孫潔

摘要：中學檔案工作也要適應新時代的發(fā)展，所以利用信息技術做好電子檔案成為主要課題，本文對電子檔案形成和存在的問題進行了深入剖析，并提出了一系列解決的辦法

關鍵詞：中學；電子檔案；信息化；建設

隨著信息時代的到來，中學檔案也進入新時代，傳統(tǒng)檔案建設模式已經(jīng)不能適應新時代發(fā)展的要求，中學電子檔案管理就成為我們的重要課題，信息化建設成為我們主攻的方向。

一、信息化建設的必要性和緊迫性

將信息技術應用到中學電子檔案建設管理工作中，就能夠進一步提高檔案信息的真實性和原始性，將工作人員從繁雜的檔案工作中解脫出來，從而保證中學電子檔案建設的豐富性和全面性，有利于更好發(fā)揮中學電子檔案的作用和功能，確保為中學其他行政部門服務。此外，在中學電子檔案建設過程中，檔案分類、收集和開發(fā)工作也是一項十分繁雜的工作，如果電子檔案平臺管理不完善，上述幾項工作肯定會受到不同程度的影響。而將信息技術融入到中學電子檔案建設管理中，能夠避免上述問題的產(chǎn)生，從而更好提高檔案工作的質量和效率。

二、電子檔案建設存在的問題分析

1.電子檔案建設沒有形成系統(tǒng)性

相對于紙質檔案來說，中學電子檔案建設還屬于一門比較新興的事物。在很多中學檔案建設和管理部門中，工作人員的思維模式和工作觀念還停留在過去傳統(tǒng)檔案建設管理思想中，對中學電子檔案建設的相關理論和知識認識性不足，缺乏對相關領域的全面認識，沒有將中學電子檔案和傳統(tǒng)檔案在工作形式、工作方法和工作對象之間的差異性進行很好的區(qū)分，對中學電子檔案建設缺乏系統(tǒng)性和長期性的規(guī)劃和建設。由于中學檔案部門不注重電子檔案建設，極大的限制了中學電子檔案建設工作的開展，同時還很容易造成中學電子檔案建設重復性，最終影響到電子檔案功能的發(fā)揮，無法提高學校檔案管理的質量和效率。

2.電子檔案的真實性和原始性建設難度比較大

不管是紙質檔案還是電子化檔案，檔案數(shù)據(jù)信息的真實性和原始性都是體現(xiàn)檔案價值和功能的本質屬性。對于紙質檔案來說，其原始性和真實性通常形式上都比較單一，很容易區(qū)分，因此，紙質檔案在辨別過程中比較簡單，而電子檔案在形成過程中信息很容易變動，信息形成之后能夠被管理員修改或者刪除，因此，電子檔案信息很容易失去真實性。再加上電子檔案和信息載體能夠分離，利用移動設備能夠對檔案進行轉移，因此，在電子檔案建設和管理過程中，如何保證電子檔案數(shù)據(jù)的真實性，如何對電子檔案開展真實性檢驗，就成為學校電子檔案建設過程中需要面臨的一項重要課題。

3.電子檔案建設范圍要明確

電子檔案建設具有儲存信息量大，非物質化特征。電子檔案建設需要借助現(xiàn)代計算機技術、網(wǎng)絡通信技術和數(shù)據(jù)庫儲存技術，實現(xiàn)三者的有效結合，才能實現(xiàn)電子檔案建設管理。在電子檔案建設過程中，需要我們進一步熟悉掌握電子檔案管理系統(tǒng)、儲存介質的儲存量以及建立完善備份制度。但是在系統(tǒng)建設過程中應該建設什么樣的系統(tǒng)，使用哪種數(shù)據(jù)庫技術，檔案生成格式的確定等建設范圍還沒有一個統(tǒng)一的建設標準，電子檔案建設范圍難以確定，進而造成了電子檔案建設和管理的適應性、兼容性和通用性較差，系統(tǒng)運行存在極大的不安全因素，電子檔案安置和復制隨意現(xiàn)象十分普遍，嚴重影響到電子檔案的利用價值和正常功能的發(fā)揮。

4.電子檔案安全方面容易遭受威脅

在電子檔案建設過程中，主要利用計算機和網(wǎng)絡技術開展建設管理工作，而電子檔案文件在產(chǎn)生、傳輸和儲存保管過程中都會受到儲存介質、軟件系統(tǒng)和數(shù)字化環(huán)境的影響。電子檔案系統(tǒng)最終容易受到外界因素的影響，如電腦病毒、黑客攻擊、人為操作不當?shù)纫蛩貒乐赝{到電子檔案建設和管理的安全性?，F(xiàn)階段，中學在進行電子檔案建設過程中對系統(tǒng)的安全性還沒有進行有效的評估，在檔案利用和管理環(huán)節(jié)方面還存在很多漏洞。檔案內容經(jīng)常被修改，在存取過程中相關信息很容易被覆蓋，從而對檔案信息的原始性和完成性造成嚴重破壞。

三、強化信息技術在電子檔案管理中的應用

1.強化檔案信息化基礎設施建設，

中學檔案管理部門應該將電子檔案信息化工作納入到本單位的總體規(guī)劃中，強化電子檔案信息化基礎設施建設。進一步推進微機管理檔案的進程，提高檔案管理部門和各個科室計算機和網(wǎng)絡系統(tǒng)的應用程度和水平，進一步發(fā)揮好檔案室功能和作用。進一步強化檔案部門內部局域網(wǎng)建設，將其和辦公局域網(wǎng)絡進行有效對接，并在校園網(wǎng)上使用檔案網(wǎng)絡管理系統(tǒng)，提高檔案管理系統(tǒng)的兼容性、適用性和適應性，真正實現(xiàn)電子檔案建設管理的數(shù)字化。

2.搞好檔案信息資源建設

要充分利用好信息化檔案管理軟件，按步驟的將現(xiàn)有的檔案信息及時實現(xiàn)數(shù)字化。在信息資源建設過程中，一方面由學校各個基層單位將本年度生產(chǎn)的歸檔電子文件目錄按照檔案部門的要求直接錄入到檔案網(wǎng)絡管理系統(tǒng)中，降低檔案部門工作人員的工作量，同時還能夠保證各個部門檔案原始信息的真實性，對加快實現(xiàn)檔案信息資源共享有很大幫助。另一方面檔案部門需要組織人力將中學原有的檔案卷目轉化為機檢數(shù)據(jù)信息，根據(jù)電子化檔案接受、保管、利用的相關技術手段，加強對中學各個部門電子檔案的收集、鑒定、著錄和歸檔，保證有保存價值文件的真實性和原始性。同時，還要嚴格按照紙質文件和電子文件并存的原則，實現(xiàn)兩種形式文件的并存保管，最終對本校的檔案資源有目的、有計劃實現(xiàn)信息化建設和數(shù)字化處理。

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