烏蘭格日樂

摘 要：電子檔案作為檔案信息化建設的重要組成部分，對于提高信息化建設的規(guī)范性和可靠性有著十分重要的作用，能夠提高檔案處理的高效性。電子檔案對于各行各業(yè)都有十分重要的影響，但每個行業(yè)的檔案管理方式都不相同。本文從交通運輸、醫(yī)療及教育領域三方面進行分析，為電子檔案的建設與管理提供相應建議。

關(guān)鍵詞：電子檔案管理；信息化建設；管理能力

中圖分類號：G72文獻標識碼：B文章編號：1672-1578（2018）02-0005-01

引言：檔案信息化建設主要就是轉(zhuǎn)變信息保存方式，將實體保存的檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化信息保存，從而使得檔案信息保存更加安全、久遠，真正實現(xiàn)檔案資源合理利用，提高檔案管理能力。目前我國很多檔案管理部門都已經(jīng)實施檔案信息化管理方案，但是總體建設水平還較差，并且在建設過程中十分容易受到其他因素的影響，導致檔案管理能力降低。因此本文就要找出目前的檔案管理信息化建設中出現(xiàn)的問題并提出相應的解決方案。

1.電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的差異

1.1管存空間不一樣。傳統(tǒng)檔案一般都分類存放于檔案盒中，然后放置在檔案室進行統(tǒng)一保存管理。而電子檔案的管理方式比較多樣化，一部分電子檔案是采用在線集中的方式，然后將電子文本轉(zhuǎn)移到具體的信息地址進行管理；一部分是通過掌握其信息地址進行管理與保存；還有一些是將電子信息保存到磁帶、光盤之中，然后在進行統(tǒng)一管理。

1.2管理保存技術(shù)不同。傳統(tǒng)檔案對于保存環(huán)境有一定的要求，需要做好室內(nèi)的溫度、濕度以及防火等技術(shù)控制，這樣才能保證檔案保存的安全性。而電子檔案管理是通過技術(shù)手段進行信息收集與管理，因此就會對電子信息管理技術(shù)有一定的要求。電子檔案管理的優(yōu)勢明顯大于傳統(tǒng)檔案管理，但是在管理過程中電子檔案也比較容易受到磁場、污染等影響，并且電子計算機還會有病毒侵入的情況出現(xiàn)，硬件系統(tǒng)也需要定期升級更新與維護，這些都會影響到電子檔案的調(diào)取、識別等情況。

1.3檔案利用效能不同。傳統(tǒng)檔案保存的專題性及系統(tǒng)性特點都比較強，但是在提取檔案期間查找比較費時間，時效性較低。而電子檔案抽取檔案就可以快速搜索提取，迅速的為使用者使用，并且電子檔案還可以使用在線傳輸?shù)姆绞絺魉停@樣就沒有了地域空間及時間的限制，可以實現(xiàn)電子檔案信息數(shù)據(jù)共享，從而讓人們使用的更加方便快捷。

2.檔案工作信息化建設中電子檔案管理的應用

檔案工作信息化建設是順應時代發(fā)展衍生出來的產(chǎn)物，是全面運用現(xiàn)代化信息技術(shù)對資源信息的采集，處置，管理，利用，為我們的工作、生活及國家服務。電子檔案管理集中了檔案工作信息化建設的核心內(nèi)容，在實際應用中必不可少。

2.1電子檔案管理在交通運輸管理中的應用：在交通運輸管理中會涉及大量的資料信息，信息電子化就能幫助工作人員更加及時準確的獲取信息，提高了交通運輸信息數(shù)據(jù)的管理效率，更深入推進了檔案工作信息化建設。例如：車輛管理，隨著人們物質(zhì)生活水平提升，購買車輛的的人越來越多，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案后，存儲信息更加全面，檔案信息查詢上有了很大的便捷性，對于車輛的違規(guī)情況，年審情況等各地監(jiān)管部門可迅速提取信息；同時，電子檔案開放在相關(guān)平臺上，供車輛擁有者或駕駛?cè)瞬樵儾⒓皶r遵循交通管理條例處理車輛問題，大大提高了交通運輸管理的協(xié)作性和效率。在針對交通運輸檔案管理的需求中，科學合理的分類規(guī)則最為重要，根據(jù)資料的性質(zhì)，可以分類為：車輛基礎情況檔案，違規(guī)記錄檔案，道路監(jiān)控情況，案件檔案等，下面可具體設置對應個人的信息，建立對應分類模式，推進完善交通運輸檔案工作信息化建設的效果。

2.2電子檔案管理在醫(yī)療檔案管理中的應用：醫(yī)院的檔案管理主要就是對于醫(yī)療案例及文獻的保存及管理，電子檔案在醫(yī)院檔案管理中的應用能夠幫助醫(yī)護人員更加及時的調(diào)取檔案信息，使醫(yī)護人員更加及時準確的確認患者病情。人們在實際就醫(yī)過程中，不在同一地方看病的情況很多，醫(yī)療檔案信息化就顯得非常重要，對于有些疾病，醫(yī)生需要調(diào)用病人病史，正確判斷病人病情，規(guī)范的電子檔案管理手段，能及時查找并完整真實呈現(xiàn)病況記錄，否則有可能影響病人就醫(yī)甚至造成重大醫(yī)療事故。與此同時，建立規(guī)范的電子檔案管理制度，能讓醫(yī)療檔案信息建設工作穩(wěn)步前進，避免在檔案信息化建設中隱私的泄露，這對于病人十分重要，在檔案管理中尤為需要重視。

2.3電子檔案管理在教育管理中的應用：大數(shù)據(jù)時代背景下，學生的知識吸取，學校的教育手段有了翻天覆地改變，信息的大量涌入，對人才的綜合素質(zhì)要求也不斷在提高。教育中，我們的教學資料檔案從以往單一的課本，發(fā)展成現(xiàn)在多樣化的全息資源，主要集中表現(xiàn)為在信息化資料。如何管理好這些學習資源，提供給學生全面便捷的學習資料庫，需要完善的管理系統(tǒng)。目前，除了我們學校圖書館管理系統(tǒng)中應用的電子檔案檢索查詢管理模式，還有學習資料的共享盤管理，包括共享內(nèi)容的上傳審核，下載使用等，以及相關(guān)內(nèi)容的分類辦法。

3.電子檔案管理的趨勢和方向

在信息化浪潮下，目前的現(xiàn)狀是計算機和信息技術(shù)的普及帶來電子檔案的普及，涉及各行各業(yè)各個領域，形式豐富多樣，信息化基本的大環(huán)境和設備已形成。作為信息化的重要內(nèi)容載體，檔案信息化建設的工作日趨重要，電子檔案信息化技術(shù)水平和管理水平很大程度影響到各行業(yè)領域的發(fā)展能不能跟上時代的進步需求。在檔案管理的技術(shù)和方式不斷迭代更新的趨勢下，信息的收集，存儲，提取，使用越來越快捷方便且智能化，最終都是為了更好服務社會。

4.結(jié)語

在目前大數(shù)據(jù)的影響下，出現(xiàn)了各種高端信息技術(shù)，例如物聯(lián)網(wǎng)、云端、數(shù)據(jù)庫等，這些都為電子檔案的建設提供了方便。電子檔案管理在我國已有較明確的相關(guān)管理標準，但是還需要根據(jù)時代的不斷發(fā)展變化，進一步完善相關(guān)法律法規(guī)。面對如此大的社會需求，對于檔案管理人員也提出了更高的要求，需要檔案管理人員不斷的學習相關(guān)知識及技術(shù)，為電子檔案管理提供更加有力的技術(shù)支持。

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