陸燕華

摘 要：高職院校的干部人事檔案在干部人事管理工作中發(fā)揮著重要作用。在目前的形式下，干部人事檔案的信息化管理成為干部人事檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)。筆者從高職院校干部人事檔案信息化建設(shè)的實(shí)際出發(fā)，明確了干部人事檔案信息化建設(shè)的必要性，以及在現(xiàn)有情況下，如何進(jìn)行有效的干部人事檔案信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：高職院校；干部人事檔案；信息化建設(shè)

一、引言

事業(yè)單位的干部人事檔案是對(duì)干部人個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、學(xué)歷職稱、年度考核等內(nèi)容的文字記錄，是開展干部管理工作的重要信息。在干部考核、職稱評(píng)定的時(shí)候都需要用到關(guān)鍵性的檔案信息材料，從而能夠保證審查工作的公正和公平性。目前信息化背景下，科技的大發(fā)展為干部人事檔案的發(fā)展提供了機(jī)遇，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案的信息化建設(shè)也是干部人事檔案工作的必然趨勢(shì)。在新形勢(shì)下，高速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)和多媒體技術(shù)等也為干部人事檔案信息化建設(shè)的快速化發(fā)展提供了必要的技術(shù)支持。

二、加強(qiáng)高職院校干部人事檔案信息化建設(shè)的必要性

（一）高職院校干部人事檔案工作的現(xiàn)狀

1.領(lǐng)帶重視不夠，高職院校的干部人事檔案工作往往會(huì)被領(lǐng)導(dǎo)忽略

有部分領(lǐng)導(dǎo)會(huì)認(rèn)為人事檔案只是將個(gè)人學(xué)歷職稱、年度考核、工資信息等紙質(zhì)材料歸總成冊(cè)，沒有什么好管，也沒有什么用途。

目前，以無錫城市職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，干部人事檔案工作還沒有被領(lǐng)導(dǎo)所足夠重視。全院1427份人事檔案，其中在職在編人員檔案642份，僅有一人從事干部人事檔案工作，還兼職本人事部門其他工作。在完成日常管理工作和紙質(zhì)檔案的整理工作的基礎(chǔ)上，工作人員很難再進(jìn)行其他信息化建設(shè)的工作。

2.缺少高素質(zhì)復(fù)合性的人才

在干部人事檔案的信息化管理的背景下，檔案管理者不僅需要精通傳統(tǒng)的檔案專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力，同時(shí)還要掌握計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、多媒體技術(shù)等知識(shí)。而目前絕大多數(shù)高職院校從事干部人事檔案工作的，往往不是是檔案專業(yè)的專門人才，而是學(xué)校某個(gè)部門轉(zhuǎn)型過來從事干部人事檔案管理工作，因此干部人事檔案工作隊(duì)伍會(huì)存在知識(shí)缺乏老化、觀念保守、缺乏開拓精神的一些不良通病。

3.信息數(shù)據(jù)庫的完整性不夠

目前無錫城市職業(yè)技術(shù)學(xué)院的人事部門在職稱評(píng)審、工資調(diào)整和人事檔案工作分別采用不同的軟件，數(shù)據(jù)庫不兼容，數(shù)據(jù)通用性較差，因此很難達(dá)到信息、數(shù)據(jù)共享，在實(shí)際工作中利用率較低。由于數(shù)據(jù)庫各自使用，因此數(shù)據(jù)更新較慢，很難對(duì)已經(jīng)更新的數(shù)據(jù)實(shí)行實(shí)時(shí)修改，因此不能反映現(xiàn)實(shí)的實(shí)際情況。

（二）加強(qiáng)高職院校干部人事檔案信息化建設(shè)的意義

1.有利于干部人事檔案管理者提高工作效率

在傳統(tǒng)的干部人事檔案管理工作中，人們的工作管理對(duì)象是個(gè)人干部人事檔案這冊(cè)檔案實(shí)體。它需要工作人員通過收集、整理、加工、編目成冊(cè)，然后提供利用。在平常的工作中，我們檢索一冊(cè)人事檔案，往往是通過我們手中的干部名冊(cè)查詢到這冊(cè)人事檔案的檔案號(hào)，然后到庫房的指定位置找出這冊(cè)檔案，然后進(jìn)行查閱利用。由于個(gè)人人事檔案的檔案實(shí)體是唯一性，在平時(shí)的工作中，不同的部門人員才查閱信息的話，我們需要一遍又一遍的重復(fù)此項(xiàng)工作，效率低下，浪費(fèi)了工作人員大量的時(shí)間和精力。干部人事檔案進(jìn)行信息化建設(shè)，完成信息化管理后，人事檔案信息一經(jīng)錄入，根據(jù)用途設(shè)置檔案查詢權(quán)限，就能實(shí)現(xiàn)多次查閱和利用，從而大大提高了工作效率。

2.大大有利于保護(hù)紙質(zhì)檔案

在傳統(tǒng)的干部人事檔案利用過程中，我們是只有檢索查閱個(gè)人紙質(zhì)檔案這一種途徑。在平時(shí)的工作，有很多時(shí)候其實(shí)是只要調(diào)用干部人事檔案中的相關(guān)信息，并不需要整本查閱。但是在人事檔案信息沒有其他途徑的查閱時(shí)，工作人員也只能一遍一遍翻閱原始信息，在一定程度上，加速了原始紙質(zhì)檔案的破損，并不利于原始紙質(zhì)檔案的長(zhǎng)期保存。而在干部人事檔案完成信息化建設(shè)以后，檔案的管理人員只需輸入需要查閱材料的人員名字，就可以把人員的檔案信息從系統(tǒng)中調(diào)取出來，然后開放相應(yīng)的權(quán)限，將信息傳遞給所需檔案內(nèi)容的相關(guān)人員，方便高效，省去很多環(huán)節(jié)，在提高工作效率的基礎(chǔ)上，更是保護(hù)了紙質(zhì)檔案，并且使損壞、涂改、抽取和替換相關(guān)材料的可能性為0。

三、干部人事檔案信息化建設(shè)的有效措施

（一）充分加強(qiáng)對(duì)干部人事檔案工作的硬件和軟件投入

目前我院是采用的江蘇省委組織部統(tǒng)一指定的組織（人事）信息管理系統(tǒng)。這套軟件已經(jīng)基本滿足干部人事檔案在日常工作的信息化管理的需要，因此軟件上的投入已經(jīng)完成，但是硬件上還需提高干部檔案信息電子化設(shè)備的級(jí)別，淘汰原先老舊的計(jì)算機(jī)，更換先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備。還需增加掃描儀、液態(tài)硬盤、數(shù)碼照相機(jī)等先進(jìn)的設(shè)備。硬件和軟件設(shè)備的不斷升級(jí)改善，是完成干部人事檔案信息化建設(shè)的設(shè)備保障。

（二）提高干部人事檔案信息化的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化準(zhǔn)則

干部人事檔案信息化建設(shè)是以錄入信息的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化為基礎(chǔ)的，具體表現(xiàn)為干部人事檔案部門要制定規(guī)范的檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)操作和管理規(guī)程，對(duì)檔案的信息數(shù)據(jù)的采集要嚴(yán)格按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。具體要求如下：

1.確保數(shù)據(jù)采集的質(zhì)量

準(zhǔn)確無誤的干部人事檔案信息才能在干部檔案信息化管理中發(fā)揮強(qiáng)有力的作用。因此 在進(jìn)行數(shù)據(jù)采集時(shí)，需要檔案信息錄入人員有很強(qiáng)的數(shù)據(jù)意識(shí)，保證錄入的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。沒有準(zhǔn)確無誤的數(shù)據(jù)，就沒有高效有用的數(shù)據(jù)處理，更談不上干部檔案信息的信息化管理。因此在進(jìn)行數(shù)據(jù)采集的這個(gè)階段，要求每個(gè)檔案信息錄入人員能否充分意識(shí)到數(shù)據(jù)采集質(zhì)量的重要性。

2. 做好數(shù)據(jù)采集規(guī)劃

數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確錄入是干部人事檔案信息化建設(shè)的核心和基礎(chǔ)，這是一項(xiàng)系統(tǒng)而細(xì)致的工作。這項(xiàng)工作有著技術(shù)性強(qiáng)，涉及面廣的特點(diǎn)。因此采集的信息數(shù)據(jù)這項(xiàng)工作的開展需要有組織有計(jì)劃，全面安排，統(tǒng)一分類，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一采集，統(tǒng)一錄入，做到有組織，有步驟地分層次推進(jìn)。這樣一項(xiàng)工程，如果沒有做到上述要求，在后期的實(shí)際工作中，通常會(huì)出現(xiàn)不斷錯(cuò)誤，需要檔案管理人員不斷補(bǔ)漏洞，不斷調(diào)出原始材料修改錄入的信息數(shù)據(jù)。造成的直接后果就是，數(shù)據(jù)輸入的周期不斷延長(zhǎng)。因此做好干部人事數(shù)據(jù)錄入的工作，一定要給數(shù)據(jù)錄入的相關(guān)工作人員明確工作流程，統(tǒng)一做好工作的計(jì)劃安排。

3. 把握好數(shù)據(jù)源頭審核關(guān)

干部人事檔案的信息化建設(shè)就是數(shù)據(jù)錄入的信息和紙質(zhì)材料的信息要保持完全一致。而我們?cè)谧龈刹咳耸聶n案信息數(shù)據(jù)錄入的工作時(shí)，除了錄入時(shí)做到信息錄入一致，同時(shí)還一定要把好數(shù)據(jù)采集的源頭關(guān)。采集的數(shù)據(jù)一定是真實(shí)有效準(zhǔn)確的。因此數(shù)據(jù)采集工作完成的好壞與否直接與數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)質(zhì)量相關(guān)。在實(shí)際操作中，工作人員要秉承“誰接收”、“誰審核”、“誰錄入”、“誰檢查”的工作方針。在業(yè)務(wù)操作中，要規(guī)定所要采集數(shù)據(jù)的內(nèi)容、格式，這樣能保證所采數(shù)據(jù)的統(tǒng)一性。

4. 采用多種措施檢查維護(hù)檔案信息

在工作我們已經(jīng)對(duì)信息數(shù)據(jù)的源頭進(jìn)行了把關(guān)，這還是不夠的。在平時(shí)的使用中，我們還會(huì)發(fā)現(xiàn)出現(xiàn)或多或少的這樣或者那樣的問題，這就需要我們?cè)趯?shí)際的日常工作中進(jìn)行不間斷的數(shù)據(jù)維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的問題，以保證數(shù)據(jù)的真實(shí)、準(zhǔn)確、可用。我們可以在數(shù)據(jù)應(yīng)用中對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行校對(duì)。這也需要檔案管理人員在日常業(yè)務(wù)工作中，有高度的責(zé)任心，不定時(shí)的將數(shù)據(jù)庫查詢出來的信息和個(gè)人檔案原件信息進(jìn)行比對(duì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)問題，從而及時(shí)糾正錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)。也可以通過數(shù)據(jù)庫統(tǒng)計(jì)結(jié)果和原始數(shù)據(jù)進(jìn)行比較，從而找出誤差，及時(shí)糾正。

（三）加強(qiáng)檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)

在干部人事檔案工作的信息化建設(shè)過程中，一支具有較高檔案管理業(yè)務(wù)素質(zhì)和綜合能力的管檔干部隊(duì)伍是根本。一切工作都需要人來開展。這就需要高職院校在不斷引進(jìn)專門的復(fù)合型人才的基礎(chǔ)上，對(duì)自己原有的干部人事檔案工作者加大理論培訓(xùn)和實(shí)際操作能力的培養(yǎng)，通過集中培訓(xùn)、以會(huì)代訓(xùn)、觀摩學(xué)習(xí)等形式不斷提高人員的實(shí)際操作和實(shí)踐能力，從而保障高職院校干部人事檔案信息化的有序推進(jìn)。同時(shí)高職院校不應(yīng)將干部人事檔案信息化工作邊緣化，應(yīng)該全面科學(xué)地建立積極的考評(píng)體系，使得高職院校的檔案部門從單一的服務(wù)型向服務(wù)型、學(xué)術(shù)型和研究型轉(zhuǎn)變，給管理人員以施展才華更廣闊的平臺(tái)，不斷提高干部人事檔案管理人員的積極主動(dòng)性。在職稱晉升制度上，要因人制宜、因事制宜，兼顧個(gè)人的工作成績(jī)和專業(yè)背景，為干部人事檔案工作人員晉升疏通渠道，為優(yōu)秀人才的脫穎而出提供條件。

參考文獻(xiàn)：

[1]淺議高校干部人事檔案的信息化管理程麗麗[J]《價(jià)值工程》2011.12.

[2]對(duì)做好干部人事檔案信息電子化管理的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)張新星[J]《黑龍江檔案》2014-06.

[3]高職院校人事檔案信息化管理研究——以濟(jì)南市高職院校為例王燕[D]山東大學(xué)2014-05.