陳常翠

摘要：大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理面臨著更多的挑戰(zhàn)，人們對于檔案管理工作也有了更高的要求。基于此，本文探究了大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理的模式，闡述了檔案信息的統(tǒng)一備份與管理、開發(fā)適合檔案管理的大數(shù)據(jù)分析工具、潛在風(fēng)險與問題的預(yù)防這些大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理的策略。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案管理；數(shù)據(jù)分析

引言：信息技術(shù)的高速發(fā)展使得我國已經(jīng)步入了大數(shù)據(jù)時代。在這樣的背景下，我國社會中的各個行業(yè)都受到了一定的沖擊，檔案管理領(lǐng)域也不例外。在檔案管理中，包含著原始信息的記錄、鑒定、整理、保管、檢索等等，在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理中面對的信息量增加，種類也更加多樣。這就為檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。在檔案管理中，引入大數(shù)據(jù)技術(shù)是十分必要的，檔案中包含著大量的信息，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)就能夠?qū)崿F(xiàn)更好的分析與提取。本文對于大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理模式與策略進行探究，為相關(guān)人員提供參考。

一、大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理模式的探究

（一）檔案的信息數(shù)字化

在檔案管理工作中，信息數(shù)據(jù)的處理是一項重要的工作。在傳統(tǒng)的檔案信息管理中，更多的是利用紙質(zhì)版本的檔案進行存儲，在這種方式下積累起的信息數(shù)據(jù)，無法得到更好的利用。而將大數(shù)據(jù)技術(shù)引入檔案管理，則能夠使得檔案信息數(shù)字化，使其能夠存入計算機內(nèi)部，不僅方便檔案信息的整理，同時也為檔案信息的提取和利用提供了條件。

目前，在我國的檔案管理行業(yè)，由于大數(shù)據(jù)時代的來臨，所以僅僅利用紙質(zhì)版的檔案進行信息的存儲已經(jīng)逐漸被拋棄，相關(guān)人員已經(jīng)使用起“雙套制”檔案管理模式進行檔案的管理工作?！半p套制”檔案管理在保存紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，將檔案信息以電子版的形式進行存儲與備份，使得檔案信息能夠為大數(shù)據(jù)分析所使用，提升檔案信息的利用率。

（二）檔案的信息結(jié)構(gòu)科學(xué)化

在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理的信息保存逐漸向數(shù)字化的形式發(fā)展，相關(guān)人員在進行檔案管理中都會將信息以電子版的形式錄入計算機中存儲。但是，在大數(shù)據(jù)時代背景下，僅僅是將檔案中的信息以TXT或是Word等格式進行錄入是無法發(fā)揮出檔案信息的最大作用的。依據(jù)檔案的格式的不同，建立起專門的鏈狀結(jié)構(gòu)或是樹狀結(jié)構(gòu)以完成對于檔案信息的保存與分析是十分重要的[1]。

對于檔案信息進行分析并加以利用是大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理工作中的新增項目，能夠?qū)崿F(xiàn)對于檔案信息的最大程度的利用，體現(xiàn)出檔案信息的價值。大數(shù)據(jù)分析技術(shù)能夠?qū)τ陔娮訑?shù)字化的檔案信息進行迅速的分析與檢索，并提取出符合條件的檔案，這就必須保證檔案的信息結(jié)構(gòu)的科學(xué)性。

（三）檔案管理的人才專業(yè)化

想要更好的完成大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理工作，僅僅將大數(shù)據(jù)技術(shù)引入檔案信息管理中是不夠的，還要使得檔案管理人才向?qū)I(yè)化發(fā)展。這種檔案管理人才的專業(yè)化主要體現(xiàn)在兩個方面：

第一，檔案管理人才的專業(yè)化。在進行檔案管理工作中，相關(guān)人員除了要掌握檔案管理的知識以外，還要對大數(shù)據(jù)時代背景下建立起的計算機檔案管理系統(tǒng)進行熟練的應(yīng)用。能夠完成依據(jù)實際的情況，利用計算機檔案管理系統(tǒng)進行檔案信息的檢索與提取。在實際的檔案管理工作中，也能依照檔案的結(jié)構(gòu)對于信息數(shù)字化存儲的結(jié)構(gòu)進行優(yōu)化。

第二，檔案管理系統(tǒng)建設(shè)與維護的專業(yè)化。大數(shù)據(jù)時代背景下，計算機檔案管理系統(tǒng)的建立要更加專業(yè)，功能也更加多樣，信息存儲與分析的能力更強。這都需要專業(yè)的人才進行系統(tǒng)設(shè)計的優(yōu)化與維護。

二、大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理的策略

（一）檔案信息的統(tǒng)一備份與管理

在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下，大量的檔案信息統(tǒng)一備份與管理成為可能。目前，我國部分地區(qū)已經(jīng)建起了大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)園區(qū)，對于大量的檔案信息數(shù)據(jù)進行存儲、管理與分析[2]。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案信息進行統(tǒng)一的備份與管理中，主要通過檔案數(shù)據(jù)的集中吞吐、檔案信息深層次的整合與分析、多領(lǐng)域的應(yīng)用等環(huán)節(jié)的完成而實現(xiàn)的。例如，中國移動、中國聯(lián)通、中國電信這三大運行商已經(jīng)建立起了相應(yīng)的大數(shù)據(jù)處理中心，對于用戶的信息進行存儲、備份與分析。通過對于用戶的相關(guān)服務(wù)信息進行保存同時建立起電子檔案，并依據(jù)大數(shù)據(jù)技術(shù)對于用戶的信息進行分析，掌握用戶的偏好與需求。這樣的方式除了能夠為用戶提供更加個性化的服務(wù)之外，還能對多數(shù)用戶的偏好與需求進行分析，為企業(yè)的經(jīng)營決策做出參考。

（二）開發(fā)適合檔案管理的大數(shù)據(jù)分析工具

在大數(shù)據(jù)時代背景下，想要更好的展開檔案管理工作，并在保證檔案信息安全性的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)對于檔案信息的最大化利用，就要結(jié)合大數(shù)據(jù)開發(fā)公司，設(shè)計與開發(fā)出適合檔案管理的大數(shù)據(jù)分析工具。這樣的強強聯(lián)合能夠使得明確大數(shù)據(jù)分析工具設(shè)計的企業(yè)擁有大量的檔案信息數(shù)據(jù)作為工作支撐，而擁有檔案信息的企業(yè)能夠完成對于檔案信息的合理分析與利用。目前，在我國市場中已經(jīng)有了多樣的大數(shù)據(jù)分析工具。例如，Hadoop就是一個能夠?qū)Υ罅康臋n案信息數(shù)據(jù)進行分布式處理的軟件框架，能夠維護多個工作數(shù)據(jù)副本，具有良好的可靠性。同時，由于其成本較低，所以任何行業(yè)都能夠使用。此外，大數(shù)據(jù)分析工具還有HPCC、Storm、Apache Drill、RapidMiner、Pentaho BI等等。

（三）注意潛在風(fēng)險與問題的預(yù)防

由于檔案信息的內(nèi)容關(guān)系到國家與人們的利益，所以在大數(shù)據(jù)時代背景下，要加強對于檔案信息的安全性管理以及風(fēng)險和問題的控制。在利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進行檔案管理中，相關(guān)人員要對檔案的保密級別以及重要程度進行辨別與歸類，對于一部分機密檔案要進行重點的加密管理，保證其不會對外開放。對于一些有著時間期限的檔案信息，要在計算機檔案管理系統(tǒng)建立之初就進行設(shè)定，防止其在保密期限內(nèi)出現(xiàn)泄漏。

同時，由于基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的檔案管理存在著信息的丟失、篡改等等問題，所以在使用檔案信息時，要對使用者的權(quán)利進行約束，使其承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，避免使用者對于檔案信息進行濫用，降低大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理風(fēng)險與問題發(fā)生的概率。

總結(jié)：綜上所述，大數(shù)據(jù)時代背景下，我國的檔案管理工作發(fā)生了巨大的改變。在管理模式上，由原有的紙質(zhì)檔案管理逐漸向檔案信息數(shù)字化、檔案信息結(jié)構(gòu)科學(xué)化、檔案管理人才專業(yè)化方向發(fā)展。通過檔案信息的統(tǒng)一備份與管理、開發(fā)適合檔案管理的大數(shù)據(jù)分析工具、潛在風(fēng)險與問題的預(yù)防，提升了檔案信息的利用程度、推動了大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理的更好發(fā)展。

參考文獻：

[1]張培軍.大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理探討[J/OL].中國培訓(xùn)：1[2018-06-12].https：//doi.org/10.14149/j.cnki.ct.20170712.012

[2]洪亮.大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（05）：79