李麟

摘 要：隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，時(shí)代和社會(huì)結(jié)構(gòu)也發(fā)生著巨大的變化，檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代的變化而轉(zhuǎn)變管理觀念。傳統(tǒng)的檔案管理大多都是采用紙質(zhì)資料管理模式，需要消耗大量的人力物力，并且為了防止紙質(zhì)資料過(guò)早霉變，對(duì)資料存放的倉(cāng)庫(kù)環(huán)境要求也較高，檔案資料容易丟失的情況，為檔案管理工作帶來(lái)巨大的困擾。隨著科技的不斷進(jìn)步，電子技術(shù)為檔案管理工作帶來(lái)了極大的便利，但電子檔案管理也存在許多風(fēng)險(xiǎn)。本文將主要對(duì)當(dāng)今檔案管理工作的現(xiàn)狀和其發(fā)揮的重要作用進(jìn)行簡(jiǎn)要分析，并對(duì)其提出相應(yīng)的改進(jìn)方法。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；檔案管理；建設(shè)方法

隨著國(guó)家的不斷發(fā)展，人們的生活節(jié)奏也越來(lái)越快，檔案管理工作也就變得越來(lái)越重要。面對(duì)龐大、分散、雜亂的檔案資料信息，要將其所有資料管理得當(dāng)并非易事。從檔案管理悠久的工作歷史來(lái)看，是一個(gè)從簡(jiǎn)單管理到復(fù)雜管理、由經(jīng)驗(yàn)管理到科學(xué)管理、由人工管理到電子管理、由封閉系統(tǒng)到開放系統(tǒng)的發(fā)展過(guò)程，檔案管理工作對(duì)單位、員工的未來(lái)發(fā)展起到?jīng)Q定性作用，它同時(shí)也是歷史的見證。而許多單位的發(fā)展目光較為短淺，在檔案管理工作這一塊并沒(méi)有足夠的重視，檔案管理工作更多是敷衍了事，這對(duì)單位和其人員的發(fā)展都造成了嚴(yán)重的負(fù)面影響。

當(dāng)今檔案管理工作的現(xiàn)狀

檔案管理的方法與手段落后

隨著社會(huì)的創(chuàng)新與發(fā)展，社會(huì)中各行各業(yè)分工越來(lái)越精細(xì)化，使得檔案管理的工作量也越來(lái)越大，對(duì)其管理工作的精密性要求也越來(lái)越高。因受到社會(huì)結(jié)構(gòu)的影響，檔案管理工作相較以前發(fā)生了巨大的變化，逐漸形成復(fù)雜化、多元化的發(fā)展趨勢(shì)。在當(dāng)今時(shí)代下，許多單位對(duì)于檔案管理工作并沒(méi)有給予足夠的重視，由于思想未能緊跟時(shí)代的步伐，使得不少單位的檔案管理手段仍然較為傳統(tǒng)，落后的管理方式導(dǎo)致檔案管理工作的發(fā)展受到限制，工作效率無(wú)法提升，檔案信息資料也經(jīng)常發(fā)生丟失的現(xiàn)象。

檔案管理制度不健全

在任何工作中，科學(xué)、合理的管理制度是提升工作效率的重要保障，是提高工作人員意識(shí)和行為的根本。對(duì)于工作量龐大、工作結(jié)構(gòu)復(fù)雜的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，管理制度變得更為重要，良好的管理制度能提高對(duì)檔案信息的使用率和保存時(shí)間。但不少單位由于缺乏對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案管理制度存在的實(shí)際問(wèn)題視而不見，導(dǎo)致檔案管理工作中頻頻出現(xiàn)檔案信息丟失、檔案信息記錄不真實(shí)、檔案材料單一等問(wèn)題出現(xiàn)。由此可見，由于檔案管理制度的缺陷所導(dǎo)致的一系列問(wèn)題，嚴(yán)重影響了檔案資料的真實(shí)性，為單位和個(gè)人的發(fā)展帶來(lái)不利的影響。

檔案管理人員的素質(zhì)有待提高

檔案管理是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，對(duì)檔案管理工作人員的服務(wù)意識(shí)和綜合素養(yǎng)有著較高的要求，而隨著檔案管理工作的不斷發(fā)展，當(dāng)今信息化檔案管理也成了工作主要的發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)人員的信息技術(shù)要求也發(fā)起了新的挑戰(zhàn)。部分單位對(duì)檔案管理工作重視程度不高，缺乏對(duì)檔案管理工作人員的技能培訓(xùn)和素質(zhì)教育的開展，導(dǎo)致相關(guān)人員的能力素質(zhì)不能跟上檔案管理工作發(fā)展的速度，缺少具備良好專業(yè)素養(yǎng)的人員，工作人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知度不夠全面，影響了檔案管理工作的效率和精確度。

新時(shí)期檔案管理工作的重要意義

對(duì)單位發(fā)展起到推動(dòng)的作用

在我們單位推動(dòng)檔案管理工作的開展結(jié)合信息化的技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，對(duì)員工檔案進(jìn)行更加科學(xué)的管理，對(duì)于推動(dòng)我們單位的發(fā)展進(jìn)程、提高員工的工作質(zhì)量、實(shí)現(xiàn)制度分擔(dān)制都有著極為重大的意義。在當(dāng)今資源發(fā)展和信息發(fā)展同步運(yùn)行的環(huán)境之下，員工的個(gè)人信息和個(gè)人檔案愈加復(fù)雜多變。對(duì)于單位發(fā)展的推動(dòng)作用，主要在于以下的幾點(diǎn)：首先明確員工的個(gè)人信息，以便于進(jìn)行更加清楚的分工和調(diào)配。清楚員工的個(gè)人專業(yè)和個(gè)人優(yōu)勢(shì)，將它們進(jìn)行分門別類的檔案信息管理，這對(duì)我們單位需要進(jìn)一步拓展和進(jìn)步的關(guān)鍵時(shí)刻及時(shí)進(jìn)行人才資源調(diào)動(dòng)有著重要的意義。與此同時(shí)合理的人員檔案管理，可以推動(dòng)單位責(zé)任制度的劃分，將工作內(nèi)容劃分給每一個(gè)員工，從而促進(jìn)他們的個(gè)人發(fā)展和工作效率，這對(duì)于提高團(tuán)隊(duì)凝聚力和工作效率而言，也有著一定的促進(jìn)作用。

實(shí)現(xiàn)高效率的管理

傳統(tǒng)的檔案管理工作大多采用紙質(zhì)管理和人工管理這樣的管理方法，單純依靠單位的員工進(jìn)行手工操作，不僅存在著較大的誤差性，也給檔案管理人員帶來(lái)了極大的工作負(fù)擔(dān)和查找的困難。新時(shí)代下的信息整合化檔案管理工作，將網(wǎng)絡(luò)信息和電子技術(shù)進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，讓單位的檔案管理人員在清楚個(gè)人職責(zé)的前提下進(jìn)行有效的檔案管理工作。更加新穎的檔案管理方法，不僅能夠帶來(lái)高效率的工作環(huán)境，也能夠減輕管理人員的工作負(fù)擔(dān)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效化。在提升檔案管理人員工作便捷性的同時(shí)，新型的檔案管理工作也能夠起到整合資源和查找便捷的重要作用。當(dāng)今的檔案管理平臺(tái)，具有易操作性和便捷特征。管理者可以在檔案管理平臺(tái)上進(jìn)行簡(jiǎn)單的操作，從而確定員工的個(gè)人檔案信息，從而將他們的檔案進(jìn)行重新劃分與歸類。結(jié)合我們單位的實(shí)際工作情況思考更加簡(jiǎn)潔的檔案管理方法，不僅可以促進(jìn)檔案管理工作的一體化推進(jìn)，也可以增強(qiáng)單位的檔案管理工作有效性，從而提升單位的發(fā)展速度。

促進(jìn)檔案管理工作建設(shè)的具體方法

提升人員工作素質(zhì)，確保檔案管理穩(wěn)定發(fā)展

檔案管理工作具有業(yè)務(wù)性強(qiáng)、工作程序復(fù)雜繁瑣等特點(diǎn)，在當(dāng)今社會(huì)生活節(jié)奏不斷加快的大背景之下，對(duì)檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求，不僅要熟練掌握業(yè)務(wù)知識(shí)，增強(qiáng)自己業(yè)務(wù)能力，還要熟悉對(duì)計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)以及各種相關(guān)軟件的操作。因此，有必要對(duì)檔案管理工作人員開展定期定量的專業(yè)節(jié)能培訓(xùn)，強(qiáng)化檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)和業(yè)務(wù)能力。另外，也要大力開展與檔案管理工作相關(guān)的經(jīng)常性教育，目的是為了強(qiáng)化人員的思想，對(duì)檔案管理工作有正確的態(tài)度和認(rèn)識(shí)度，增強(qiáng)檔案管理人員的安全意識(shí)和工作素養(yǎng)，從而使得檔案管理人員的綜合素質(zhì)素養(yǎng)得到全面提高，為檔案管理工作的發(fā)展提供重要的穩(wěn)定性作用。

建立健全管理制度，提高檔案管理工作質(zhì)量

健全的管理制度是保障檔案管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵因素，要想建立起科學(xué)合理的檔案管理制度，首先要轉(zhuǎn)變管理思路，端正每位檔案管理人員的態(tài)度，定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)和經(jīng)常性教育，提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力和工作素養(yǎng)，從而確保提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。另外，建立起合理的檔案管理考核制度，將重要的工作項(xiàng)目納入到績(jī)效考核之中，實(shí)施一定的懲獎(jiǎng)措施，使得每位工作人員都重視起檔案管理工作，在成績(jī)比拼當(dāng)中不斷提升自身能力素養(yǎng)。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理工作是一項(xiàng)服務(wù)性、管理性和政治性的工作，這項(xiàng)工作是國(guó)家檔案事業(yè)最基本的組成部分，但它的建設(shè)質(zhì)量影響著單位甚至國(guó)家未來(lái)的發(fā)展。因此，每位檔案管理者與單位都必須對(duì)這項(xiàng)工作引起足夠的重視，端正自己的態(tài)度，加深對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)度，正確看待當(dāng)前檔案管理工作中所存在的實(shí)際問(wèn)題，并且采取相應(yīng)的措施進(jìn)行改正，為檔案管理工作的建設(shè)貢獻(xiàn)出重要力量。

（作者單位：昭通市天麻特產(chǎn)局）

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