劉正艷

摘? 要 大數(shù)據(jù)時代給高校辦公提出新的管理途徑。高校管理效率低下，管理信息化可以提高高校辦公效率，不受時間與空間的限制。釘釘軟件可以實現(xiàn)考勤數(shù)據(jù)化、信息有效發(fā)送等功能，可以有效解決許多方面的困難。

關(guān)鍵詞 大數(shù)據(jù);信息化管理;釘釘軟件;高校

中圖分類號：G658.1? ? 文獻標識碼：B

文章編號：1671-489X（2018）18-0008-03

1 引言

大數(shù)據(jù)時代給社會各方面帶來不少變化，而學校大數(shù)據(jù)使得學校需要信息化管理，讓數(shù)據(jù)獲取、處理變得更加快捷。《教育信息化十年發(fā)展規(guī)劃（2011—2020年）》提出“提高教育管理現(xiàn)代化水平，加快學校管理信息化進程”，支持學校服務與管理流程優(yōu)化與再造，提升管理效率與決策水平。因此，要盡快運用信息化理念及技術(shù)提高學校管理水平，優(yōu)化學校管理，最終達到具有現(xiàn)代化水平。《2018年教育信息化和網(wǎng)絡安全工作要點》提出要提高信息化管理水平，實現(xiàn)業(yè)務數(shù)據(jù)同城備份和關(guān)鍵業(yè)務雙活，不僅要提高學校管理水平，同時要讓業(yè)務相關(guān)數(shù)據(jù)進行保存并備份。

現(xiàn)如今高校管理存在許多困難，過于流程化，大大降低了工作效率;數(shù)據(jù)保存書面化，不易保存，占據(jù)空間大;信息傳遞無效性增多，無法知道對方是否查看到該信息;通知書面文件化管理，增加許多管理人力、物力、財力。因此，高校信息化管理已經(jīng)勢在必行。釘釘軟件相關(guān)功能可以實現(xiàn)信息化管理，把管理結(jié)果數(shù)據(jù)化呈現(xiàn)，讓管理更加有效。

2 釘釘軟件功能簡介

釘釘由阿里巴巴集團于2014年1月開始啟動，專注于提高辦公與協(xié)同效率，擁有許多功能，可以讓消息有效發(fā)送及接受，考勤及審批數(shù)據(jù)化辦公。如今，釘釘版本不斷升級，功能不斷完善，讓辦公更加信息化。它的主要功能如圖1所示。

釘釘統(tǒng)一通訊錄? 員工加入釘釘，無須保存同事手機號碼，就可以很快找到同事，領(lǐng)導也可以找到且可以隱藏指定高管的手機號碼，避免信息泄露，安全無憂。因此可以通過該功能讓高校師生加入進來，不用一個個添加每位同事、領(lǐng)導聯(lián)系方式，節(jié)省不必要的麻煩。學生可以加入進來，讓每位班主任、輔導員聯(lián)系更加方便，快速找到學生聯(lián)系方式，提高班主任工作效率。它還可以通過流量進行通話，為學校及班主任節(jié)約一筆不必要的開支。

Ding功能

1）第一時間群發(fā)通知。如節(jié)假日放假通知、緊急事情公告等，可以一鍵群發(fā)，所有人第一時間收到，一次最多可群發(fā)通知10 000人;支持電話、短信、應用內(nèi)三種通知方式，無論對方是否安裝釘釘，都能第一時間傳達。

2）緊急找人。如果在辦公當中需要通知對方，可以通過發(fā)送消息，注釋消息已讀未讀，明確標記出本信息對方是否查看;可以Ding一下對方，讓對方馬上辦理，實現(xiàn)辦公及時性。

3）預約會議。Ding一下，可以預約線下、電話視頻會議參會情況，并且支持二維碼簽到;會后會議記錄可以同

步，讓每次會議開得有意義。

4）日程管理?？梢园才琶恳惶斓娜蝿铡⒅匾粘?，讓人輕松處理各項煩瑣事務。

即時聊天? 即時聊天是工作、生活中必不可少的功能。釘釘?shù)牧奶煜⒁挥|即發(fā)，雙重保障信息發(fā)送者身份信息，幫助學校領(lǐng)導身份進行保密。除此之外，釘釘具有獨特的Ding功能，能實現(xiàn)消息及時發(fā)送，可以將消息轉(zhuǎn)為短信，發(fā)送給電話接收人;群消息可以撤回，群主可以撤回任何群成員聊天信息，無時間限制，而群成員本人在24小時內(nèi)可以撤回自己發(fā)送的信息;群禁言設置，支持白名單和黑名單，群主可以通過該功能靈活管理群成員。

工作? 該工作菜單下的主要功能有簽到、審批、日志、公告。

1）智能簽到。可以隨時隨地了解團隊狀態(tài)，出勤人員一目了然，打卡方式有人臉打卡、一鍵打卡等。智能統(tǒng)計本月考勤情況，領(lǐng)導可以隨時查看外勤人員工作時間及位置。

2）移動審批。不用擔心找領(lǐng)導簽字而領(lǐng)導不在，領(lǐng)導外出可以移動審批，簡單易上手，審批流程智能流轉(zhuǎn)。

3）智能日志。工作成果輕松沉淀，辦公過程中的日報、周報、每日工作成果一鍵分享到群，領(lǐng)導隨時了解團隊業(yè)績狀況，提高團隊執(zhí)行力，定時提醒員工撰寫日志。

4）公告。隨時隨地發(fā)通知，通過圖片、文字等方式發(fā)送，可以通過手機和PC端進行，已讀未讀清晰掌握，一鍵Ding給未讀人員，保障通知有效傳送。

釘盤? 該功能可以做到：1）安全且權(quán)限豐富，學校文件只能內(nèi)部同事查看，外人無權(quán)限查看;2）分享便捷，與聊天、郵件互通，支持從釘盤添加附件或發(fā)送聊天;3）多端同步，手機與電腦實施同步;4）平臺開放，目前該平臺對所有用戶免費開放。

智能辦公電話? 該軟件可以免費撥打電話，通過流量進行網(wǎng)絡語音通話，高清音質(zhì)，超低流量;支持1080 P超高清圖像視頻通話，超穩(wěn)定通話。最高可以支持30人電話會議，還支持免費高清視頻會議。該功能可以讓無法參加會議的同事通過視頻參會，大大節(jié)省人力與物力。

智能報表? 隨著計算機技能的不斷提高，釘釘智能報表可以讓員工考勤不用手工填寫提交，學?？记趫蟊砜梢陨芍悄軋蟊?，領(lǐng)導可以一目了然查看本部門員工遲到、早退、曠工、缺卡等基本信息，節(jié)省大量人力及物力。學?？梢岳迷摴δ苓M行智能匯總，對缺勤人員進行排查，快速了解整個學校曠工員工，學校財務處可以利用該功能進行審核整理。班主任可以利用它快速查看本月班級學生出勤情況，不受時間與空間的限制，隨時隨地查看本班學生具體情況。

智能報表功能在高校中對學生管理尤其重要。學校宿管科不用實地查寢，可要求學生在寢室打卡，釘釘可以記錄該學生考勤記錄，每周生成報表了解情況，對于相關(guān)情況進行處理。

總之，通過了解釘釘主要功能，高?？梢岳盟M行智能辦公。

首先，智能化考勤。利用釘釘，領(lǐng)導可以隨時注意師生的工作與學習狀態(tài)，查看教師工作時間及地點，隨時掌握全校工作進程，查看出差人員的現(xiàn)狀，生成一個屬于教師本人的考勤報表，通過它一目了然地查看教師缺勤情況。

其次，Ding功能。讓消息有效發(fā)送，可以查看有多少人沒有看;發(fā)送消息時可以特意Ding某個人，提醒他查看文件。

最后，網(wǎng)絡語音與視頻電話，節(jié)省師生通話費用，尤其是班主任通話費。

因此，高校利用該軟件辦公，可以提高自身管理水平，實現(xiàn)智能化辦公，對提升辦公效率具有積極作用。

3 釘釘軟件在高校應用中存在的問題

每個軟件的應用都不是一鍵到位，在釘釘應用過程中主要存在以下問題。

1）校領(lǐng)導重視程度不足。推廣該軟件需要學校領(lǐng)導重視，沒有領(lǐng)導重視，實施難度就會加大。因此，一定要讓學校明確當前大數(shù)據(jù)時代智慧校園建設的重要性，為了更好地辦公，利用信息化手段提高辦公效率勢在必行。之后，可以與阿里集團交涉簽訂協(xié)議。

2）信息化管理觀念比較差。目前雖然推崇智能化辦公、信息化管理，但是大多數(shù)師生在工作與學習中的信息化管理水平比較低。經(jīng)過了解，一些教師舊觀念根深蒂固，徹底接受難以實現(xiàn)，需要一定時間進行改變。因此，學校在管理觀念方面要有所改變，要隨時代的變化而變化。

3）釘釘應用方面存在困難。學校師生信息化技術(shù)能力比公司專業(yè)人員相對要低，因此，要對每個部門成員進行培訓，讓他們了解釘釘?shù)闹饕δ?，利用釘釘進行有效管理，如考勤，優(yōu)化組織架構(gòu)與審批流程等。

4 結(jié)語

總之，運用釘釘軟件智能考勤功能，可以讓學校領(lǐng)導快速掌握全校師生工作、學習情況，尤其是可以讓班主任了解學生每天上課、晚上歸寢情況，提高工作效率;運用釘釘智能報表功能，可以讓領(lǐng)導查看師生某段時間總體情況，智能生成全校有多少人遲到、缺勤等匯總信息;運用釘釘消息已讀未讀功能，可以讓消息有效發(fā)送，立即查看已讀人數(shù)及未讀人是誰，提高學校信息傳送及時性，避免由于傳送時間延遲而耽誤信息傳達，最終影響辦公效果;運用釘釘網(wǎng)絡電話功能，可以一定程度節(jié)省師生電話費用，降低師生生活成本;運用釘釘會議視頻功能，可以讓領(lǐng)導隨時隨地召開會議，讓領(lǐng)導工作時間更加合理、有效。所以，運用釘釘軟件可以讓學校辦公智能化，提高辦公效率，提高員工之間協(xié)同操作能力，降低師生生活成本，加速實現(xiàn)學校管理的信息化與現(xiàn)代化。

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