王 瑾/杭州市西湖區(qū)西溪街道辦事處

會(huì)計(jì)檔案是指單位在會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中形成或接收的、能記錄和反映單位業(yè)務(wù)工作的、具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料。一般來(lái)說(shuō)會(huì)計(jì)檔案包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)資料，其中會(huì)計(jì)憑證是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書(shū)面證明，是記載經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的關(guān)鍵證據(jù)，包括原始憑證（自制原始憑證、外來(lái)原始憑證）、記賬憑證（收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證）、匯總憑證和其他會(huì)計(jì)憑證。街道辦事處作為市轄區(qū)或不設(shè)區(qū)的市人民政府派出機(jī)關(guān)，承擔(dān)黨建宣傳、城市管理、綜合治理、民生保障、招商引資、企業(yè)服務(wù)等多種職能，確保街道辦事處會(huì)計(jì)憑證的完整性具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，其中的一項(xiàng)有效舉措就是構(gòu)建會(huì)計(jì)憑證鏈。

1 構(gòu)建會(huì)計(jì)憑證鏈的必要性

筆者所在的街道辦事處財(cái)務(wù)部門定期向檔案室移交已裝訂成冊(cè)的會(huì)計(jì)檔案，在后續(xù)單位例行審計(jì)中時(shí)常發(fā)現(xiàn)，一些與原始憑證息息相關(guān)的資料被忽視了，沒(méi)有被收集起來(lái)。如一張購(gòu)買筆記本的發(fā)票，報(bào)銷事項(xiàng)是業(yè)務(wù)培訓(xùn)，發(fā)票后附上了職能科室舉辦本次業(yè)務(wù)培訓(xùn)的經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)報(bào)告，粗看起來(lái)材料是完整的，但細(xì)究起來(lái)就會(huì)發(fā)現(xiàn)還缺少一些相關(guān)信息，如業(yè)務(wù)培訓(xùn)時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、培訓(xùn)內(nèi)容等，因此這份憑證并不能完整反映出業(yè)務(wù)工作的全貌。在業(yè)務(wù)工作中構(gòu)建一份完整的憑證集合是非常必要的，筆者把這些憑證集合稱為“會(huì)計(jì)憑證鏈”。街道辦事處的會(huì)計(jì)憑證鏈由原始憑證和業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的相關(guān)資料組成，像鏈條一樣把這些憑證和資料鏈接起來(lái)，形成一條相互印證的鏈軌。會(huì)計(jì)憑證鏈能夠?yàn)闀?huì)計(jì)核算提供原始憑據(jù)、為會(huì)計(jì)監(jiān)督提供重要依據(jù)、為落實(shí)崗位責(zé)任制提供重要憑據(jù)。

2 構(gòu)建會(huì)計(jì)憑證鏈的舉措探討

2.1 從完整的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)看會(huì)計(jì)憑證鏈的構(gòu)成

以街道辦事處組織轄區(qū)內(nèi)老年人外出健步走活動(dòng)為例，組織者要確定參加活動(dòng)的人員、需要購(gòu)買的活動(dòng)用品和所需租賃的車輛，并考慮到門票購(gòu)買和用餐等情況。因此活動(dòng)組織憑證鏈應(yīng)當(dāng)收集歸檔的會(huì)計(jì)憑證包括經(jīng)批準(zhǔn)的活動(dòng)申請(qǐng)報(bào)告（或方案）；活動(dòng)通知；人員簽到表；租車發(fā)票、租車審批表；門票發(fā)票（或門票）；餐費(fèi)發(fā)票、餐費(fèi)清單（要求注明菜品、單價(jià)、數(shù)量，蓋章有效）；購(gòu)物發(fā)票、購(gòu)物小票或清單（注明物品、規(guī)格、單價(jià)、數(shù)量，蓋章有效）。

2.2 從原始票據(jù)看會(huì)計(jì)憑證鏈的構(gòu)成

以餐費(fèi)發(fā)票（報(bào)銷憑證）為例，餐費(fèi)發(fā)票歸屬不同類型的業(yè)務(wù)工作，因此需要根據(jù)業(yè)務(wù)工作類型構(gòu)建會(huì)計(jì)憑證鏈。如果用餐是主要業(yè)務(wù)內(nèi)容，如因加班用餐的，應(yīng)以餐費(fèi)發(fā)票為主單獨(dú)構(gòu)建會(huì)計(jì)憑證鏈，應(yīng)當(dāng)收集歸檔的會(huì)計(jì)憑證包括經(jīng)審批核實(shí)的工作人員加班備案表；加班人員簽到表；結(jié)算明細(xì)單或消費(fèi)明細(xì)單（要求注明菜品、單價(jià)、數(shù)量，蓋章有效）。如果用餐是其他業(yè)務(wù)活動(dòng)中一項(xiàng)內(nèi)容的，如會(huì)議、培訓(xùn)、舉辦活動(dòng)時(shí)安排用餐的，餐費(fèi)發(fā)票只是這一業(yè)務(wù)工作會(huì)計(jì)憑證鏈的組成部分，應(yīng)與結(jié)算明細(xì)單或消費(fèi)明細(xì)單（要求注明菜品、單價(jià)、數(shù)量，蓋章有效）一起編入該項(xiàng)工作的憑證鏈，不單獨(dú)構(gòu)建憑證鏈。

2.3 從時(shí)間維度看會(huì)計(jì)憑證鏈的構(gòu)成

時(shí)間跨度較長(zhǎng)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)需要以時(shí)間作為維度進(jìn)行構(gòu)建。例如工程建設(shè)業(yè)務(wù)，款項(xiàng)支付往往會(huì)分為首付款、進(jìn)度款、尾款等階段，會(huì)計(jì)憑證鏈可用付款進(jìn)度來(lái)設(shè)計(jì)，構(gòu)建工程首付、工程進(jìn)度、工程尾款三條會(huì)計(jì)憑證鏈。

工程首付憑證鏈應(yīng)當(dāng)收集歸檔的會(huì)計(jì)憑證包括工程款發(fā)票（需注明付款進(jìn)度，如“首付款付至工程30%”）；經(jīng)審批的工程項(xiàng)目申請(qǐng)報(bào)告；工程中標(biāo)通知書(shū)；施工單位的開(kāi)工報(bào)告；工程合同（若合同頁(yè)數(shù)較多可只留與付款相關(guān)的內(nèi)容作為附件）；工程款支付證書(shū)（施工單位、監(jiān)理單位、建設(shè)單位三方簽字蓋章）。工程進(jìn)度憑證鏈應(yīng)當(dāng)收集歸檔的會(huì)計(jì)憑證有：工程款發(fā)票（需注明付款進(jìn)度，如“進(jìn)度款付至工程80%”）；工程合同；工程款支付證書(shū)（施工單位、監(jiān)理單位、建設(shè)單位三方簽字蓋章）。工程尾款憑證鏈應(yīng)當(dāng)收集歸檔的會(huì)計(jì)憑證有工程款發(fā)票（需注明付款進(jìn)度，如“尾款付至工程100%”）；工程合同；涉及竣工驗(yàn)收的另需工程竣工驗(yàn)收合格單（驗(yàn)收單位、施工單位、監(jiān)理單位、建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位五方簽字蓋章）；涉及審計(jì)的另需工程審計(jì)報(bào)告（或決算報(bào)告）；涉及質(zhì)保金的另需工程移交質(zhì)量反饋單（工程接受單位、施工單位蓋章）。