聞靜

摘要：本文從闡述了高校學(xué)生檔案管理工作面臨的問題，并提出了學(xué)生檔案管理工作問題的應(yīng)對(duì)策略，以優(yōu)化學(xué)生檔案管理效果，提高學(xué)生檔案的利用率。

關(guān)鍵詞：高校；學(xué)生檔案管理；問題；對(duì)策

高校學(xué)生檔案能夠反映學(xué)生在高校學(xué)習(xí)期間的各種表現(xiàn)，是我國人事檔案管理的起點(diǎn)。高校學(xué)生檔案管理直接影響著高校學(xué)生的未來發(fā)展。因此，高校必須加強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案管理工作的重視，做好學(xué)生檔案管理工作。然而，受傳統(tǒng)高校管理的影響，有些高校的學(xué)生檔案管理工作仍存在著重視程度不夠、制度建設(shè)滯后、缺乏專業(yè)人員等問題，檔案管理工作不夠科學(xué)規(guī)范，學(xué)生檔案利用效率不高。針對(duì)這些問題，高校積極探索學(xué)生檔案管理工作的科學(xué)途徑。研究高校學(xué)生檔案管理工作面臨的問題及對(duì)策不僅能夠提高學(xué)生檔案管理工作效率，而且對(duì)高校服務(wù)質(zhì)量的提升有著直接意義。

一、高校學(xué)生檔案管理工作面臨的問題

1.重視程度不夠

有些高校缺乏對(duì)學(xué)生檔案管理工作的重視，將管理重點(diǎn)放在科研和教學(xué)工作方面，十分重視教師隊(duì)伍建設(shè)和科研項(xiàng)目建設(shè)，強(qiáng)調(diào)校園安全保護(hù)工作與硬件設(shè)施建設(shè)工作，而忽視了學(xué)生檔案管理工作。在這種情況下，高校的檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，沒有積極完善學(xué)生檔案管理體制。并且，現(xiàn)階段，很多高校的學(xué)生檔案管理部門歸屬不統(tǒng)一，有些學(xué)校將學(xué)生檔案管理工作交給組織人事部門，有些學(xué)校將學(xué)生檔案管理工作交給學(xué)生處，有些學(xué)校將學(xué)生檔案管理工作交給招生處，缺乏對(duì)學(xué)生檔案的統(tǒng)一管理。

2.制度建設(shè)滯后

現(xiàn)階段，很多高校都沒有積極制定關(guān)于學(xué)生檔案管理的相關(guān)規(guī)定，學(xué)生檔案管理缺乏科學(xué)規(guī)范的管理流程和管理制度。在這種情況下，學(xué)生檔案的收集、整理、歸檔、借閱、利用等都沒有明確的規(guī)章制度要求和統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，學(xué)生檔案資料不全，檔案收集和歸檔十分隨意，缺乏對(duì)檔案的科學(xué)管理。另外，還有一些學(xué)校沒有對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行科學(xué)整理，導(dǎo)致學(xué)生檔案中存在著一些虛假信息，嚴(yán)重影響學(xué)生檔案的利用，甚至?xí)?duì)學(xué)生未來就業(yè)產(chǎn)生不良影響。

3.管理方式陳舊

現(xiàn)階段，很多高校的學(xué)生檔案管理工作仍采用傳統(tǒng)的手工操作的紙質(zhì)化管理模式，管理方式陳舊。具體來講，很多高校依靠輔導(dǎo)員和院系秘書的手工操作來管理學(xué)生檔案，工作效率較低，時(shí)間花費(fèi)較大，很容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。并且，部分輔導(dǎo)員和院系秘書會(huì)利用職權(quán)之便更改學(xué)生檔案來謀取經(jīng)濟(jì)利益，嚴(yán)重影響學(xué)生檔案的真實(shí)性。另外，在高校擴(kuò)招政策下學(xué)生檔案數(shù)量越來越多，檔案管理工作量也越來越大，需要高校使用現(xiàn)代化、信息化的管理方式。然而，目前高校手工操作管理模式嚴(yán)重阻礙信息化檔案管理的開展，管理方式陳舊。

4.缺乏專業(yè)人員

目前，高校十分缺乏專業(yè)的檔案管理人員。大多數(shù)高校的檔案管理崗位都是由輔導(dǎo)員或院系秘書兼任的。而輔導(dǎo)員和院系秘書缺乏對(duì)專業(yè)的檔案管理知識(shí)和技術(shù)的系統(tǒng)學(xué)習(xí)，檔案意識(shí)不強(qiáng)，檔案管理缺乏專業(yè)性。并且，輔導(dǎo)員和院系秘書還要承擔(dān)其他工作，難以集中精力進(jìn)行學(xué)生檔案管理，學(xué)生檔案管理工作效率不高。另外，很多高校的學(xué)生檔案管理缺乏對(duì)學(xué)生檔案的編研和開發(fā)利用，僅僅將學(xué)生檔案放在柜子應(yīng)付上級(jí)檢查，沒有將學(xué)生檔案應(yīng)用在學(xué)生就業(yè)和發(fā)展的過程中。

二、高校學(xué)生檔案管理工作的對(duì)策

1.更新檔案管理觀念

高校學(xué)生檔案管理工作應(yīng)積極更新檔案管理理念，引入現(xiàn)代化管理觀念，開展現(xiàn)代化管理。為此，高校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案管理工作的重視，充分認(rèn)識(shí)到學(xué)生檔案管理工作對(duì)學(xué)生發(fā)展和學(xué)校管理的重要性，將學(xué)生檔案管理工作納入學(xué)校管理體系，制定明確的學(xué)生檔案管理目標(biāo)，統(tǒng)一規(guī)定學(xué)生檔案管理的歸屬部門，加錢對(duì)學(xué)生檔案的統(tǒng)一管理。并且，高校應(yīng)積極樹立電子化、網(wǎng)絡(luò)化的管理理念，不斷提高學(xué)校管理人員的檔案意識(shí)和信息意識(shí)，鼓勵(lì)檔案管理人員運(yùn)用信息技術(shù)開展學(xué)生檔案管理工作，提高學(xué)生檔案管理效率。

2.加強(qiáng)制度建設(shè)

健全的制度是高校學(xué)生檔案管理工作的重要保障，因此，高校應(yīng)加強(qiáng)學(xué)生檔案管理制度建設(shè)，形成完善學(xué)生檔案管理制度體系。為此，高校應(yīng)積極明確學(xué)生檔案管理部門，并規(guī)定學(xué)生檔案管理部門的職責(zé)，確定學(xué)生檔案管理工作內(nèi)容和工作范圍。并且，學(xué)生檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)歸檔，確保學(xué)生檔案材料的連貫性好全面性。另外，高校應(yīng)制定統(tǒng)一的學(xué)生檔案存檔標(biāo)準(zhǔn)，明確各類學(xué)生檔案的內(nèi)容，防止學(xué)生檔案內(nèi)容殘缺。最后，高校應(yīng)制定學(xué)生檔案接收、管理、存放、傳遞、利用等各方面的規(guī)定，確保學(xué)生檔案材料的安全性與真實(shí)性。

3.改進(jìn)管理模式

在信息技術(shù)時(shí)代，高校應(yīng)積極改進(jìn)學(xué)生檔案管理模式，開展信息化學(xué)生檔案管理。為此，高校應(yīng)積極改革學(xué)生檔案管理手段，購置計(jì)算機(jī)設(shè)備，完善計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，加強(qiáng)信息技術(shù)在學(xué)生檔案管理中的應(yīng)用。并且，高校應(yīng)積極建立學(xué)生誠信檔案信息系統(tǒng)、心理檔案信息系統(tǒng)、學(xué)籍檔案信息系統(tǒng)、貧困生檔案系統(tǒng)等，采用電子檔案的形式對(duì)學(xué)生信息進(jìn)行保存，便于學(xué)生檔案信息的檢索和管理，進(jìn)而提高學(xué)生檔案的管理效率。

4.提高管理人員素質(zhì)

高素質(zhì)管理人員能夠有效提高高校學(xué)生檔案管理工作質(zhì)量，因此，高校應(yīng)不斷提高學(xué)生檔案管理人員的素質(zhì)。而學(xué)生檔案管理工作具有較強(qiáng)的原則性、政策性和服務(wù)性特征，要求管理人員具備愛崗敬業(yè)精神、過硬的政治素養(yǎng)、專業(yè)的管理技能等，熟悉檔案學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)、檔案管理等專業(yè)知識(shí)，掌握基本的信息技術(shù)操作。為滿足這些要求，高校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案管理人員的管理技能培訓(xùn)、信息技術(shù)培訓(xùn)、檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，提高管理人員的學(xué)生檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)：

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