張靜 周莉

[摘 要]我國(guó)21世紀(jì)的四大發(fā)明——高鐵、網(wǎng)購(gòu)、支付寶和共享單車(chē)，在電商大趨勢(shì)下，個(gè)人網(wǎng)購(gòu)已經(jīng)發(fā)展到單位電商采購(gòu)，作為科研事業(yè)單位，80%以上的是集中采購(gòu)，在京東企業(yè)平臺(tái)采購(gòu)?fù)ㄓ梦镔Y和在中科院喀斯瑪平臺(tái)采購(gòu)科研物資，政府已經(jīng)開(kāi)始實(shí)施電商集中采購(gòu)，軍工科研院所也趕上了電商的浪潮。在智能化的大趨勢(shì)下，只靠人力核算和談判嚴(yán)重影響了效率，可謂是20%的工作含金量卻耗費(fèi)了80%的工作時(shí)間，投入產(chǎn)出比相當(dāng)不合理，透支未來(lái)的材料，以滿(mǎn)足當(dāng)前科研項(xiàng)目的任務(wù)，影響了科研人員的研究效率和效果。如何借助電商智能來(lái)解放人力，是當(dāng)前我方所發(fā)展亟須解決的問(wèn)題。

[關(guān)鍵詞]科研單位；電商采購(gòu)；信息化建設(shè)；財(cái)務(wù)工作；效率

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2018.23.191

1 背 景

文章主要從整合電商采購(gòu)相關(guān)的文件規(guī)定和數(shù)據(jù)資源出發(fā)，針對(duì)電商采購(gòu)的兩個(gè)平臺(tái)的運(yùn)維報(bào)告進(jìn)行梳理和體系化，結(jié)合我院所電商采購(gòu)的實(shí)施情況，與文件中的方案目標(biāo)進(jìn)行差距分析，試圖查找管理與執(zhí)行層面的問(wèn)題，嘗試提出解決對(duì)策及措施。

1.1 《某科研院所物資采購(gòu)管理改革調(diào)整方案》

2017年，集中力量解決科研物資采購(gòu)效率低下問(wèn)題。修訂物資采購(gòu)管理制度，發(fā)布集中采購(gòu)目錄和限額標(biāo)準(zhǔn)，針對(duì)零星科研用物資，引進(jìn)電商平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)模式由線(xiàn)下到線(xiàn)上的轉(zhuǎn)變。

2017—2018年，遵循政府采購(gòu)法精神，結(jié)合國(guó)家科研物資放管服政策及國(guó)家內(nèi)控規(guī)范要求，解決調(diào)整后目錄內(nèi)、限額標(biāo)準(zhǔn)以上物資采購(gòu)流程理順問(wèn)題，發(fā)布院采購(gòu)全流程內(nèi)控規(guī)范，優(yōu)化流程、提高效率。

2018年之后，持續(xù)提升。跟蹤國(guó)家采購(gòu)政策調(diào)整，對(duì)線(xiàn)上物資采購(gòu)管理和供應(yīng)商監(jiān)管進(jìn)行持續(xù)優(yōu)化；對(duì)線(xiàn)下物資全面推進(jìn)信息化實(shí)施，進(jìn)一步提升院采購(gòu)管理工作質(zhì)量。

1.2 《關(guān)于物資采購(gòu)電商平臺(tái)正式啟用的通知》

單位應(yīng)全面梳理采購(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)流程，明確電商采購(gòu)模式下采購(gòu)經(jīng)辦人、相關(guān)職能部門(mén)的崗位職責(zé)；加強(qiáng)分級(jí)授權(quán)，對(duì)金額較低的采購(gòu)需求簡(jiǎn)化審批流程，充分發(fā)揮電商采購(gòu)便捷性特點(diǎn)。

單位應(yīng)做好政策宣貫與操作培訓(xùn)。使相關(guān)人員盡快熟悉和掌握網(wǎng)上采購(gòu)的操作流程，確保相關(guān)采購(gòu)工作順利實(shí)施。

單位應(yīng)對(duì)電商平臺(tái)采購(gòu)物資實(shí)行統(tǒng)一驗(yàn)收、統(tǒng)一結(jié)算。

1.3 人生若只如初見(jiàn)

初衷都是最美好的，跟上時(shí)代的步伐，控制好物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。自8月21日起我方嚴(yán)格執(zhí)行電商采購(gòu)相關(guān)的文件規(guī)定，據(jù)此提出電商采購(gòu)財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)的具體要求，摸索并踐行的同時(shí)，了解到院內(nèi)確實(shí)存在單位未按照規(guī)定時(shí)間開(kāi)始電商采購(gòu)。初期掀起了一片唏噓抱怨，出現(xiàn)結(jié)算回款的及時(shí)性問(wèn)題，總體上采購(gòu)規(guī)則實(shí)施和配套條件在試運(yùn)行的半年里滿(mǎn)足了電商采購(gòu)的基本要求，但仍存在許多具體的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題和難題需要解決克服。

2 問(wèn)題源自機(jī)制、體制與意識(shí)

2.1 電商平臺(tái)內(nèi)外溝通機(jī)制不暢、資源不足、商品價(jià)格及品質(zhì)存在問(wèn)題

第一，整體物資溝通機(jī)制。

由于科研院所的保密要求，我方實(shí)施電商采購(gòu)存在物理?xiàng)l件上的約束，首先是互聯(lián)網(wǎng)與涉密網(wǎng)的物理隔離，辦公時(shí)間采購(gòu)的時(shí)間成本較大；另外辦公區(qū)域不能帶手機(jī)，聯(lián)系不及時(shí)；解放科研人員，委托采購(gòu)中溝通不詳，采購(gòu)的物資不符要求，導(dǎo)致溝通環(huán)節(jié)增加，溝通成本增加，溝通效果不佳。內(nèi)部統(tǒng)一驗(yàn)收和配送，存在配送資源不足和聯(lián)系溝通問(wèn)題。

第二，資源不足、地域問(wèn)題。

B2B的平臺(tái)，貨源充足是關(guān)鍵，首先電商平臺(tái)入場(chǎng)時(shí)沒(méi)有對(duì)該院的物資采購(gòu)進(jìn)行大數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，憑空想象年采購(gòu)量為5000萬(wàn)元，結(jié)果我們?cè)囘\(yùn)行5個(gè)月采購(gòu)量就超過(guò)3000萬(wàn)元，普遍反映存量不足的情況下，影響的是我們科研院所的工作研究效率，若貨源充足，預(yù)計(jì)早早超過(guò)5000萬(wàn)元采購(gòu)量。

該院的機(jī)構(gòu)不止在綿陽(yáng)，北京、成都等城市都有分支機(jī)構(gòu)，因此，電商入駐時(shí)還應(yīng)對(duì)該院機(jī)構(gòu)設(shè)置和所在地點(diǎn)進(jìn)行調(diào)查，很多物資通過(guò)綿陽(yáng)的商家采購(gòu)，效率低下，地域應(yīng)根據(jù)機(jī)構(gòu)所在地放開(kāi)。

第三，價(jià)格品質(zhì)矛盾問(wèn)題，甄別商戶(hù)問(wèn)題。

喀斯瑪商城的商品價(jià)格過(guò)高，商品無(wú)信息或信息過(guò)于簡(jiǎn)單，無(wú)法根據(jù)需要選購(gòu)。京東慧采平臺(tái)的部分商品價(jià)格比京東主平臺(tái)高，同時(shí)比線(xiàn)下高，同價(jià)同型號(hào)的商品出現(xiàn)品質(zhì)不一樣的問(wèn)題。

喀斯瑪平臺(tái)上已經(jīng)發(fā)現(xiàn)無(wú)資質(zhì)的供應(yīng)商在平臺(tái)上供貨；京東慧采無(wú)法在線(xiàn)與商家直接溝通，而且普遍反映第三方供應(yīng)商的物流配送和商品質(zhì)量存在問(wèn)題。

第四，京東慧采賬號(hào)設(shè)置問(wèn)題。

京東賬號(hào)設(shè)置不能隨著客戶(hù)機(jī)構(gòu)的變革而個(gè)性化定制，最主要是及時(shí)性，我方賬號(hào)多，但可以根據(jù)其他大客戶(hù)的成功運(yùn)營(yíng)經(jīng)驗(yàn)在設(shè)置賬號(hào)前進(jìn)行了解，提出管理建議，不能利用事業(yè)單位垂直化體系從上往下來(lái)強(qiáng)制推行，賬號(hào)設(shè)置可以號(hào)留單位人變動(dòng)，但變動(dòng)后的人員信息要隨之更新。

2.2 責(zé)任意識(shí)缺失，主動(dòng)性不足，公私信用分離

電商采購(gòu)從個(gè)人網(wǎng)購(gòu)發(fā)展到集體企業(yè)，結(jié)算方式也從個(gè)人的信用到了集體信用，但從電商采購(gòu)的實(shí)際工作中，著實(shí)感受到責(zé)任意識(shí)的缺失，療養(yǎng)費(fèi)、差旅費(fèi)等涉及個(gè)人公務(wù)卡的報(bào)銷(xiāo)速度與電商采購(gòu)報(bào)銷(xiāo)的速度形成鮮明對(duì)比，不主動(dòng)追蹤索取訂單發(fā)票，出現(xiàn)發(fā)票遺失等現(xiàn)象，溯源則為責(zé)任心、主動(dòng)性和公私區(qū)別對(duì)待的問(wèn)題。

3 問(wèn)題導(dǎo)向的對(duì)策分析

3.1 機(jī)構(gòu)改革，變革中順應(yīng)發(fā)展

黨的十八大以來(lái)，國(guó)家密集出臺(tái)政策，打破軍品研制行業(yè)壁壘，如采購(gòu)信息網(wǎng)——2015年，全軍武器裝備采購(gòu)信息網(wǎng)上線(xiàn)。截至2017年9月發(fā)布各類(lèi)信息11000余條，競(jìng)爭(zhēng)性裝備采購(gòu)項(xiàng)目7200余項(xiàng)，解密?chē)?guó)防專(zhuān)利3000余項(xiàng)。再如軍民融合規(guī)劃——2017年11月，國(guó)務(wù)院辦公廳發(fā)布《關(guān)于推動(dòng)國(guó)防科技工業(yè)軍民融合深度發(fā)展的意見(jiàn)》，進(jìn)一步打破“民參軍”所有制藩籬。

我方也順應(yīng)發(fā)展，進(jìn)行了機(jī)構(gòu)改革，所機(jī)構(gòu)及職責(zé)改革，科研生產(chǎn)相對(duì)分線(xiàn)，全面進(jìn)入新模式，更加突出“核心”保障。財(cái)務(wù)與經(jīng)濟(jì)處猶如部門(mén)名字轉(zhuǎn)變，強(qiáng)化“賬房先生”向“經(jīng)濟(jì)經(jīng)理”角色的新轉(zhuǎn)變、新定位、新要求。作為變革中的一員，能感受到我方在財(cái)務(wù)與經(jīng)濟(jì)方面的重大開(kāi)創(chuàng)，主要以經(jīng)濟(jì)運(yùn)行分析和所預(yù)算編制進(jìn)行事前事中的財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)控制預(yù)警，從軍品價(jià)格管理、科技成果轉(zhuǎn)化、軍民融合、企業(yè)監(jiān)管等各領(lǐng)域開(kāi)展經(jīng)濟(jì)活動(dòng)業(yè)務(wù)，通過(guò)信息化建設(shè)保質(zhì)提效，逐步完成財(cái)經(jīng)處角色的轉(zhuǎn)變，真正意義上發(fā)揮經(jīng)濟(jì)經(jīng)理的作用。

3.2 流程再造，管理中責(zé)權(quán)明晰

機(jī)構(gòu)改革中用人的最重要的一點(diǎn)應(yīng)該是因材施教、因地制宜，新任的電商采購(gòu)小組組長(zhǎng)，已經(jīng)開(kāi)始對(duì)電商采購(gòu)問(wèn)題進(jìn)行分析，逐步對(duì)電商采購(gòu)流程進(jìn)行再造，力爭(zhēng)目標(biāo)達(dá)到零庫(kù)存、零欠賬、及時(shí)配送。

同時(shí)，材料倉(cāng)儲(chǔ)系統(tǒng)信息化建設(shè)還需要定期培訓(xùn)、回訪(fǎng)、反饋、按周或按月出運(yùn)維報(bào)告，可借鑒浪潮財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)和電商采購(gòu)平臺(tái)運(yùn)維報(bào)告，信息化覆蓋物資部采購(gòu)的90%以上的材料，逐步從手工作坊到電子化，再到信息化，爭(zhēng)取到達(dá)智能化，真正實(shí)現(xiàn)出入庫(kù)信息化全覆蓋，提升材料核算的信息化、及時(shí)性和可核查性。

3.3 考核激勵(lì)，執(zhí)行中腳踏實(shí)地

第一，責(zé)任邊界，信用機(jī)制，腳踏實(shí)地。

摸索并做實(shí)流程中每個(gè)環(huán)節(jié)的細(xì)節(jié)，明確職責(zé)，劃清邊界，責(zé)任到人，誰(shuí)采購(gòu)、誰(shuí)負(fù)責(zé)——對(duì)電商采購(gòu)平臺(tái)的各采購(gòu)賬號(hào)建立信用記錄，3次以上延誤報(bào)銷(xiāo)，賬號(hào)凍結(jié)，所網(wǎng)公示，考核中加強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，做實(shí)每一筆經(jīng)辦的業(yè)務(wù)。

第二，遇到問(wèn)題，提出建議，給予獎(jiǎng)勵(lì)。

建立容錯(cuò)糾錯(cuò)的機(jī)制，執(zhí)行中遇到問(wèn)題及時(shí)反饋，鼓勵(lì)提出管理建議和對(duì)策方法，在后續(xù)的專(zhuān)項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)中體現(xiàn)，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性。

3.4 外部協(xié)同，溝通中提效共贏

3.4.1 對(duì)院內(nèi)單位——充分溝通、統(tǒng)一戰(zhàn)線(xiàn)、共同進(jìn)步

我們確實(shí)應(yīng)該借鑒其信息化物資核算模式，進(jìn)一步加快材料信息化核算的步伐，同時(shí)結(jié)合院里的實(shí)際，在業(yè)務(wù)討論會(huì)上充分暴露問(wèn)題，問(wèn)題導(dǎo)向找到解決方案，才能實(shí)現(xiàn)提效共贏，進(jìn)而摸索出一套財(cái)務(wù)信息化或智能化措施或模式來(lái)迎接和適應(yīng)每一次新變革。

對(duì)比電商采購(gòu)調(diào)整方案里的配套要求，從筆者了解到的，各單位確實(shí)自成一路，大不相同，但殊途同歸，大趨勢(shì)是要達(dá)到“2018年以后對(duì)線(xiàn)下物資全面推進(jìn)信息化實(shí)施，進(jìn)一步提升院采購(gòu)管理工作質(zhì)量”，任重道不遠(yuǎn)。

3.4.2 對(duì)電商平臺(tái)——順暢溝通機(jī)制、關(guān)閉第三方、用戶(hù)評(píng)價(jià)

從兩大電商平臺(tái)的運(yùn)維報(bào)告可以看出，運(yùn)維人員的問(wèn)題分析和問(wèn)題處理能力——高效，如京東1～3名運(yùn)維的經(jīng)理對(duì)全院和院外綿陽(yáng)其他企業(yè)進(jìn)行結(jié)算對(duì)賬回款，整理和傳遞數(shù)據(jù)的效率令人咋舌，電商采購(gòu)平臺(tái)的運(yùn)維方式和理念值得學(xué)習(xí)借鑒，實(shí)現(xiàn)協(xié)同共贏的良性循環(huán)。

（1）順暢溝通機(jī)制，主動(dòng)學(xué)習(xí)、個(gè)性化服務(wù)

從管理效率、溝通效果、信息化、物流配送和問(wèn)題解決等方面來(lái)講，京東和喀斯瑪職業(yè)并專(zhuān)業(yè)，我們?cè)核耆梢院退麄冞M(jìn)行深入的合作，對(duì)我們電商采購(gòu)的管理流程進(jìn)行管理咨詢(xún)和技術(shù)支持，請(qǐng)其對(duì)我們進(jìn)行適時(shí)培訓(xùn)和技術(shù)開(kāi)發(fā)，并提議組團(tuán)參觀最前沿的采購(gòu)平臺(tái)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的物流配送技術(shù)、倉(cāng)儲(chǔ)系統(tǒng)運(yùn)維和財(cái)務(wù)信息化建設(shè)等。以全方位的合作，真正意義上與時(shí)代網(wǎng)購(gòu)接軌，開(kāi)創(chuàng)合作雙贏的局面。

平臺(tái)運(yùn)行已半年，對(duì)我方的需求特點(diǎn)、體量及機(jī)構(gòu)設(shè)置也有所了解，利用大數(shù)據(jù)做份中物院特色的電商平臺(tái)運(yùn)維建議書(shū)，供我們參考。

（2）充足貨源、關(guān)閉第三方、用戶(hù)評(píng)價(jià)、監(jiān)察考核

完善健全京東自營(yíng)的商品種類(lèi)，充足貨源，尤其在節(jié)假日滿(mǎn)足大批量的采購(gòu)；建立京東關(guān)閉第三方通道，避免出現(xiàn)品質(zhì)不合格、物流配送不到位的問(wèn)題。

強(qiáng)烈提出用戶(hù)評(píng)價(jià)制度，借鑒淘寶訂單評(píng)價(jià)的模式，采購(gòu)人員對(duì)每個(gè)訂單的商品描述、配送、質(zhì)量等方面進(jìn)行評(píng)價(jià)，我方監(jiān)察部門(mén)通過(guò)定期的評(píng)價(jià)報(bào)告和價(jià)格品質(zhì)調(diào)查報(bào)告，對(duì)電商平臺(tái)的服務(wù)進(jìn)行考核，提出改善意見(jiàn)，并進(jìn)行處罰和曝光。

建立監(jiān)察機(jī)制，電商平臺(tái)是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物，但運(yùn)行過(guò)程中必會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題，隨著喀斯瑪?shù)臒o(wú)資質(zhì)供應(yīng)商出現(xiàn)，供應(yīng)商故意抬高價(jià)格的行為，平臺(tái)加強(qiáng)供應(yīng)商的資質(zhì)審查的同時(shí)，作為客戶(hù)方也要反向監(jiān)察，我方監(jiān)察部門(mén)應(yīng)介入調(diào)查，采取互聯(lián)網(wǎng)曝光方式或者移交工商管理局等，以規(guī)避廉政風(fēng)險(xiǎn)的電商平臺(tái)自身的廉政問(wèn)題。

電商采購(gòu)從個(gè)人推廣到企業(yè)，意在實(shí)現(xiàn)企業(yè)采購(gòu)如同個(gè)人網(wǎng)購(gòu)一樣高效、便捷，簡(jiǎn)單純粹的目的，與政府采購(gòu)和控制廉政風(fēng)險(xiǎn)同步，發(fā)展大趨勢(shì)不可逆，但術(shù)業(yè)有專(zhuān)攻，電商采購(gòu)相關(guān)人員需要專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，健全監(jiān)管機(jī)制，做實(shí)細(xì)節(jié)，執(zhí)行和提效才有保障。作為體制內(nèi)的國(guó)防科研事業(yè)性質(zhì)的經(jīng)濟(jì)體，經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益，組織發(fā)展與國(guó)家發(fā)展，集體發(fā)展與個(gè)人發(fā)展之間的關(guān)系，筆者認(rèn)為應(yīng)該是共贏并行的，發(fā)展的愿景更純粹一點(diǎn)，即為國(guó)防事業(yè)服務(wù)，科研技術(shù)研究是核心，一切在規(guī)矩內(nèi)圍繞核心運(yùn)轉(zhuǎn)和發(fā)展，筆者認(rèn)為共贏提效就可以水到渠成。

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