唐琳茹

摘 要：內部審核，也稱為一方審核，是由組織自行建立并組織實施的自我評價機制，審核的對象為組織自己所策劃的體系、過程等，驗證組織所策劃的體系、過程及其實際運行的符合性、適宜性和有效性，也可作為組織自我合格聲明的基礎。內部審核是保持組織質量管理體系正常有效運行的不可或缺的環(huán)節(jié)，也是企業(yè)內部能夠順利進行各種業(yè)務流程的重要因素，幫助組織驗證其生產經營活動過程的適宜性，充分性和有效性。組織如果能夠對內部審核工作進行正確的理解和認知，使得內審工作得以順利的實施，才能使內部審核工作充分發(fā)揮其作用。

關鍵詞：內部審核；實施；內審員；改進

中圖分類號：F23 文獻標識碼：A doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2017.34.061

1 內部審核、內審員的目的和作用

1.1 內部審核的定義

內部審核是由體系負責人、主管組織或者與被審核活動無直接責任關系的人員，根據既定的計劃和內部審核流程負責實施。內審員是組織內審的實際實施者，定期對企業(yè)的各種過程按照相關標準進行審查，用來保證企業(yè)的每一項經營管理過程能夠達到組織確定實施的相關管理體系和標準的要求。

1.2 內部審核的目的

內部審核的目的是證實組織實際運行的管理體系的績效和有效性的信息，從而識別出組織活動中真實存在漏洞或問題，確保能夠進行適宜的糾正并且能夠采取相應的措施，有效地實施和保持業(yè)務管理體系并使其持續(xù)改進。

1.3 內部審核的作用

組織所確定實施的業(yè)務管理體系的過程需要進行監(jiān)視，測量和控制的，為了及時了解業(yè)務活動中存在的問題和漏洞并快速有效的對其進行解決，只有通過內部審核來達成，這項工作對組織的業(yè)務管理體系的維持和持續(xù)改進起著重大作用。

定期對組織自身的管理體系和業(yè)務流程進行和運轉效果的監(jiān)視測量和控制，發(fā)現并處理與體系和相關標準的不符合項，從而保證質量管理體系工作正常的、有序的進行和運轉。 對組織的領導者現實做出的決定、所確定的方針、目標、和組織內部的規(guī)則，客戶要求等特定例行評價，評價實際過程的真實績效和有效性；確定企業(yè)本身的業(yè)務管理體系是不是能夠有效的保持和運行；依據業(yè)務體系的規(guī)范，對企業(yè)涉及的業(yè)務流程進行評價，查看企業(yè)實際運行的業(yè)務管理體系是不是能夠達到其方針、流程和業(yè)務體系及相關法律、規(guī)范的要求。

達到顧客的要求，符合法律法規(guī)要求的能力：在現實工作中通過內部審核了解管理過程存在的問題點和漏洞，通過顧客的意見，發(fā)現新的需求，和改進業(yè)務目標的需求，有了新的需求，才能夠產生改進組織的業(yè)務管理體系的意愿，使得體系能夠盡快的改善，也是使企業(yè)提高的一種有效的手段。

提供客觀的、公道的依據。作為企業(yè)的領導者對其進行具體的經營管理活動的有效的、管理方式，盡可能快速的識別出在生產經營的業(yè)務流程中的問題，實施有效的糾正和預防措施；管理者將根據內審的實際情況做出改進和完善業(yè)務體系；領導者通過內審知曉業(yè)務活動的實際情況和結果，為進一步持續(xù)改進業(yè)務管理體系提供更好的機遇，使業(yè)務管理體系的有效進行。

通過內審，能自我了解問題和漏洞、分析根本原因，并實施切實有效的糾正和糾正措施解決發(fā)現的難題，從根源解決問題和漏洞，從而達到業(yè)務管理體系的持續(xù)改進。

1.4 內審員定義

內審員，即內部審核員，全稱為內部質量管理體系審核員，內審員一定是要通過一定的教育、培訓，考試通過后由其培訓或者認證組織進行評價和審核，確認該名內審員能夠具備能力進行公司內部的體系評審，以及幫助外部審核的順利完成和通過，對組織的質量管理體系的保持和持續(xù)改進起重要作用。

1.5 內審員的作用

內審員是要有強烈的責任感對組織的業(yè)務管理體系進行宣傳，內審員在業(yè)務管理體系的搭建、實現和保持中，起著重要的作用。

（1）對質量管理體系的實際運行起監(jiān)督控制作用；

（2）對質量管理體系的保持和持續(xù)改進起參謀作用；

（3）在質量管理方面，起管理者和員工之間溝通和聯絡的紐帶作用；

（4）在組織進行第二、第三方審核中起到內外接口的作用；

（5）在質量管理體系的有效實施中起帶頭作用。

2 內部審核的實施

2.1 策劃審核

進行內部審核策劃時應考慮，有沒有復雜的程序或者需要特別關注的過程，質量管理體系的成熟度，業(yè)務活動或者操作方法是否需要頻繁的審核，是否有任何過程或者區(qū)域以往曾經出現過問題，或發(fā)生的問題仍然存在，有再次發(fā)生問題的潛在風險，依據這些問題，在策劃審核時應重點關注，并加大關注程度和審核力度。

（1）審核頻次：原則上不少于一年一次，如果出現質量事故或顧客的重大投訴，就應該考慮增加審核頻次

（2）時間選定：結合各部門的工作情況， 錯開階段性工作較多的階段，必須在管理評審之前，因為內部審核是管理評審的輸入之一。

（3）人員安排：選擇有資質的內審員，業(yè)務骨干或者重點培養(yǎng)對象作為內審員。

（4）編制計劃：內審計劃應該覆蓋公司全體部門實際工作相關的所有條款。

2.2 審核準備

（1）編寫檢查表。

編寫檢查表應該覆蓋所審部門對應條款的全部內容；表邪檢查表應先了解所審部門上一次審核內容，以進一步了解所審部門工作的內容；審核要點要有針對性，一般同一條款準備1-3個問題即可。

（2）了解對應審核部門的主要工作內容和業(yè)務流程。

2.3 首次會議

參會人員包括：內審員，高層管理人員。各部門負責人，各部門聯絡員。由審核組長介紹本次內部審核的審核目的，范圍和依據，征集各個部門對本次審核的安排是否存在異議，介紹本次內審方式和審核員的承諾，內審工作的具體要求等。endprint

2.4 現場審核

在現場審核時要盡可能提開放性的問題，不要有標準答案的限制，給受審人員充分的時間回答問題，聽取回答時要注意聆聽并填寫審核記錄。

2.5 形成審核發(fā)現并確定不符合項

不符合項：指在內部審核過程中提供的樣本不能證明符合條款要求，并對管理工作造成一定的影響的項目；不符合項分為：“一般不符合”和“嚴重不符合”，區(qū)別的標準是不符合對管理工作產生影響的大??；現場審核過程中確定的不符合項應及時告知受審核方，并詢問是否存在異議，以便完全掌握受審方的實際情況。

2.6 末次會議

參會人員包括：內審員，高層管理人員。各部門負責人，各部門聯絡員。各小組分別介紹本次內審的實際發(fā)現，告知不合格項，審核小組組長向產生不符合項的部門發(fā)放不符合報告，管理者代表對本次審核情況做點評并提出整改期限及相關要求。

2.7 編寫審核報告

審核報告安排在內部審核之后，有審核組長進行編寫，包括整個審核概要，指出本次審核一些好的做法及發(fā)現的風險和問題，提供領導決策和管理評審時參考。

遵循上述基本審核流程及方法，確保審核報告中的信息是準確的，能夠體現出組織體系運行的實際情況，有助于管理層在管理層作出正確的改進決定。

3 內審員在內部審核中的作用

從實際審核環(huán)節(jié)的重要性來看，組織應設立相應的內部審核員崗位，即內審員，此職位可以是專職也可以是兼任，以擔負對本組織的內部定期審核的工作，而且應按規(guī)定向管理者提交完整的審核報告，揭示組織實際運行中存在問題及改進意見。內審員在組織中扮演著特別重要的角色，重要程度體現在下列幾個方面：

（1）對企業(yè)的業(yè)務體系進行監(jiān)測，快速準確的識別出問題和漏洞并向上級匯報，避免問題的隱藏。

（2）與受審部門一起找出在內審時暴露的開口問題和漏洞并幫助其分析問題產生的本質性的原因，給出切實可行的方案或者建議。

（3）作為企業(yè)的領導者和普通雇員之間溝通工作傳輸，內審員可以在平時的工作當中隨時接受來自于雇員的針對體系存在的問題，針對問題，答疑解惑，并向員工們宣傳標準準則，必要時向上級領導匯報，起到聯系和反饋的功能。

（4）進行外部審核時作為內外部的接口，解釋相關情況或問題，將審核員的建議或意見轉達到組織內部相關管理人員手中，使得管理體系更為快捷的改進。

和其他體系過程一樣，內部審核要求策劃，定義，實施及控制，如果不具備這些特點，或者僅僅是為了應付認證機構的審核不得已而為之，那么所謂的“內部審核”就會變成浪費資源和時間的無意義的活動。

實踐證明，內部審核能通過幫助組織找出體系建立與運行中的問題，識別和確定風險，尋找好的做法和機遇，更好的服務于顧客，組織應該意識到，通過成功的內部審核所獲得的可用于改進的信息是組織的寶貴財產，其價值將遠遠超過組織在時間和培訓等當面的投資所產生或帶來的價值。最高管理成應通過明確，具體的支持和配置適當的資源，確保內部審核活動的有效實施，為贏得管理層的信任和支持，內審員應努力提供有價值的信息，是管理層能夠利用這些信息進行戰(zhàn)略規(guī)劃和決策。endprint