王 麗

(安徽財貿(mào)職業(yè)學(xué)院，安徽 合肥 230601)

新時期，隨著社會、經(jīng)濟、文化等方面的飛速發(fā)展，高等職業(yè)院校的發(fā)展模式也發(fā)生了極大的變化，高校行政管理工作的重要性也越來越凸顯。行政秘書作為行政管理隊伍中的基層人員，一方面是管理人員的參謀和助手，另一方面也是連接管理人員和師生員工的橋梁和紐帶，對院校的發(fā)展也起到至關(guān)重要的作用[1]。

然而，從院系領(lǐng)導(dǎo)、師生員工等多個層面，都未能給予行政秘書足夠的重視。行政秘書存在工作量過大、工作不被重視、晉升渠道不夠完善等諸多問題[2]。此外，部分行政秘書也缺乏工作的專業(yè)指導(dǎo)，致使其對現(xiàn)有工作及未來前景產(chǎn)生迷惘情緒，進而導(dǎo)致其出現(xiàn)職業(yè)倦怠的現(xiàn)象，使其職業(yè)幸福感大大降低。

一、高職院校行政秘書職業(yè)倦怠的原因

(一)工作量繁重

高職院校行政秘書主要有四類，一類是教學(xué)口專職秘書，一類是黨建團建專職秘書，一類是學(xué)生口專職秘書，一類是辦公室行政事務(wù)歸口專職秘書。但是很多高校，將秘書歸口進一步縮減，院系表現(xiàn)為取消辦公行政事務(wù)專職秘書，行政部門表現(xiàn)為減少秘書職員數(shù)，同時隨著院校、院系規(guī)模的增大，高職教育形勢和任務(wù)的變化，教育教學(xué)改革提出新的要求等情況，行政類秘書的本職工作有增無減，同時還增加了很多臨時性的突發(fā)工作。以安徽省省級示范院校安徽財貿(mào)職業(yè)學(xué)院為例，在2017年機構(gòu)改革前，院部只有兩個秘書，教學(xué)秘書和學(xué)生秘書，分擔全部的院系行政事務(wù)，工作范圍涵蓋教學(xué)管理、學(xué)生實訓(xùn)、考試評價及學(xué)生管理、支部黨建、學(xué)生就業(yè)、心理教育、素養(yǎng)教育等，既有計劃內(nèi)的常規(guī)工作，又充滿了各種不確定因素的突發(fā)工作和臨時性工作。

行政秘書的工作角色除了在本院系內(nèi)發(fā)生的任務(wù)范疇的對內(nèi)角色，還兼有對外與所有機關(guān)部門及其它同級院系的聯(lián)系。這就導(dǎo)致了行政秘書在做好自己日常工作的同時，還需要額外與學(xué)校的所有機關(guān)部門諸如教務(wù)處、財務(wù)處、科研處等進行對接，完成公文或是工作的上傳下達。此外，作為二級學(xué)院的基層工作人員，有些院校的行政秘書還需承擔辦公用品采買、教師差旅報銷、學(xué)院資產(chǎn)管理、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)工作等。這些工作直接導(dǎo)致了行政秘書同一時間需要處理多項工作，使其工作量和工作壓力大大增加，身心俱疲，從而加劇其職業(yè)倦怠感。

(二)工作不受重視

目前很多高校都存在不重視行政秘書的現(xiàn)象[4]，認為秘書只是輔助崗位，沒有能力完成教學(xué)和科研工作，在安排課程、課題申報、職稱晉升等方面都不被重視。院系的很多教師甚至還將行政秘書當作自己的私人秘書，有很多應(yīng)是教師自己完成的工作諸如差旅報銷、材料撰寫等工作，都傾向于去找教學(xué)秘書幫忙。從而導(dǎo)致行政秘書本職工作完成時間不夠，只能加班加點，進而導(dǎo)致其在工作上很難做出亮點，更加難以獲得領(lǐng)導(dǎo)的重視。此外，有些高校認為行政秘書只需要有文憑即可上崗，缺乏正規(guī)的崗前培訓(xùn)，讓秘書自己了解和熟悉工作。這使行政秘書需要花大量的時間去了解工作，進而導(dǎo)致工作的誤差。

(三)晉升渠道不完善

很多高校中都存在行政秘書晉升渠道不完善、不明確的現(xiàn)象。機關(guān)部門可以走政工系列，專職教師可以走教學(xué)系列，科研人員可以走研究員系列，行政秘書卻沒有明確的方向。此外，由于行政秘書繁重的日常工作，也導(dǎo)致其很難在教學(xué)、科研等工作上獲得成果，進而影響其職稱晉升。因此大多數(shù)高校的行政秘書評上中級之后就放棄了職稱晉升[5]，這也導(dǎo)致其工作喪失動力和奮斗目標。

二、高職院校行政秘書職業(yè)倦怠的應(yīng)對策略

目前，高職院校行政秘書職業(yè)倦怠已逐漸影響到院校的日常工作開展，工作誤差、工作態(tài)度、工作效率均出現(xiàn)惡化，行政秘書甚至主管領(lǐng)導(dǎo)抱怨不斷，甚至出現(xiàn)離職的現(xiàn)象。故而如何提高高職院校行政秘書職業(yè)幸福感已成為當前亟待解決的一項問題。本文通過個人訪談、文獻調(diào)研[6-8]等方式，對該問題的應(yīng)對策略加以總結(jié)如下。

(一)明確工作職責

高校二級學(xué)院可以針對行政秘書制訂崗位職責，明確其工作職責。適當增加二級學(xué)院行政辦公人員的數(shù)量，完善人員配備。此外，也可以聘用一些勤工助學(xué)的大學(xué)生幫助行政秘書完成一些簡單的日常工作，如文件派送、差旅報銷等，分擔行政秘書的工作壓力，提高其工作效率。

(二)開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)

為行政秘書提供業(yè)務(wù)培訓(xùn)的機會。一方面要對所有院系的行政秘書進行進崗培訓(xùn)，使其明確自己的工作范圍、工作技巧，并就工作中可能遇到的情況提前說明；另一方面完善行政秘書的進修制度，或者以學(xué)會的方式開展兄弟院校之間行政管理經(jīng)驗交流活動。完成行政秘書之間的工作心得交流，使其能夠在業(yè)務(wù)上能夠快速提升。

(三)建立考評體系

為行政秘書的工作建立完善的考評體系。在明確行政秘書崗位職責的基礎(chǔ)上，建立各類職責的考評體系，并將指標量化。年終或?qū)W期末對秘書的所有工作開展考核，并將考核的結(jié)果納入職稱晉升、評先評優(yōu)等工作的標準中去。此舉一方面可使行政秘書對工作的重點更加明確，另一方面也可大大提高其工作的積極性。

(四)完善晉升制度

高?？舍槍π姓貢奶攸c逐步完善其晉升途徑。在行政職務(wù)方面，可根據(jù)秘書的工作年限、績效考核、學(xué)歷等內(nèi)容，對其職位等級和工資待遇進行相應(yīng)區(qū)分，參考高校其它行政崗位，分等級進行設(shè)置。在職稱方面，也可以將行政秘書的一些工作業(yè)績或工作量納入考核體系，使其能夠與專職教師在職稱評定中擁有平等的地位。

三、結(jié)束語

近年來，越來越多的管理者和研究者開始重視高校行政秘書這一特殊群體，高職院校行政秘書的作用凸顯，許多高校也開始逐步增加行政秘書的數(shù)量和待遇。然而，行政秘書的工作職責、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、考評體系、晉升道路等職業(yè)軌跡仍缺乏應(yīng)有的規(guī)范。本文在這些方面提出了諸多解決方案，以期能夠盡可能解決行政秘書職業(yè)倦怠的問題，使其能夠提高自身的職業(yè)幸福感，助力國家的高等職業(yè)教育事業(yè)。