王勝紅

(山西省孝義市陽泉曲鎮(zhèn)辦公室，山西 孝義 032300)

辦公室檔案管理是辦公室工作的重要內(nèi)容，做好辦公室檔案管理對于單位整體工作的順利開展具有重要的意義。辦公室檔案資料很多都為指導(dǎo)性的資料，所以做好檔案管理還能夠提高單位的工作效率，而檔案本身也具有重要的作用。因此，在辦公室檔案管理中，一定要采取有效的方法來提高檔案管理的效率。

一、提高辦公室檔案管理工作的重要性

辦公室檔案管理是一項(xiàng)非常重要的工作，檔案作為信息產(chǎn)業(yè)的重要部門，提高辦公室檔案管理效率能夠更好為人們的檔案信息查詢和利用提供便利，這也是新時代對檔案管理提出的新要求。在新時代，信息檔案應(yīng)該要更好為人們提供服務(wù)，所以做好檔案管理工作至關(guān)重要。其次，提高辦公室檔案管理工作還能夠有效促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案管理工作本身就具有持續(xù)性和連貫性的特點(diǎn)，而當(dāng)今時代信息量非常大，要做好對各種信息的采集、整理和保存工作，就一定要提高檔案管理的效率，要結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際情況來采取有效的措施提高工作效率。檔案并不是一次性形成的，其具有歷史性和時間性，而確保檔案的完整性是檔案管理工作中非常重要的環(huán)節(jié)，這就要求在實(shí)際的檔案管理中不能遺漏或者丟失重要的信息，而提高檔案管理的工作效率才能確保檔案資料和信息的完整性[1]?？傊k公室檔案管理工作本身是一項(xiàng)非常重要的工作，對提高辦公室檔案管理具有重要的意義。

二、提高辦公室檔案管理效率的有效方法

(一)實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化

要想提高辦公室檔案管理效率，就要實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理的現(xiàn)代化，我國社會在不斷進(jìn)步，各種先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)應(yīng)用越來越普遍，已經(jīng)走進(jìn)了人們生活的方方面面，辦公室檔案管理的現(xiàn)代化是必然的趨勢。檔案管理的現(xiàn)代化就是要改變以往傳統(tǒng)、低效率的檔案管理理念和方法，采用先進(jìn)的檔案管理模式，面向社會發(fā)展來創(chuàng)新工作方法?，F(xiàn)代化的辦公室檔案管理模式應(yīng)該要有先進(jìn)的檔案管理思想，所有的工作人員都要提高對檔案管理的重視程度，并充分利用先進(jìn)的技術(shù)和方法，從檔案的收集、整理、儲存和利用等各方面都可以應(yīng)用音響技術(shù)、靜電復(fù)印技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等來完成，以先進(jìn)的科技來代替?zhèn)鹘y(tǒng)的人工，從而大大提升工作效率。此外，還要建立辦公室檔案服務(wù)的反饋機(jī)制，通過有效的反饋來了解掌握企業(yè)各方面的信息，為企業(yè)的工作方法改進(jìn)提供可靠的支持[2]。建立現(xiàn)代化的辦公室檔案管理制度，檔案的存放要分門別類，貼上對應(yīng)的標(biāo)簽以供人們更好查詢和查找。在存放檔案時，應(yīng)該將重要的檔案資料保存在更安全的地方。建立完善的檔案管理體系，對于目前檔案管理中存在的問題和一些披露要及時糾正和改善。檔案管理不僅要制定和落實(shí)相關(guān)的制度，同時還要加強(qiáng)對檔案管理工作的嚴(yán)格監(jiān)督和管理，建立科學(xué)的獎懲制度，以此來調(diào)動工作人員的積極性。

(二)加強(qiáng)工作人員的專業(yè)技能

辦公室檔案管理是一項(xiàng)非常復(fù)雜、繁瑣的工作，對工作人員的耐心、職業(yè)道德和專業(yè)水平要求都比較高，如果辦公室檔案管理人員缺乏專業(yè)的技能和相關(guān)的知識就會導(dǎo)致辦公室檔案管理出現(xiàn)各種問題。時代在不斷發(fā)展，信息技術(shù)的應(yīng)用非常廣泛，這就要求檔案管理也應(yīng)該跟上時代的潮流，充分利用現(xiàn)代技術(shù)來協(xié)助檔案管理，所以要求檔案管理人員具備現(xiàn)代辦公軟件的操作技能，所以要不斷提高檔案管理工作人員的計(jì)算機(jī)水平和信息水平。此外，檔案管理的專業(yè)性非常強(qiáng)，在檔案的收集、整理、統(tǒng)計(jì)和檢索的每一個環(huán)節(jié)都要求工作人員要有相應(yīng)的理論和方法，只有這樣才能保證檔案管理的工作質(zhì)量[3]。因此，檔案管理人員要具備較高的專業(yè)技能，掌握檔案管理的理論和方法，才能保證工作質(zhì)量和工作效率。

(三)加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)

加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)也是提高辦公室檔案管理工作效率的一個重要手段?，F(xiàn)階段計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)在各個領(lǐng)域都有了非常廣泛的應(yīng)用，在辦公室檔案管理中，同樣也能夠充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)來提高工作效率，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理，建立電子檔案，加強(qiáng)對電子檔案的信息化管理，檔案的收集和整理都可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來高效、高質(zhì)完成，還能夠更快速查詢到相關(guān)的檔案，提高檔案的利用效率，真正發(fā)揮辦公室檔案的重要價值。結(jié)合檔案管理的要求，要實(shí)現(xiàn)對不同載體檔案的數(shù)字化處理和轉(zhuǎn)換，將紙質(zhì)檔案、照片、錄像資料等進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，做好電子文件的歸檔整理，保存有價值的電子文件。

三、結(jié)語

提高辦公室檔案管理工作效率具有重要的意義，在實(shí)際的檔案管理工作中，要想真正提高辦公室檔案管理的工作效率，就要實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，充分利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，同時不斷提高檔案管理人員的工作水平和專業(yè)技能，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)，從而發(fā)揮辦公室檔案管理的重要價值和作用。