馮傳蕾

（陜西鐵路工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院，陜西渭南 714000）

在國(guó)家職業(yè)教育快速發(fā)展的時(shí)代背景下，高職院校招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大、專業(yè)門類的不斷增多，加之學(xué)生學(xué)業(yè)水平參差不齊，導(dǎo)致高職院校的教務(wù)管理部門面臨著巨大的挑戰(zhàn)，管理任務(wù)日益繁重、管理工作日益復(fù)雜，同時(shí)也為教務(wù)管理人員帶來(lái)了繁重的工作量及巨大的工作壓力，對(duì)教務(wù)管理人員提出了新的工作要求。

1 引進(jìn)正方教務(wù)管理系統(tǒng)的必要性

近年來(lái)，學(xué)院招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大對(duì)教育信息化的要求越來(lái)越高，加之教務(wù)管理工作人員相對(duì)緊缺、教務(wù)管理工作日益繁瑣、，教務(wù)管理人員改變傳統(tǒng)手工的教務(wù)管理模式向信息化、規(guī)范化的教務(wù)管理模式發(fā)展，是提高工作效率的剛性需求。另外，隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)的快速發(fā)展與成熟以及高職院校校園網(wǎng)的建立和日趨完善，為教學(xué)管理部門與系部之間的信息交流、教學(xué)資源共享提供了便捷的條件，這也為高職院校引進(jìn)和使用教務(wù)管理系統(tǒng)提供了契機(jī)。因此，為適應(yīng)高職院校發(fā)展的需求，引進(jìn)實(shí)用的正方教務(wù)管理系統(tǒng)，結(jié)束多年手工操作管理的模式，走進(jìn)網(wǎng)絡(luò)化、信息化的教務(wù)管理時(shí)代勢(shì)在必行。

2 正方教務(wù)管理系統(tǒng)應(yīng)用初期存在的問(wèn)題

2.1 系統(tǒng)培訓(xùn)不足，工作人員操作水平不高

系統(tǒng)開(kāi)發(fā)商基于時(shí)間成本的考量，在與院校簽訂了購(gòu)銷合同之后，往往急于系統(tǒng)的驗(yàn)收工作，一旦驗(yàn)收結(jié)束，對(duì)合同的履行問(wèn)題就會(huì)有所折扣，從而導(dǎo)致對(duì)教務(wù)系統(tǒng)管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)有所缺失。在較短的時(shí)間內(nèi)完成了學(xué)籍管理、課務(wù)管理、成績(jī)管理的相關(guān)操作培訓(xùn)，教務(wù)管理人員只能通過(guò)軟件說(shuō)明書在日常工作中摸索相關(guān)的操作方法，因此在正方教務(wù)管理系統(tǒng)使用初期，教務(wù)管理人員不能熟悉和全面掌握各個(gè)模塊的相關(guān)操作，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)操作失誤或者基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確等問(wèn)題，影響使用效能和用戶滿意度。另外，教務(wù)工作繁重復(fù)雜，工作壓力大，相較于其他工作崗位而言，導(dǎo)致工作人員變動(dòng)頻繁，對(duì)于一些剛接觸教務(wù)管理工作的人員來(lái)說(shuō)，對(duì)工作不熟悉、計(jì)算機(jī)操作水平較低。而正方教務(wù)管理系統(tǒng)各個(gè)功能模塊比較多，模塊之間的關(guān)聯(lián)性很強(qiáng)，前期的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)稍有不準(zhǔn)確或者與系統(tǒng)要求的數(shù)據(jù)字段不匹配導(dǎo)致數(shù)據(jù)無(wú)法導(dǎo)入到正方教務(wù)管理系統(tǒng)中或者影響后續(xù)模塊的正常操作，操作難度較大，要求教務(wù)管理人員必須具備較高的計(jì)算機(jī)操作水平和管理信息系統(tǒng)的相關(guān)知識(shí)。

2.2 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集的準(zhǔn)確性不高，系統(tǒng)難以匹配

學(xué)院在辦學(xué)初期，由于各種因素的影響，在各專業(yè)申報(bào)初期對(duì)市場(chǎng)以及企業(yè)的人才需求調(diào)研不夠，缺乏分析和論證，導(dǎo)致人才培養(yǎng)方案和培養(yǎng)模式與社會(huì)的人才需求不匹配，課程體系設(shè)置不夠成熟。同時(shí)，人才培養(yǎng)方案在實(shí)施過(guò)程中存在著對(duì)課程名稱、學(xué)分、周課時(shí)、總課時(shí)、課程類型進(jìn)行不斷調(diào)整的情況，出現(xiàn)了相似課程名稱不統(tǒng)一、同一門課程類型不相同、同一門課程多個(gè)課程代碼和學(xué)分等情況。這些情況的出現(xiàn)導(dǎo)致將基礎(chǔ)數(shù)據(jù)導(dǎo)入正方教務(wù)管理系統(tǒng)中出現(xiàn)了很多問(wèn)題。由于，正方教務(wù)管理系統(tǒng)采用的多層次、集成化的功能模塊、學(xué)生管理、師資管理、教學(xué)計(jì)劃管理、智能排課、考試管理等各個(gè)模塊之間相互關(guān)聯(lián)，對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的精確度要求很高。因此，教務(wù)管理人員在前期基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的采集和導(dǎo)入時(shí)會(huì)遇到很大的困難，導(dǎo)致難以通過(guò)系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行更進(jìn)一步的操作、處理及分析。在短時(shí)間內(nèi)探索出規(guī)范合理的教務(wù)管理流程更是難上加難。

2.3 系統(tǒng)更新不及時(shí)，問(wèn)題解決相對(duì)滯后

正方教務(wù)管理系統(tǒng)是一個(gè)帶有基本功能模塊的系統(tǒng)架構(gòu)，功能基本成熟，但在日常的使用過(guò)程中每個(gè)學(xué)校都會(huì)根據(jù)自己的辦學(xué)條件、辦學(xué)特色以及教學(xué)管理需求，提出適合自己學(xué)校特色的一些定制性和個(gè)性化的修改意見(jiàn)，這就需要軟件開(kāi)發(fā)公司積極配合及時(shí)解決問(wèn)題和進(jìn)行系統(tǒng)更新調(diào)試。在對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行個(gè)性化修改和解決問(wèn)題時(shí)需要復(fù)雜的流程，要通過(guò)撰寫問(wèn)題描述和修改意見(jiàn)、提交修改申請(qǐng)、備份原有數(shù)據(jù)、軟件開(kāi)發(fā)部門修改調(diào)試、軟件客服部門進(jìn)行測(cè)試并編寫修改說(shuō)明書、學(xué)校下載軟件更新程序等一些列環(huán)節(jié)才能夠完成，導(dǎo)致學(xué)校從采購(gòu)安裝軟件到完全適應(yīng)學(xué)校教學(xué)管理需求的過(guò)程相當(dāng)復(fù)雜和曲折。而且，教務(wù)管理人員與軟件公司的客服人員進(jìn)行溝通時(shí)只能通過(guò)公司提供的QQ公眾號(hào)進(jìn)行聯(lián)系，對(duì)于一些比較緊急的問(wèn)題如果沒(méi)有描述清楚或者客服人員對(duì)學(xué)校的個(gè)性化定制功能不熟悉，就會(huì)需要進(jìn)行反復(fù)的溝通交流，浪費(fèi)了大量的寶貴時(shí)間，軟件更新速度較慢，問(wèn)題不能及時(shí)解決，

2.4 學(xué)校硬件配備不到位，系統(tǒng)兼容性不夠

高職院校在辦學(xué)初期都會(huì)存在辦學(xué)經(jīng)費(fèi)緊張、教務(wù)管理人員不足、辦公條件受限制等問(wèn)題，導(dǎo)致院校不能及時(shí)對(duì)教務(wù)管理所需求的軟硬件設(shè)備進(jìn)行升級(jí)和調(diào)換。然而，正方教務(wù)管理系統(tǒng)采用了當(dāng)前流行的C/S結(jié)構(gòu)和Internet網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)計(jì)算機(jī)的硬件設(shè)施及網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)環(huán)境要求極高。如果院校不能及時(shí)更換計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備，不能保證網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的正常穩(wěn)定，那么正方教務(wù)管理系統(tǒng)的各個(gè)功能模塊都不能充分發(fā)揮作用，效能降低，教務(wù)管理系統(tǒng)預(yù)期效果難以實(shí)現(xiàn)。

3 提升正方教務(wù)管理系統(tǒng)使用效能的策略

3.1 加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

教學(xué)工作是高職院校的中心工作，教務(wù)管理工作又是一項(xiàng)內(nèi)容繁瑣、任務(wù)量巨大的系統(tǒng)工作，這就使得院校在設(shè)置人員崗位條件時(shí)對(duì)專業(yè)背景及工作經(jīng)歷等方面提出了較高要求，并且對(duì)教務(wù)管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，幫助他們盡快熟練掌握教務(wù)管理的各項(xiàng)操作技能和業(yè)務(wù)流程，使其能夠勝任工作。由于教務(wù)管理工作業(yè)務(wù)性強(qiáng)，這就需要工作人員必須具備強(qiáng)烈的責(zé)任感以及必須保持一定時(shí)期的穩(wěn)定性和持續(xù)性。在日常工作中，要督促教務(wù)管理人員與系統(tǒng)開(kāi)發(fā)公司經(jīng)常進(jìn)行聯(lián)系探討制定出適合校本的個(gè)性化需求意見(jiàn)，及時(shí)解決系統(tǒng)使用過(guò)程中的問(wèn)題，或定期組織相關(guān)的管理人員去軟件開(kāi)發(fā)公司進(jìn)行參觀、學(xué)習(xí)和交流。

3.2 加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研工作，確?；A(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性

正方教務(wù)管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行，在很大程度上取決于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確可靠。院校在制定人才培養(yǎng)方案之前，必須經(jīng)過(guò)充分的市場(chǎng)調(diào)研和論證，制定出科學(xué)的人才培養(yǎng)方案，形成合理的課程體系，保證原始教學(xué)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，力求避免系統(tǒng)在使用過(guò)程中對(duì)數(shù)據(jù)的不斷調(diào)整和修改等重復(fù)無(wú)效的勞動(dòng)。

3.3 建立配套的管理制度，加快系統(tǒng)更新速度

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，教育信息化水平的不斷提高以及正方教務(wù)管理系統(tǒng)的廣泛運(yùn)用，高職院校應(yīng)以教學(xué)診改工作為契機(jī)，制定出與正方教務(wù)管理系統(tǒng)運(yùn)行相配套的教務(wù)管理制度，滿足校本個(gè)性化的教務(wù)管理需求。

目前，學(xué)院已根據(jù)正方教務(wù)管理系統(tǒng)使用的經(jīng)驗(yàn)并結(jié)合學(xué)院的實(shí)際情況修訂了《任意選修課管理辦法》、《調(diào)代課管理辦法》、《學(xué)生學(xué)籍管理規(guī)定》等多項(xiàng)管理制度和管理辦法，并多次與軟件開(kāi)發(fā)公司溝通協(xié)商，要求軟件供應(yīng)商以學(xué)院相關(guān)的教務(wù)管理制度為指導(dǎo)，加化教務(wù)管理系統(tǒng)的個(gè)性化功能模塊的修改，避免教務(wù)工作人員多次提交個(gè)性化修改申請(qǐng)而影響系統(tǒng)的正常使用，保證教務(wù)管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行和日常教學(xué)秩序的穩(wěn)定有序。

3.4 加強(qiáng)教務(wù)管理投入，改善系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境

正方教務(wù)管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行，必須有良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境及一定配置的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備為基礎(chǔ)。高職院校必須加大對(duì)教務(wù)管理方面的資金投入，對(duì)系統(tǒng)正常運(yùn)行的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備進(jìn)行升級(jí)和改造，保證系統(tǒng)的兼容性和高速運(yùn)行。同時(shí)，引進(jìn)業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理員，為教務(wù)管理系統(tǒng)的運(yùn)行提供技術(shù)指導(dǎo)及全方位的后勤保障。

總而言之，正方教務(wù)管理系統(tǒng)只有充分結(jié)合每個(gè)院校的實(shí)際情況，加以不斷的修改完善，從而減少教務(wù)管理人員的繁瑣性事務(wù)工作，讓工作人員擁有更多的時(shí)間和精力投入到教務(wù)系統(tǒng)的研究，為充分實(shí)現(xiàn)教務(wù)系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化、高效率，進(jìn)而全面提升高職院校的教學(xué)管理水平奠定良好的工作基礎(chǔ)。