張 健

(太原理工大成工程有限公司,山西 太原 030024)

項(xiàng)目《監(jiān)理日志》是項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)進(jìn)行監(jiān)理工作最直接的“產(chǎn)品”，是GB/T 50328—2014建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范規(guī)定的監(jiān)理單位必須歸檔保存的文件。項(xiàng)目監(jiān)理日志記錄內(nèi)容不僅能夠全面反映項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)日常監(jiān)理工作，而且還可以輻射其他監(jiān)理資料的搜集整理情況，反映出監(jiān)理單位的管理水平。因此監(jiān)理單位不僅應(yīng)要求項(xiàng)目部記好監(jiān)理日志，而且還應(yīng)該管好監(jiān)理日志，使監(jiān)理日志發(fā)揮其應(yīng)有的積極作用，成為體現(xiàn)監(jiān)理工作成效的合格“產(chǎn)品”，下面主要針對(duì)項(xiàng)目《監(jiān)理日志》管理淺談具體部署建議。

1 線性管理,準(zhǔn)確定位

目前公司監(jiān)理業(yè)務(wù)的開展主要按照公司一項(xiàng)目管理公司—項(xiàng)目監(jiān)理部組成的線性職能形式進(jìn)行管理，在這種管理模式下就要求各級(jí)管理機(jī)構(gòu)對(duì)自己的工作職能準(zhǔn)確定位，明確自己的本職工作，明白自己“做什么，怎么做”的問(wèn)題。首先公司作為監(jiān)理工作的決策層確定工作方向及工作標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)項(xiàng)目管理公司提出管理要求并確定管理目標(biāo)，并對(duì)項(xiàng)目管理公司實(shí)施監(jiān)督考核，督促項(xiàng)目管理公司按照公司要求開展管理工作，其次項(xiàng)目管理公司作為監(jiān)理工作的管理層依據(jù)公司制定的工作方向和工作標(biāo)準(zhǔn)結(jié)合自身特點(diǎn)有針對(duì)性的制定相應(yīng)的管理辦法，并要求所轄項(xiàng)目監(jiān)理部落實(shí)執(zhí)行；再次項(xiàng)目監(jiān)理部作為監(jiān)理工作的執(zhí)行層應(yīng)明確各位監(jiān)理人員的崗位工作職責(zé)，依據(jù)監(jiān)理合同約定工作內(nèi)容開展具體監(jiān)理工作，在工作中貫徹落實(shí)項(xiàng)目管理公司制定的各項(xiàng)管理辦法。

針對(duì)項(xiàng)目《監(jiān)理日志》的管理工作，項(xiàng)目監(jiān)理部工作重點(diǎn)在于“記”，就是做好監(jiān)理日志的記錄工作；項(xiàng)目管理公司工作重點(diǎn)在于“管”；就是做好監(jiān)理日志的管理工作；公司工作重點(diǎn)在于“查”；就是做好監(jiān)理日志的抽查監(jiān)督工作。這就出現(xiàn)“記什么，管什么，查什么”的問(wèn)題，對(duì)于“記什么”的問(wèn)題主要就是項(xiàng)目監(jiān)理部按照公司制定的關(guān)于日志記錄的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行記錄；“管什么”的問(wèn)題主要就是項(xiàng)目管理公司按照公司制定的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)結(jié)合自身管理辦法對(duì)項(xiàng)目監(jiān)理部日志記錄情況進(jìn)行管理；“查什么”的問(wèn)題主要就是公司主管部門通過(guò)全面檢查或抽查項(xiàng)目監(jiān)理部日志記錄情況來(lái)檢查項(xiàng)目管理公司對(duì)監(jiān)理日志的管理工作情況。只有對(duì)公司各級(jí)管理部門就監(jiān)理日志管理工作進(jìn)行準(zhǔn)確定位，并通過(guò)會(huì)議、培訓(xùn)或溝通的方式讓相關(guān)人員認(rèn)識(shí)到自己的工作職責(zé)，從思想上達(dá)到統(tǒng)一，才能做好監(jiān)理日志管理工作的第一步。

2 明確崗位,責(zé)任到人

根據(jù)2015年項(xiàng)目管理臺(tái)賬分析統(tǒng)計(jì)，2015年1月～12月公司在建項(xiàng)目總數(shù)最多時(shí)130個(gè)，最少時(shí)為105個(gè)，在建項(xiàng)目每月平均數(shù)量約為118個(gè)，如果公司日志主管部門明確崗位、責(zé)任到人，每人如果負(fù)責(zé)部分在建項(xiàng)目進(jìn)行專職管理，通過(guò)各種手段對(duì)自己負(fù)責(zé)在建項(xiàng)目進(jìn)行全面了解，掌握在建項(xiàng)目動(dòng)態(tài)，了解在建項(xiàng)目信息，及時(shí)掌握項(xiàng)目監(jiān)理日志記錄情況，就能夠根據(jù)所負(fù)責(zé)在建項(xiàng)目的動(dòng)態(tài)變化來(lái)隨時(shí)調(diào)整項(xiàng)目監(jiān)理日志的關(guān)注重點(diǎn)，主要分為以下幾種情況：

1)“在建”項(xiàng)目監(jiān)理日志關(guān)注重點(diǎn)為風(fēng)險(xiǎn)管理，按照公司日志相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)記錄即可。

2)“在建”項(xiàng)目動(dòng)態(tài)變化為“完工”項(xiàng)目，則項(xiàng)目監(jiān)理日志的關(guān)注重點(diǎn)則為資料歸檔情況，在完工資料歸檔時(shí)由負(fù)責(zé)人對(duì)項(xiàng)目監(jiān)理日志有效性和規(guī)范性進(jìn)行審查把關(guān)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)補(bǔ)充完善。

3)“在建”項(xiàng)目動(dòng)態(tài)變化為“緩建”項(xiàng)目，項(xiàng)目監(jiān)理日志的關(guān)注重點(diǎn)則為停工、復(fù)工情況的記錄，如果經(jīng)過(guò)一定時(shí)間該項(xiàng)目再無(wú)復(fù)工可能，其監(jiān)理資料應(yīng)進(jìn)行分段歸檔，在歸檔時(shí)由負(fù)責(zé)人對(duì)監(jiān)理日志審查把關(guān)。

4)“在建”項(xiàng)目動(dòng)態(tài)變化為“退場(chǎng)”項(xiàng)目，項(xiàng)目監(jiān)理日志關(guān)注重點(diǎn)則為退場(chǎng)協(xié)議簽訂情況，項(xiàng)目監(jiān)理日志中應(yīng)明確記錄退場(chǎng)時(shí)間、退場(chǎng)原因以及退場(chǎng)協(xié)議簽訂情況，并要求退場(chǎng)項(xiàng)目現(xiàn)有資料進(jìn)行歸檔保存，在歸檔時(shí)由負(fù)責(zé)人對(duì)監(jiān)理日志審核把關(guān)。

3 全面監(jiān)控,動(dòng)態(tài)管理

在對(duì)項(xiàng)目監(jiān)理日志管理過(guò)程中，公司日志主管部門和項(xiàng)目管理公司必須做到對(duì)所有在建項(xiàng)目全面監(jiān)控，項(xiàng)目管理公司必須對(duì)所轄項(xiàng)目每日日志記錄情況做到心中有數(shù)，可以通過(guò)各種軟件如監(jiān)理掌中寶、企信、釘釘?shù)溶浖蛭⑿?、QQ等方式對(duì)所轄項(xiàng)目進(jìn)行輔助管理，隨時(shí)掌握項(xiàng)目日志記錄情況，也可通過(guò)實(shí)地檢查等方式進(jìn)行了解掌握，但不論采取何種方式、不論付出多大成本，目的是要讓項(xiàng)目監(jiān)理日志管理不留死角，全面覆蓋；公司日志主管部門通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息化管理手段掌握公司所有在建項(xiàng)目的全面監(jiān)控。

公司日志主管部門對(duì)公司所有在建項(xiàng)目監(jiān)理日志記錄情況進(jìn)行每日審核評(píng)價(jià)后，如果發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目監(jiān)理日志記錄情況出現(xiàn)異常，可以將存在問(wèn)題及時(shí)上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)或以口頭通知、書面通知的形式告知項(xiàng)目管理公司進(jìn)行整改，項(xiàng)目管理公司整改后將驗(yàn)證結(jié)果通知公司主管部門，公司主管部門進(jìn)行復(fù)核并確認(rèn)整改情況，直至問(wèn)題解決為止。

4 隱患排查,風(fēng)險(xiǎn)預(yù)控

公司各級(jí)管理部門在對(duì)項(xiàng)目監(jiān)理日志管理過(guò)程中如果發(fā)現(xiàn)日志記錄有異?，F(xiàn)象，應(yīng)將該項(xiàng)目作為重點(diǎn)關(guān)注對(duì)象，由公司日志主管部門提醒項(xiàng)目管理公司督促項(xiàng)目監(jiān)理部隨時(shí)整改，各級(jí)管理部門針對(duì)各自工作進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理工作事前控制。談到風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，各級(jí)管理部門對(duì)風(fēng)險(xiǎn)隱患的關(guān)注點(diǎn)應(yīng)有所側(cè)重，項(xiàng)目監(jiān)理部應(yīng)側(cè)重于工程自身質(zhì)量安全風(fēng)險(xiǎn)管理；項(xiàng)目管理公司應(yīng)側(cè)重于勞動(dòng)用工風(fēng)險(xiǎn)；公司主管部門應(yīng)側(cè)重于管理風(fēng)險(xiǎn)，但無(wú)論何種風(fēng)險(xiǎn)一旦成為事實(shí)，均是牽一發(fā)而動(dòng)全身，最終影響到整個(gè)公司，對(duì)整個(gè)公司聲譽(yù)、品牌、市場(chǎng)準(zhǔn)入及經(jīng)營(yíng)管理等將造成難以挽回的損失，因此在隱患排查、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)控方面各級(jí)管理部門應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：

1)項(xiàng)目監(jiān)理部在監(jiān)理日志記錄過(guò)程中應(yīng)隨時(shí)都有風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，想到的應(yīng)該做到，做到的應(yīng)該寫到，對(duì)現(xiàn)場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)隱患隨時(shí)排查隨時(shí)解決，將風(fēng)險(xiǎn)隱患消滅于萌芽狀態(tài)。

2)項(xiàng)目管理公司在安排監(jiān)理人員上崗前應(yīng)考慮勞動(dòng)用人風(fēng)險(xiǎn)，如果將既無(wú)現(xiàn)場(chǎng)經(jīng)驗(yàn)又不能夠規(guī)范記錄項(xiàng)目監(jiān)理日志的不具備上崗資格的監(jiān)理人員安排進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng)，將會(huì)帶來(lái)監(jiān)理工作的潛在風(fēng)險(xiǎn)，所以項(xiàng)目管理公司在管理工程中一旦發(fā)現(xiàn)監(jiān)理人員不夠稱職，應(yīng)及時(shí)考慮人員更換或?qū)⒉痪邆渖蠉徺Y格的監(jiān)理人員經(jīng)過(guò)培訓(xùn)或指導(dǎo)的方式提高其執(zhí)業(yè)行為，直至勝任現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理工作。

3)公司日志主管部門在日志管理過(guò)程中應(yīng)做到全面覆蓋且全方位監(jiān)控，必要時(shí)可以采取對(duì)項(xiàng)目管理公司指導(dǎo)、對(duì)項(xiàng)目監(jiān)理部幫扶的方式直至公司所有項(xiàng)目監(jiān)理日志記錄規(guī)范達(dá)標(biāo)為止，使公司項(xiàng)目監(jiān)理日志的記錄水平進(jìn)入“新常態(tài)”，避免因管理不力給公司帶來(lái)不必要的風(fēng)險(xiǎn)。

5 總結(jié)分析,評(píng)比激勵(lì)

針對(duì)項(xiàng)目監(jiān)理日志的管理，公司各級(jí)管理部門應(yīng)進(jìn)行階段性的總結(jié)分析，總結(jié)各自工作中存在的問(wèn)題和不足，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題隨時(shí)調(diào)整方向并采取糾正措施，使日志管理工作做到進(jìn)一步改進(jìn)，同時(shí)由公司制定統(tǒng)一的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)在全公司范圍內(nèi)對(duì)項(xiàng)目監(jiān)理日志進(jìn)行評(píng)比總結(jié)，對(duì)監(jiān)理日志記錄達(dá)到“優(yōu)良”的項(xiàng)目監(jiān)理部進(jìn)行物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)或精神鼓勵(lì)，對(duì)監(jiān)理日志記錄“不合格”的項(xiàng)目監(jiān)理部進(jìn)行評(píng)比指正，必要時(shí)可以采取一定的懲罰措施，并且可以采用各項(xiàng)目監(jiān)理部之間實(shí)地摩擦、現(xiàn)場(chǎng)交流、互動(dòng)培訓(xùn)等方式互相學(xué)習(xí)、揚(yáng)長(zhǎng)避短，進(jìn)一步提高監(jiān)理日志的記錄水平。

監(jiān)理日志是項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)全面開展監(jiān)理工作的“縮影”，監(jiān)理日志的記錄可以達(dá)到對(duì)項(xiàng)目監(jiān)理工作“窺一斑見全豹”的效果，但監(jiān)理日志記錄水平的提高是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，只要日志管理部門用精心去部署、用誠(chéng)心去指導(dǎo)、用信心去落實(shí)，相信通過(guò)公司各級(jí)管理部門對(duì)項(xiàng)目監(jiān)理日志的強(qiáng)化管理可以使公司管理水平得到提升，使公司管理工作再上一個(gè)新臺(tái)階。