那日蘇

摘 要：高等職業(yè)院校的檔案管理工作是學(xué)校管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在學(xué)校的日常管理工作中占據(jù)著非常重要的位置 。但在目前形勢下，高等職業(yè)院校的檔案管理還存在一些問題，諸如領(lǐng)導(dǎo)不夠重視、管理人員專業(yè)知識缺乏、管理方法相對滯后、管理制度不規(guī)范等。因此，必須采取相應(yīng)的對策解決這些問題，只有這樣，才能更好地為學(xué)校的發(fā)展建設(shè)服務(wù)。

關(guān)鍵詞：高等職業(yè)院校；檔案管理；對策

【中圖分類號】G 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】B

【文章編號】1008-1216（2018）02B-0014-02

一、 高等職業(yè)院校檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理人員缺乏相應(yīng)的專業(yè)知識

隨著社會的不斷發(fā)展，國家對高職院校的重視程度不斷提高，國家以及政府對高職院校的幫助扶持也不斷增加，大多數(shù)高職院校在學(xué)校的學(xué)科建設(shè)以及教學(xué)方面投入了大量的財力和人力。同時，對招聘進(jìn)來的專業(yè)教師的要求也越來越高，無論在教師的學(xué)歷還是工作經(jīng)驗方面都制定了嚴(yán)格的要求，以此保證學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量。

但是，在學(xué)校檔案管理工作這方面，大多數(shù)高職院校并沒有招聘與檔案管理專業(yè)相關(guān)的工作人員，目前從事學(xué)校檔案管理工作的人員大都是從學(xué)校教務(wù)或者其他崗位調(diào)換來的，這些工作人員缺少與檔案管理工作相關(guān)的專業(yè)知識，在實際工作中，不清楚檔案管理工作的細(xì)節(jié)以及注意事項，從而導(dǎo)致不能對學(xué)校檔案進(jìn)行科學(xué)歸類，全面管理，進(jìn)而影響了學(xué)校檔案管理工作的效率，同時也浪費了學(xué)校檔案的豐富資源。

（二）檔案管理方法和手段相對落后

目前，一些高職院校對檔案管理工作仍然采取比較傳統(tǒng)的方式，通過原始、簡單的方式對學(xué)校以及學(xué)生的信息進(jìn)行記錄，存放的檔案以手工填寫的紙質(zhì)版文件為主，學(xué)校的管理人員對檔案進(jìn)行管理時采用手工的方式進(jìn)行編輯與檢索。學(xué)校檔案信息記錄的手段和方式都比較落后，這樣，不僅影響了學(xué)校檔案管理工作的效率，同時也會出現(xiàn)一些檔案因為平時管理不當(dāng)出現(xiàn)缺失和損壞的現(xiàn)象，給學(xué)校的檔案管理工作帶來極大的不便。隨著科技的不斷發(fā)展，高校檔案管理工作電子化是檔案管理工作未來發(fā)展的趨勢。

（三）缺乏科學(xué)、合理的管理制度

目前，高職院校的檔案管理制度各不相同，不同的高職院校有不同的管理方法，在檔案管理方面，高職院校沒有形成具體的、統(tǒng)一的、切合實際的檔案管理規(guī)章制度，這給檔案管理工作帶來很大的不便，主要體現(xiàn)在以下方面：首先，由于高職院校的檔案管理制度不完善，沒有形成一套統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的管理規(guī)章制度，這樣就導(dǎo)致了學(xué)校的檔案資料裝訂不規(guī)范，平時檔案資料的放置也比較凌亂。學(xué)校檔案資料管理制度的不完善也間接導(dǎo)致了檔案資料在保管方面、整理歸檔、核對方面、信息使用等方面的不規(guī)范。其次，有些高職院校的檔案管理工作還是采用以前的方法和制度，仍使用比較封閉的模式。由于學(xué)校的檔案管理工作沒有形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，造成檔案資料裝訂不規(guī)范還會引起一些問題，例如，檔案資料沒有進(jìn)行統(tǒng)一的頁碼編排，檔案管理工作中即使出現(xiàn)了資料短頁缺碼的現(xiàn)象也不會被工作人員發(fā)現(xiàn)等一些問題。

（四）領(lǐng)導(dǎo)對學(xué)校檔案管理工作不夠重視

目前，無論是普通的高等院校還是職業(yè)院校，都存在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)干部對學(xué)校檔案管理工作認(rèn)識不到位，檔案管理意識薄弱等問題。一些學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，檔案管理就是把學(xué)校以及學(xué)生的材料進(jìn)行整理，而把工作的主要精力都放到了學(xué)校的基礎(chǔ)建設(shè)中或者學(xué)校的學(xué)科建設(shè)上，沒有充分認(rèn)識到檔案管理工作在學(xué)校發(fā)展過程中所起到的重要作用與影響。

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作重視不夠，這樣就導(dǎo)致有些高職院校的部門領(lǐng)導(dǎo)存在一種觀念，認(rèn)為在平時的工作中，他們的主要方向是抓學(xué)生的管理和教學(xué)，容易忽視對檔案工作的管理，在工作中，沒有認(rèn)真對待檔案管理工作，同時，也沒有做到與檔案部門的有效配合。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的忽視，間接地也給學(xué)校的檔案管理人員帶來消極的氛圍，使他們認(rèn)為，自己所從事的工作無足輕重，由于思想高度沒有達(dá)到，在工作中就沒有了熱情，工作效率不高，進(jìn)而，導(dǎo)致了高職院校的檔案管理工作沒有得到長遠(yuǎn)的發(fā)展。

二、解決高職院校檔案管理方面問題的對策與建議

高職院校如何解決目前在檔案管理工作中出現(xiàn)的這些問題呢？這就需要提出相應(yīng)的對策和建議。

（一）提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

首先，高職院校要加大對人才引進(jìn)的投資，有目的、有計劃地引進(jìn)專業(yè)人才，讓他們加入到本校的檔案管理工作中，引進(jìn)的這些人才既可以是學(xué)習(xí)檔案管理的專業(yè)人才，也可以針對具體情況放寬條件，招聘一些計算機專業(yè)的人才，因為目前高職院校的檔案管理工作正逐步趨于電子化，對計算機專業(yè)的人才經(jīng)過短期培訓(xùn)一般能夠達(dá)到工作的需要。

其次，高職院校要重視對招聘人才的培訓(xùn)，不斷學(xué)習(xí)才能進(jìn)步，應(yīng)該根據(jù)學(xué)校的時間安排，對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)可以以集體學(xué)習(xí)的形式，也可以以講座的方式進(jìn)行。

同時，學(xué)校還要鼓勵檔案管理人員研究一些相關(guān)課題，發(fā)表相關(guān)論文，這樣，不僅可以提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，也可以使他們發(fā)現(xiàn)學(xué)校檔案管理工作中的問題，更好地為學(xué)校的檔案管理工作服務(wù)。

（二）促進(jìn)檔案資料的信息化管理

高職院校以前的檔案管理方式多以紙質(zhì)版為主，方式落后，工作效率較低，有一些材料還會因為時間的推移而出現(xiàn)丟失的情況。隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，云計算、大數(shù)據(jù)的運用，各個行業(yè)都在向著數(shù)字化、科技化的方向發(fā)展，高職院校的檔案管理工作也應(yīng)該結(jié)合學(xué)校自身情況，逐步向電子化方向發(fā)展，在工作中，也應(yīng)該與時俱進(jìn)，采用電子化管理，提高工作效率，建立具有本校特色的檔案數(shù)據(jù)庫，在本校檔案管理電子化的基礎(chǔ)上實現(xiàn)檔案信息管理的網(wǎng)絡(luò)化。

（三）制定科學(xué)、規(guī)范的檔案管理制度

如果高職院校想做好檔案管理工作，那么，完善檔案管理制度就是做好這項工作的基礎(chǔ)。高職院校的相關(guān)主管部門要采取相應(yīng)措施，建立健全高職院校檔案管理規(guī)章制度。由于一些高職院校檔案管理的方法比較落后，導(dǎo)致有些檔案材料缺少題目，或者出現(xiàn)頁碼缺失的現(xiàn)象，高職院校有必要對這些檔案資料進(jìn)行重新整理，使學(xué)校的檔案資料管理模式更加規(guī)范。另外，高職院校應(yīng)該根據(jù)本學(xué)校的具體情況制定一套適合本校特點的檔案管理制度，對學(xué)校的檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一分類，提高高職院校檔案管理工作的效率。

（四）加強對檔案管理工作的重視

上面的論述中提到，由于高職院校的領(lǐng)導(dǎo)干部對學(xué)校檔案管理的認(rèn)識沒有達(dá)到一定高度，導(dǎo)致高職院校檔案管理工作的發(fā)展相對滯后。沒有從思想上認(rèn)識到學(xué)校檔案管理工作的重要性，再加之學(xué)校檔案管理工作的間接性，使高職院校的檔案管理工作在短期內(nèi)看不到效果。那么，為了使高職院校的檔案管理工作呈現(xiàn)出新的氣象，從領(lǐng)導(dǎo)決策和管理體系方面，筆者認(rèn)為，高職院校的檔案管理工作應(yīng)該實施工作崗位責(zé)任制，學(xué)?？梢猿闪⒁粋€專門的檔案管理工作小組，例如，校長或者院長可以任組長，副校長或者副院長可以任副組長，各院系的負(fù)責(zé)人可以為該小組的主要成員等。這樣，可以把學(xué)校檔案管理工作的任務(wù)分配給相應(yīng)負(fù)責(zé)人，使大家各司其職、各負(fù)其責(zé)，學(xué)校的主要領(lǐng)導(dǎo)可以融入其中，這樣做可以使高職院校的領(lǐng)導(dǎo)在思想上重視檔案管理工作，同時也可以保證學(xué)校檔案管理工作的人力、物力、財力的投入，充分體現(xiàn)檔案管理工作的重要性。

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