摘 要：針對(duì)單位辦公室檔案日常管理的內(nèi)容進(jìn)行分析，分析當(dāng)前單位辦公室檔案日常管理中現(xiàn)存的問題，突出表現(xiàn)在檔案管理重視程度不足，檔案管理工作制度不全及檔案管理人員素質(zhì)不高等方面，且提出針對(duì)性的單位辦公室檔案管理相關(guān)對(duì)策，以期能夠不斷提升單位辦公室檔案管理的整體效果，為現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：?jiǎn)挝晦k公室；檔案日常管理；信息反饋

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1004-7344（2018）21-0031-02

信息化時(shí)代背景下檔案管理的價(jià)值越發(fā)突出，單位辦公室檔案日常管理期間需要明確認(rèn)識(shí)到信息收集、信息管理的重要意義，且結(jié)合日常辦公室工作情況實(shí)施有序調(diào)節(jié)，切實(shí)發(fā)揮檔案日常管理的價(jià)值。結(jié)合當(dāng)前單位辦公室檔案管理的實(shí)際情況來看，多存在著檔案管理重視程度不足的情況，未能夠真正發(fā)揮高質(zhì)量檔案管理在單位管理中的促進(jìn)作用，不利于現(xiàn)代單位整體工作能力的提升。文章將結(jié)合單位辦公室檔案日常管理的現(xiàn)狀展開分析，希望能夠?qū)ο嚓P(guān)研究活動(dòng)帶來一定借鑒價(jià)值。

1 辦公室日常管理的基本內(nèi)容

檔案管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)工作日常管理與使用信息的反饋，能夠彰顯出一段時(shí)間以來單位工作的情況，對(duì)單位進(jìn)一步工作計(jì)劃的制定能夠產(chǎn)生重要影響。在檔案日常管理工作中，且工作的內(nèi)容具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

1.1 檔案的收集工作

數(shù)據(jù)采集為檔案工作的基礎(chǔ)性內(nèi)容，對(duì)后續(xù)檔案管理工作的質(zhì)量也會(huì)產(chǎn)生較大影響。檔案管理工作期間，需要積極應(yīng)用各類現(xiàn)代信息技術(shù)展開工作[1]。檔案管理的內(nèi)容不僅僅包含信息數(shù)據(jù)、文字檔案等，同時(shí)也包含音頻材料、視頻材料以及多媒體圖片材料等等，保證檔案收集與整理的完整性，數(shù)據(jù)的真實(shí)性。

1.2 檔案的整理工作

整理文件為檔案管理工作中的具體操作內(nèi)容，主要是在明確各項(xiàng)檔案內(nèi)容、類別的基礎(chǔ)上，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)或者人工操作的方式實(shí)施分類管理，整理編目等[2]。檔案鑒定期間需要對(duì)檔案的大小、保存的時(shí)間需求等進(jìn)行綜合分析，且為決定檔案銷毀時(shí)間的重要依據(jù)。

如圖1所示，即為需要對(duì)“提供利用”文檔，“借出”文檔的情況進(jìn)行記錄，結(jié)合檔案數(shù)據(jù)庫明確檔案“銷毀”的時(shí)間，需要更改的檔案內(nèi)容等。

1.3 檔案的儲(chǔ)存工作

檔案儲(chǔ)存工作即為檔案安全保護(hù)，也是檔案管理中的重要組成部分，需要保證檔案的完整性與安全性，提升檔案的有效利用率[3]。信息化時(shí)代背景下多應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案進(jìn)行管理，檔案管理期間則可以通過網(wǎng)絡(luò)隨時(shí)搜查材料，對(duì)各項(xiàng)檔案信息進(jìn)行核查，且需要保證網(wǎng)絡(luò)的安全性，避免信息泄露對(duì)單位發(fā)展產(chǎn)生阻礙性影響。

2 單位辦公室檔案日常管理中現(xiàn)存的問題分析

單位辦公室檔案日常管理期間，多存在著檔案管理重視程度不足，檔案管理工作制度不全及檔案管理人員素質(zhì)不高等方面問題，影響著日常檔案管理的整體效果。

2.1 檔案管理重視程度不足

檔案管理機(jī)構(gòu)管理檔案的重視程度將會(huì)直接影響整體工作的質(zhì)量，但是當(dāng)前很多機(jī)構(gòu)檔案管理期間多存在著檔案管理認(rèn)知程度不足，未能夠認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)單位發(fā)展所能夠產(chǎn)生的影響等相關(guān)問題[4]。檔案管理期間認(rèn)為主要不泄露信息即為“管理”，整體的檔案管理工作價(jià)值未能夠得到彰顯。

2.2 檔案管理工作制度不全

完善的檔案管理工作制度能夠降低各類不良問題發(fā)生率，對(duì)單位的整體性發(fā)展也能夠產(chǎn)生重要影響。但是當(dāng)前很多單位辦公室檔案管理中管理制度卻不夠健全，缺乏檔案管理工作制度，檔案歸檔工作不夠科學(xué)，檔案未能夠及時(shí)歸還等問題發(fā)生率較高。

2.3 檔案管理人員素質(zhì)不高

檔案管理工作具有專業(yè)性、復(fù)雜性的特點(diǎn)，對(duì)檔案管理人員專業(yè)能力、職業(yè)素養(yǎng)提出了較高的要求。但是當(dāng)前單位辦公室檔案日常管理期間卻存在著管理人員專業(yè)素質(zhì)不足的情況，辦公室檔案管理人員工作經(jīng)驗(yàn)匱乏，專業(yè)性檔案管理知識(shí)與技能難以滿足要求，整體的檔案管理效果不佳。

3 單位辦公室檔案日常管理的方式分析

單位辦公室檔案日常管理期間，可以通過注重信息資源開發(fā)，強(qiáng)化管理理念，健全檔案管理制度，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)及融入網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)等方式，切實(shí)發(fā)揮檔案管理的價(jià)值。

3.1 注重信息資源開發(fā)，強(qiáng)化管理理念

現(xiàn)代單位辦公室管理期間需要充分發(fā)揮信息資源的利用價(jià)值，加大信息資源的開發(fā)力度，將現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案管理活動(dòng)相互融合[5]。比如可以借助電腦技術(shù)、掃描技術(shù)等實(shí)現(xiàn)文本、圖片信息材料的整理，紙質(zhì)檔案共存的信息和數(shù)據(jù)格式，以便檔案信息安全完整。

單位辦公室檔案管理期間還需要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理的方式，通過網(wǎng)絡(luò)向社會(huì)提供有用的檔案信息，實(shí)現(xiàn)資源共享，進(jìn)而不斷提高檔案管理的質(zhì)量。按照國家規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)操作，對(duì)信息進(jìn)行處理，備份數(shù)據(jù)，且由專門人員來管理操作系統(tǒng)，保證各項(xiàng)信息資源的安全性。在單位辦公室檔案日常管理過程中，還需要積極應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，保證信息的安全性，完善管理制度，加強(qiáng)工作人員的從業(yè)資格審查，明確各項(xiàng)的責(zé)任與工作義務(wù)。一旦出現(xiàn)各類問題則需要及時(shí)追究相關(guān)人員的責(zé)任，持續(xù)提升單位辦公室檔案管理的整體效果。

3.2 健全檔案管理制度，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)

建立健全單位檔案管理模式，是提升檔案管理質(zhì)量的有效途徑。在建立制度期間，需要結(jié)合單位的工作特點(diǎn)、檔案管理的需求等展開工作，且保證檔案管理工作的合理性與各項(xiàng)操作的可行性。

比如可以將“權(quán)責(zé)分明”的管理制度融入其中，使每一位工作人員均能夠清晰自身的工作內(nèi)容、工作責(zé)任等，制定明確的檔案管理工作規(guī)范，降低各類不良問題的發(fā)生率。單位檔案管理期間，還需要結(jié)合實(shí)際的辦公室檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行制度的動(dòng)態(tài)調(diào)整，轉(zhuǎn)變“雜亂無序”的辦公室檔案日常管理模式，提升檔案管理的工作效益，使其能夠更好的適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展需求。

3.3 融入網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)

信息化時(shí)代背景下，單位辦公室檔案日常管理工作中也需要積極融入現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化單位辦公室檔案管理工作模式構(gòu)建。單位辦公室檔案管理工作期間，需要引入數(shù)字化技術(shù)，對(duì)檔案注冊(cè)、檔案保管、借閱利用以及綜合管理等項(xiàng)目實(shí)施針對(duì)性管理。

如圖2所示，單位辦公室檔案日常信息化管理期間，則可以結(jié)合檔案管理的需求建立多個(gè)功能模塊，各項(xiàng)模塊中包含若干個(gè)子項(xiàng)目，能夠滿足于辦公室檔案日常管理的各項(xiàng)需求，也能夠使辦公室檔案日常管理工作更加“井然有序”。

為了全面提升單位辦公室檔案日常管理的質(zhì)量，還需要加強(qiáng)檔案管理人才的培訓(xùn)與指導(dǎo)。比如可以結(jié)合單位檔案管理的現(xiàn)狀、網(wǎng)絡(luò)組織現(xiàn)狀等展開技能培訓(xùn)活動(dòng)。培訓(xùn)中重點(diǎn)講解單位辦公室檔案日常管理中現(xiàn)存的問題，質(zhì)量提升的途徑，具體的操作方式以及信息化技術(shù)操作方式等等。數(shù)字化檔案信息管理模式，電子檔案管理期間需要結(jié)合質(zhì)量管理的需求，了解檔案管理也應(yīng)熟悉電子檔案、調(diào)用業(yè)務(wù)程序和技巧。

4 結(jié)束語

單位辦公室檔案日常管理中需要在明確問題的基礎(chǔ)上，積極予以創(chuàng)新，發(fā)揮檔案管理的價(jià)值。單位辦公室檔案日常管理期間，可以通過注重信息資源開發(fā)，強(qiáng)化管理理念；健全檔案管理制度，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)及融入網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)等方式，切實(shí)發(fā)揮檔案管理的價(jià)值，為單位的發(fā)展提供更多有價(jià)值的信息，建立數(shù)字化檔案管理信息平臺(tái)。信息時(shí)代背景下需要不斷提升單位辦公室檔案日常管理的重視程度，構(gòu)建良好的檔案管理環(huán)境，為單位的持續(xù)發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]李 鴻.新時(shí)期高校辦公室檔案管理工作的新特點(diǎn)與對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（11）：64+66.

[2]張韶華.提高辦公室檔案管理工作效率的有效途徑分析[J].科技資訊，2015，13（13）：149.

[3]黃 艷.事業(yè)單位辦公室檔案的日常管理分析及應(yīng)用探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（10）：29.

[4]杜慧玲.探討如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（05）：171～172.

[5]程 愷.在機(jī)關(guān)辦公室檔案管理工作中堅(jiān)持“四性”推動(dòng)單位可持續(xù)發(fā)展——淺析四川省煤田地質(zhì)局機(jī)關(guān)辦公室檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（07）：171～172+176.

收稿日期：2018-5-27

作者簡(jiǎn)介：湯曉芳（1978-），女，工程師，大專，主要從事單位網(wǎng)絡(luò)制度管理與完善及日常維護(hù)等方面工作。