楊世平

摘 要：存貨是企業(yè)重要的流動資產(chǎn)，在制造業(yè)、商品流通等企業(yè)管理中具有重要地位。存貨常有流動性大、品種型號多，有些存貨還有保值期短、分散在不同倉儲場所等特點，如果存貨管理不善，就很有可能產(chǎn)生預算失控、短缺、積壓、變質等損失，從而無法實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟效益的目標。本文就存貨管理的定義、目的、分類、驗收、儲存、出庫、清查等各環(huán)節(jié)方面進行論述，并說明企業(yè)如果沒有做好存貨內部控制的風險。

關鍵詞：存貨定義 目的原則 采購驗收 銷售領用 清查盤點 財務監(jiān)督

中圖分類號：F273 文獻標識碼：A 文章編號：2096-0298（2018）02（b）-102-02

1 存貨定義

存貨是指企業(yè)在日?；顒又谐钟幸詡涑鍪鄣纳唐?，以及在生產(chǎn)過程或提供服務過程中耗用的原材料、半成品、生產(chǎn)物料等資產(chǎn)。

2 管理目的

一般企業(yè)存貨管理目的是為使存貨在流轉過程中規(guī)范化，流程化、精細化，保證存貨安全完整，并使存貨在采購、驗收、儲存、領用、盤點、處置等各環(huán)節(jié)平衡銜接，有效控制采購倉儲成本，更好地為公司生產(chǎn)經(jīng)營服務，從而提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。

3 倉庫分類

一般企業(yè)的存貨倉庫按地點可以分為總倉與分倉；按流轉方式分為實際倉和虛擬倉，實際倉為商品、原料、半成品等實際存儲倉庫，虛擬倉為帳務處需要補入出庫，但實際存貨不經(jīng)倉庫流轉的模擬倉庫；按品質分為正常商品倉、退貨待處理倉、廢品倉庫等。

4 管理原則

為了做好企業(yè)存貨管理，需要對存貨存儲場所“倉庫”重點管理，明確倉庫主要負責人責任，對倉管員合理分工，做好崗位責任制、績效考核，制定及執(zhí)行倉庫管理操作細則等工作。中小企業(yè)倉庫管理參考如下。

（1）各倉庫主管（負責人）分別對各自分管倉庫存貨的安全完整負管理責任，各倉庫管理員均對各自管轄的倉庫存貨安全完整負直接責任；（2）存貨在外購入庫、進貨退庫、銷售出庫、銷售退回、調撥移庫、報廢等環(huán)節(jié)必須憑書面單據(jù)進行操作，并確保填制的單據(jù)與進出實物完全一致；（3）各倉庫所在部門負責人必須指定專人管理倉庫，在工作上給予足夠支持和保障，在確保存貨安全的前提下，可以實行一人多崗兼管倉庫；（4）各倉庫所在部門負責人必須建立倉管員的崗位責任制及績效考核細則，并按公司規(guī)定進行績效考核，與薪資掛鉤；（5）各倉庫管理員必須加強對所管轄倉庫的管理，建立存貨管理臺賬。倉庫文員負責登記存貨臺賬，對本倉庫存貨進出有完整的臺賬記錄；（6）倉管員重點對倉庫入出庫、結余進行監(jiān)控和實物盤點，并確保賬（表）物相符；（7）各倉庫管理員必須建立防火、防潮、防盜等措施，確保倉庫的安全完整及場地清潔衛(wèi)生，無關人員不得擅自進人倉庫重地。

5 采購申請

由于采購申請涉及采購需求的提出，一般根據(jù)使用部門的銷售或領用預算數(shù)量、金額、時間分解，結合目前實際庫存數(shù)、安全庫存量、在途商品數(shù)量、采購周期等因素統(tǒng)籌考慮，由相關部門提出可以參照以下審批流程辦理。

中小企業(yè)由采購需求人員按照《采購管理制度》向采購職能部門負責人提出采購申請，上報所在部門（單位）負責人（或授權人）辦理采購審批手續(xù)。

采購部門負責人、所在部門（單位）負責人審核時重點是要保證企業(yè)存貨及時供應，同時又要防止存貨超儲積壓，防止食品保質期過期。企業(yè)負責人也可以根據(jù)本企業(yè)實際情況制定常規(guī)商品的《安全庫存量表》（含庫存上限、訂貨預警線、下限），并授權倉庫主管在《安全庫存量表》內啟用簡易采購程序，直接向采購部門下達采購需求計劃，抄送物料計劃部門備案。

6 驗收入庫

在企業(yè)實務操作中，為了降低采購成本，供應商一般是大批量供貨。存貨驗收入庫是檢驗存貨采購、協(xié)議履行等環(huán)節(jié)是否有效的重要節(jié)點。采購驗收是企業(yè)存貨管理的“入口”關，重點要防止“病從口入”的風險。中小企業(yè)驗收入庫操作流程參考如下。

（1）企業(yè)品管按雙方簽訂《購銷合同》的品質條款及企業(yè)品質檢驗標準，安排專人到現(xiàn)場檢驗存貨品質（含保質期），對檢驗合格給予簽字核準入庫。（2）對于檢驗不合格的，則不給予核準入庫，要求采購部門通知供應商作退貨或折價處理，辦理特別采購手續(xù)，同時做好不合格商品的證據(jù)采集存檔工作。（3）倉管員憑批準后《采購申請單》等資料的要求，準備好供應商倉庫到貨驗收工作；倉管員對未按公司規(guī)定辦理《采購申請單》到貨或品質檢驗不合格的有權拒絕入庫。（4）倉庫管理員在接到品管的檢驗合格通知后，倉庫驗收人員須憑有效的到貨清單（送貨單）、廠家裝箱單、《采購申請單》等單據(jù)上的品名規(guī)格、數(shù)量與待查驗入庫的實物進行詳細的核對，重點查驗實物的品名、規(guī)格、數(shù)量與《采購申請單》是否一致，有無破損，單位名稱是否相符等。（5）倉管員如驗收無誤的，須第一時間在供應鏈系統(tǒng)中辦理入庫手續(xù)，到貨驗收如發(fā)現(xiàn)實物與《采購申請單》、廠家到貨清單（送貨單）不符，倉管員必須及時口頭或書面告之對方發(fā)貨經(jīng)辦人員和采購專員，再由采購專員負責查實差異原因，直到問題解決為止。

7 銷售領用

企業(yè)存貨的出庫，一般有生產(chǎn)領用、銷售出庫，是倉庫管理中“出口”關，特別在商業(yè)零售型企業(yè)中頻繁發(fā)生，筆次多，金額小，很容易發(fā)生差錯，是存貨管理的重點，要做好嚴密有效管控。中小企業(yè)銷售出庫采取供應鏈系統(tǒng)線上操作的可以參考如下。

（1）由銷售人員填制紙質《銷售出庫申請單》，結算會計在供應鏈系統(tǒng)中根據(jù)申請單打印《銷售出庫單》（一式三聯(lián)，一聯(lián)存根聯(lián)、二聯(lián)發(fā)貨聯(lián)、三聯(lián)財務聯(lián)）應發(fā)數(shù)，傳遞到公司倉庫，倉管員憑《銷售出庫單》應發(fā)數(shù)配貨。如倉庫配貨人員對于《銷售出庫單》應發(fā)的品名規(guī)格數(shù)量與實際配貨不一致的，則配貨員須在《銷售出庫單》應發(fā)數(shù)邊中注明實發(fā)數(shù)的品名、規(guī)格、數(shù)量，并由配貨人在《銷售出庫單》簽字確認。（2）配貨人員將以上簽字審核的《銷售出庫單》發(fā)貨聯(lián)當日及時交給結算會計在供應鏈系統(tǒng)中核對錄入實際發(fā)貨數(shù)量并生成銷售出庫數(shù)據(jù)。（3）倉管員按先進先出原則發(fā)貨，在供應鏈系統(tǒng)中重點要關注存貨庫齡及保質期統(tǒng)計數(shù)據(jù)報表，對食品要提示臨近保質期預警，避免造成超過保質期的報廢損失。

8 倉庫調撥

有些企業(yè)由于倉儲場所限制或租金成本考慮，對大批量的存貨無法統(tǒng)一存放在一個大空間的倉庫里，有些還存放在距離較遠的異地城市倉庫，這就必須考慮在一個會計主體下不同倉庫調撥，倉庫調撥必須辦理書面的調撥手續(xù)，中小企業(yè)調撥流程可以參考如下。

（1）企業(yè)在各倉庫之間需要調撥商品的，由倉庫接口人在供應鏈系統(tǒng)中錄入《調撥單》等單據(jù)，經(jīng)雙方倉管員及倉庫文員審核后進行實物調撥。（2）調入方倉庫在調撥存貨驗收入庫無誤后，辦理調撥單的確認手續(xù)。（3）對涉及不同子企業(yè)之間、子企業(yè)與總部之間的倉庫調撥的，按子企業(yè)之間購銷業(yè)務處理，雙方應正常結算貨款。

9 存貨清查

存貨清查是檢驗供應鏈系統(tǒng)存貨賬實是否一致的重要手段，存貨清查一般通過定期或不定期盤點來實現(xiàn)，盤點可以是全盤或抽盤等方式，中小企業(yè)存貨清查操作流程可參考如下。

（1）企業(yè)財務部門供應鏈系統(tǒng)庫存賬與倉庫臺賬在核對一致的前提下，財務部門和倉庫部門每月末組織有關人員進行盤點。如雙方存貨賬目有差異，必須先查找原因，在調整一致之后進行盤點。（2）倉庫管理員在盤點前必須做好前期準備工作，準備好盤點時間、人員、場地、現(xiàn)場理貨、工作底稿、入出庫單據(jù)處理完畢等。各子企業(yè)財務部再派人到倉庫現(xiàn)場抽盤或全面盤點，盤點完畢后由所在單位財務部門編制《存貨盤點表》及《盤點報告》，在《存貨盤點表》中列示庫存品名規(guī)格、單價、賬面數(shù)、實盤數(shù)、損溢數(shù)、損溢金額、差異原因等項目。倉庫主管、盤點人員、財務部會計在《存貨盤點表》簽字確認。（3）《存貨盤點表》（打印紙質版）經(jīng)企業(yè)財務部負責人與企業(yè)負責人簽字批準后，由企業(yè)財務部會計在供應鏈系統(tǒng)作盤盈盤虧調賬處理。

10 定額管理

企業(yè)存貨管理基本目標為各倉庫賬賬一致、賬實相符，但考慮到由于客觀原因，在實務操作中仍不可避免存在各種合理損耗或差錯，企業(yè)可以制定倉庫損耗定額制度，各倉庫管理人員的薪資績效考核與定額指標掛鉤。

損失獎罰

比如：各倉庫月盤損（盤盈盤虧合計）實際成本金額低于企業(yè)定額的部分，企業(yè)按低于定額金額的一定比例進行獎勵所在倉庫員工。各倉庫月盤損（盤盈盤虧合計）實際成本金額高于企業(yè)定額的部分，企業(yè)按超過定額的金額一定比例進行處罰責任員工。

如存貨盤點為盤盈金額的，企業(yè)暫不獎勵也不處罰，先記賬但可以抵減當年度的盤虧金額，抵減后的盤虧金額再按以上原則進行獎罰，但上述獎勵或處罰計算的前提必須是倉庫在公司財務部監(jiān)督下全面盤點，以確保存貨盤點數(shù)據(jù)準確。

11 財務監(jiān)督

存貨是企業(yè)重要的流動資產(chǎn)，有周轉頻繁、品種多、保值期短、存放分散等特點，且存貨流轉部門多、人員廣，如果沒有一個牽頭部門去監(jiān)管，去統(tǒng)一規(guī)范，很有可能產(chǎn)生短缺、變質、積壓等損失，很容易造成“跑冒滴漏”發(fā)生，甚至發(fā)生道德風險。中小企業(yè)財務監(jiān)管可以參考如下。

（1）企業(yè)財務部負責人和倉庫主管負責組織人員每月進行庫存銷存比（周轉率）分析，建立存貨周轉分類分析制度；產(chǎn)成品銷存比可分類為暢銷品種、正常品種、滯銷品種、臨近保質期、待處理品種等。（2）企業(yè)財務部負責牽頭，聯(lián)合倉庫主管、物料計劃部等部門擬定具體存貨分類標準，及時提出滯銷品種處理建議，包括建議進貨退貨、停止采購、減少采購、折價銷售、報廢等強制措施，減少公司存貨呆滯品損失。（3）企業(yè)財務部負責人對各倉庫管理人員進行日常工作巡查，對倉庫存貨在請購、入庫、調撥、銷售、保管、盤點、報廢、臺賬等業(yè)務環(huán)節(jié)進行協(xié)調和監(jiān)督，及時向企業(yè)負責人匯報。

12 管理風險

由于企業(yè)存貨管理涉及面廣，環(huán)節(jié)多，特別是對通用型貴重存貨更容易發(fā)生違法違規(guī)現(xiàn)象，所以企業(yè)應制定嚴密的內部控制體系，確保設計與實施有效，否則很可能發(fā)生如下管理風險。

（1）供應商選擇不當風險。大批量存貨采購涉及供應商選擇，而供應商的生產(chǎn)資質、品質管控、供貨價格、供貨能力、售后服務等又決定了企業(yè)存貨采購入庫的質量、成本、效益等，所以供應商選擇不當會嚴重影響存貨管理目標實現(xiàn)。（2）采購預算控制不當風險。采購預算編制不合理或不科學，在采購申請審批中很可能會造成外購入庫的存貨積壓，造成存貨周轉速度慢，資金沉淀，如供應不足短缺，又會造成生產(chǎn)停產(chǎn)或銷售不暢，難以實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營目標，所以需要綜合平衡好短缺和積壓二者的關系。（3）倉儲管理失控風險。倉庫管理是存貨管理的主要方面，如果沒有制定倉庫管理業(yè)務操作流程、崗位責任、績效考核、財產(chǎn)清查、監(jiān)督審計等內控措施，將會造成倉庫管理混亂、收發(fā)短缺、差錯、偷盜、報廢等情況。（4）存貨數(shù)據(jù)分析缺失風險。如果沒有對各品種存貨周轉率、周轉天數(shù)、庫齡、保質期、庫存上下線、預警線、銷售排序分類（暢銷品種、正常品種、滯銷品種），沒有對供應鏈系統(tǒng)生產(chǎn)的入庫、出庫等數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析，就無法發(fā)現(xiàn)問題，無法解決問題，最終造成企業(yè)經(jīng)營損失。

參考文獻

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