據(jù)施行合理解決對(duì)策，實(shí)現(xiàn)交通工程檔案管理水平和效果的提升，最大化發(fā)揮出交通工程檔案的價(jià)值和作用。

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