朱麗麗

摘要：現(xiàn)如今各部門越來越重視檔案管理工作，就檔案管理的相關(guān)策略本文做出了初步探討。首先，檔案管理相關(guān)工作需要各級領(lǐng)導(dǎo)的重視，只有政策的維護(hù)，才能使檔案管理工作順利進(jìn)行。其次，檔案管理工作離不開工作人員的高效管理，檔案管理人員需要采取有力措施，做好歸檔工作。最后，檔案管理人員要定期接受培訓(xùn)，緊跟時(shí)代步伐，做到效率優(yōu)先，質(zhì)量優(yōu)先。

關(guān)鍵詞：檔案 管理 培訓(xùn) 重要性

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-5349（2018）24-0112-02

單位的發(fā)展需要檔案管理做基礎(chǔ)，檔案對于一個(gè)單位的發(fā)展至關(guān)重要。但是，目前還有很多單位沒有認(rèn)識到其中的重要性，對于檔案管理一直是忽視的，所以導(dǎo)致我國很多部門的檔案管理工作出現(xiàn)滯后等現(xiàn)象。不僅表現(xiàn)在相關(guān)工作人員知識的匱乏上，還體現(xiàn)在歸檔效率低，管理缺乏規(guī)范化、科學(xué)化等問題上。檔案主要記錄的是一個(gè)單位的發(fā)展歷程，包括它所獲得的一切先進(jìn)成果。檔案為本單位的現(xiàn)狀分析以及未來的發(fā)展趨勢提供了有力的憑證和依據(jù)。我國正處于高速發(fā)展時(shí)期，做好檔案管理工作尤為重要，因?yàn)樗粌H記錄了一個(gè)單位的發(fā)展歷程，同時(shí)也體現(xiàn)了一個(gè)單位的先進(jìn)理念。所以，關(guān)于檔案管理工作我們應(yīng)該勇于創(chuàng)新、敢于探索，這對于單位的發(fā)展具有重要意義。做好檔案管理的相關(guān)工作不僅會(huì)影響一個(gè)單位工作的發(fā)展，對于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)的全面發(fā)展以及提升競爭力都具有重要意義。檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化已經(jīng)勢在必行，唯獨(dú)堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)的原則，廣泛接納和吸收先進(jìn)的檔案管理的研究成果，才能夠提升自身的檔案管理水平。做好檔案管理工作，不僅是適應(yīng)新形勢的必要選擇，也是實(shí)現(xiàn)檔案管理部門的自身價(jià)值的重要體現(xiàn)，同時(shí)也是檔案管理人員實(shí)現(xiàn)歷史責(zé)任及人生價(jià)值的重要途徑。為做好檔案管理工作，提出以下策略：

一、高度重視，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)

目前，我國的檔案管理工作已受到高度重視，各部門將檔案管理工作納入了日程，無論是從認(rèn)識上、組織上還是措施上都得到了較高的認(rèn)可。檔案工作應(yīng)該列入全局的長遠(yuǎn)規(guī)劃、年度規(guī)劃。各種制度都為檔案工作提供了很好的保障。《檔案工作保密制度》《檔案材料歸檔制度》等相關(guān)檔案管理制度能夠明確檔案工作者的職責(zé)和任務(wù)，同時(shí)也規(guī)定了歸檔的范圍及整理要求，使各有關(guān)單位對文件材料的形成、積累、收集、整理有據(jù)可依?！稒n案人員崗位責(zé)任制》和考核、獎(jiǎng)懲制度，能夠有效、充分地發(fā)揮和調(diào)動(dòng)檔案管理者的積極性。實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化不僅能夠使檔案工作更加井然有序，還能夠使檔案工作變得更加高效，同時(shí)在質(zhì)量上也會(huì)有所提高。如果能夠以計(jì)算機(jī)輔助檔案管理工作，那么檔案管理工作會(huì)更加高效。體現(xiàn)在檔案的檢索及檔案的質(zhì)量上。在進(jìn)行檔案的分類和歸檔時(shí)，將檔案中所有紙質(zhì)文件的相關(guān)材料及目錄全部錄入電腦，形成電子文檔，這樣更有利于文檔的保存。紙質(zhì)材料容易出現(xiàn)破損，并且在保管上也存在很多不便和困難。相對而言，電子文檔更加利于保存，而且節(jié)省空間。

二、采取有力措施，做好歸檔和利用工作

根據(jù)相關(guān)部門的要求，檔案部門要全力配合其他部門做好檔案的整理、歸檔和檔案移交等工作。管理人員開展檔案工作的時(shí)候，要把各種檔案按組卷的要求，由立卷人整理，按有關(guān)檔案管理的規(guī)定裝訂并移送檔案室統(tǒng)一保管，步驟方面必須是一步一步進(jìn)行，不能簡化手續(xù)。新到崗的檔案管理人員要了解自己的工作基本情況，對于各種檔案的文字書寫，要嚴(yán)格按照規(guī)定實(shí)行。在做檔案工作的時(shí)候要了解到檔案一般是不允許外借的，確因工作需要借閱檔案的情況下，必須按照相關(guān)的檔案程序進(jìn)行辦理，特別機(jī)密的一些檔案的外借，需要領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門的批準(zhǔn)。檔案工作要做到安全保管，必須進(jìn)行定期檢查，檔案保管條件必須嚴(yán)格遵守，另外，檔案工作人員要做到防盜和防火以及防潮的準(zhǔn)備，隨時(shí)打掃防塵，保持經(jīng)常通風(fēng)，而且要防失密。工作人員在檔案室工作的時(shí)候要注意檔案室的一些工作行為的要求，例如檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙、嚴(yán)禁存放易燃和易爆物品，另外還要注意的是嚴(yán)禁使用電器。必須嚴(yán)格按要求借出檔案，大部分檔案的借出都有一定的時(shí)限，檔案的案卷一般借出的時(shí)間不能超過七天，如果出現(xiàn)延期的使用，那么需要補(bǔ)辦延期手續(xù)。檔案工作必須嚴(yán)格按照制度開展，特別是檔案歸類，一定要根據(jù)具體的工作操作流程進(jìn)行，必須保證檔案保存設(shè)施的絕對安全。檔案管理人員必須要進(jìn)行季度性的整理，同時(shí)要重新把一些檔案進(jìn)行歸類以及整理，對于有問題的檔案要及時(shí)和當(dāng)事人聯(lián)系，盡快整理完畢。

三、積極參加檔案培訓(xùn)，完成上級交辦的任務(wù)

為進(jìn)一步提升檔案管理工作者的知識水平，提升他們的實(shí)踐能力，增強(qiáng)他們的知識儲(chǔ)備，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化，檔案管理人員必須定期參加檔案管理的相關(guān)知識和技能培訓(xùn)。要充分利用《檔案工作法規(guī)文件與業(yè)務(wù)知識匯編》以及《歸檔文件整理規(guī)則匯編》等重要工具書，它們在豐富檔案管理人員知識的同時(shí)，也為工作者提供開展工作的依據(jù)。對檔案管理者的培訓(xùn)不僅有相關(guān)理論知識的培訓(xùn)，還包括檔案管理技能的培訓(xùn)。

為工作者更好地完成檔案管理工作做充分的準(zhǔn)備。對檔案管理者進(jìn)行有針對性的職業(yè)培訓(xùn)，能夠使檔案管理人員更好地掌握檔案管理相關(guān)的理論知識和較為實(shí)用的技巧。如此有利于檔案管理者充分適應(yīng)本單位的工作需求。不僅如此，接受檔案管理工作的相關(guān)培訓(xùn)能夠使檔案管理者對檔案管理工作有一個(gè)整體的認(rèn)識和把握，在檔案管理的理論知識上也會(huì)有一個(gè)全新的認(rèn)識。檔案管理者不僅能夠?qū)n案的歸檔和分類有充分的了解和認(rèn)識，還能夠結(jié)合時(shí)代的特點(diǎn)了解現(xiàn)代信息背景下的電子檔案管理知識。讓單位了解檔案管理的重要性，讓檔案管理人員掌握檔案管理的范圍，掌握規(guī)范管理流程，這些是檔案管理培訓(xùn)的重點(diǎn)。培訓(xùn)者通過分析檔案管理人員在實(shí)際的工作當(dāng)中所存在的疑難問題，進(jìn)行有針對性的指導(dǎo)。規(guī)范的操作技巧的掌握對檔案管理者來說是非常重要的，這是理論指導(dǎo)實(shí)踐的重要環(huán)節(jié)。對檔案管理者的培訓(xùn)是緊迫的，也是必不可少的。因?yàn)榻邮芘嘤?xùn)的工作者能夠在多次的學(xué)習(xí)中提升自己的檔案管理的相關(guān)知識儲(chǔ)備，還可以提高自己的實(shí)際操作能力，是促進(jìn)自身發(fā)展的重要契機(jī)。

四、結(jié)語

檔案管理工作經(jīng)常被忽視，但是卻是一件非常重要的工作。目前，檔案管理部門需要大量吸納專業(yè)性強(qiáng)以及具有先進(jìn)理念的工作者。以往由于對該工作的忽視，導(dǎo)致相關(guān)工作的松懈。認(rèn)識不足、缺乏責(zé)任感和使命感以及相關(guān)知識的欠缺導(dǎo)致了我國檔案管理工作的相對滯后。檔案管理工作專業(yè)性強(qiáng)，對相關(guān)部門的工作人員要求很高。比如檔案管理的信息化就需要我們調(diào)整以往的觀念及知識結(jié)構(gòu)，適應(yīng)時(shí)代的需要，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、系統(tǒng)化、信息化。檔案管理工作繁雜瑣碎，包括平時(shí)工作的收文管理，整理歸檔，電子檔案的管理，其他檔案的管理，人事檔案的管理及聲像檔案整理等。所以提高檔案管理的工作效率和管理水平尤為重要。各部門各單位對檔案管理工作的重視程度存在差異。檔案管理工作不僅包括檔案的統(tǒng)一管理，還包括檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理。只有將這兩部分的工作都做好，才有可能將管理工作做得更好。各單位必須認(rèn)識到檔案管理的重要性，只有在重視的情況下才有可能以嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的態(tài)度去對待相關(guān)的檔案管理工作，才能使檔案管理工作體現(xiàn)更現(xiàn)實(shí)更實(shí)際的意義。

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責(zé)任編輯：于蕾