任淑蘭

摘要：在人事管理制度當(dāng)中，人事檔案管理始終作為基礎(chǔ)與核心存在，同時(shí)也是各個(gè)單位工作中不可忽視的重要內(nèi)容。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的大力推動(dòng)之下，人事制度改革正處于不斷深化的階段，這對(duì)人事檔案管理工作提出全新的要求與挑戰(zhàn)，與時(shí)俱進(jìn)以及具備開(kāi)拓精神是人事檔案管理工作者所必須遵循的原則，在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)對(duì)高效發(fā)展需求的進(jìn)一步滿足。本文主要針對(duì)新形勢(shì)下人事檔案管理工作的相關(guān)建議進(jìn)行進(jìn)一步探究，這對(duì)各項(xiàng)檔案管理工作的順利開(kāi)展有極大的推動(dòng)作用。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；人事檔案管理工作；探討

從機(jī)關(guān)事業(yè)單位角度進(jìn)行分析后可以發(fā)現(xiàn)，人事檔案管理工作是最為基礎(chǔ)的內(nèi)容，在機(jī)關(guān)單位運(yùn)行中所發(fā)揮的作用至關(guān)重要。單位人員在辦理工作調(diào)動(dòng)時(shí)需要交人事檔案作為主要依據(jù)，人事檔案管理工作是人力資源以及社會(huì)保障局日常工作不可缺少的組成部分。科學(xué)開(kāi)展人事檔案管理工作不僅可實(shí)現(xiàn)對(duì)現(xiàn)有人員的有效管理，同時(shí)也對(duì)單位發(fā)展以及人才儲(chǔ)備等有相當(dāng)重要的作用，這充分說(shuō)明人事檔案管理工作的重要性與必要性。

一、人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.人事檔案管理工作易被忽視

人事檔案管理工作的沉悶性和單調(diào)性對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和工作能力提出了很高的要求。人事檔案管理作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位運(yùn)行中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，與單位的工作業(yè)務(wù)沒(méi)有直接的關(guān)聯(lián)，與其他核心管理部門(mén)相比，并沒(méi)有引起單位足夠的關(guān)注和重視。

很多單位忽視人事檔案管理工作，對(duì)檔案材料管理的硬件設(shè)施投入不足，檔案管理缺乏必要的設(shè)施設(shè)備。同時(shí)，我國(guó)很多單位對(duì)檔案的管理工作是階段性的，僅僅是為了應(yīng)付上級(jí)檢查，缺乏對(duì)檔案系統(tǒng)性、持續(xù)性的管理，進(jìn)而導(dǎo)致了機(jī)關(guān)事業(yè)單位人員對(duì)檔案管理工作參與度不高，嚴(yán)重制約檔案管理工作的持續(xù)有效開(kāi)展。

2.人事檔案信息的規(guī)范性得不到保障

利用不正當(dāng)?shù)姆绞綄?duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行涂改，就是只涂改造假，或者在個(gè)人檔案當(dāng)中裝入虛假材料，具有一定的目的性與針對(duì)性。人事部門(mén)在涂改造假人事信息的影響之下，不能實(shí)現(xiàn)對(duì)信息真實(shí)性的保障，甚至?xí)`導(dǎo)干部人事工作。這也是導(dǎo)致工作被動(dòng)以及重大失誤現(xiàn)象出現(xiàn)的原因之一，所以必須提高對(duì)上述現(xiàn)象的重視程度，發(fā)現(xiàn)后嚴(yán)肅處理。

缺少關(guān)鍵材料也是現(xiàn)階段人事檔案管理工作中所面對(duì)的主要問(wèn)題，最新版的干部履歷表、學(xué)位學(xué)歷材料以及年度考核資料等都作為關(guān)鍵材料存在于人事檔案當(dāng)中。這部分內(nèi)容的缺少不能實(shí)現(xiàn)對(duì)個(gè)人檔案的全面了解。

二、進(jìn)一步做好人事檔案管理工作

1.加強(qiáng)規(guī)范化管理，做好人事檔案的基礎(chǔ)建設(shè)工作

人事檔案是反映著工作人員多年來(lái)的工作情況，是一個(gè)單位的重要基礎(chǔ)資源，因此，做好人事檔案管理工作也就是做好了單位基礎(chǔ)資料的建設(shè)工作。我們知道人事檔案資料具有真實(shí)性、歷史性、原始性等特點(diǎn)，所以，對(duì)人事資料規(guī)范化管理變得尤為重要。

其具體做法如下：首先，設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理辦公室，用來(lái)儲(chǔ)存必要的人事檔案資料。具體內(nèi)容包括購(gòu)買(mǎi)專(zhuān)用儲(chǔ)存資料的儲(chǔ)藏盒、儲(chǔ)藏柜，購(gòu)買(mǎi)專(zhuān)用的電腦用來(lái)存儲(chǔ)必要的電子檔案資料，如果有更高需求，還要購(gòu)買(mǎi)專(zhuān)用的人事管理軟件進(jìn)行儲(chǔ)存。這樣不僅提高了檔案管理的保密性，而且應(yīng)用起來(lái)也更加方便。其次，做好檔案管理辦公室的安全工作。人事檔案儲(chǔ)存辦公室要定期清潔室內(nèi)衛(wèi)生，定期整理檔案資料，對(duì)出現(xiàn)的檔案保存問(wèn)題要及時(shí)解決。

2.嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)展人事檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)工作

各級(jí)人力資源與社會(huì)保障部門(mén)在全面開(kāi)展人事檔案梳理、審核與整理過(guò)程中，必須嚴(yán)格遵照“高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求”的指導(dǎo)思想。積極動(dòng)員相關(guān)主管部門(mén)全面梳理其保管的人事檔案，對(duì)在編在冊(cè)工作人員名單進(jìn)行梳理明晰，包括無(wú)檔人員；按照人事檔案十類(lèi)材料，初步整理規(guī)范所保管的人事檔案。

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，很多現(xiàn)代化技術(shù)已經(jīng)在檔案管理工作中得到運(yùn)用，但是由于各種因素的影響，不管是在檔案管理的基礎(chǔ)工作上，還是現(xiàn)代化建設(shè)上，都還存在一些問(wèn)題。加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化建設(shè)，其實(shí)不止是管理設(shè)備上的現(xiàn)代化，科技的進(jìn)步生產(chǎn)出了很多高科技的管理設(shè)備，但是，除了設(shè)備的現(xiàn)代化外，管理技術(shù)與思想的現(xiàn)代化也是非常重要的，在檔案管理工作中，需要始終貫徹標(biāo)準(zhǔn)化、信息化的管理理念，才能促進(jìn)新形勢(shì)下檔案管理工作質(zhì)量的提升。

針對(duì)自身管理意識(shí)進(jìn)行不斷強(qiáng)化也是檔案管理工作執(zhí)行所必須滿足條件，在做好信息化管理的同時(shí)，也可利用信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理質(zhì)量以及效率的最大限度提升。在此過(guò)程中，檔案開(kāi)發(fā)與利用率都可得到真正意義上的進(jìn)步，促使其價(jià)值與作用得到最大限度的發(fā)揮。除此之外，還要及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案中存在的問(wèn)題，促使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)對(duì)預(yù)期目標(biāo)的獲取。

3.加強(qiáng)管理人員素質(zhì)，提高人事檔案管理質(zhì)量

在檔案管理工作中，檔案管理人員的綜合素質(zhì)是非常重要的。隨著科技的進(jìn)步，新形勢(shì)下的檔案管理工作已經(jīng)逐漸往自動(dòng)化的趨勢(shì)發(fā)展，所以要求工作人員可以熟練地掌握檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)技能。檔案管理工作并不簡(jiǎn)單，因此在招聘工作人員的時(shí)候，應(yīng)選擇檔案專(zhuān)業(yè)畢業(yè)的高校學(xué)生，在其正式上崗前，還可以對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)其對(duì)于檔案管理工作知識(shí)的熟悉與理解，促使他們上崗后可以更好地完成檔案管理工作。

要求檔案管理工作人員有著較高的職業(yè)素質(zhì)，對(duì)于企業(yè)和事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，檔案記錄著其發(fā)展過(guò)程中非常重要的事項(xiàng)，所以必須要保證檔案管理工作的保密性，所以，如果工作人員的道德素養(yǎng)不高，很容易出現(xiàn)檔案泄露的現(xiàn)象，不利于檔案管理的發(fā)展。因此，要求企業(yè)將提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)作為管理的重點(diǎn)，加強(qiáng)工作人員責(zé)任感的培養(yǎng)，進(jìn)而提高檔案管理的質(zhì)量。

結(jié)語(yǔ)

在相關(guān)技術(shù)發(fā)展的推動(dòng)之下，我國(guó)人事檔案管理工作已經(jīng)取得較為明顯的成就，這是企業(yè)與事業(yè)單位不可缺少的組成部分。在全新的發(fā)展形勢(shì)之下，檔案管理工作所占據(jù)的重要地位并沒(méi)有被改變。這要求檔案管理人員在明確自身責(zé)任的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)對(duì)管理理念的不斷革新。這對(duì)檔案管理質(zhì)量的有效提升有銷(xiāo)量重要的作用，現(xiàn)階段還是有很多問(wèn)題存在于我國(guó)檔案管理工作當(dāng)中，針對(duì)規(guī)范化管理工作進(jìn)行不斷強(qiáng)化是順利開(kāi)展人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的重要前提。

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