肖倩

摘 要：政府越來越重視對行政事業(yè)單位的資產清查與監(jiān)督管理。資產清查，顧名思義，即對行政事業(yè)單位使用的國有資產進行規(guī)范管理與清查。這項工作的完善與否關乎著國有資產使用效率高低與會計信息質量的優(yōu)劣，其必要性自不必贅述。然而，在現有的行政事業(yè)單位資產清查工作中，仍存在許多問題，這些問題阻礙了行政事業(yè)單位資產管理。本文從行政事業(yè)單位資產清查的現狀與存在的問題出發(fā)，分析了資產清查中出現弊病的原因，并提出相關建議，給行政事業(yè)單位資產清查工作提出了建議。

關鍵詞：行政事業(yè)單位；資產清查；問題；建議

一、行政事業(yè)單位資產現狀及其存在的問題

（1）資產管理制度尚未完善。制度是一個行政事業(yè)單位內部工作的根據和基礎，制度管理對一個組織繁榮發(fā)展的十分重要，但由于行政事業(yè)單位屬于國家機構，其資產均由國家提供，競爭力不足，既使內部管理失調也不會造成極大的危機，因此許多單位資產管理工作的規(guī)章制度制定的并不合理。制度制定的問題主要分為兩方面。一方面，在國有資產數據歸納匯總、預算管理、應收賬款催還等一系列工作時均缺乏統(tǒng)一的標準，即不同負責人呈遞上來的內容均不相同，那么在工作任務交接時就會出現許多不明來源的資產，這些資產的用途也有待考量，同時極有可能在工作中造成資產的流失。另外資產管理的財務會計信息也缺乏一定的控制制度，很多單位都是直接將資產管理工作交由財務部門處理，雖說財務部門是管理單位財務的專職部門，但其他部門若沒有及時了解并匯報財務信息也會間接降低資產使用效率。這樣“互不干擾”的會計信息質量肯定是有待商榷的，比如說若一項非現金資產已經被占用，而財務部門并不清楚實際情況仍將其導入未使用財務信息中，這顯然是錯誤的。另一方面，行政事業(yè)單位對人員的管理也存在漏洞。在許多人看來，進了行政事業(yè)單位就相當于拿了“鐵飯碗”，這種錯誤觀點也是致使個別員工在資產管理工作中“鉆空子”的原因之一。但更重要的原因是，在進行資產管理工作之前，單位管理者沒有將任務具體內容分配到位，如果有清楚的條例調整員工的工作內容和方向，相信資產會計信息整理的混亂度也不會這么高。因此，不完善的制度導致不完善的管理是行政事業(yè)單位資產清查中存在的最主要問題之一。

（2）財務信息出現問題。其實許多單位的財務入賬工作都或多或少的存在與事實不符的現象。首先，許多資產沒有及時入賬的情況已非個例，有些是因為在購置物品時沒有將信息登記完全，致使后續(xù)資金使用情況不明，無法登記入賬；而有些是因為在一些資源使用的較為緊急，審批權限尚未開放時已經被投入使用，在使用后沒有對會計信息補充登記，造成賬務混亂的狀況。其次，行政事業(yè)單位應收賬款的登記入賬也是會計信息重要組成部分，但是應收賬款若沒有及時收回，就很容易造成錯賬、壞賬，同時也引發(fā)許多賬目上的其他問題。比如說，若一個項目負責人在催回應收賬款時立即將這些賬款投入使用，而沒有在賬目上銷賬，就會造成賬目上的資產虛假增多的情況，而實際上并沒有這么多的資產。最后，在進行會計核算時許多單位通常使用的是收付實現制的傳統(tǒng)方法，這種方法有一些缺點，即只能記錄簡單的資金收支信息，沒有相關的收支比率關系，這些不足也給資產清算帶來麻煩。

（3）資產清查系統(tǒng)不健全。網絡工具已與單位的內部管理工作密不可分，資產清查亦離不開網絡系統(tǒng)的輔助。但是許多行政事業(yè)單位并非使用自己內部研發(fā)的軟件系統(tǒng)，而是向企業(yè)購買相關系統(tǒng)。但這些系統(tǒng)一般都較不穩(wěn)定，一旦存在多人登陸的情況，就有可能使整個系統(tǒng)崩潰，如果正在系統(tǒng)上編輯重要的管理信息，那么這些信息很可能丟失，給單位人員帶來不便，并且重新找回數據也需要耗費人力和時間。另一方面，行政事業(yè)單位的資產清查系統(tǒng)屬于開放系統(tǒng)，即不是財務人員也可以查看或者更改會計信息，這就致使資產清查工作存在很大的安全隱患，倘若有人惡意篡改資產信息，就有可能給事業(yè)單位的國有資產帶來損失的風險。即使沒有被篡改，被無關的人了解到一個單位的資產財務信息，也有可能會給單位帶來不利影響。另外，大部分的資產信息都是由單位人員手動輸入的，這不僅會增加單位人員的工作壓力，而且出錯的幾率非常大。這倒不是單位人員不盡職或者馬虎導致的，而是如此大的工作量出現失誤也在所難免，而資產清查系統(tǒng)卻沒有修訂糾錯的功能，有些數據一旦錄入圖表就不能修改了，只能將整個表格刪除重新制作，這無形中又增添了員工的工作量，在疲勞狀態(tài)中重新工作也可能會增加錯誤概率，造成惡性循環(huán)。

（4）內部控制相對薄弱。行政事業(yè)單位的內部控制管理是做好資產清查工作的第一步，只有有效的內部控制，才能抑制資產的不斷流失。許多國有資產浪費現象嚴重的單位均是由于內部控制管理工作沒有做好。一方面，在進行資產購置時許多單位沒有嚴格的控制與把關，或者僅有少數人去購置，沒有按照需求量進行購買，而只是想盡快將任務做完，任務質量優(yōu)劣卻不在他們的考慮范圍內。這樣購買的物品大多只使用一兩次就變成閑置物品堆積在倉庫，給國有資產造成了極大的浪費。而且許多單位人員并沒有對單位物資進行完整的清查統(tǒng)計，他們大多是需要什么購買什么，在使用時才想起來某些物品缺乏了，而且很多物品在購入后的流向并未在單位監(jiān)督范圍內，剩余物資的分布情況不明，甚至出現有人隨意占用、出租、出售國有資產的情況。

二、對行政事業(yè)單位資產清查工作中出現問題的建議

（1）健全資產管理制度。為做好行政事業(yè)單位的資產清查工作，單位管理者首先要強化資產管理意識，國有資產是人民的共有財產，更應該做好管理工作，提高集中管理效率，而不是因競爭壓力小而隨意管理。健全資產管理制度的首要內容是擬定統(tǒng)一的管理標準，超出預算需向上級提交材料并做申請工作，同時資產外借也要限定不同項目的最高標準。只有統(tǒng)一了資產管理標準，才能使單位內的管理工作更加順暢，任務交接時也會減小出錯的幾率。另一方面，單位要建立相關制度鼓勵全員參與，只有越來越多的部門和人員了解資產使用情況，在與財務部門溝通會計信息情況時也更加快捷。同時也可以避免由于財務信息溝通不足導致的錯賬、壞賬風險。另外可以設計相關獎懲辦法，對于有突出才能的人給予獎勵，而出現侵吞國有資產等作風不端的人做出懲罰。

（2）做好財務信息登記與管理工作。財務信息的分類匯總是行政事業(yè)單位資產清查工作的重點。首先，財務入賬要及時，在國有資產使用前要有一定的登記材料，旨在后續(xù)資金入賬時有證明內容。倘若實在無法及時取得相關協(xié)議或登記材料，也要在取得權限后第一時間進行補充登記。其次，應收賬款的存在一定程度上增加了賬務錯誤的可能性，行政事業(yè)單位要在結束資產外借后要注意應收賬款的及時催還，而別的單位在還款后財務部門要及時銷賬，避免重復要賬。最后，在進行會計核算時，單位可使用收付實現制和權責發(fā)生制相結合的方式，以此達到精準計算該段時間內單位收支情況、應計收入等財務信息的目的。

（3）糾正清查系統(tǒng)的不足?，F有的許多資產清查系統(tǒng)存在許多漏洞，尋找修復漏洞行之有效的方法勢在必行。一方面，單位可以自己研發(fā)資產清查相關的內部軟件，當然這需要培養(yǎng)相關人才并投入資源，但前期投入與后續(xù)成果是成正比的，而且內部軟件易于管理，很少出現同時太多人登陸導致系統(tǒng)崩潰的狀況，而且自構系統(tǒng)更加堅固，多人登陸也不會造成數據丟失。而且可以使專業(yè)人員增加密碼程序，必須有賬號密碼的人才可登陸，給會計信息增加安全保障。另一方面，單位人員可在軟件上做草稿數據，同時由多人進行審查，降低出錯率，制作完整的會計信息情況數據表后倒入軟件系統(tǒng)中，不僅可以降低會計人員工作量，而且可以實現網絡會計信息共享。

（4）加強單位內部控制管理。增強單位的內部審計與控制是做好資產清查工作的重要手段。在資產管理中，應從源頭上減少資產浪費的現象。因此在購置資產時應通過多人決議的方法，避免購置無用的或者只使用一兩次便丟棄的物品，倘若真的存在閑置資產，可以用出租、變賣的方式回收資金，而且需有人對單位的資產存量情況進行登記匯總，才能及時購置缺少的物品、減少閑置資產。另外，對于已購入的資產，單位應專門調派人員進行去向跟蹤，并且定期進行資產清算及報表公示，將資產的流向公開透明化，不給作風不端者以可乘之機。登記報表還要顯示資產借用情況，這些借用是指內部借用，也就是說不同部門間資產借用也要進行管理，防止資產在借用過程中流失。

三、結束語

總之，行政事業(yè)單位的資產清查工作是單位內部管理的重點，有效的資產清查不僅能幫助單位了解其資產使用情況，而且能幫助單位減少資產浪費。因此，行政事業(yè)單位可以按照本文所述方法健全資產管理制度，做好財務信息的相關登記管理工作，糾正清查系統(tǒng)的不足，加強單位的內部控制管理以提高單位資產利用率。

參考文獻

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（責任編輯：蘭卡）