譚少娟

我國的信息化建設(shè)不斷完善，學(xué)籍檔案管理的科學(xué)化信息化建設(shè)趨勢已經(jīng)不可阻擋。人們也更加關(guān)注怎樣將學(xué)籍檔案管理建設(shè)的更加信息化，在這個大環(huán)境下，本文通過簡要分析論述學(xué)籍檔案管理對其進(jìn)行信息化處理的重要作用，并結(jié)合從教以來的工作經(jīng)驗，嘗試將學(xué)籍檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)提出以下幾點(diǎn)意見。

學(xué)籍檔案的主要作用就是將學(xué)生在校園中學(xué)習(xí)和生活中的信息加以整理，從而完整真實的記錄下來，這些檔案也會在學(xué)生的整個學(xué)習(xí)生涯中用到，對學(xué)生在各個階段的學(xué)習(xí)與發(fā)展有深刻的影響，同時也是得到學(xué)校認(rèn)可與社會認(rèn)可的重要證明，方便學(xué)生接受正統(tǒng)教育。學(xué)籍檔案對于學(xué)校而言是非常重要的資產(chǎn)，對于學(xué)生也是如此，學(xué)籍檔案信息化一方面能夠?qū)ζ溥M(jìn)行妥善保管和合理利用，另一方面也能促進(jìn)學(xué)校進(jìn)步和學(xué)生的發(fā)展。

1 學(xué)籍檔案管理的重要性及其信息化建設(shè)的必要性

1.1 有利于學(xué)籍檔案的調(diào)取查閱

學(xué)籍檔案管理工作的主要目的就是把分散凌亂的學(xué)籍檔案以及相關(guān)信息資源重新優(yōu)化整合，并進(jìn)行分類整理，特別是在信息化程度增強(qiáng)的情況下，使用檢索技術(shù)等先進(jìn)的現(xiàn)代化信息技術(shù)，把超文本、超鏈接等加入到學(xué)籍檔案中，繁多的學(xué)籍檔案信息也能通過簡潔清晰的方式呈現(xiàn)出來，從而提高查閱效率，化簡學(xué)籍檔案整理過程。

1.2 有助于實現(xiàn)檔案遠(yuǎn)程共享

學(xué)籍檔案管理工作一般情況下僅支持在校查閱，以及學(xué)籍檔案使用，對于離校生而言難以進(jìn)行學(xué)籍查閱。將信息化運(yùn)用到學(xué)籍檔案管理工作中，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，電子格式的學(xué)籍信息將進(jìn)一步替代原有紙質(zhì)學(xué)籍檔案，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)遠(yuǎn)距離的信息共享和傳輸，方便查閱使用，有利于教師、學(xué)生以及相關(guān)管理人員更好的管理和使用學(xué)籍檔案。

1.3 有利于發(fā)揮學(xué)籍檔案資源的價值

學(xué)籍檔案管理過程中可以把不同的學(xué)籍檔案資源統(tǒng)一安排整理，隨著信息化建設(shè)的進(jìn)步，相關(guān)人員可以利用檢索技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)重新編輯和細(xì)化原有的學(xué)籍檔案資源，將學(xué)籍檔案資源的價值充分體現(xiàn)出來。尤其是學(xué)生以后報考學(xué)校、單位實習(xí)工作時，對方能夠使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)查閱學(xué)生的電子學(xué)籍檔案信息，能夠深入了解學(xué)生的思想品質(zhì)、學(xué)習(xí)能力，向用人單位提供重要參考，從而有效的綜合判斷學(xué)生的品行。

2 高校學(xué)籍管理信息化建設(shè)的意見

2.1 完善管理理念

促進(jìn)高校學(xué)籍管理信息化建設(shè)的重要方式及時完善管理觀念，轉(zhuǎn)變觀念是高校在進(jìn)行學(xué)籍管理進(jìn)行中的現(xiàn)行條件。信息化的不斷發(fā)展，對高校學(xué)籍管理信息化建設(shè)也提出更高要求，必須學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念。對于學(xué)校的教師、學(xué)籍管理人員及學(xué)生都要用正確的眼光去看待對于高校學(xué)籍管理信息化建設(shè)，教師群體和相關(guān)的學(xué)籍管理人員包括學(xué)生群體都要樹立正確的觀念，學(xué)籍管理信息化建設(shè)的重要意義印刻在學(xué)校中的每一個人的腦海里，才能有效幫助管理理念的改善，所以，高校中各個分子都要學(xué)習(xí)和樹立信息化建設(shè)的管理理念，把信息化管理融入學(xué)籍管理之中。最后，高校也要樹立科學(xué)化管理學(xué)籍的理念，通過信息化和科學(xué)化理念的幫助，高校學(xué)籍管理系統(tǒng)將會更加完善。

2.2 提升管理人員的專業(yè)性

教師群體、相關(guān)學(xué)籍管理人員和學(xué)生的管理理念不斷完善之后，必須要干山管理人員的專業(yè)性技能。通過對以上問題的分析，可以發(fā)現(xiàn)部分學(xué)籍管理人員的專業(yè)性技能不高，當(dāng)前雖然不能做到高校每個人都有完善的管理理念，一旦高校學(xué)籍管理人員不具備熟練的專業(yè)性技能，可能會阻礙學(xué)籍管理信息化建設(shè)的順利進(jìn)行，同時也將降低學(xué)籍管理的質(zhì)量和行動效率。因此，高校領(lǐng)導(dǎo)招聘學(xué)籍管理人員時，應(yīng)重視應(yīng)聘人員管理素質(zhì)和管理專業(yè)性技能，高校學(xué)籍管理的工作要錄用技能強(qiáng)的專業(yè)人才?？梢蚤_設(shè)專門的學(xué)籍管理培訓(xùn)班，對職工進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)和再學(xué)習(xí)，以此來提高專業(yè)技能，更加熟練的使用管理系統(tǒng)。

2.3 科學(xué)設(shè)置學(xué)籍管理資金

高校學(xué)籍管理的信息化過程，離不開資金支持，建設(shè)成信息化的高新學(xué)籍管理系統(tǒng)首先要有一定的資金保障。信息化建設(shè)離不開軟硬件設(shè)施的幫助，所以，高校必須要設(shè)置合理的學(xué)籍管理管理資金，大力支持學(xué)籍管理的電子化信息化。我國最重要的機(jī)構(gòu)組成之一就是教育機(jī)構(gòu)，不僅可以教書育人，也可以培養(yǎng)出國家棟梁。高校的全面發(fā)展必須要得到國家以及高效的管理人員的重視，因此，筆者認(rèn)為學(xué)籍管理信息化建設(shè)有充足的資金投入有助于培養(yǎng)出更多優(yōu)秀人才。

2.4 提升高校學(xué)籍管理認(rèn)知度

高校學(xué)籍管理的現(xiàn)狀可以明顯的體現(xiàn)出大部分高校缺乏對學(xué)籍檔案信息化建設(shè)正確認(rèn)知。也是由于這個因素，高效一直使用傳統(tǒng)的學(xué)籍管理觀念，不能及時更新頁面和完善新的內(nèi)容。甚至于某些高校教師不覺得學(xué)籍信息化建設(shè)可以帶來價值，對學(xué)生的教育模式的更新和完善更為重要，所以，學(xué)校的改革和信息化建設(shè)以及學(xué)生的教育一直是一部分高效的重點(diǎn)，沒有學(xué)籍檔案信息化建設(shè)重視起來。另外一個因素在于，教學(xué)任務(wù)在高效課程設(shè)置中比較繁重的，教師和管理人員一般會把精力集中到學(xué)生學(xué)習(xí)上，長久以往也就阻礙了學(xué)籍檔案信息化建設(shè)順利進(jìn)行。因此，筆者認(rèn)為轉(zhuǎn)變教師和學(xué)校相關(guān)管理人員的管理思想、提高對學(xué)籍檔案信息化建設(shè)的認(rèn)知度，有助于學(xué)籍檔案信息化建設(shè)。

3 結(jié)語

通過對當(dāng)前部分高校的學(xué)籍管理信息化發(fā)展?fàn)顩r分析可得，信息化建設(shè)無法順利進(jìn)行受到多種因素的影響，因此高校的相關(guān)負(fù)責(zé)人員必須完善管理理念，強(qiáng)化管理人員的專業(yè)性技能，設(shè)置合理的學(xué)籍管理資金額度，以此來促進(jìn)學(xué)校學(xué)籍管理的信息化建設(shè)，保證高校的可持續(xù)發(fā)展。

（作者單位：廣州民航職業(yè)技術(shù)學(xué)院）