王世強(qiáng)
[摘 要]在國(guó)企事業(yè)單位進(jìn)行選拔干部,都會(huì)以干部人事檔案為前提條件。由此可見(jiàn)干部人事檔案的重要性。目前干部人事檔案管理工作中還存在一些問(wèn)題需要解決,本文就干部人事檔案管理工作中所存在的一些問(wèn)題進(jìn)行分析,并提出有效措施,以期提高干部人事檔案管理水平。
[關(guān)鍵詞]干部人事檔案;問(wèn)題;措施
中圖分類號(hào):G275 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1009-914X(2016)25-0333-01
一、干部人事檔案管理中存在的問(wèn)題
1.對(duì)干部人事檔案管理不夠重視
干部人事檔案需要相關(guān)部門的配合與支持,也就是說(shuō)有些部門提交個(gè)人相關(guān)材料,部門沒(méi)有按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行蓋章或擅自更改相關(guān)材料,而人事檔案管理人員也未對(duì)所提交的資料進(jìn)行審核處理,這樣直接導(dǎo)致檔案材料的缺失或不真實(shí)的現(xiàn)象,無(wú)法發(fā)揮人事檔案應(yīng)當(dāng)發(fā)揮的作用。
2. 缺乏完善的干部人事檔案管理制度
在干部人事檔案管理工作中,其完善的管理制度是其正常運(yùn)行的前提基礎(chǔ),也是確保干部人事檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化以及合理化的重要前提。我國(guó)企事業(yè)單位干部人事檔案管理制度還不夠健全與完善,在實(shí)施檔案管理的時(shí)候無(wú)章可循。尤其是缺乏檔案收集管理制度、借閱制度、登記制度。即使有的部門設(shè)立了這些制度,但是在實(shí)際的管理中,只是徒有其表,沒(méi)有實(shí)際意義。工作中沒(méi)有按照制度來(lái)辦事,導(dǎo)致檔案管理比較混亂。
3. 檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施落后,信息化程度不高
在干部人事檔案管理部門的調(diào)查研究中發(fā)現(xiàn),有的干部人事檔案管理?xiàng)l件設(shè)施較差,有的單位沒(méi)有設(shè)置單獨(dú)的檔案室,沒(méi)有獨(dú)立的查檔以及整檔空間,其辦公的區(qū)域較小。有的檔案存放在庫(kù)房或者倉(cāng)庫(kù)中,并且堆放了大量的廢舊辦公雜物,其基礎(chǔ)設(shè)施條件較差。從而導(dǎo)致大多數(shù)干部人事檔案管理工作無(wú)法正常開(kāi)展,其管理工作效率低下。另外,在信息化時(shí)代背景下,干部人事檔案管理的信息化程度不夠高,其檔案管理主要是以紙質(zhì)檔案為主,大多數(shù)是人工管理,其信息化程度較低,只是個(gè)人信息、檔案目錄等進(jìn)行數(shù)字化辦公,其檔案管理工作與信息技術(shù)環(huán)境相脫離。
4.檔案管理不夠規(guī)范,檔案材料缺乏真實(shí)性與完整性
干部人事檔案是個(gè)人經(jīng)歷的真實(shí)反映,其真實(shí)性是干部人事檔案發(fā)揮作用的前提條件。檔案案卷材料的手續(xù)不夠完善或者缺乏真實(shí)性,就會(huì)導(dǎo)致干部人事檔案管理的作用無(wú)法充分發(fā)揮出來(lái)。從現(xiàn)有的干部人事檔案材料進(jìn)行研究,從中可以看出,有的單位干部人事檔案沒(méi)有達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求。有的干部在填寫個(gè)人履歷的時(shí)候,有頭無(wú)尾,有的年齡填寫不一致,工齡方面越填越早,有的學(xué)歷造假,沒(méi)有材料證明。同時(shí),有的在出生日期方面不分公歷與農(nóng)歷,隨意填寫。另外,檔案材料填寫不夠完善,缺乏規(guī)范、科學(xué)的管理。例如,有的檔案材料中沒(méi)有貼照片、干部任免職務(wù)沒(méi)有填寫,考核表沒(méi)有蓋章等。
二、干部人事檔案管理的優(yōu)化策略
1.加大檔案管理宣傳力度,提高檔案管理意識(shí)
檔案管理部門需要加強(qiáng)對(duì)自身檔案管理人員的宣傳教育,提高檔案管理人員的工作意識(shí),重視自己的本職工作。充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作是貫徹黨的干部路線、方針以及政策的工作,明確檔案管理是干部職工晉升、評(píng)定職稱等重要依據(jù),以便確保檔案管理人員重視本職工作,提高檔案管理水平與質(zhì)量。
2. 建立完善的干部人事檔案管理制度
完善的檔案管理制度是干部人事檔案管理部門落實(shí)與開(kāi)展工作的前提與保障,由于干部人事檔案管理工作比較復(fù)雜、瑣碎,要想確保檔案管理工作有條不紊的進(jìn)行,就需要嚴(yán)格按照相關(guān)制度來(lái)實(shí)施,以便做到有章可循、有據(jù)可依。在建立完善的干部人事檔案管理制度的時(shí)候,首先,需要明確建立各項(xiàng)切實(shí)可行的規(guī)章制度,并嚴(yán)格按照要求、規(guī)范、科學(xué)、合理的完成檔案管理工作。尤其需要制定出完善的檔案查閱制度,明確規(guī)定查閱權(quán)限,例如,沒(méi)有查閱干部介紹信的不得查閱檔案,未經(jīng)批準(zhǔn)的不得查閱等。在檔案的借閱制度完善過(guò)程中,需要制定各種規(guī)定,例如沒(méi)有經(jīng)過(guò)部門相關(guān)負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)不得將檔案借出,在借出手續(xù)不健全的時(shí)候不得借出等。并且在借閱、查閱以及轉(zhuǎn)進(jìn)、轉(zhuǎn)出等管理中,需要及時(shí)登記,并且具備完善的審批手續(xù)。其次,需要根據(jù)我國(guó)公務(wù)員制度以及該制度對(duì)干部人事檔案管理的影響進(jìn)行分析,尋找出規(guī)律,并建立一套適合干部人事制度變革的檔案管理制度,建立完善的制度之后,需要有效的解決檔案管理中的混亂現(xiàn)象,為檔案管理的順利開(kāi)展提供前提條件。
3.加強(qiáng)干部人事檔案的合理、科學(xué)、規(guī)范化的管理
首先,需要積極主動(dòng)、及時(shí)的收集干部人事檔案材料。干部人事檔案管理的基礎(chǔ)工作就是對(duì)檔案信息材料進(jìn)行收集,由于涉及到部門較多的工作。因此,需要積極主動(dòng)、及時(shí)的收集好檔案信息材料。在收集的過(guò)程中,需要確保檔案信息的實(shí)時(shí)性,由于每個(gè)人的情況是在不斷的變化與發(fā)展的,其個(gè)人的檔案信息材料需要隨之進(jìn)行更改,以便確保干部人事檔案的信息與本人的信息保持一致。需要及時(shí)、密切觀察人事工作以及干部個(gè)人的動(dòng)態(tài)發(fā)展,及時(shí)主動(dòng)的收集信息。同時(shí),檔案管理人員需要與人事檔案材料形成密切的聯(lián)系,通過(guò)各種方式與途徑積極主動(dòng)的做好檔案收集工作。并且需要確保收集的信息具有真實(shí)性與完整性特點(diǎn)。需要嚴(yán)格按照干部人事檔案的相關(guān)收集規(guī)定以及范圍將材料與信息收集完整。將收集好的材料及時(shí)歸檔,并裝入個(gè)人卷宗,以便做好干部人事檔案收集與整理工作。
其次,需要對(duì)干部人事檔案材料進(jìn)行鑒別,去偽存真。由于目前干部人事檔案管理中,其材料存在虛假的現(xiàn)象,需要加強(qiáng)對(duì)信息材料的鑒別,確保檔案材料的真實(shí)性。需要對(duì)檔案材料進(jìn)行全面審核,在審核的時(shí)候,需要嚴(yán)格按照檔案材料的補(bǔ)充辦法等相關(guān)規(guī)定來(lái)實(shí)施,針對(duì)干部人事檔案中的十大類內(nèi)容制定出審核的標(biāo)準(zhǔn)。例如,需要登記干部職務(wù)晉升的連續(xù)性,填寫專業(yè)技術(shù)職稱從初級(jí)到高職以及聘用的連續(xù)性信息。檔案管理人員需要對(duì)這些信息進(jìn)行逐一核實(shí),將其中缺失材料進(jìn)行分類,針對(duì)缺失的材料及時(shí)做好補(bǔ)充。另外,在鑒別信息材料真實(shí)性的時(shí)候,需要對(duì)其信息資料進(jìn)行審核,并對(duì)需要出具相關(guān)證明的信息進(jìn)行審核,對(duì)干部進(jìn)行核實(shí),確保信息的真實(shí)性。針對(duì)沒(méi)有經(jīng)過(guò)審批、內(nèi)容不夠詳細(xì)、手續(xù)不健全等檔案材料不得歸檔,針對(duì)相關(guān)證書沒(méi)有加蓋相關(guān)組織的印章不得歸檔處理。
4.提高干部人事檔案信息化管理水平
在信息化時(shí)代背景下,需要充分利用信息技術(shù)資源,構(gòu)建現(xiàn)代化干部人事檔案管理的信息平臺(tái),以便有效的提高檔案管理與利用效率,從而可以有效的實(shí)現(xiàn)全面、動(dòng)態(tài)的管理??梢栽诟刹咳耸聶n案的信息化管理體系中,建立檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù),對(duì)干部人事檔案的十大類內(nèi)容進(jìn)行有效的整合與優(yōu)化,需要檔案管理人員對(duì)干部形成的材料進(jìn)行及時(shí)的收集、鑒別、審核以及處理,為干部人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)提供信息。同時(shí),可以構(gòu)建干部人事檔案局域網(wǎng),通過(guò)局域網(wǎng)之間的相互連接,可以有效的實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享,在檔案借閱、查閱的時(shí)候,更加方便。同時(shí),通過(guò)信息化的檔案管理,可以有效的解決紙質(zhì)案卷破損的問(wèn)題,有效的確保檔案的長(zhǎng)期保存與使用,從而促進(jìn)干部人事檔案的信息化、規(guī)范化以及科學(xué)化管理。
三、結(jié)束語(yǔ)
干部人事檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜、系統(tǒng)、綜合性較強(qiáng)的工作,檔案管理人員需要針對(duì)存在的問(wèn)題與不足之處進(jìn)行分析,以便制定出有效的解決措施。同時(shí),還需要不斷提升自身的綜合素質(zhì),以便更好的適應(yīng)檔案管理工作。從而提高干部人事檔案管理質(zhì)量與水平,充分發(fā)揮出干部人事檔案的應(yīng)用價(jià)值。