文/中交廣州航道局有限公司 沈志恩

淺談水運(yùn)工程單位的計(jì)生檔案管理工作

文/中交廣州航道局有限公司 沈志恩

計(jì)生檔案管理是一項(xiàng)結(jié)合我國(guó)計(jì)劃生育管理的工作，記錄的數(shù)據(jù)涉及面廣，工作量龐大、繁瑣。由于我司是水運(yùn)工程施工單位，施工地點(diǎn)分散，工期長(zhǎng)，點(diǎn)多線長(zhǎng)，隨著船舶向大型化發(fā)展，水運(yùn)工程施工地點(diǎn)也隨之向深水、遠(yuǎn)離岸線區(qū)域轉(zhuǎn)移，越發(fā)遠(yuǎn)離陸地，加之我司近年來(lái)已開始發(fā)展海外水運(yùn)工程業(yè)務(wù)，由于時(shí)差、網(wǎng)絡(luò)及信號(hào)等原因，導(dǎo)致日常信息溝通不順暢，計(jì)生檔案管理工作難度徒增，如何管理好計(jì)生檔案信息的問(wèn)題尤為突出。

水運(yùn)工程單位；計(jì)生檔案；管理

根據(jù)2015年12月第十二屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第十八次會(huì)議《關(guān)于修改〈中華人民共和國(guó)人口與計(jì)劃生育法〉的決定》，繼續(xù)把計(jì)劃生育作為我國(guó)的基本國(guó)策，說(shuō)明計(jì)生工作還是不能放松。要管理好計(jì)生工作需要建立健全的計(jì)生檔案管理制度。計(jì)生檔案是計(jì)劃生育工作過(guò)程中形成的具有保存和查考利用價(jià)值的各種文字、圖表等不同形式的真實(shí)歷史記錄，是搞好人口和計(jì)劃生育工作的基礎(chǔ)。

一、水運(yùn)工程單位的員工配備有以下4個(gè)特點(diǎn)

1.男女比例差別明顯，比例大致為15：1。2.公司集體戶口人數(shù)多。3.男員工配偶多為農(nóng)村戶口。4.勞務(wù)派遣員工人數(shù)多。

二、針對(duì)上述特點(diǎn)我司制定了相應(yīng)的計(jì)生檔案管理辦法

表1 計(jì)生檔案建檔層級(jí)

我司認(rèn)真抓好年度計(jì)劃生育目標(biāo)管理責(zé)任制的落實(shí)，每年都將計(jì)生檔案管理工作納入部門考核，公司與下屬公司、各項(xiàng)目經(jīng)理部、各船舶簽訂的計(jì)劃生育責(zé)任書必須及時(shí)歸檔入庫(kù)。所有新入職員工必須填報(bào)員工計(jì)劃生育信息采集卡并簽訂個(gè)人承諾書作為個(gè)人計(jì)生檔案建檔的必備材料。1.公司集體戶員工。集體戶一般由單位設(shè)立，旨在解決聘用外省員工的戶籍問(wèn)題。由于我司特有的工作性質(zhì)，部分員工入職后都選擇遷入我司集體戶口，這部分員工的計(jì)生檔案管理工作就需要積極與戶口所在地的街道計(jì)生辦溝通，以街道的戶籍人員信息共享平臺(tái)作為依托，結(jié)合公司每季度向員工發(fā)放的計(jì)劃生育調(diào)查函，及時(shí)掌握集體戶員工的婚育信息并及時(shí)更新計(jì)生檔案。員工一旦解聘或辭職，計(jì)生工作人員需即時(shí)通知員工辦理戶籍遷移手續(xù)，并辦理計(jì)生檔案移交手續(xù)。2.項(xiàng)目部員工。我司是水運(yùn)工程施工單位，施工地點(diǎn)分散（含國(guó)內(nèi)、國(guó)外），工期長(zhǎng)，點(diǎn)多線長(zhǎng)，這部分員工的計(jì)生管理主要依賴工程項(xiàng)目經(jīng)理部的監(jiān)管，從人員調(diào)單的開出、人員報(bào)到時(shí)間、申請(qǐng)休假的審批都要跟進(jìn)，爭(zhēng)取在員工調(diào)去項(xiàng)目部前將其計(jì)劃生育檔案與其核對(duì)一遍，查缺補(bǔ)漏，待員工休假時(shí)再發(fā)放計(jì)劃生育調(diào)查函。隨著信息化管理的不斷發(fā)展，給計(jì)生檔案管理工作提供了便利，在征得員工本人同意后將員工配偶或直系親屬加入到公司統(tǒng)一建立的計(jì)生工作QQ群，以配合計(jì)生檔案的日常管理與及時(shí)更新工作。3.勞務(wù)派遣員工。勞務(wù)派遣員工是由勞務(wù)派遣公司按企業(yè)用工要求，派遣至企業(yè)使用的人員。由于勞務(wù)派遣員工的流動(dòng)性要遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于正式員工，這對(duì)于勞務(wù)派遣員工的計(jì)生檔案管理增加了難度。首先公司要制定完善的勞務(wù)派遣員工管理辦法，在辦法中約定勞務(wù)派遣公司有責(zé)任配合用工單位對(duì)勞務(wù)派遣員工進(jìn)行計(jì)生檔案管理。要求勞務(wù)派遣公司與勞務(wù)派遣員工簽訂計(jì)生責(zé)任書，日常計(jì)生檔案管理工作參照正式員工的管理辦法。

三、目前存在的問(wèn)題

（一）檔案立卷不規(guī)范。我司目前庫(kù)存計(jì)生檔案案卷數(shù)量多，時(shí)間跨度長(zhǎng)，且由于多年來(lái)一直處于封閉式管理之中，計(jì)生檔案管理僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則，加之每個(gè)歷史時(shí)期檔案的整理質(zhì)量要求不同，整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了計(jì)生檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。部分老員工的計(jì)生檔案存在資料記錄不完整、組卷混亂、資料丟失的情況。而且由于當(dāng)時(shí)對(duì)計(jì)生檔案重視度不高，缺少監(jiān)管，有些資料填寫字跡潦草隨意，部分檔案資料更新不及時(shí)，不利于計(jì)劃生育工作的有效管理。

（二）管理制度不健全、認(rèn)識(shí)存在偏差。在實(shí)際工作中，有許多同事包括個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)干部還是沒有認(rèn)識(shí)到計(jì)生檔案管理的重要性，認(rèn)為計(jì)生檔案無(wú)實(shí)際意義，計(jì)生檔案與計(jì)劃生育工作無(wú)直接關(guān)系，只要職工不發(fā)生計(jì)劃外生育就行了，對(duì)于計(jì)生檔案的使用和管理沒有進(jìn)行系統(tǒng)的分析和改進(jìn)。某些下屬單位的檢查監(jiān)督工作“走過(guò)場(chǎng)”，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決計(jì)生檔案中存在的問(wèn)題。

四、解決措施

（一）建立有效機(jī)制，規(guī)范計(jì)生檔案管理。各下屬公司、項(xiàng)目經(jīng)理部要圍繞計(jì)劃生育工作的各項(xiàng)要求指標(biāo)，有針對(duì)性地加強(qiáng)計(jì)生檔案管理工作。針對(duì)檔案記錄的資料不完善、不及時(shí)更新等問(wèn)題要實(shí)行相應(yīng)的懲罰措施，在日常的管理工作中要加強(qiáng)對(duì)計(jì)生檔案管理工作的檢查監(jiān)督、考核評(píng)價(jià)工作，切忌形式主義。1.重視、提高計(jì)生檔案人員素質(zhì)，端正計(jì)生檔案管理人員的工作態(tài)度。檔案從業(yè)人員掌握知識(shí)和技能的水平，直接影響到檔案工作水平，必須做好檔案人員的素質(zhì)培養(yǎng)工作，努力提高檔案管理的水平。使檔案從業(yè)人員及時(shí)了解當(dāng)前檔案管理的研究動(dòng)念、檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)及現(xiàn)代信息技術(shù)，進(jìn)一步拓展學(xué)習(xí)領(lǐng)域，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)。2.重視基礎(chǔ)計(jì)生檔案的建立，完善個(gè)人計(jì)生檔案資料的存檔及更新。當(dāng)員工人事關(guān)系發(fā)生變化，如調(diào)離、辭職等，計(jì)生檔案按要求及時(shí)辦理移交手續(xù)。3.人性化管理，提高員工的計(jì)生意識(shí)，把育齡員工放在服務(wù)對(duì)象和主人翁的位置上，充分利用公司的辦公網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)OA系統(tǒng)、電子郵件等方式讓項(xiàng)目部員工、船員及時(shí)了解相關(guān)計(jì)生政策和辦事程序，讓員工主動(dòng)地配合計(jì)生檔案的完善和更新工作。

（二）信息化辦公，實(shí)現(xiàn)計(jì)生檔案管理工作的系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化。隨著公司業(yè)務(wù)的發(fā)展，招聘員工的數(shù)量越來(lái)越多，需要錄入的信息和數(shù)據(jù)也越來(lái)越多，傳統(tǒng)的計(jì)生檔案管理方式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足管理工作的需求。要根據(jù)本企業(yè)的要求及時(shí)向計(jì)生管理系統(tǒng)軟件開發(fā)公司提出功能完善及升級(jí)要求，在保證規(guī)范性和準(zhǔn)確率的前提下，簡(jiǎn)化各下屬單位計(jì)生檔案的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和傳輸。

五、結(jié)論和展望

計(jì)生檔案管理在計(jì)劃生育工作中具有十分重要的意義和作用，我們應(yīng)當(dāng)高度重視這項(xiàng)工作，必須結(jié)合本企業(yè)自身的特點(diǎn)積極轉(zhuǎn)變管理方式，科學(xué)、合理、有效地對(duì)檔案進(jìn)行編排和管理，實(shí)現(xiàn)計(jì)生檔案規(guī)范化、制度化，更好地為計(jì)劃生育管理工作作出積極的貢獻(xiàn)。