李晶
[摘要] 在營(yíng)造建設(shè)醫(yī)院文化的過程中,文書檔案有著不可替代的作用,利用檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)院的文化傳承以及人本管理。由于醫(yī)院文書檔案管理工作存在資料格式多樣、層面廣闊以及時(shí)間跨度大等特點(diǎn),如何更好地提升醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量和規(guī)范性是當(dāng)前重點(diǎn)關(guān)注的問題之一。PDCA循環(huán)按照計(jì)劃、執(zhí)行、檢查、行動(dòng)順序來(lái)實(shí)施質(zhì)量管理,是提高檔案管理水平的重要措施,該文首先分析了當(dāng)前醫(yī)院文書檔案管理過程中存在的問題,同時(shí)對(duì)PDCA的含義以及其在醫(yī)院文書檔案管理中的運(yùn)用情況進(jìn)行了討論,對(duì)進(jìn)一步規(guī)范醫(yī)院文書檔案管理具有重要的意義。
[關(guān)鍵詞] PDCA循環(huán);文書檔案管理;運(yùn)用
[中圖分類號(hào)] R19 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1672-5654(2018)11(b)-0061-02
在進(jìn)行文書檔案管理過程中,管理人員通過不斷的積累與整理,進(jìn)一步的擴(kuò)充和整合了醫(yī)院的人文事跡、歷史進(jìn)程以及醫(yī)院特色等資料,并通過醫(yī)院年鑒、醫(yī)院大事記等方式向外界展示。PDCA循環(huán)又稱為量循環(huán),通過PDCA循環(huán)來(lái)對(duì)醫(yī)院文書檔案實(shí)施管理,能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的多元化、規(guī)范化以及制度化,同時(shí)利用PDCA循環(huán)來(lái)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn),能夠讓醫(yī)院每一個(gè)員工都參與到醫(yī)院管理中,為醫(yī)院文化建設(shè)提供良好基礎(chǔ)[1]。此外,PDCA循環(huán)能夠?qū)⑨t(yī)院文書檔案管理工作中存在的問題和不足找出并解決,從而更好的完成醫(yī)院文書檔案管理工作,這對(duì)推動(dòng)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展具有關(guān)鍵作用。
1 目前醫(yī)院文書檔案管理中存在的弊端情況
1.1 醫(yī)院文書檔案管理制度機(jī)制存在不健全性
有些醫(yī)院負(fù)責(zé)人對(duì)醫(yī)院文書檔案管理工作的重視程度不夠,簡(jiǎn)單認(rèn)為文檔管理不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益,從而容易造成醫(yī)院文書檔案管理制度不科學(xué)性,出現(xiàn)醫(yī)院文書檔案管理凌亂無(wú)序、無(wú)法順利運(yùn)行。醫(yī)院文書檔案管理部門所涉及到醫(yī)院部門較多、還應(yīng)當(dāng)與各部門做好及時(shí)溝通工作,工作內(nèi)容繁瑣。然而如今大多數(shù)醫(yī)院對(duì)該類管理制度不夠完善,導(dǎo)致文件管理部門與醫(yī)院其他部門之間的溝通出現(xiàn)不協(xié)調(diào)性,各文件信息遺漏與缺失,未能及時(shí)提供準(zhǔn)確的檔案信息,大大降低了醫(yī)院文件管理部門的工作效率與效率。
1.2 醫(yī)院文件管理工作人員專業(yè)強(qiáng)度不夠
①大多數(shù)醫(yī)院對(duì)醫(yī)院文件管理人員長(zhǎng)期不進(jìn)行培訓(xùn),不及時(shí)更新文件管理知識(shí),不及時(shí)修訂管理制度;②大多數(shù)醫(yī)院對(duì)醫(yī)院文件管理工作人員工作調(diào)動(dòng)較多;③大多醫(yī)院文件管理工作人員人數(shù)較少,人員崗位不匹配;④大多數(shù)醫(yī)院文件管理工作人員專業(yè)素養(yǎng)欠缺,職業(yè)責(zé)任心不夠,自我工作管理約束力不夠,導(dǎo)致收集各部門管理文件遺漏情況與不完善[2]。上述提到的問題,在一定程度上大大降低醫(yī)院文件管理工作效率與工作質(zhì)量,無(wú)法取得醫(yī)院文件管理中的創(chuàng)新性。
1.3 醫(yī)院資金投入力度
有些醫(yī)院在文件管理方面中投入的資金不足,文件管理有關(guān)的儀器設(shè)備缺乏,比如常用的掃描機(jī)、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等,從而影響了醫(yī)院文件管理工作的進(jìn)度與效率。
1.4 醫(yī)院文件管理中的信息化建設(shè)性不足
如今,大多醫(yī)院特別重視醫(yī)院治療系統(tǒng)中有關(guān)的信息化方面的建設(shè),不重視醫(yī)院文件管理信息化建設(shè),從而造成醫(yī)院文件管理信息化落后局面。還有一些醫(yī)院雖然醫(yī)院文件管理信息化建設(shè)比較完善,但是崗位匹配專業(yè)工作人員緊缺。
2 PDCA循環(huán)
PDCA循環(huán)大致概述為計(jì)劃、執(zhí)行、檢查、處理等循環(huán)環(huán)節(jié)。將PDCA循環(huán)應(yīng)用到現(xiàn)實(shí)的管理過程中有著顯著效果,能夠在一定程度上大大提升管理效率與質(zhì)量。將PDCA循環(huán)實(shí)用到管理工作中,應(yīng)至少做到3個(gè)方面:①要做到4個(gè)環(huán)節(jié),即計(jì)劃、執(zhí)行、檢查、處理,這4個(gè)環(huán)節(jié)是密不可分的;②PDCA循環(huán)在一定程度上不全是反復(fù)重復(fù)的循環(huán)過程,而是在每個(gè)循環(huán)周期內(nèi)可以發(fā)現(xiàn)一些問題,及時(shí)解決問題,沒有解決的問題可以進(jìn)入下一循環(huán)待解決,循環(huán)是進(jìn)一步升華,即為階梯式上升;③大環(huán)帶小環(huán),大環(huán)套小環(huán),小環(huán)保大環(huán),相互促進(jìn),推動(dòng)大循環(huán)。運(yùn)用PDCA循環(huán)能夠解決出現(xiàn)的問題,大致如下。
2.1 P(Plan)計(jì)劃環(huán)節(jié)
所謂的P環(huán)節(jié)一般指的是制定方針與質(zhì)量目標(biāo)的環(huán)節(jié)。該環(huán)節(jié)的主要目的為能夠集中保管與有效管理醫(yī)院各類有價(jià)值的文件,能夠達(dá)到最佳工作效果,有利于提升醫(yī)院自身文化水平與醫(yī)療質(zhì)量水平[3]。一般文檔歸檔周期為一年進(jìn)行一次,從而制定有關(guān)的計(jì)劃:①有效建立管理文檔工作小組,例如匹配相關(guān)文件管理人員,組隊(duì),從而使得小組文件工作管理質(zhì)量與效率大大提升;②提出有效的文件管理制度,對(duì)文件管理人員進(jìn)行及時(shí)培訓(xùn),構(gòu)建有效的文件管理信息化制度,提供一定資金投入等計(jì)劃環(huán)節(jié),應(yīng)當(dāng)通過有關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)及其他管理人員同意,從而有利于計(jì)劃環(huán)節(jié)順利進(jìn)行;③每年初期總結(jié)好年度規(guī)檔。明確好歸檔的分類,比如說(shuō)醫(yī)院人員合同協(xié)議、醫(yī)院進(jìn)行會(huì)議簡(jiǎn)要、任命書、年度總結(jié)、員工工作規(guī)劃等內(nèi)容。
2.2 D(Do)執(zhí)行環(huán)節(jié)
所謂的D環(huán)節(jié)一般指的是詳細(xì)地展開P環(huán)節(jié)中計(jì)劃的內(nèi)容。(1)執(zhí)行做好年度計(jì)劃。醫(yī)院文件管理負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)積極引導(dǎo)與嚴(yán)格執(zhí)行計(jì)劃環(huán)節(jié),同時(shí)還應(yīng)當(dāng)及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)完成進(jìn)度情況:①按時(shí)完成醫(yī)院年度歸檔計(jì)劃,及時(shí)完善歸檔信息,及時(shí)分類,以防遺漏有關(guān)的歸檔信息,以防文件管理質(zhì)量與效率降低;②應(yīng)當(dāng)對(duì)醫(yī)院文件管理工作人員進(jìn)行有關(guān)的培訓(xùn),讓其逐步認(rèn)識(shí)到該工作的責(zé)任,了解與熟悉醫(yī)院文件管理制度,讓其嚴(yán)格按照醫(yī)院文件管理制度展開工作,以保證文件管理信息的真實(shí)性與可靠性。(2)構(gòu)建有效的信息化建設(shè)制度,醫(yī)院應(yīng)當(dāng)配備必要的文件管理設(shè)備,比如說(shuō)患者檔案管理軟件與硬件、掃描儀、打印機(jī)、刻錄機(jī)、計(jì)算機(jī)等。將信息化建設(shè)用于在醫(yī)院文件管理中,能夠大大提升醫(yī)院文件管理質(zhì)量與工作效率。(3)醫(yī)院文書檔案管理團(tuán)隊(duì)構(gòu)建。應(yīng)當(dāng)及時(shí)對(duì)醫(yī)院文書檔案管理人員展開有效的培訓(xùn),應(yīng)當(dāng)及時(shí)更新文件檔案管理有關(guān)先進(jìn)的專業(yè)知識(shí),應(yīng)當(dāng)匹配信息化較高的綜合性人才,使得該團(tuán)隊(duì)專業(yè)應(yīng)對(duì)突發(fā)事件,使得醫(yī)院文書檔案管理工作的質(zhì)量與工作效率進(jìn)一步提升。
2.3 C(Check)檢查環(huán)節(jié)
所謂的C環(huán)節(jié)一般指的是對(duì)D環(huán)節(jié)完成的進(jìn)度進(jìn)行檢查與監(jiān)督的環(huán)節(jié)。有關(guān)醫(yī)院文件歸檔管理負(fù)責(zé)人對(duì)一個(gè)月或者一個(gè)季度的醫(yī)院文件歸檔管理的質(zhì)量展開檢查,進(jìn)一步檢查P環(huán)節(jié)所制定的年度計(jì)劃進(jìn)展程度,所檢查的內(nèi)容有完成的進(jìn)度,檢查已完成的、未完成的、完成的效果程度等。及時(shí)總結(jié)與向上級(jí)匯報(bào)D環(huán)節(jié)中存在的問題,及時(shí)對(duì)醫(yī)院文件歸檔管理制度展開有效的改善,及時(shí)修改與改進(jìn)不適合的管理項(xiàng)目,以防影響醫(yī)院文件歸檔管理質(zhì)量與工作效率[4]。還應(yīng)當(dāng)對(duì)醫(yī)院文件歸檔管理工作中薄弱環(huán)節(jié)進(jìn)行抽檢,對(duì)醫(yī)院文件歸檔管理年度計(jì)劃展開按時(shí)與不定時(shí)抽檢。
2.4 A(action )行動(dòng)環(huán)節(jié)
所謂的行動(dòng)環(huán)節(jié)是用來(lái)分析檢查環(huán)節(jié)的結(jié)果,應(yīng)用可行性與有效性的改進(jìn)措施。①改進(jìn)醫(yī)院文書歸檔管理處理環(huán)節(jié)中現(xiàn)存的問題。比如在醫(yī)院文件歸檔管理中存在遺漏信息、錯(cuò)誤信息、拖延信息等情況,醫(yī)院應(yīng)采取有效的分析與匯總工作,進(jìn)而發(fā)現(xiàn)其中不足之處,提出有效的醫(yī)院文件歸檔管理方案,從而能夠有效引導(dǎo)平常醫(yī)院文件歸檔管理工作順利進(jìn)行。②不斷地將信息數(shù)字化在醫(yī)院文件歸檔管理工作中推進(jìn)。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)在信息數(shù)字化方面中投入一定經(jīng)費(fèi),配置有關(guān)的醫(yī)院文件歸檔管理設(shè)備,比如醫(yī)院文件歸檔管理人員通過拍照或者掃描等途徑,進(jìn)一步對(duì)文書檔案管理文件的利用率,在醫(yī)院文件檔案管理中進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)過程中,應(yīng)當(dāng)注意安全性與保密性,應(yīng)當(dāng)培訓(xùn)醫(yī)院文件檔案管理人員有關(guān)的法律法規(guī)知識(shí),還需構(gòu)建醫(yī)院文件檔案管理備份與恢復(fù)備份有關(guān)的機(jī)制,及時(shí)更新檔案管理信息;醫(yī)院文件檔案管理所使用的網(wǎng)屬于局域網(wǎng),禁止與外網(wǎng)鏈接,以防醫(yī)院文件檔案管理信息盜取與泄漏,不斷地改進(jìn)與完善網(wǎng)絡(luò)信息化管理制度,從而在一定程度上確保醫(yī)院文件檔案信息的安全性與可靠性。③對(duì)醫(yī)院文件檔案管理人員展開及時(shí)培訓(xùn)與繼續(xù)教育。舉行各種文件歸檔管理有關(guān)的定期培訓(xùn),鼓勵(lì)文件歸檔管理人員進(jìn)行繼續(xù)教育,繼續(xù)專業(yè)深化,不斷提升自身專業(yè)知識(shí)與技能,不斷地讓管理人員認(rèn)識(shí)到信息化管理的重要性,培養(yǎng)管理人員的專業(yè)素養(yǎng)、責(zé)任心,有利于醫(yī)院文書檔案管理人員了解與熟悉掌握文書檔案管理有關(guān)的制度與工作技巧[5]。還可以對(duì)文件歸檔管理人員展開專業(yè)定期考核制度,促進(jìn)文件歸檔管理人員積極參與與學(xué)習(xí),醫(yī)院應(yīng)當(dāng)匹配相關(guān)的文件歸檔管理人員,嚴(yán)格要求對(duì)每一工作環(huán)節(jié)細(xì)節(jié),從而提升管理人員工作質(zhì)量與效率。④定期舉行考評(píng)分析會(huì)。及時(shí)有目地性展開醫(yī)院文書檔案管理考評(píng)分析會(huì)。醫(yī)院文件檔案管理負(fù)責(zé)人分析與總結(jié)所檢查到的結(jié)果,及時(shí)發(fā)現(xiàn)文書管理工作中存在問題,并提出改進(jìn)的管理方案,及時(shí)向上級(jí)匯報(bào),進(jìn)一步聽取工作人員在工作中提出的意見與建議,能夠及時(shí)完善管理制度,能夠進(jìn)一步提升工作質(zhì)量與效率。⑤及時(shí)改進(jìn)不足之處,在文件歸檔管理中存在弊端,應(yīng)當(dāng)及時(shí)改進(jìn),提出有效的解決措施。對(duì)于還沒有來(lái)得及解決的問題,可以繼續(xù)進(jìn)入下一循環(huán)中尋找解決方案,從而進(jìn)一步提升醫(yī)院文書檔案管理水平。
3 結(jié)語(yǔ)
該文對(duì)PDCA循環(huán)在醫(yī)院文書檔案管理中的運(yùn)用做了簡(jiǎn)要的分析,PDCA循環(huán)能夠有利于提高醫(yī)院文書檔案管理工作質(zhì)量與工作效率,值得醫(yī)院在文書檔案管理工作中參考及應(yīng)用。
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(收稿日期:2018-08-21)