嚴(yán)慧深+蔣勇+李晶晶+王可可+朱琴梅

摘要：目的將教學(xué)管理人員從繁雜的信息統(tǒng)計(jì)工作中解放出來。方法利用協(xié)同辦公軟件，讓多位學(xué)生同時(shí)或非同時(shí)協(xié)同編輯文檔，在最短的時(shí)間內(nèi)生成學(xué)生統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的電子表格。結(jié)果利用TIM軟件可以有效實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公，多人同時(shí)或非同時(shí)錄入學(xué)生信息的電子文檔。結(jié)論利用TIM軟件中的協(xié)同辦公功能可以有效提升教學(xué)管理效率。

關(guān)鍵詞：TIM；協(xié)同辦公；實(shí)習(xí)管理；高校

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2017）51-0017-02

高校的新生入學(xué)階段和畢業(yè)前實(shí)習(xí)階段是教學(xué)管理中任務(wù)最繁忙的一個(gè)時(shí)期[1]，該階段要統(tǒng)計(jì)并且更新大量學(xué)生信息，如手機(jī)號(hào)、獲獎(jiǎng)信息、實(shí)習(xí)地點(diǎn)等。方法不當(dāng)會(huì)增加很多的重復(fù)勞動(dòng)。

目前常用的辦法及其缺點(diǎn)：

1.打印紙質(zhì)材料，學(xué)生的個(gè)人信息讓學(xué)生現(xiàn)場(chǎng)填寫。缺點(diǎn)：速度慢，而且紙質(zhì)資料在現(xiàn)在信息化辦公的環(huán)境下不容易管理，容易丟失。學(xué)生必須到場(chǎng)，如果在大學(xué)最后一年在外地實(shí)習(xí)[2]，統(tǒng)計(jì)信息將非常不便。

2.請(qǐng)專業(yè)軟件公司構(gòu)建學(xué)生管理平臺(tái)[3]，讓學(xué)生登錄該平臺(tái)進(jìn)行信息錄入或者更新。缺點(diǎn)：軟件平臺(tái)的構(gòu)建費(fèi)用高，不是所有規(guī)模的院校都可以或者愿意承受。

3.由班主任委托班長(zhǎng)統(tǒng)計(jì)全班信息。缺點(diǎn)：增加班干負(fù)擔(dān)，諸如此類事情越多，越影響學(xué)生的主業(yè)即學(xué)習(xí)。不符合以人為本的教育理念[4]。

4.在QQ群當(dāng)中，一人填寫一個(gè)excel表格，上傳到群文件，最后由教學(xué)管理人員下載匯總。缺點(diǎn)：學(xué)生命名文件不規(guī)范，每個(gè)文件均需要打開，復(fù)制，粘貼，并不比紙質(zhì)填寫節(jié)約時(shí)間。不過2016年騰訊公司推出了TIM軟件，其中增加了“在線文檔”的協(xié)同辦公組件。對(duì)于教師而言，用好其功能，能夠最大限度地減少自己的機(jī)械工作量，提高工作效率。下文以學(xué)生下實(shí)習(xí)點(diǎn)前的實(shí)習(xí)信息統(tǒng)計(jì)作為例子，展示如何使用該功能。

第一步：在本地excel表格中復(fù)制學(xué)生的班級(jí)、姓名等不需要填寫的信息。這步的意義主要在于構(gòu)建好在線電子表格的框架，避免學(xué)生錄入信息的無序性。

第二步：在騰訊官網(wǎng)下載并安裝TIM軟件，打開TIM軟件，用QQ號(hào)登錄。點(diǎn)擊最上方，第三個(gè)圖標(biāo)。在圖1界面中點(diǎn)擊紅圈標(biāo)注的圖標(biāo)。

第三步：點(diǎn)擊圖1中右上角的新建按鈕，會(huì)出現(xiàn)下拉菜單。包括“文檔”、“表格”兩個(gè)選項(xiàng)，由于我們目前需要所有學(xué)生填寫實(shí)習(xí)信息，因此選擇表格較為合適，這樣統(tǒng)計(jì)完畢可以保存為excel文件。選擇表格后會(huì)自動(dòng)打開瀏覽器，打開在線表格。見圖2。

第四步：將第一步從本地excel文檔中復(fù)制出的非學(xué)生填寫信息部分粘貼到圖2的在線表格中去。本步注意事項(xiàng)：如網(wǎng)絡(luò)稍慢，粘貼會(huì)有延時(shí)，請(qǐng)勿重復(fù)粘貼。如果郵件的“粘貼”不能成功，可以試試CTRL+V。另外，如果excel中有合并的單元格被復(fù)制了，那么粘貼就會(huì)不成功。因?yàn)樵撛诰€表格的格式尚未和excel完全統(tǒng)一，期待在以后的版本中改進(jìn)。對(duì)于粘貼不成功的字段也可以手動(dòng)輸入。

第五步：在瀏覽器在線表格的右上角設(shè)置權(quán)限，見圖4。設(shè)置為所有人，并且可以編輯。如設(shè)置特定人員，則需要在自己的qq好友中指定人員，如果只想讓部分人能編輯這個(gè)文檔，可以指定特定人員。最后保存。

第六步：點(diǎn)擊圖4“權(quán)限”左邊的“分享”，出現(xiàn)提示“分享鏈接已復(fù)制到剪貼板，你可以粘貼發(fā)送給其他人?！比缓蟮絈Q群里面把這個(gè)鏈接粘貼進(jìn)去。無論學(xué)生是在手機(jī)上，還是在電腦上，只要點(diǎn)了這個(gè)鏈接，就可以進(jìn)入在線表格，將他們的個(gè)人信息填寫進(jìn)去。如果您的網(wǎng)速好，可以在在線表格的右上方看到誰正在協(xié)同編輯這個(gè)電子表格。

第七步：學(xué)生信息全部填寫完畢后，在圖5界面點(diǎn)擊“導(dǎo)出”，保存成excel文件即可。以后就可以在自己電腦上進(jìn)行編輯。由于該種填寫方式，甲學(xué)生可以改動(dòng)乙學(xué)生的相關(guān)信息，因此，導(dǎo)出的文件一定要再次向?qū)W生公示，確認(rèn)無誤。

該方法的優(yōu)點(diǎn)：極大地提高了信息化教學(xué)管理的效率，避免了教學(xué)管理人員大量的重復(fù)勞動(dòng)，能更有效地將時(shí)間用于提升教學(xué)質(zhì)量。學(xué)生不論人在本地，還是在外地實(shí)習(xí)，只要手機(jī)能上網(wǎng)，隨時(shí)可以填寫和更新自己的信息。另外，文中展示的是PC端操作方法，在手機(jī)端，也有開發(fā)好的TIM協(xié)同辦公軟件的APP，操作方法類似。缺點(diǎn)：TIM軟件誕生時(shí)間尚短，目前還有一些bug，諸如excel中的某些格式不能直接復(fù)制和粘貼到在線表格中。希望騰訊公司能在今后的版本中有所改進(jìn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]綦科，源國(guó)偉.為教學(xué)管理減負(fù)——廣州大學(xué)教學(xué)管理信息化實(shí)踐[J].教育信息化，2006，（14）：39-40.

[2]張麗.基于能力本位的高校學(xué)生頂崗實(shí)習(xí)管理研究[J].教育觀察（上半月），2015，（12）：62-63.

[3]蔡金偉.高校學(xué)生實(shí)習(xí)管理系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)[J].科技資訊，2016，（12）：122，124.

[4]俞燎宏.高校學(xué)生實(shí)習(xí)網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)的研究與設(shè)計(jì)[D].南昌大學(xué)，2010.

Abstract：Objective：To liberate the teaching administrator from the work of complicated information statistics. Methods：By collaborative office software，a number of students edit the online documents at the same time or different time. So that the student statistics spreadsheet will be generated in the shortest time. Results：By the software named TIM developed by Tencent，effective collaborative edit will be achieved. The student information can be typed into electronic documents at the same time or different time. Conclusion：The efficiency of teaching management can be improved effectively by the collaborative office in TIM software.

Key words：TIM；collaborative office；practice management；collegeendprint