李曉秋
(馬鞍山職業(yè)技術(shù)學(xué)院 辦公室,安徽 馬鞍山 243011)
中國特色社會(huì)主義進(jìn)入了新時(shí)代,工會(huì)要把握新的歷史方位,保持和增強(qiáng)黨的工會(huì)工作的政治性、先進(jìn)性、群眾性,就要深化工會(huì)改革,強(qiáng)化工會(huì)職能,切實(shí)提高工會(huì)管理水平。改革需要?jiǎng)?chuàng)新,創(chuàng)新源于積累。工會(huì)檔案工作是工會(huì)管理的基礎(chǔ)性、累積性工作,加強(qiáng)工會(huì)檔案工作是夯實(shí)工會(huì)管理、深化工會(huì)改革的一條有效途徑。
檔案是“過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”[1](p5)??脊虐l(fā)現(xiàn),我國檔案始于商甲骨檔案,歷經(jīng)金石、簡帛、簡牘、紙質(zhì)、膠片、磁介質(zhì)、光盤等檔案形式,目前電子檔案發(fā)展迅速。檔案是社會(huì)實(shí)踐的原始記錄,是社會(huì)重要的信息資源,工會(huì)組織在工作中也會(huì)形成檔案。本文所指“工會(huì)檔案”,是指工會(huì)組織在工作中形成的具有利用價(jià)值并經(jīng)過整理、按照一定方式保管的歷史記錄,包括文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、聲像檔案等,主要由全總及地方(行業(yè))工會(huì)組織的檔案、基層工會(huì)形成的目前歸屬于所在單位的檔案構(gòu)成。
泰勒認(rèn)為,管理是建立目標(biāo),然后用最好的方法經(jīng)過他人的努力來達(dá)到目標(biāo)的藝術(shù)。工會(huì)管理就是通過工會(huì)資源配置,經(jīng)過計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制及反饋系統(tǒng),建立起工會(huì)的組織體系,實(shí)現(xiàn)工會(huì)工作目標(biāo)的過程。
檔案工作廣義指“檔案室工作、檔案館工作、檔案行政管理工作、檔案教育工作、檔案科學(xué)研究工作和檔案出版工作等”[2](p41),狹義指“檔案室、文件中心、檔案館所從事的檔案業(yè)務(wù)工作,基本內(nèi)容包括檔案的接受和征集、價(jià)值鑒定、整理、保管、編目與檢索、編研與研究、利用服務(wù)和檔案統(tǒng)計(jì)”[2](p41),通常稱“檔案管理”。
我國檔案工作實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級(jí)管理”的原則。黨政檔案統(tǒng)一管理,全國檔案事業(yè)由各級(jí)主管檔案的行政管理部門統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)監(jiān)督、檢查、指導(dǎo),各行業(yè)、領(lǐng)域主管部門(組織)在同級(jí)檔案主管部門的監(jiān)督、指導(dǎo)下,結(jié)合自身特點(diǎn)對(duì)本行業(yè)、領(lǐng)域內(nèi)檔案工作進(jìn)行管理。各級(jí)工會(huì)有本組織內(nèi)檔案工作規(guī)劃、監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)的責(zé)任。
為便于探討工會(huì)組織的檔案工作,本文稱工會(huì)組織對(duì)本機(jī)關(guān)的檔案管理工作為“工會(huì)檔案管理”,稱工會(huì)組織對(duì)本機(jī)關(guān)的檔案管理及對(duì)下級(jí)工會(huì)組織檔案工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)為“工會(huì)檔案工作”,即本文的工會(huì)檔案工作指工會(huì)組織開展的與檔案有關(guān)的各類工作,包括全總、地方(行業(yè))工會(huì)的檔案管理,全總、地方(行業(yè))工會(huì)對(duì)下級(jí)工會(huì)檔案業(yè)務(wù)的監(jiān)督、檢查、指導(dǎo),基層工會(huì)組織的檔案資料收集、立卷、歸檔,工作主體是工會(huì)組織。工會(huì)檔案工作是工會(huì)管理的重要組成部分。
檔案具有憑證參考、資政修史、宣傳教育的作用。工會(huì)檔案是工會(huì)重要的信息資源,檔案工作是工會(huì)的基礎(chǔ)性工作。新時(shí)期加強(qiáng)工會(huì)檔案工作,發(fā)揮工會(huì)檔案工作的特殊作用,對(duì)夯實(shí)工會(huì)管理、推進(jìn)工會(huì)改革具有重要意義。
中國工會(huì)文化是中國特色社會(huì)主義文化建設(shè)的組成部分。工會(huì)檔案是工運(yùn)史專家學(xué)者研究工運(yùn)史的重要史料,是工會(huì)文化的保存和傳承載體,是工會(huì)文化建設(shè)的重要組成部分。目前,工會(huì)建會(huì)廣、會(huì)員數(shù)量大,利用工會(huì)在維護(hù)、建設(shè)、參與教育等工作中形成的文字、聲像、實(shí)物等檔案,進(jìn)行工運(yùn)史研究,開展檔案利用服務(wù),進(jìn)行網(wǎng)上推送、展覽、宣傳冊(cè)發(fā)放、公益廣告等宣傳教育活動(dòng),可以發(fā)揮廣泛的群體文化影響作用,宣傳工會(huì),培育廣大職工的文化自信和社會(huì)主義核心價(jià)值觀。
工會(huì)檔案是工會(huì)組織在管理過程中原始記錄的留存,是工會(huì)工作的“伴生物”和“錄影帶”。檔案工作的原則要求檔案保管要齊全完整,檔案收集工作必須實(shí)施前段控制,保證工會(huì)管理中材料形成的完整與規(guī)范,在加強(qiáng)檔案的收集、歸檔工作的同時(shí),能促進(jìn)工會(huì)規(guī)范化管理。在工會(huì)工作檢查考核中,查閱檔案比查閱資料更能檢查出工會(huì)工作的真實(shí)性,是監(jiān)督、檢查工會(huì)工作實(shí)際情況的最佳方式,是促進(jìn)工會(huì)工作“去形式化”的有效方法,是工會(huì)管理是否扎實(shí)、規(guī)范的“顯示器”。
社會(huì)的信任度是與社會(huì)組織的發(fā)達(dá)程度正相關(guān)的。工會(huì)作為我國最大的社會(huì)組織,“工會(huì)作用的發(fā)揮和地位的體現(xiàn),必須通過勞動(dòng)者的認(rèn)可和信任才能實(shí)現(xiàn)”[3](p44)。工會(huì)要把握新時(shí)代職工群眾對(duì)美好生活需要日益增長的特點(diǎn),把握職工對(duì)民主、法治、公平、正義等方面要求日益增長的特點(diǎn),在政府讓渡出的社會(huì)管理空間里,贏得廣大職工的認(rèn)可和信任,才能真正成為黨和政府聯(lián)系職工的橋梁紐帶。工會(huì)檔案是保存工會(huì)歷史的原始文獻(xiàn),是具有法律憑證作用的原始資料,通過讓職工查閱、利用檔案,有助于維護(hù)職工的知情權(quán)、參與權(quán)、監(jiān)督權(quán),是讓職工了解、監(jiān)督工會(huì)工作的有效途徑,是獲得職工普遍信任的最真實(shí)有效的方法,可提高工會(huì)工作的“群眾性”。
《檔案法》規(guī)定“一切國家機(jī)關(guān)、武裝力量、政黨、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護(hù)檔案的義務(wù)”。工會(huì)組織有義務(wù)形成工會(huì)檔案并安全保管、提供利用,這是對(duì)社會(huì)精神財(cái)富積累、利用的法律責(zé)任?!熬S護(hù)服務(wù)邏輯是工會(huì)本原的行動(dòng)邏輯,即組織首先要對(duì)會(huì)員和職工負(fù)責(zé)。”[4](p2)工會(huì)有義務(wù)保存工作中形成的有關(guān)工會(huì)會(huì)員的檔案,有義務(wù)在不損害國家、集體利益和不侵犯他人權(quán)益的情況下,為組織、個(gè)人提供工會(huì)的檔案利用服務(wù)。在職工越來越社會(huì)化而非“單位人”的發(fā)展趨勢下,工會(huì)作為職工相對(duì)穩(wěn)定的社會(huì)關(guān)系存在,工會(huì)檔案是職工社會(huì)存在的一種憑據(jù),加強(qiáng)檔案工作是工會(huì)組織在法治社會(huì)中的責(zé)任擔(dān)當(dāng)。
信息資源是信息社會(huì)重要的三大資源之一,檔案包含大量有價(jià)值的信息,是最具真實(shí)性的信息資源。檔案工作可以極大地促進(jìn)工會(huì)的信息資源建設(shè),匯集優(yōu)質(zhì)信息資源,服務(wù)工會(huì)管理,服務(wù)廣大會(huì)員,服務(wù)社會(huì)。把握數(shù)字檔案發(fā)展契機(jī),發(fā)展數(shù)字檔案建設(shè),可促進(jìn)工會(huì)管理現(xiàn)代化,為智慧工會(huì)建設(shè)打下基礎(chǔ)。
當(dāng)前,中華全國總工會(huì)(以下簡稱全總)及各級(jí)地方(行業(yè))工會(huì)的檔案管理是按照黨政機(jī)關(guān)檔案管理辦法實(shí)施;國有企事業(yè)單位工會(huì)檔案資料按照本單位檔案部門的要求收集、整理,歸入所在單位的文書、會(huì)計(jì)、聲像等檔案,由單位檔案館(室)統(tǒng)一管理,工會(huì)保存相關(guān)資料備查;非公企事業(yè)(組織)工會(huì)的檔案工作總體相對(duì)滯后。檔案工作是社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)中一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作,普遍不被重視;在國家檔案事業(yè)中,工會(huì)檔案工作狀況相對(duì)較差。
工會(huì)被賦予的“輔助部門”角色,致使工會(huì)檔案工作在檔案事業(yè)中不被重視?!笆濉逼陂g,國家檔案局就專門檔案管理制定了“傷殘撫恤人員檔案”等100個(gè)國家基本專業(yè)檔案目錄,要求相關(guān)部門制定專業(yè)檔案歸檔范圍和管理辦法,工會(huì)方面的計(jì)劃被忽略?;鶎庸?huì)的檔案由單位檔案室(館)管理,同樣不被重視。
工會(huì)是黨領(lǐng)導(dǎo)下的群眾性社會(huì)組織,有區(qū)別于其他組織的工作對(duì)象、內(nèi)容、方式、目標(biāo),應(yīng)該有自身獨(dú)有的文件歸檔及管理方式,但現(xiàn)實(shí)中工會(huì)檔案工作卻照搬黨政機(jī)關(guān)的做法,沒有形成符合工會(huì)特點(diǎn)的檔案管理模式?;鶎庸?huì)是獨(dú)立法人主體,但單位檔案館(室)沒有工會(huì)專門的檔案門類,沒有專門管理。給予檔案工作的人力、物力、財(cái)力支持不夠,市級(jí)及以下工會(huì)組織基本沒有專職檔案工作人員,檔案專業(yè)人員缺乏;檔案管理系統(tǒng)更新不及時(shí);檔案室“三分開”建設(shè)及配套設(shè)施不健全。2017年7月全總《文書檔案歸檔范圍和文書檔案保管期限》通過國家檔案局審核并實(shí)施,但各級(jí)地方工會(huì)及行業(yè)工會(huì)跟進(jìn)緩慢。
全總要求設(shè)立的困難職工檔案、勞模檔案不適用于基層單位。這兩類檔案雖有工會(huì)的獨(dú)特性,但基層工會(huì)此類材料很少,基層單位檔案室普遍沒設(shè)此類檔案;另一方面,基層工會(huì)大量資料不屬于本單位文書檔案歸檔范圍,存滯在工會(huì)內(nèi)部,缺乏專業(yè)管理,散失嚴(yán)重。工會(huì)組織檔案沒按照要求實(shí)行集中統(tǒng)一管理?!肮?huì)檔案管理主要有三種模式:分散管理模式,單項(xiàng)分頭歸口管理模式,集中管理”[5](p165),基層工會(huì)的檔案集中于綜合檔案室(館),但分散于文書、聲像等各檔案門類中。各級(jí)工會(huì)關(guān)于檔案工作的制度規(guī)范不健全,普遍存在制度修訂不及時(shí)的情況。工會(huì)檔案材料的收集和管理不到位,利用率低,編研資料少,檔案的宣傳教育作用發(fā)揮不充分,“八防”保管不達(dá)標(biāo)。
思想上重視工會(huì)檔案工作,樹立政治意識(shí)、大局意識(shí),認(rèn)識(shí)到工會(huì)檔案工作是黨的群眾路線在檔案工作中的體現(xiàn);手段上制度與技術(shù)并舉,將檔案工作納入頂層設(shè)計(jì),從制度入手,用專業(yè)化、信息化驅(qū)動(dòng)檔案工作;方法上內(nèi)外結(jié)合,尋求外部支持,強(qiáng)化內(nèi)部建設(shè),建立內(nèi)外聯(lián)動(dòng)、“上促下”的機(jī)制,從“質(zhì)、量、用”上加強(qiáng)工會(huì)檔案工作。
積極加強(qiáng)與檔案行政主管部門的聯(lián)系,爭取檔案主管部門的支持與指導(dǎo),接受檔案主管部門的監(jiān)督與檢查,使工會(huì)檔案工作在國家檔案事業(yè)中占有重要一席之地并獲得快速發(fā)展。爭取基層單位檔案部門支持、指導(dǎo),加強(qiáng)對(duì)工會(huì)檔案的編研、開發(fā)、利用。
完善工會(huì)檔案工作相關(guān)規(guī)章制度。在全國各級(jí)工會(huì)組織實(shí)行檔案規(guī)范化管理,全總、各地方(行業(yè))工會(huì)會(huì)同同級(jí)行政管理部門修訂、編制工會(huì)檔案歸檔范圍和管理辦法,各基層工會(huì)會(huì)同本系統(tǒng)本單位檔案部門修訂,制定本單位工會(huì)檔案歸檔范圍和管理辦法。建立上級(jí)工會(huì)組織對(duì)下級(jí)檔案工作監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)的工作機(jī)制。區(qū)別對(duì)待條件不具備的基層工會(huì)組織的檔案工作。以“為可為之處,不遺漏,不越界”的要求,加強(qiáng)小微、非公企事業(yè)單位的工會(huì)檔案工作。結(jié)合聯(lián)合工會(huì)的組建模式,建立聯(lián)合工會(huì)檔案,加強(qiáng)維權(quán)檔案的建設(shè),使之“不遺漏”;對(duì)涉及企業(yè)內(nèi)部事項(xiàng)的檔案資料“不越界”,維護(hù)企業(yè)自身合法利益,不強(qiáng)求資料的齊全完整,檔案工作逐步推進(jìn)。
工會(huì)有明確的社會(huì)職能,應(yīng)設(shè)立專門檔案?;鶎庸?huì)設(shè)立新的檔案類別——職工權(quán)益檔案,收集維護(hù)職工政治、經(jīng)濟(jì)、文化等方面權(quán)益的職代會(huì)、集體合同、關(guān)心救助(可包括困難職工檔案)與教育培養(yǎng)(可包括勞模檔案)方面的檔案資料,即把困難職工檔案和勞模檔案并入,解決基層工會(huì)檔案設(shè)置問題。基層工會(huì)的檔案采取“暫存+分立”管理模式,檔案形成后暫時(shí)存放在工會(huì)內(nèi)部,使用兩年后移交到綜合檔案室,設(shè)專柜保管,實(shí)行工會(huì)檔案專門化管理。
工會(huì)的檔案是社會(huì)的財(cái)富,是工會(huì)發(fā)展的歷史記憶,更是工會(huì)的財(cái)富,把工會(huì)的檔案列入工會(huì)資產(chǎn),符合工會(huì)的組織性質(zhì),有利于加強(qiáng)工會(huì)檔案工作。檔案管理的信息化可實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容和實(shí)體分離管理,可實(shí)現(xiàn)檔案部門集中統(tǒng)一實(shí)體管理,工會(huì)組織虛擬擁有、管理、使用電子檔案,掌握工會(huì)的檔案信息資產(chǎn)。把檔案工作作為工會(huì)工作的一項(xiàng)內(nèi)容,納入工會(huì)工作目標(biāo)及檢查,促進(jìn)工會(huì)檔案工作發(fā)展;以檔案為工會(huì)工作檢查考核的主要材料形式,以檔案衡量工會(huì)管理,落實(shí)“去形式化”,促進(jìn)工會(huì)務(wù)實(shí)、細(xì)致、規(guī)范管理。
加強(qiáng)工會(huì)對(duì)檔案工作的主體責(zé)任意識(shí),給予檔案工作各方面支持。引進(jìn)檔案專業(yè)人才,開展系統(tǒng)內(nèi)檔案知識(shí)培訓(xùn),提高檔案工作人員的專業(yè)化水平。嚴(yán)格檔案管理制度規(guī)范的制定和執(zhí)行。在工會(huì)組織內(nèi)建立檔案資料收集網(wǎng)絡(luò),加強(qiáng)檔案資料收集環(huán)節(jié),把好工會(huì)檔案工作第一關(guān)。積極開展檔案編研工作,編制工會(huì)歷史、勞模事跡、職工風(fēng)采、維權(quán)案例、工匠技藝等文字、聲像、圖片等形式的檔案編研產(chǎn)品,促進(jìn)檔案資源開發(fā)、利用與宣傳,發(fā)揮檔案價(jià)值。廣泛采用現(xiàn)代化管理手段,加強(qiáng)多媒體檔案管理。推進(jìn)工會(huì)數(shù)字檔案建設(shè),利用后發(fā)優(yōu)勢,應(yīng)用先進(jìn)的檔案信息資源管理系統(tǒng)。從大數(shù)據(jù)構(gòu)建入手,整合工會(huì)網(wǎng)站、移動(dòng)工會(huì)平臺(tái)等虛擬平臺(tái)數(shù)據(jù),積累工會(huì)檔案信息資源。保存工會(huì)電子檔案,實(shí)現(xiàn)工會(huì)檔案虛擬資產(chǎn)管理。共享各級(jí)工會(huì)分布存儲(chǔ)的數(shù)字檔案,構(gòu)成工會(huì)檔案虛擬全宗,打造工會(huì)檔案信息資源共享平臺(tái),為智慧工會(huì)建設(shè)打下基礎(chǔ)。
綜上所述,工會(huì)檔案是社會(huì)財(cái)富,做好工會(huì)檔案工作對(duì)廣大職工具有重要的現(xiàn)實(shí)意義,對(duì)社會(huì)發(fā)展具有深遠(yuǎn)的影響,因此,工會(huì)有義務(wù)、有責(zé)任把工會(huì)檔案工作做好。